Kapan Flatten PDF Dipakai, dan Kapan Sebaiknya Tidak

Flatten PDF dipakai ketika isi dokumen harus berhenti berubah. Momen yang paling jelas adalah setelah seluruh kolom formulir terisi dan diperiksa, tetapi sebelum berkas dikirim atau dicetak. Pada titik itu, membekukan isian membuat apa yang terlihat sama dengan apa yang tersimpan, dan tidak ada yang bisa mengubahnya tanpa jejak. Di luar momen itu, meratakan sering tidak perlu, dan kadang justru merugikan.

Menentukan kapan memakai sebuah alat sama pentingnya dengan tahu cara memakainya. Meratakan terlalu cepat membuat dokumen yang masih perlu diisi jadi tidak berguna. Meratakan terlalu lambat membuat berkas yang sudah dikirim masih bisa berubah. Bagian berikut menyusun kapan cara ini masuk akal, kapan tidak, dan apa yang harus diperiksa sebelum memutuskan.

Tiga alasan meratakan yang benar

Alasan pertama adalah pembekuan isian. Formulir yang sudah diisi dan akan diserahkan ke instansi tidak boleh berubah lagi setelah dikirim. Selama kolomnya masih aktif, isian itu bisa diubah, dikosongkan, atau ditimpa tanpa jejak yang jelas. Meratakan lewat Flatten PDF mengubah jawaban menjadi bagian halaman, sehingga yang terlihat persis seperti yang tercetak. Ini alasan yang paling sering dan paling kuat.

Alasan kedua adalah keseragaman tampilan. Kolom formulir dan anotasi adalah lapisan terpisah dari halaman, dan tidak semua aplikasi memperlakukannya sama. Ada pembaca yang tidak menampilkan anotasi saat mencetak, ada yang menampilkannya dengan posisi bergeser, dan ada yang menampilkan kotak biru tipis di atas kolom. Setelah diratakan, lapisan itu menyatu dengan halaman, sehingga dokumen tampil serupa di mana pun dibuka dan hasil cetaknya sesuai dengan yang dilihat di layar.

Alasan ketiga adalah memastikan anotasi ikut tercetak. Komentar, sorotan, dan stempel yang menempel sebagai anotasi kadang tidak muncul di hasil cetak, tergantung pengaturan aplikasi yang dipakai. Kalau anotasi itu harus ikut tercetak dan tidak boleh hilang, meratakan adalah cara untuk memastikannya. Untuk cap resmi yang perlu muncul di dokumen, alat lain seperti Stempel PDF bisa dipakai, dan anotasinya lalu ikut diratakan bila perlu.

Tanda-tanda belum waktunya meratakan

Ada beberapa tanda bahwa dokumen sebaiknya belum diratakan. Yang paling jelas: masih ada kolom yang belum diisi, atau masih ada isian yang belum diperiksa. Selama satu saja kolom perlu diubah, berkas belum layak dibekukan. Setelah diratakan, tidak ada cara mengembalikannya, jadi satu kesalahan berarti berkas harus diisi ulang dari versi sebelum dibekukan.

Tanda lain adalah masih ada revisi yang mungkin datang. Kalau dokumen masih menunggu persetujuan, koreksi, atau tanda tangan pihak lain, kolomnya harus tetap hidup. Formulir yang dikirim untuk diisi orang lain justru harus tetap punya kolom; meratakannya sebelum dikirim membuat penerima tidak bisa mengisi apa pun.

Momen tanda tangan sering jadi titik yang membingungkan. Kalau tanda tangan akan ditempelkan sebagai gambar di atas formulir, kolom formulirnya bisa diratakan lebih dulu, karena tanda tangan itu lapisan terpisah yang menempel di atas halaman. Namun kalau tanda tangan akan diisi lewat kolom tanda tangan di dalam formulir, kolom itu harus tetap aktif sampai terisi. Mengetahui urutan ini menghindarkan pekerjaan mengulang.

Tanda ketiga adalah dokumen yang masih akan digabung atau diolah. Menggabungkan beberapa formulir terisi menjadi satu berkas lebih mudah dilakukan sebelum diratakan, karena kolomnya masih bisa diperiksa satu per satu. Setelah diratakan, isian tetap terlihat, tetapi tidak lagi bisa diperbaiki. Kalau urutan penggabungan belum pasti, tunda perataan sampai urutannya final.

Ada satu situasi lagi yang sering terlewat: dokumen yang dibuat dari hasil pindai. Pada berkas semacam itu, seluruh halaman berupa gambar, dan kolom formulir digital biasanya tidak ada. Meratakan berkas pindai hanya berpengaruh pada anotasi yang menempel di atas gambar. Kalau tidak ada anotasi, perataan tidak mengubah apa pun yang berarti, sehingga pekerjaan itu bisa dilewati tanpa kerugian.

Urutan kerja yang disarankan

Urutan yang paling sedikit menimbulkan pekerjaan ulang adalah: isi dulu, periksa, ratakan, baru kunci. Mengisi lebih dulu memastikan seluruh data ada sebelum dibekukan. Memeriksa sebelum meratakan menangkap kesalahan saat masih bisa diperbaiki. Meratakan sebelum mengunci menghindari keharusan membuka sandi lagi hanya untuk membekukan isian.

