Mengubah password PDF dikerjakan dalam dua tahap. Pertama, lepas sandi lama dengan membuka Buka Kunci PDF memakai sandi yang berlaku sekarang. Kedua, pasang sandi baru lewat Proteksi PDF. Urutan itu tidak bisa dibalik. Tidak ada tombol "ganti sandi" yang menimpa sandi lama langsung di dalam berkas, karena sandi tidak bisa dipindahkan atau ditimpa dari berkas hasil.
Alasannya sederhana. Sandi tidak tersimpan sebagai kolom yang bisa disunting, melainkan menjadi dasar kunci enkripsi. Berkas hasil selalu dibuat baru, dan proteksinya juga dibuat baru. Karena itu, mengganti sandi berarti melepas yang lama lalu memasang yang baru pada salinan yang sudah bebas kunci.
Kenapa tidak ada tombol ganti sandi
Pada banyak layanan, mengganti sandi berarti memasukkan sandi lama dan sandi baru dalam satu formulir. Cara itu tidak berlaku di sini, dan bukan karena kekurangan, melainkan karena cara kerja enkripsinya. Berkas terenkripsi AES-256 tidak menyimpan sandi dalam bentuk yang bisa ditimpa. Isinya dikunci oleh kunci yang diturunkan dari sandi, dan satu-satunya cara mengganti kunci itu adalah membuka berkasnya dengan sandi yang benar lalu mengenkripsinya ulang.
Konsekuensinya, Anda perlu tahu sandi lama. Tanpa sandi lama, berkasnya tidak bisa dibuka, dan tidak ada yang bisa dikunci ulang. Kalau sandi lamanya sudah hilang, satu-satunya jalan yang sah adalah meminta salinan tanpa kunci kepada pemilik dokumen.
Langkah mengubah password PDF
- Pastikan Anda tahu sandi lama dan berhak mengolah dokumennya.
- Simpan salinan berkas asli. Kalau ada yang salah di tahap mana pun, salinan itu memudahkan pengulangan.
- Buka Buka Kunci PDF, lalu unggah berkasnya.
- Masukkan sandi lama, lalu jalankan prosesnya. Unduh salinan tanpa kunci.
- Buka salinan itu untuk memastikan isinya utuh dan sandinya tidak diminta lagi.
- Buka Proteksi PDF, lalu unggah salinan tanpa kunci tadi.
- Tentukan sandi baru, minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter. Atur tiga izin yang diinginkan.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Catat sandi baru di tempat yang aman, lalu buka berkas hasil dan pastikan sandi itu memang berfungsi.
Langkah kelima sering dilewati, padahal pemeriksaan itu memastikan tahap pertama selesai sebelum tahap kedua dimulai. Kalau salinan tanpa kunci masih meminta sandi, ada yang salah, dan mengunci berkas yang salah hanya membuang waktu.
Memilih sandi baru
Sandi baru menggantikan yang lama sepenuhnya. Pilih sandi yang panjang dan tidak ada di kamus. Kombinasi tanggal lahir, nama instansi, atau angka berurutan mudah ditebak alat pembuka paksa. Untuk berkas penting, panjang lebih menentukan daripada kerumitan karakter.
Simpan catatan sandi baru di pengelola kata sandi, bukan di badan surel yang sama dengan berkasnya. Kalau berkasnya akan dibuka beberapa bulan kemudian, pastikan orang yang menyimpan sandinya masih ada dan bisa dihubungi. Sandi yang hanya diingat satu orang yang sudah pindah tugas adalah sandi yang hilang.
Kalau beberapa berkas dikunci dengan sandi yang sama, pertimbangkan memakai sandi berbeda untuk kelompok yang berbeda. Satu sandi yang bocor tidak akan membuka seluruh berkas.
Izin ikut diatur ulang
Mengubah sandi berarti mengatur ulang izin, karena berkas hasilnya baru. Ketiga izin tersedia: izinkan mencetak, izinkan menyalin teks dan gambar, dan izinkan mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ditolak. Kalau Anda ingin penerima bisa mencetak atau menyalin, centang izin yang sesuai saat mengunci ulang.
Izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, seperti Adobe Acrobat, Foxit, dan sebagian besar pembaca lain. Pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Jadi, izin adalah lapisan tambahan di atas sandi, bukan pengganti sandi.
Kalau izin berkas lama tidak diketahui, tidak masalah. Semua izin ditentukan ulang pada berkas baru, jadi Anda bisa memutuskan dari awal apa yang boleh dilakukan penerima.
Kapan sandi perlu diubah
Alasan yang paling sering muncul adalah sandi lama bocor atau terlalu mudah ditebak. Kalau sandi pernah dikirim di saluran yang salah, atau ditulis di tempat yang bisa dibaca orang lain, sebaiknya berkasnya dikunci ulang dengan sandi baru.
Alasan lain adalah pergantian orang yang berhak membuka. Ketika penerima berganti, sandi lama yang beredar sebaiknya tidak dipakai lagi. Mengunci ulang dengan sandi baru membuat akses hanya dimiliki pihak yang berhak saat ini.
