Memberi password PDF tanpa aplikasi bisa dikerjakan lewat peramban. Buka Proteksi PDF, unggah berkasnya, tentukan kata sandi, jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya. Tidak ada yang perlu dipasang di komputer atau ponsel, dan dokumen hasilnya dienkripsi dengan AES-256.

Cara ini cocok saat Anda memakai komputer yang bukan milik sendiri, misalnya komputer kantor atau komputer bersama, dan tidak ingin memasang aplikasi di situ. Cocok juga saat pekerjaannya hanya sesekali, sehingga mengunduh dan memasang aplikasi terasa berlebihan. Yang perlu dipahami, berkas tetap meninggalkan perangkat Anda selama proses berlangsung, karena diolah di server.

Sandi tidak disimpan di server, dan itu berarti sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan. Catat sandinya sebelum berkas dikirim atau diarsipkan. Untuk pembahasan lebih lengkap soal memilih sandi, lihat Cara Membuat Password PDF yang Kuat.

Kapan cara tanpa aplikasi dipakai

Cara ini paling berguna saat Anda bekerja di perangkat yang tidak Anda kuasai sepenuhnya. Memasang aplikasi di komputer kantor atau komputer sewaan sering tidak diizinkan, dan meminta izin pemasangan hanya untuk satu berkas jelas tidak sepadan. Peramban sudah ada di semua perangkat, jadi pekerjaannya bisa langsung dikerjakan.

Cara ini juga cocok saat Anda bekerja berpindah-pindah perangkat. Sandi yang sama bisa dipasang dari komputer mana pun tanpa harus menginstal ulang. Untuk pekerjaan yang jarang, misalnya sekali atau dua kali sebulan, memasang aplikasi khusus hanya menambah barang di perangkat tanpa manfaat sepadan.

Kapan cara online sebaiknya tidak dipakai

Kalau dokumennya berisi data yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor, aplikasi di komputer sendiri lebih tepat. Mengunci berkas adalah pekerjaan yang justru sering dilakukan pada dokumen paling sensitif, dan mengirimnya ke layanan online bertentangan dengan tujuan itu. Untuk berkas seperti itu, enkripsi di perangkat sendiri adalah pilihan yang benar meskipun langkahnya lebih panjang.

Perhatikan juga koneksi. Kalau berkasnya besar dan koneksi tidak stabil, proses unggah bisa gagal di tengah. Untuk berkas besar, kecilkan dulu ukurannya lewat Kompres PDF, lalu unggah hasilnya. Batas ukuran per berkas pada paket Gratis adalah 30 MB, dan paket Berbayar 200 MB. Rinciannya ada di halaman harga.

Langkah memberi password tanpa aplikasi

  1. Pastikan dokumennya sudah final. Setiap perubahan setelah dikunci memerlukan sandi lagi untuk membukanya.
  2. Simpan salinan berkas asli di perangkat Anda. Berkas asli tidak berubah selama proses, jadi salinan itu berguna kalau ada yang perlu diulang.
  3. Buka Proteksi PDF di peramban.
  4. Klik tombol pilih berkas, lalu pilih PDF yang ingin dikunci. Berkasnya diunggah ke pemroses.
  5. Ketik kata sandi. Panjangnya minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter.
  6. Tentukan tiga izin: mencetak, menyalin teks dan gambar, dan mengubah isi. Bawaannya ketiganya ditolak, jadi centang hanya yang memang ingin diizinkan.
  7. Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
  8. Buka berkas hasilnya dan pastikan sandinya benar-benar diminta.

Langkah kedelapan adalah pemeriksaan yang paling sering dilewati. Kalau berkas hasilnya terbuka tanpa sandi, prosesnya belum selesai, dan berkas itu belum aman untuk dikirim.

Izin yang perlu diatur

Tiga izin di halaman tool sengaja dibiarkan mati secara bawaan. Dokumen yang dikunci biasanya memang ingin dibatasi, jadi mengunci tanpa menahan apa pun hanya memberi kesan aman tanpa isinya. Centang izin sesuai kebutuhan penerima, bukan sesuai keinginan Anda.

Kalau dokumen akan dibahas di rapat, izin mencetak biasanya perlu dicentang. Kalau isinya data yang akan diolah penerima, izin menyalin mungkin perlu. Kalau dokumen hanya untuk dibaca, biarkan ketiganya tidak dicentang.

