Memberi password PDF di HP dikerjakan lewat peramban, sama seperti di komputer. Buka Proteksi PDF di browser ponsel, pilih berkas dari penyimpanan, ketik kata sandi, atur izinnya, lalu unduh hasilnya. Berkas hasilnya dienkripsi dengan AES-256, dan tidak ada aplikasi yang perlu dipasang.
Alurnya singkat, tetapi layar kecil membawa kendala sendiri. Memilih berkas dari penyimpanan, mengetik sandi panjang, dan memastikan hasil unduhan tersimpan bisa terasa lebih ribet di ponsel daripada di komputer. Bagian di bawah membahas cara melewatinya, termasuk perbedaan perilaku di Android dan iPhone.
Satu hal yang tidak berubah dari mana pun Anda mengerjakannya: sandi tidak disimpan di server, jadi sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan. Catat sandinya di aplikasi catatan atau pengelola sandi sebelum berkas dikirim.
Kapan mengerjakan dari HP masuk akal
Mengerjakan dari HP masuk akal saat dokumennya baru saja diterima di ponsel, misalnya lampiran surel atau berkas dari aplikasi pesan, dan Anda ingin langsung menguncinya sebelum meneruskan ke orang lain. Membuka komputer hanya untuk satu berkas jelas merepotkan.
Cocok juga saat Anda sedang di luar dan perlu mengirim berkas terkunci lewat pesan. Semua yang dibutuhkan sudah ada di ponsel: berkasnya, peramban, dan saluran pengiriman. Pekerjaannya bisa selesai dalam beberapa menit tanpa berpindah perangkat.
Kapan sebaiknya dikerjakan di komputer
Kalau dokumennya panjang dan perlu diperiksa halaman per halaman sebelum dikunci, komputer lebih nyaman. Layar lebar memudahkan memastikan tidak ada halaman yang salah urutan atau bagian yang belum selesai. Di ponsel, pemeriksaan seperti itu memakan waktu lebih lama.
Kalau sandinya sangat panjang dan rumit, mengetiknya di ponsel rawan salah ketik. Salah ketik membuat sandi tidak cocok saat berkas dibuka nanti, dan karena sandi tidak bisa dipulihkan, berkasnya bisa terkunci permanen. Untuk sandi rumit, gunakan pengelola sandi yang bisa menyalin sandi, atau kerjakan di komputer dengan papan ketik fisik.
Kalau dokumennya berisi data yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi di perangkat yang terkendali. Berkas yang diolah lewat layanan online meninggalkan perangkat selama proses berlangsung, dan itu perlu dipertimbangkan lebih dulu.
Langkah di Android
- Simpan PDF yang ingin dikunci di folder yang mudah ditemukan, misalnya folder Unduhan.
- Buka aplikasi peramban, lalu kunjungi Proteksi PDF.
- Ketuk tombol pilih berkas. Biasanya muncul pilihan sumber berkas. Pilih PDF dari penyimpanan, bukan dari aplikasi lain, supaya berkasnya bisa diunggah.
- Setelah berkas terunggah, ketuk kolom kata sandi dan ketik sandinya. Panjangnya minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter.
- Atur izinnya satu per satu: mencetak, menyalin teks dan gambar, serta mengubah isi. Bawaannya ketiganya ditolak.
- Ketuk tombol proses, lalu tunggu sampai selesai.
- Ketuk tombol unduh. Berkasnya masuk ke folder Unduhan.
- Buka berkas hasilnya dari pengelola berkas, dan pastikan sandinya benar-benar diminta.
Langkah kedelapan penting karena di ponsel mudah sekali mengunduh berkas lalu lupa memeriksanya. Buka berkasnya sekali, masukkan sandinya, dan pastikan isinya utuh sebelum dikirim.
Langkah di iPhone
- Simpan PDF di aplikasi Files, baik di penyimpanan iPhone maupun di iCloud Drive.
- Buka Safari, lalu kunjungi Proteksi PDF.
- Ketuk tombol pilih berkas. Muncul lembar pemilih yang terhubung ke aplikasi Files. Pilih PDF yang ingin dikunci.
- Ketik kata sandi pada kolom yang tersedia.
- Atur tiga izin sesuai kebutuhan penerima.
- Ketuk tombol proses dan tunggu sampai selesai.
- Ketuk tombol unduh. Safari akan menanyakan di mana berkasnya disimpan. Pilih folder di Files atau iCloud Drive.
- Buka berkas hasilnya dari Files dan pastikan sandinya diminta.
Perbedaan utamanya ada di langkah ketujuh. Di Safari, berkas unduhan tidak selalu otomatis masuk ke folder tertentu, dan Anda perlu memilih lokasinya. Pilih folder yang Anda ingat supaya berkasnya tidak terselip di tempat yang sulit ditemukan.
