Mengunci PDF agar tidak bisa diedit dilakukan lewat Proteksi PDF. Unggah berkasnya, tentukan kata sandi, biarkan centang "Izinkan mengubah isi" kosong, lalu jalankan prosesnya. Hasilnya PDF terenkripsi AES-256 yang menolak penyuntingan pada pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah.
Bawaan tool ini memang sudah menolak ketiga izin, termasuk izin mengubah isi. Jadi, kalau tujuannya hanya mengunci agar tidak bisa diedit, Anda tidak perlu mencentang apa pun. Cukup isi sandinya, dan dokumen hasilnya sudah terkunci untuk penyuntingan.
Apa yang dimaksud tidak bisa diedit
Perlu dipahami apa yang sebenarnya terjadi, supaya harapannya tidak terlalu tinggi. Berkas hasilnya membawa dua lapisan: enkripsi yang membuat isinya hanya bisa dibuka dengan sandi, dan izin yang memberi tahu pembaca PDF bahwa penyuntingan tidak diizinkan.
Enkripsi adalah lapisan yang kuat. Tanpa sandi, isi berkasnya tidak bisa dibaca sama sekali. Izin adalah lapisan tambahan. Ia ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, seperti Adobe Acrobat, Foxit, dan sebagian besar pembaca lain. Pembaca yang mengabaikan izin tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui.
Jadi, "tidak bisa diedit" di sini berarti pembaca PDF yang lazim akan menolak menyunting, dan berkasnya terkunci oleh sandi. Ini bukan jaminan matematis bahwa tidak ada aplikasi di dunia yang bisa mengubah berkas itu. Untuk proteksi yang lebih kuat, sandi yang panjang dan tidak mudah ditebak tetap menjadi penentu utama.
Bedanya mengunci edit dan meratakan formulir
Ada dua cara berbeda untuk mencegah perubahan, dan keduanya sering tertukar.
Mengunci lewat Proteksi PDF membatasi siapa yang boleh membuka dan tindakan apa yang diizinkan setelah dibuka. Berkasnya masih berupa PDF interaktif selama sandinya dimasukkan, dan izin ubahnya bisa dibuka lagi kalau sandinya diketahui.
Meratakan lewat Flatten PDF membekukan isian formulir dan anotasi menjadi bagian halaman. Setelah diratakan, kolomnya tidak lagi bisa diisi atau diedit, oleh siapa pun termasuk Anda. Tindakan ini permanen dan tidak bergantung pada pembaca PDF.
Untuk dokumen yang isinya berupa formulir terisi, meratakan sering lebih tepat daripada mengunci. Untuk dokumen yang harus dibatasi aksesnya, mengunci dengan sandi adalah pilihannya. Keduanya bisa dipakai bersama, dengan urutan ratakan dulu, baru kunci.
Langkah mengunci agar tidak bisa diedit
- Pastikan dokumen sudah final. Semua penyuntingan selesai sebelum dikunci, karena berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan.
- Simpan salinan asli yang tidak terkunci.
- Buka Proteksi PDF di peramban, lalu unggah berkasnya.
- Tentukan kata sandi, minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter.
- Biarkan centang "Izinkan mengubah isi" kosong. Kalau penerima juga tidak perlu mencetak atau menyalin, biarkan centang lainnya kosong juga.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Catat sandinya di tempat yang aman sebelum berkas dikirim.
- Buka berkas hasil, masukkan sandinya, lalu coba sunting sepotong isi untuk memastikan penyuntingan ditolak.
Langkah kedelapan adalah pembuktiannya. Jangan menganggap izinnya sudah bekerja hanya karena prosesnya selesai. Buktikan dengan mencoba mengubah isinya.
Kapan cara ini dipakai
Cara ini dipakai ketika dokumen akan keluar dari kendali Anda dan isinya tidak boleh berubah. Contoh yang paling jelas: kontrak yang dikirim ke pihak lain, laporan yang dibagikan ke banyak penerima, atau dokumen resmi yang harus tetap sama persis seperti saat dikirim.
Cara ini juga berguna untuk dokumen yang sudah difinalkan tetapi masih akan dibaca banyak orang. Sandi memastikan hanya pihak tertentu yang membuka, dan izin ubah yang kosong memastikan yang membukanya tidak menyunting isi.
Alasan ketiga adalah melindungi dari perubahan tanpa sengaja. Dokumen yang dikirim dalam keadaan terkunci tidak akan berubah karena penerima menyentuh kolomnya secara tidak sengaja. Isinya tetap seperti saat Anda mengirim.
Kapan cara ini tidak dipakai
Jangan kunci dokumen yang masih akan disunting. Berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan, dan itu menambah satu langkah di setiap putaran. Kalau masih ada kemungkinan revisi, tunda penguncian.
