Mengunci PDF untuk berkas penting dilakukan dengan membuka Proteksi PDF, mengunggah dokumen, mengetik satu kata sandi minimal empat karakter, mengatur tiga izin akses, lalu menjalankan prosesnya. Hasilnya adalah salinan yang terenkripsi dengan AES-256, hanya bisa dibuka oleh pihak yang memegang kata sandi, dan izin cetak, salin, serta ubahnya ditentukan oleh centang yang Anda pilih.
Berkas yang pantas dikunci adalah berkas yang akan keluar dari kendali Anda. Selama dokumen masih tersimpan di komputer sendiri dan hanya dibaca sendiri, menguncinya belum perlu. Kunci baru berguna ketika berkas dikirim lewat saluran yang tidak sepenuhnya bisa dipercaya, disimpan di perangkat yang dipakai bersama, atau berisi data yang hanya boleh dibaca penerima tertentu. Contoh yang sering: laporan keuangan, dokumen kepegawaian, kontrak, dan data pribadi yang dikirim lewat surel.
Satu sandi, bukan dua
PDF secara umum mengenal dua jenis kata sandi: sandi pengguna yang membatasi siapa yang boleh membuka berkas, dan sandi pemilik yang mengatur izin di dalamnya. Banyak aplikasi memperlakukan keduanya sebagai dua kolom terpisah. Di Proteksi PDF, keduanya disatukan menjadi satu kata sandi. Sandi itu dipakai untuk membuka dokumen, dan izin diatur lewat tiga centang yang terpisah.
Artinya, Anda tidak perlu membuat dua sandi yang harus diingat. Satu sandi menutup berkasnya, dan tiga centang menentukan apa yang boleh dilakukan orang yang sudah membukanya. Ini menyederhanakan pekerjaan, tetapi ada satu hal yang perlu dicatat: karena sandinya satu, tidak ada pemisahan antara "sandi untuk membuka" dan "sandi untuk mengubah izin". Siapa pun yang tahu sandinya bisa membuka dokumen, dan izin yang berlaku adalah izin yang Anda tetapkan saat proses.
Tiga izin yang bisa diatur
Di samping kata sandi, ada tiga izin yang bisa dibuka: izinkan mencetak, izinkan menyalin teks dan gambar, dan izinkan mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ini ditolak. Kalau tidak dicentang, dokumen hasilnya tidak bisa dicetak, tidak bisa disalin isinya, dan tidak bisa diubah. Untuk berkas yang benar-benar hanya boleh dibaca, biarkan ketiganya kosong.
Yang perlu dipahami, izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, seperti Adobe Acrobat, Foxit, dan sebagian besar pembaca lain. Pembaca yang mengabaikan izin tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Karena itu, izin adalah lapisan tambahan, bukan pengganti sandi. Sandi yang kuat tetap menjadi penentu utama.
Praktik yang masuk akal: tentukan dulu apa yang boleh dilakukan penerima, baru centang izin yang sesuai. Kalau penerima perlu mencetak untuk arsip, centang izin cetak. Kalau isinya akan dikutip, centang izin salin. Kalau tidak ada alasan penerima mengubah isi, biarkan izin ubah kosong.
Karena izin bergantung pada pembaca yang menghormatinya, jangan pernah menjadikannya satu-satunya penjaga. Izin berguna untuk mencegah perubahan atau pencetakan yang tidak disengaja oleh penerima yang memakai aplikasi umum. Untuk mencegah penyebaran yang disengaja, yang bekerja adalah enkripsi dan pengelolaan sandi, bukan centang izin.
Langkah mengunci berkas penting
- Pastikan dokumen sudah final. Semua penyuntingan, penomoran, dan penanda selesai sebelum dikunci, karena berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan.
- Simpan salinan asli yang tidak terkunci. Sandi tidak bisa dipindahkan, dan salinan asli memudahkan pekerjaan lanjutan.
- Buka Proteksi PDF di peramban, lalu unggah berkasnya.
- Tentukan kata sandi, minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter. Pilih sandi panjang yang tidak ada di kamus.
- Tentukan izin dengan mencentang yang ingin dibuka. Biarkan kosong untuk menolak.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Catat sandinya di tempat yang aman sebelum berkas dikirim.
