Perbedaan password PDF ada pada fungsinya. Sandi buka, yang dalam istilah teknis disebut user password, menahan berkas agar tidak bisa dibuka sama sekali sebelum sandinya dimasukkan. Sandi izin, yang disebut owner password, membiarkan berkasnya dibuka dan dibaca, tetapi membatasi tindakan tertentu seperti mencetak, menyalin teks, atau menyunting.
Perbedaan ini penting karena keduanya terasa berbeda saat dipakai. Berkas dengan sandi buka langsung meminta sandi begitu dibuka. Berkas dengan sandi izin sering terasa bebas, dan batasannya baru terasa ketika Anda mencoba menyalin teks atau mencetak halaman. Banyak orang bingung ketika sebuah dokumen bisa dibaca tetapi editor menolak membukanya, padahal itu perilaku normal untuk sandi izin.
Halaman ini menjelaskan kedua jenis sandi itu sebagai konsep. Untuk memakai tool-nya, buka Proteksi PDF bila ingin mengunci berkas, atau Buka Kunci PDF bila ingin melepas kunci dari dokumen milik sendiri.
Sandi buka: menahan sebelum berkas terbuka
Sandi buka bekerja seperti kunci pintu. Selama sandinya belum dimasukkan, isi berkasnya tidak bisa diakses sama sekali. Yang muncul hanya kotak permintaan sandi, dan pratinjau halaman pertama pun tidak terlihat. Ini jenis yang paling sering ditemui pada berkas dari bank, asuransi, atau instansi yang dikirim lewat surel.
Berkas dengan sandi buka menyimpan isinya dalam bentuk terenkripsi. Enkripsi inilah yang membuat berkasnya tidak bisa dibaca tanpa sandi yang benar. Kekuatan sandinya menentukan seberapa sulit berkas itu dibuka paksa, dan sandi yang lemah membuat enkripsi yang kuat jadi kurang berarti.
Karena berkasnya tidak bisa dibaca sama sekali, sandi buka juga menahan tool lain. Mesin penggabung, pengompres, dan penyunting tidak bisa membaca berkas itu selama kuncinya terpasang. Kalau dokumen terkunci perlu digabung atau disunting, kuncinya harus dibuka lebih dulu. Kasus penggabungan dibahas di Cara Menggabungkan PDF yang Terkunci.
Sandi izin: membatasi setelah berkas terbuka
Sandi izin bekerja seperti rambu di dalam ruangan. Pintunya terbuka, tetapi beberapa pintu di dalamnya terkunci. Berkasnya bisa dibuka dan dibaca tanpa hambatan, tetapi pembaca PDF yang menghormati izin dokumen akan menolak mencetak, menyalin teks, atau menyunting sesuai batasan yang dipasang.
Karena berkasnya bisa dibaca, banyak orang tidak menyadari bahwa dokumennya dibatasi. Mereka baru tahu saat mencoba menyalin kutipan dan gagal, atau saat tombol cetak tidak berfungsi. Pada titik itu barulah terlihat bahwa dokumennya memakai sandi izin.
Perlu dipahami, izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormatinya, seperti Adobe Acrobat dan Foxit. Aplikasi yang mengabaikannya akan membuka isi tanpa memedulikan batasan itu. Jadi sandi izin bukan tembok, melainkan rambu yang dipatuhi sebagian aplikasi. Untuk data yang benar-benar harus hilang dari berkas, cara yang tepat adalah Sensor PDF yang menghapus datanya secara permanen.
Cara membedakan keduanya
Cara paling cepat membedakan adalah dengan mencoba membuka berkasnya. Kalau muncul kotak permintaan sandi sebelum isinya terlihat, berkas itu memakai sandi buka. Kalau berkasnya langsung terbuka, coba salin satu baris teks atau coba cetak halamannya. Kalau tindakan itu ditolak, berkasnya memakai sandi izin.
Cara kedua adalah mencoba menyunting berkasnya. Kalau editor menolak membukanya padahal berkasnya bisa dibaca, kemungkinan besar itu sandi izin. Kalau berkasnya sama sekali tidak bisa dibuka, itu sandi buka.
Sebagian berkas memakai keduanya sekaligus. Berkasnya tidak bisa dibuka tanpa sandi, dan setelah dibuka tindakan tertentu tetap dibatasi. Dalam kasus seperti itu, satu sandi bisa berperan sebagai keduanya, tergantung bagaimana berkasnya dibuat.
Bagaimana tool di sini menanganinya
Proteksi PDF memakai satu kata sandi, bukan dua. Sandi itu berfungsi untuk membuka berkas, dan di sampingnya ada tiga izin yang diatur lewat centang: izin mencetak, izin menyalin teks dan gambar, dan izin mengubah isi. Bawaannya ketiga izin itu ditolak.
Pilihan satu sandi diambil dengan alasan praktis. Meminta dua sandi berbeda, satu untuk membuka dan satu untuk mengatur izin, membuat banyak orang berhenti di tengah proses atau salah mencatat mana sandi yang mana. Dengan satu sandi dan tiga centang, pekerjaannya lebih sederhana dan hasilnya tetap terkontrol.