Jangan juga mengandalkan izin ubah sebagai satu-satunya pengaman. Izin ditegakkan pembaca yang menghormatinya, bukan proteksi mutlak. Untuk dokumen yang benar-benar rahasia, sandi yang kuat tetap yang utama, dan bagian sensitifnya lebih baik disensor permanen lewat Sensor PDF sebelum dikunci.
Kalau dokumennya tidak boleh keluar dari jaringan kantor, membuka layanan online untuk menguncinya bertentangan dengan tujuan pengamanan itu. Pilih aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama prosesnya berjalan. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau penerima perlu mencetak atau menyalin
Izin bisa disesuaikan. Kalau penerima perlu mencetak untuk arsip, centang "Izinkan mencetak". Kalau isinya akan dikutip, centang "Izinkan menyalin teks dan gambar". Yang tidak dicentang akan ditolak.
Untuk dokumen yang hanya tidak boleh diubah tetapi bebas dibaca, polanya: centang izin cetak dan izin salin, biarkan izin ubah kosong. Dengan begitu, penerima bisa membaca, mencetak, dan menyalin, tetapi tidak bisa menyunting isinya.
Setelah berkas dikunci
Berkas terkunci tidak bisa digabung, dikompres, atau disunting sebelum kuncinya dibuka. Kalau perlu menggabungkannya dengan dokumen lain, buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, kerjakan penggabungannya, lalu kunci ulang hasil akhirnya. Sandi tidak ikut berpindah saat berkas digabung.
Sebelum dikunci, bersihkan juga bagian yang tidak seharusnya ikut terkirim. Metadata seperti nama penulis dan judul dibersihkan lewat panduan metadata PDF, dan isi apa saja yang biasanya tersimpan di sana dijelaskan di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF. Data sensitif di halaman disensor lewat Sensor PDF, dan prinsipnya ada di Cara Menyensor Teks PDF Permanen. Berkas yang sudah terkunci tidak bisa diperbaiki tanpa dibuka lagi.
Masalah yang sering terjadi
Isi masih bisa diubah setelah dikunci. Periksa apakah berkas yang dibuka benar-benar berkas hasil, bukan berkas asli. Kalau pembaca PDF yang dipakai mengabaikan izin dokumen, penyuntingan bisa saja berhasil. Coba di pembaca yang menghormati izin.
Sandi yang benar ditolak. Periksa huruf besar kecil, spasi di ujung sandi, dan tata letak papan ketik.
Berkas hasilnya justru tidak terkunci. Cek lagi apakah kolom sandi terisi saat proses dijalankan. Tanpa sandi, berkas tidak terenkripsi, jadi periksa berkas hasil sebelum dikirim.
Sandi lupa. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, karena tidak disimpan di server. Kalau salinan asli sebelum dikunci masih ada, berkasnya bisa dikunci ulang.
Prosesnya berat pada berkas besar. Batas unggahnya 30 MB per berkas pada paket Gratis, dan 200 MB pada paket Berbayar. Kalau berkasnya melebihi batas itu, kecilkan dulu memakai Kompres PDF.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas yang memuat data pribadi lengkap atau laporan keuangan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor lebih baik dikunci dengan aplikasi di komputer sendiri. Mengunci dokumen justru sering dilakukan pada berkas paling sensitif, dan mengunggahnya ke layanan online mengurangi manfaat pengamanan itu. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama prosesnya berjalan. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah izin ubah berlaku di semua aplikasi? Tidak. Izin ditegakkan pembaca PDF yang menghormatinya. Sebagian besar pembaca populer menghormatinya, tetapi pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui.
Apa isi halaman ikut berubah saat dikunci? Tidak. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tetap sama. Yang ditambahkan hanya lapisan enkripsi dan pengaturan izin.
Bisakah izin ubah dibuka lagi nanti? Bisa, dengan membuka berkasnya memakai sandi yang benar, lalu mengunci ulang dengan izin yang berbeda.
Apakah mengunci agar tidak bisa diedit sama dengan meratakan formulir? Tidak. Mengunci membatasi tindakan lewat sandi dan izin, sedangkan meratakan membekukan isian menjadi bagian halaman secara permanen.
Apakah berkas hasilnya masih bisa dibuka di ponsel? Bisa. Pembaca PDF di ponsel yang menghormati izin dokumen akan meminta sandi dan menolak penyuntingan, sama seperti di komputer.
Menutup pekerjaan penguncian
Kalau dokumen sudah final dan isinya tidak boleh berubah, buka Proteksi PDF, tentukan sandi, biarkan izin ubah kosong, lalu jalankan prosesnya. Catat sandinya sebelum berkas berpindah tangan. Gambaran seluruh urutan antara menyensor, meratakan, dan mengunci ada di Keamanan PDF, dan titik awalnya ada di Panduan PDF.