Mengirim PDF yang aman bertumpu pada dua hal. Pertama, berkasnya dikunci dengan kata sandi lewat Proteksi PDF sebelum dikirim. Kedua, sandinya dikirim lewat saluran yang berbeda dari berkasnya. Dua langkah itu sederhana, tetapi keduanya sering diabaikan. Berkas yang dikunci lalu sandinya ditulis di badan surel yang sama tidak terlindungi sama sekali, karena siapa pun yang membaca surelnya mendapat berkas sekaligus kuncinya.
Sisanya adalah soal kebiasaan: memastikan penerimanya benar, memilih saluran yang sesuai, dan tidak meninggalkan salinan tanpa proteksi di tempat yang bisa diakses banyak orang. Artikel ini membahas urutan pengiriman, bukan urutan penyiapan berkas. Persiapan berkasnya sendiri, termasuk membersihkan metadata dan menyensor data, dibahas di Cara Mengamankan PDF Sebelum Dikirim.
Pisahkan berkas dan sandi
Ini prinsip yang paling menentukan, dan yang paling sering dilanggar. Sandi hanya berguna kalau ia berada di saluran yang berbeda dari berkasnya. Kalau keduanya melewati jalur yang sama, satu kebocoran cukup untuk membuka semuanya.
Praktiknya: kirim berkasnya lewat surel, lalu kirim sandinya lewat pesan singkat, telepon, atau aplikasi pesan yang berbeda. Kalau berkasnya dikirim lewat aplikasi pesan, kirim sandinya lewat surel. Yang penting, penyerang yang mendapat satu saluran tidak otomatis mendapat saluran lainnya.
Jangan menuliskan sandi di badan surel yang sama, di nama berkas, atau di catatan yang ikut tersalin saat berkas diteruskan. Kebiasaan itu membuat proteksi tidak berarti. Jangan juga menaruh sandi di dokumen lain yang dikirim bersamaan.
Kunci berkasnya lebih dulu
Kalau berkasnya belum dikunci, kunci dulu. Buka Proteksi PDF, unggah berkasnya, tentukan satu kata sandi minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter, lalu atur tiga izin: mencetak, menyalin teks dan gambar, serta mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ditolak, jadi dokumen yang dikunci benar-benar terbatas.
Pilih sandi yang panjang dan tidak ada di kamus. Enkripsi AES-256 kuat, tetapi kekuatan sandinya tetap menentukan. Sandi pendek, tanggal lahir, atau nama instansi bisa ditebak alat pembuka paksa. Untuk dokumen yang benar-benar rahasia, sandi hanyalah satu lapisan.
Izin yang dipilih menyesuaikan penerima. Kalau penerima perlu mencetak untuk arsip, centang izin cetak. Kalau isinya akan dikutip, centang izin salin. Kalau tidak ada alasan penerima mengubah isi, biarkan izin ubah kosong. Perlu diketahui, izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui.
Pastikan penerimanya benar
Kesalahan paling mahal dalam pengiriman bukan soal enkripsi, melainkan salah alamat. Berkas yang dikunci dengan benar tetap bisa terbuka di tangan yang salah kalau sandinya ikut terkirim ke orang yang salah.
Periksa alamat penerima sebelum menekan kirim, terutama pada surel dengan banyak penerima. Untuk dokumen sensitif, kirim satu per satu, bukan ke milis atau grup. Pastikan juga bahwa penerima memang berhak menerima dokumen itu, bukan hanya orang yang namanya mirip.
Kalau berkasnya berisi data pihak ketiga, pertimbangkan apakah mereka yang datanya tercantum perlu diberi tahu. Menyebarkan data orang lain tanpa alasan yang jelas sama bermasalahnya dengan menyebarkan data sendiri.
Pilih saluran yang sesuai
Surel mudah diteruskan dan disalin, tetapi itu juga yang membuatnya rentan. Untuk dokumen yang sangat sensitif, saluran yang lebih terkendali lebih baik. Aplikasi pesan dengan enkripsi ujung ke ujung, atau tautan berbatas waktu dari layanan penyimpanan, mengurangi risiko berkas beredar lebih jauh.
Kalau berkasnya harus lewat surel, kirim lampirannya sebagai berkas terkunci, bukan sebagai tautan terbuka. Tautan ke penyimpanan awan tanpa proteksi berarti siapa pun yang menemukan tautan itu bisa mengunduhnya. Kalau memakai tautan, batasi masa berlakunya dan batasi aksesnya hanya untuk penerima.
Perhatikan juga ukuran berkasnya. Surel sering membatasi lampiran pada 25 MB. Kalau berkasnya lebih besar, kecilkan dulu lewat Kompres PDF, atau kirim lewat layanan penyimpanan dengan tautan berbatas waktu. Batas paket di layanan ini adalah 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar.
Langkah mengirim PDF yang aman
- Pastikan berkasnya sudah final dan seluruh pekerjaan penyuntingan selesai.
- Bersihkan metadata dan sensor data sensitif bila ada. Urutannya ada di Cara Mengamankan PDF Sebelum Dikirim.