Perlu diingat, izin ini ditegakkan pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, seperti Adobe Acrobat dan Foxit. Aplikasi yang tidak menghormatinya akan tetap membuka isi meski batasan itu terpasang. Jadi izin adalah lapisan tambahan, bukan pengganti sandi.

Beda dengan mengunci lewat aplikasi desktop

Aplikasi desktop biasanya menawarkan lebih banyak pilihan, misalnya enkripsi dengan tingkat berbeda, pengaturan izin yang lebih rinci, atau penyimpanan sandi di dalam aplikasi. Kalau kebutuhan Anda sederhana, yaitu mengunci satu berkas dengan satu sandi dan mengatur tiga izin dasar, peramban sudah cukup.

Kelebihan aplikasi desktop adalah berkasnya tidak meninggalkan perangkat. Untuk dokumen yang sangat sensitif, kelebihan itu bisa menjadi pertimbangan utama. Kekurangannya, Anda perlu memasang dan memperbarui aplikasi, dan pekerjaannya terikat pada perangkat itu.

Kelebihan peramban adalah bisa dipakai di perangkat mana pun tanpa pemasangan. Kekurangannya, berkasnya diunggah ke pemroses. Pilih sesuai situasinya, bukan menurut mana yang terdengar lebih canggih.

Setelah berkas dikunci

Periksa hasilnya sebelum dikirim. Buka berkasnya, masukkan sandi yang Anda catat, dan pastikan isinya utuh. Periksa juga jumlah halamannya sama seperti aslinya, dan pastikan izin yang Anda atur berperilaku seperti yang diharapkan.

Kalau dokumennya akan dikirim lewat surel, pisahkan saluran sandi dari saluran berkas. Kirim berkasnya lewat surel dan sandinya lewat pesan singkat. Dengan pemisahan itu, satu kebocoran tidak langsung membuka dokumen.

Kalau nanti dokumen itu perlu digabung atau disunting lagi, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar. Hasilnya adalah salinan tanpa kunci yang siap dikerjakan lebih lanjut.

Masalah yang sering terjadi

Unggahan gagal atau berhenti di tengah. Biasanya karena ukuran berkas melebihi batas atau koneksi terputus. Periksa ukurannya, kecilkan bila perlu, lalu coba lagi dengan koneksi yang lebih stabil.

Berkas hasilnya tidak bisa dibuka. Pastikan yang diunduh benar-benar berkas hasil, bukan berkas asli. Perhatikan nama berkasnya, dan ulangi proses bila perlu.

Sandi ditolak. Kata sandi PDF membedakan huruf besar dan kecil. Periksa spasi yang mungkin ikut tersalin, dan ketik ulang sandinya alih-alih menyalin tempel.

Ingin mengubah izin setelah berkas jadi. Izin tidak bisa diubah pada berkas yang sudah terenkripsi. Buat salinan baru dari berkas asli, lalu jalankan proses sekali lagi dengan pengaturan yang benar.

Lupa sandi. Sandi tidak disimpan di server, jadi tidak ada cara memulihkannya. Kalau berkas aslinya masih ada, kunci ulang dengan sandi baru. Kalau tidak ada, dokumennya tidak bisa dibuka.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah perlu membuat akun? Tidak. Tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari. Dengan akun Gratis, kuotanya menjadi 30 pemrosesan per hari. Akun hanya menambah kuota, bukan mengubah cara kerjanya.

Apakah hasilnya bisa dibuka di HP? Bisa, selama pembaca PDF di HP mendukung berkas terenkripsi. Uji dulu di perangkat yang akan menerima berkas sebelum mengirim, karena perilaku pembaca di setiap perangkat berbeda. Apakah berkas saya disimpan di server? Berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Kata sandi tidak disimpan. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.

Apakah cara ini bisa dipakai untuk beberapa berkas sekaligus? Proteksi PDF memproses satu berkas setiap kali. Untuk beberapa berkas, ulangi prosesnya satu per satu, atau gabungkan dulu lewat Gabung PDF bila isinya memang satu dokumen.

Menutup tanpa memasang apa pun

Memberi password PDF tanpa aplikasi bisa diselesaikan dari peramban dalam beberapa langkah. Pastikan dokumennya final, pilih sandi yang kuat, atur izinnya, lalu simpan salinan berkas asli. Untuk mulai, buka Proteksi PDF. Langkah lain di kelompok ini, termasuk membuka kunci dokumen milik sendiri, dijelaskan di Keamanan PDF. Gambaran besar tentang mengelola berkas ada di Panduan PDF.