Untuk melepas kunci, Buka Kunci PDF meminta sandi yang benar dan menghasilkan salinan tanpa lapisan kunci. Anda wajib tahu sandi dokumennya. Sandi yang salah ditolak, dan tidak ada jalan pintas untuk membuka tanpa sandi. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah; yang hilang hanya lapisan proteksinya.
Kapan memilih sandi buka saja
Pilih sandi buka saja saat isi dokumen sama sekali tidak boleh dibaca orang lain. Dokumen seperti itu biasanya bersifat pribadi atau rahasia, dan penerimanya sudah tahu bahwa berkasnya akan meminta sandi. Contohnya laporan keuangan yang dikirim ke atasan, data kepegawaian, atau dokumen pribadi yang disimpan di perangkat bersama.
Dengan sandi buka saja, izin cetak dan salin dibiarkan terbuka untuk penerima yang sudah memegang sandi. Penerima yang bisa membuka berkasnya biasanya memang perlu bisa membacanya dengan leluasa, jadi membatasi cetak dan salin hanya menambah hambatan tanpa manfaat.
Kapan izin tambahan perlu diatur
Izin tambahan perlu diatur saat berkasnya boleh dibaca banyak orang, tetapi ada tindakan yang tidak boleh dilakukan penerima. Misalnya dokumen yang dibagikan ke seluruh tim, tetapi isinya tidak boleh diubah atau dicetak. Untuk kasus seperti itu, sandi izin dipasang agar berkasnya tetap mudah dibuka, sementara tindakan tertentu dibatasi.
Pikirkan kebutuhan nyatanya. Dokumen yang akan dibahas di rapat biasanya perlu bisa dicetak. Dokumen yang isinya data untuk diolah penerima mungkin perlu bisa disalin. Dokumen yang sifatnya hanya untuk dibaca tidak perlu izin tambahan sama sekali. Yang perlu dihindari adalah mengunci semua tindakan tanpa alasan, karena penerima yang membutuhkan justru akan mencari akal.
Kapan keduanya tidak perlu
Kalau dokumennya hanya dibaca sendiri dan tidak berpindah tangan, tidak ada yang perlu dikunci. Menyimpannya di folder yang hanya bisa dibuka oleh akun perangkat Anda umumnya sudah memadai. Proteksi baru diperlukan ketika berkas dikirim lewat saluran yang tidak sepenuhnya bisa dipercaya atau disimpan di perangkat bersama.
Kalau yang ingin dicegah adalah perubahan isi setelah dokumen dikirim, Flatten PDF bisa menjadi pilihan. Tool itu membekukan isian formulir dan anotasi menjadi bagian halaman, sehingga tidak bisa diubah lagi oleh siapa pun. Bedanya dengan sandi izin, flatten tidak menambah sandi yang harus diingat penerima, dan hasilnya tidak bergantung pada pembaca yang menghormati izin.
Kalau yang ingin dicegah hanya penyebaran tidak resmi, Watermark PDF bisa menandai dokumen sebagai draf atau rahasia. Perlu diingat bahwa cap air bukan proteksi. Ia hanya tanda visual, dan bisa ditutup dengan kotak putih atau dihapus dengan aplikasi lain.
Batas yang tidak berubah
Apa pun jenis sandinya, dua batas berikut tetap berlaku. Pertama, sandi yang hilang tidak bisa dipulihkan, karena sandi tidak disimpan di server. Sandi buka maupun sandi izin sama-sama tidak punya pintu belakang. Layanan yang menjanjikan bisa membuka PDF terenkripsi tanpa sandinya sebaiknya tidak dipercaya.
Kedua, sandi tidak bisa dipindahkan ke berkas lain. Saat berkas digabung, dipisah, atau dikonversi, proteksinya tidak ikut berpindah. Setiap berkas hasil dibuat baru, jadi kalau hasilnya perlu dilindungi, sandinya harus dipasang lagi.
Pertanyaan yang sering muncul
Kalau dokumen bisa dibuka tanpa sandi, apakah berarti tidak terkunci? Belum tentu. Dokumen itu mungkin memakai sandi izin yang membatasi cetak, salin, atau sunting. Coba salin satu baris teks untuk memastikan.
Apakah sandi izin bisa dibuka dengan cara yang sama? Bisa, lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar. Untuk sebagian berkas bersandi izin, sandinya bisa kosong, dan berkasnya bisa langsung diproses.
Apakah satu berkas bisa punya dua sandi berbeda? Bisa, tetapi tool di sini memakai satu sandi untuk keduanya dan mengatur izin lewat centang. Cara itu lebih sederhana dan hasilnya tetap terkontrol.
Apakah izin yang dipasang berlaku di semua aplikasi PDF? Tidak. Izin ditegakkan pembaca yang menghormatinya. Aplikasi yang tidak menghormatinya akan tetap membuka isi tanpa memedulikan batasan itu, jadi jangan mengandalkan izin sebagai satu-satunya pengaman.
Menutup dengan pilihan yang jelas
Perbedaan password PDF pada akhirnya soal tujuan. Kalau isinya tidak boleh dibaca sama sekali, pakai sandi buka. Kalau isinya boleh dibaca tetapi ada tindakan yang perlu dibatasi, tambahkan izin di atasnya. Untuk mengunci berkas, mulai dari Proteksi PDF. Untuk melepas kunci dokumen milik sendiri, buka Buka Kunci PDF. Peta lengkap pekerjaan ini ada di Keamanan PDF.