- Kunci berkasnya lewat Proteksi PDF dengan sandi yang panjang dan izin yang sesuai.
- Catat sandinya di tempat aman, lalu buka berkas hasil untuk memastikan sandinya berfungsi.
- Periksa alamat penerima satu per satu. Untuk dokumen sensitif, hindari pengiriman massal.
- Kirim berkasnya lewat saluran utama, misalnya surel.
- Kirim sandinya lewat saluran yang berbeda, misalnya pesan singkat atau telepon.
- Simpan salinan terkunci sebagai arsip, dan jangan tinggalkan salinan tanpa kunci di tempat yang bisa diakses banyak orang.
Langkah keempat sering dilewati. Sandi yang tidak berfungsi baru ketahuan saat penerima mencoba membuka, dan pada titik itu berkasnya sudah terkirim. Lebih baik diuji sekarang.
Setelah berkas dikirim
Berkas yang sudah dikirim berada di luar kendali Anda. Kalau penerima meneruskannya, berkasnya tetap terkunci selama sandinya tidak ikut diteruskan. Karena itu, jangan pernah menuliskan sandi di tempat yang akan ikut tersalin saat berkas diteruskan, seperti nama berkas atau isi dokumen.
Kalau penerima melaporkan berkasnya tidak bisa dibuka, periksa dua hal: apakah sandinya diketik dengan benar, dan apakah yang diterima adalah berkas terkunci yang benar. Jangan mengirim ulang sandi di saluran yang sama dengan berkasnya hanya karena penerima kesulitan membuka.
Kalau sandinya ternyata bocor setelah berkas dikirim, tidak ada cara menariknya kembali. Yang bisa dilakukan adalah mengirim versi baru dengan sandi baru, dan memberi tahu penerima bahwa versi lama tidak lagi berlaku.
Kapan cara ini tidak dipakai
Jangan kunci dokumen yang memang untuk dibaca umum. Mengirim brosur, pengumuman, atau materi publik dalam keadaan terkunci hanya menyulitkan penerima. Untuk berkas seperti itu, pengamanannya cukup pada pembersihan metadata bila perlu.
Jangan juga memisahkan sandi kalau penerimanya tidak bisa dihubungi lewat saluran kedua. Kalau hanya ada satu saluran komunikasi, pertimbangkan menunda pengiriman atau memilih saluran lain, bukan menuliskan sandi di saluran yang sama dengan berkasnya.
Untuk dokumen yang isinya tidak boleh keluar dari jaringan kantor, mengirimnya lewat layanan online bertentangan dengan tujuannya. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar sama sekali, gunakan saluran internal yang disetujui kantor. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kesalahan yang sering terjadi
Sandi ditulis di surel yang sama dengan berkasnya. Ini kesalahan yang paling sering, dan membuat proteksinya tidak berarti. Kirim sandi lewat saluran berbeda.
Salah alamat penerima. Periksa alamat satu per satu, terutama pada surel dengan banyak penerima. Untuk dokumen sensitif, kirim satu per satu.
Salinan tanpa kunci tertinggal. Salinan hasil buka kunci yang tersimpan di folder unduhan atau penyimpanan awan bisa lebih mudah tersebar daripada berkas terkunci. Hapus salinan yang tidak perlu, atau simpan di tempat yang aman.
Sandi terlalu pendek. Sandi pendek mudah ditebak. Pilih sandi panjang yang tidak ada di kamus.
Berkas terlalu besar untuk lampiran. Batas lampiran surel biasanya 25 MB. Kecilkan dulu lewat Kompres PDF, atau kirim lewat layanan penyimpanan dengan tautan berbatas waktu.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah cukup mengunci berkas tanpa memisahkan sandi? Tidak. Kalau sandinya melewati saluran yang sama dengan berkasnya, satu kebocoran cukup untuk membuka keduanya. Pisahkan sandinya.
Apakah surel aman untuk mengirim PDF? Surel bisa dipakai selama berkasnya terkunci dan sandinya dikirim lewat saluran lain. Untuk dokumen yang sangat sensitif, saluran yang lebih terkendali lebih baik.
Apakah penerima bisa meneruskan berkas terkunci ke orang lain? Bisa, tetapi berkasnya tetap terkunci. Penerusnya tidak bisa membukanya tanpa sandi. Karena itu, jangan pernah menuliskan sandi di tempat yang ikut tersalin saat berkas diteruskan.
Apakah ukuran berkas bertambah setelah dikunci? Sedikit, karena lapisan enkripsi ditambahkan. Kalau ukurannya jadi terlalu besar untuk lampiran, kecilkan dulu sebelum dikunci.
Apakah hasilnya bisa dibuka di ponsel penerima? Bisa, selama aplikasi pembaca PDF di ponsel mendukung berkas terenkripsi, dan sandinya dimasukkan dengan benar.
Menutup pekerjaan pengiriman
Kunci berkasnya lewat Proteksi PDF, catat sandinya, kirim berkas dan sandi lewat dua saluran berbeda, dan simpan salinan terkunci sebagai arsip. Gambaran seluruh pekerjaan keamanan ada di Keamanan PDF, dan titik awalnya ada di Panduan PDF.