Kendala khas layar kecil
Kendala pertama adalah memilih berkas dari sumber yang benar. Di ponsel, berkas bisa berada di penyimpanan lokal, di aplikasi surel, atau di layanan penyimpanan awan. Kalau berkasnya masih di lampiran surel, simpan dulu ke penyimpanan perangkat, baru pilih dari situ. Mengunggah langsung dari lampiran sering gagal.
Kendala kedua adalah mengetik sandi panjang. Papan ketik ponsel menyembunyikan sebagian layar, dan sandi yang rumit mudah salah ketik. Ketik dengan hati-hati, atau salin dari pengelola sandi. Kalau menyalin, periksa apakah ada spasi yang ikut tersalin di awal atau akhir sandi.
Kendala ketiga adalah ukuran berkas. Hasil pindai dari kamera ponsel sering besar, dan berkas besar lebih lambat diunggah. Kalau ukurannya melewati batas, kecilkan dulu lewat Kompres PDF. Batas per berkas pada paket Gratis adalah 30 MB, dan paket Berbayar 200 MB.
Kendala keempat adalah koneksi. Jaringan seluler bisa terputus di tengah unggahan. Kalau berkasnya besar, sambungkan ke jaringan yang lebih stabil sebelum memulai. Kalau unggahan gagal, ulangi dari awal karena prosesnya tidak bisa dilanjutkan dari titik terakhir.
Setelah berkas terkunci
Periksa berkas hasilnya sekali lagi sebelum dikirim. Buka dari pengelola berkas, masukkan sandinya, dan pastikan isinya sama dengan berkas asli. Kalau berkasnya akan dikirim lewat pesan atau surel, sampaikan sandinya lewat saluran yang berbeda agar satu kebocoran tidak langsung membuka dokumen.
Kalau dokumen itu nanti perlu disunting atau digabung, buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar. Hasilnya adalah salinan tanpa kunci yang bisa dikerjakan lebih lanjut dari ponsel atau komputer.
Kalau yang ingin dicegah bukan pembacaan, melainkan perubahan isi, pertimbangkan Flatten PDF. Tool itu membekukan isian formulir dan anotasi menjadi bagian halaman, sehingga tidak bisa diubah lagi tanpa menambah sandi yang harus diingat penerima.
Masalah yang sering terjadi
Berkas tidak muncul di pemilih berkas. Berkasnya mungkin masih berada di dalam aplikasi lain. Simpan dulu ke penyimpanan perangkat atau ke aplikasi Files, baru pilih dari situ.
Tombol unduh tidak bereaksi. Coba muat ulang halaman, lalu ulangi prosesnya. Pastikan juga penyimpanan perangkat masih cukup untuk menampung berkas hasil.
Hasil unduhan tidak ditemukan. Di iPhone, berkasnya mungkin tersimpan di folder yang berbeda dari yang Anda duga. Periksa folder Unduhan di aplikasi Files, atau cari berdasarkan nama berkas.
Sandi ditolak. Periksa huruf besar dan kecilnya. Papan ketik ponsel kadang mengubah huruf pertama menjadi kapital secara otomatis. Ketik ulang sandinya, jangan salin tempel.
Proses berhenti di tengah unggahan. Koneksi terputus atau berkasnya terlalu besar. Sambungkan ke jaringan yang lebih stabil dan ulangi prosesnya dari awal.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikunci dengan aplikasi di perangkat yang terkendali. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Meski begitu, berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Batas paketnya juga berlaku sama seperti di komputer: tanpa akun 20 pemrosesan per hari, paket Gratis 30 pemrosesan per hari, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan. Rinciannya ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah perlu memasang aplikasi di HP? Tidak. Seluruh proses berjalan di peramban. Yang perlu diperhatikan hanya cara memilih berkas dari penyimpanan perangkat.
Apakah hasilnya bisa dibuka di HP lain? Bisa, selama pembaca PDF di HP itu mendukung berkas terenkripsi. Uji dulu di perangkat penerima sebelum mengirim berkas penting.
Apakah sandi yang diketik di HP ikut tersimpan? Sandi tidak disimpan di server. Namun papan ketik ponsel kadang menyimpan riwayat kata, jadi periksa pengaturan papan ketik Anda bila khawatir. Keterangan tentang pemrosesan berkas ada di kebijakan privasi.
Apakah bisa mengunci beberapa berkas dari HP sekaligus? Tidak dalam satu proses. Setiap berkas diproses satu per satu. Kalau isinya memang satu dokumen, gabungkan dulu lewat Gabung PDF, baru kunci hasilnya.
Menutup dari ponsel
Memberi password PDF di HP bisa diselesaikan dari peramban tanpa memasang apa pun. Pastikan berkasnya sudah final, pilih sandi yang kuat, atur izinnya, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim. Untuk mulai, buka Proteksi PDF. Seluruh pekerjaan lain di kelompok ini dirangkum di Keamanan PDF, dan dasar pengelolaan dokumen ada di Panduan PDF.