Proteksi kata sandi dipasang paling akhir karena berkas terkunci tidak bisa dibaca alat lain sebelum dibuka. Kalau isian perlu diratakan setelah berkas dikunci, sandinya harus dimasukkan lagi, dan itu satu putaran pekerjaan yang bisa dihindari. Untuk dokumen yang perlu disensor, penyensoran juga dikerjakan sebelum perataan dan sebelum penguncian, supaya data rahasia benar-benar hilang dan tidak ikut membeku di dokumen. Urutan lengkapnya ada di Keamanan PDF.

Kapan cara ini tidak dipakai

Meratakan bukan cara menghapus data. Ini kesalahpahaman yang paling sering muncul. Flatten membekukan apa yang ada; kalau ada nomor identitas yang seharusnya hilang, meratakan justru membuatnya menempel permanen di halaman. Untuk data rahasia, alat yang benar adalah Sensor PDF, yang menghapus isi dari berkas. Perbedaannya dijelaskan di Cara Menyensor Teks PDF Permanen.

Meratakan juga bukan pengganti kata sandi. Dokumen hasil flatten tetap bisa dibuka siapa pun yang memegang berkasnya. Kalau yang dibutuhkan adalah membatasi siapa yang boleh membuka, itu pekerjaan proteksi, bukan perataan. Keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda: flatten menjawab "apakah isinya bisa berubah", proteksi menjawab "siapa yang boleh membuka".

Terakhir, jangan ratakan dokumen yang sebenarnya cukup dicetak sekali. Kalau berkas hanya perlu dicetak untuk arsip pribadi, hasil cetaknya sudah berupa halaman tetap, dan tidak ada gunanya meratakan lebih dulu. Meratakan baru memberi manfaat ketika berkas digitalnya sendiri akan berpindah tangan atau dipakai di aplikasi lain.

Yang harus diperiksa sebelum menekan tombol

Sebelum meratakan, periksa tiga hal. Pertama, setiap kolom sudah terisi lengkap dan benar. Kedua, tidak ada anotasi yang justru harus dihapus; kalau ada komentar yang tidak perlu, hapus lebih dulu, karena setelah diratakan komentar itu ikut membeku. Ketiga, dokumen tidak sedang menunggu isian dari orang lain.

Pemeriksaan itu sebaiknya dilakukan dengan membuka berkas di pembaca PDF, bukan hanya melihat pratinjau di layar kecil. Beberapa kolom formulir tampak terisi padahal nilainya kosong, dan ada pula kolom yang nilainya berbeda dari yang terlihat. Membaca satu per satu, halaman demi halaman, menangkap kesalahan yang tidak terlihat sekilas.

Setelah diratakan, periksa hasilnya di pembaca PDF. Klik salah satu kolom dan pastikan tidak ada yang bisa diketik. Bandingkan posisi isian dengan berkas sebelum diratakan. Kalau ada yang bergeser atau terpotong, berkas hasil tidak bisa diperbaiki, dan pekerjaan harus diulang dari salinan sebelum diratakan.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah meratakan memperkecil ukuran berkas? Tidak selalu. Flatten membekukan lapisan formulir dan anotasi, sedangkan pengecilan ukuran adalah pekerjaan terpisah. Hasilnya bisa sedikit berbeda, tetapi tujuan keduanya tidak sama.

Apakah meratakan menghilangkan komentar penerima? Komentar yang menempel sebagai anotasi ikut membeku, sehingga tidak bisa dihapus lagi. Kalau komentarnya tidak diinginkan, hapus lebih dulu sebelum meratakan.

Kalau formulir hanya diisi sebagian, apakah tetap boleh diratakan? Boleh, asalkan bagian yang kosong memang sengaja dibiarkan kosong. Setelah diratakan, kolom kosong itu tidak bisa diisi lagi.

Apakah hasil flatten masih bisa diedit dengan editor PDF? Isi halaman tetap bisa ditimpa dengan lapisan baru, tetapi kolom formulir dan anotasi tidak kembali aktif. Untuk perubahan isi yang sah, kerjakan dari salinan sebelum diratakan.

Apakah flatten dipakai untuk semua jenis PDF? Tidak. Berkas hasil pindai yang tidak punya kolom formulir tidak berubah banyak setelah diratakan. Untuk berkas seperti itu, manfaatnya terbatas pada anotasi yang menempel.

Menentukan waktu yang tepat

Kalau dokumen sudah final, seluruh isian sudah benar, dan berkas akan segera dikirim atau dicetak, buka Flatten PDF dan jalankan prosesnya. Kalau masih ada satu bagian yang belum pasti, tahan dulu. Aturan sederhananya: ratakan paling akhir, setelah semua perubahan selesai, tetapi sebelum berkas dikunci dengan kata sandi. Gambaran seluruh urutan pekerjaan ada di Keamanan PDF, dan titik awalnya ada di Panduan PDF.