Alasan ketiga adalah penguatan berkas lama. Dokumen yang dulu dikunci dengan sandi pendek bisa dikunci ulang dengan sandi yang lebih panjang, sekaligus memeriksa apakah izinnya sudah sesuai kebutuhan sekarang.
Kapan sebaiknya tidak dikunci ulang
Jangan kunci ulang dokumen yang masih akan disunting. Berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan, dan itu menambah satu langkah di setiap putaran. Kalau masih ada kemungkinan revisi, tunda penguncian sampai semua selesai.
Jangan juga mengunci ulang hanya demi mengganti nama sandi kalau sandi lama sebenarnya masih kuat dan tidak bocor. Pekerjaan dua tahap ini punya risikonya sendiri: kalau sandi baru lupa dicatat sebelum berkas dikirim, berkasnya bisa tidak bisa dibuka lagi. Kalau tidak ada alasan yang jelas, biarkan sandinya.
Untuk dokumen yang tidak boleh meninggalkan jaringan kantor, mengunggahnya ke layanan online justru berlawanan dengan tujuan pengamanan itu sendiri. Pakai aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Pembahasan pilihan itu ada di bagian berikut.
Yang berubah dan yang tidak
Yang tidak berubah: isi halaman, jenis huruf, gambar, dan susunan tata letaknya. Buka kunci dan kunci ulang tidak menggambar ulang halamannya.
Yang berubah: sandinya, dan izin yang menyertainya. Sandi lama tidak ikut berpindah ke berkas hasil, jadi setelah proses selesai, sandi lama tidak lagi berfungsi untuk membuka berkas baru. Kalau sandi lama masih dipakai di salinan lain, salinan itu tetap memakai sandi lamanya.
Perlu diketahui bahwa tanda tangan digital bersertifikat belum tersedia di katalog ini. Kalau dokumen aslinya membawa tanda tangan digital dari penyedia lain, membuka dan mengunci ulang tidak mengembalikan tanda tangan itu.
Sebelum dikunci ulang, bersihkan juga bagian yang tidak seharusnya ikut terkirim. Metadata seperti nama penulis dan judul dibersihkan lewat panduan metadata PDF, dan langkah lengkapnya ada di Cara Menghapus Properti PDF Sebelum Dikirim. Data sensitif di halaman disensor lewat Sensor PDF, dan prinsipnya ada di Cara Menyensor Teks PDF Permanen.
Masalah yang sering terjadi
Sandi lama ditolak saat tahap pertama. Periksa huruf besar kecil, spasi di ujung sandi, dan tata letak papan ketik. Sandi yang disalin dari surel kadang membawa spasi tak terlihat. Kalau sandinya berisi karakter khusus, coba ketik ulang.
Berkas hasil tahap kedua tidak meminta sandi. Periksa apakah sandi benar-benar diisi saat mengunci ulang. Kalau kolom sandi terlewat, berkasnya tidak terkunci.
Sandi baru lupa dicatat. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, karena tidak disimpan di server. Kalau salinan asli sebelum dikunci masih ada, berkasnya bisa dikunci ulang dengan sandi yang baru.
Proses terasa lambat pada berkas berat. Batas unggahnya 30 MB per berkas pada paket Gratis, dan 200 MB pada paket Berbayar. Kalau berkasnya melebihi batas itu, kecilkan dulu memakai Kompres PDF sebelum dibuka kuncinya.
Hasilnya tidak bisa digabung. Pastikan penggabungan dikerjakan pada salinan tanpa kunci, bukan pada berkas yang masih terkunci. Berkas terenkripsi tidak bisa dibaca mesin penggabung.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap atau laporan keuangan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah sandi bisa diganti tanpa tahu sandi lama? Tidak. Sandi lama diperlukan untuk membuka berkas sebelum dikunci ulang. Tanpa sandi lama, minta salinan tanpa kunci kepada pemilik dokumen.
Apakah isi halaman berubah setelah sandinya diganti? Tidak. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah. Yang berganti hanya sandi dan izinnya.
Apakah izin lama ikut terbawa? Tidak. Izin ditentukan ulang saat mengunci. Periksa kembali centang izin sebelum menjalankan proses.
Berapa panjang sandi baru yang disarankan? Tool ini menerima 4 sampai 128 karakter. Untuk berkas penting, pilih sandi panjang yang tidak ada di kamus.
Apakah sandi yang sama bisa dipakai untuk beberapa berkas? Bisa, tetapi tidak disarankan. Kalau satu sandi bocor, seluruh berkas dengan sandi itu ikut terbuka.
Menutup pekerjaan penggantian sandi
Untuk mengganti sandi, mulai dari Buka Kunci PDF, lalu lanjutkan ke Proteksi PDF dengan sandi baru. Catat sandinya sebelum berkas berpindah tangan. Gambaran seluruh urutan antara menyensor, meratakan, dan mengunci ada di Keamanan PDF, dan titik awalnya ada di Panduan PDF.