- Buka berkas hasil dan pastikan ia meminta sandi, dan sandi yang Anda catat memang berfungsi.
Langkah terakhir bukan formalitas. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan, karena sandi tidak disimpan di server. Kalau sandi hasilnya tidak berfungsi, lebih baik ketahuan sekarang daripada setelah berkas dikirim.
Kenapa sandi tidak bisa dipulihkan
Enkripsi AES-256 dirancang supaya isi berkas tidak bisa dibaca tanpa kunci. Sandi yang Anda buat menjadi dasar kunci itu, dan setelah proses selesai, sandi tidak disimpan di mana pun di layanan ini. Konsekuensinya jelas: kalau sandi hilang, tidak ada mekanisme pemulihan, baik lewat layanan ini maupun lewat jalan pintas yang sah.
Karena itu, kebiasaan menyimpan sandi sama pentingnya dengan memilih sandi. Simpan catatannya di pengelola kata sandi, bukan di badan surel yang sama dengan berkasnya. Kalau berkas akan dibuka beberapa bulan kemudian, pastikan orang yang menyimpan sandinya masih ada dan bisa dihubungi. Sandi yang hanya diingat satu orang yang sudah pindah tugas adalah sandi yang hilang.
Ada juga alasan kepatuhan pada aturan. Sebagian instansi mensyaratkan dokumen yang dikirim lewat saluran elektronik berada dalam keadaan terenkripsi, terutama untuk data pribadi. Mengunci berkas adalah cara sederhana memenuhi syarat itu. Yang perlu dicatat, kewajiban semacam ini biasanya juga mengatur cara mengirim sandi, jadi pastikan saluran pengiriman sandinya sesuai dengan yang diminta.
Kapan cara ini tidak dipakai
Jangan kunci dokumen yang masih akan disunting. Berkas terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan, dan itu menambah satu langkah di setiap putaran. Kalau masih ada kemungkinan revisi, tunda penguncian sampai semua selesai.
Jangan juga mengandalkan proteksi sebagai pengaman mutlak. Enkripsi AES-256 kuat, tetapi kekuatan sandinya tetap menentukan. Sandi pendek, tanggal lahir, atau nama instansi bisa ditebak alat pembuka paksa. Untuk dokumen yang benar-benar rahasia, sandi hanyalah satu lapisan; sensor data sensitif dan pembersihan metadata tetap perlu dikerjakan.
Untuk dokumen yang isinya tidak boleh keluar dari jaringan kantor, mengunggahnya ke layanan online bertentangan dengan tujuannya. Pada layanan ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi selama proses berlangsung berkas tetap meninggalkan perangkat. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar sama sekali, aplikasi desktop adalah pilihan yang benar. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Setelah berkas dikunci
Berkas terkunci tidak bisa digabung, dikompres, atau disunting sebelum kuncinya dibuka. Kalau perlu menggabungkannya dengan dokumen lain, buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, kerjakan penggabungan atau kompresinya, lalu kunci ulang hasil akhirnya. Sandi tidak ikut berpindah saat berkas digabung atau dipisah, jadi proteksi harus dibuat baru pada berkas hasil.
Sebelum dikunci, bersihkan juga bagian yang tidak seharusnya ikut terkirim. Metadata seperti nama penulis dan judul dibersihkan lewat panduan metadata PDF, dan data sensitif di halaman disensor lewat Sensor PDF. Berkas yang sudah terkunci tidak bisa diperbaiki tanpa dibuka lagi.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa panjang sandi yang disarankan? Tool ini menerima 4 sampai 128 karakter. Untuk berkas penting, pilih sandi yang panjang dan tidak ada di kamus, bukan kombinasi tanggal atau nama yang mudah ditebak.
Apakah izin mencetak dan menyalin berlaku di semua aplikasi? Tidak. Izin ditegakkan oleh pembaca yang menghormatinya. Sebagian besar pembaca populer menghormatinya, tetapi pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui.
Apakah isi halaman berubah setelah dikunci? Tidak. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah. Yang ditambahkan hanya lapisan enkripsi dan pengaturan izin.
Bisakah sandi yang sama dipakai untuk beberapa berkas? Bisa, tetapi tidak disarankan. Kalau satu sandi bocor, seluruh berkas dengan sandi itu ikut terbuka. Pakai sandi berbeda untuk kelompok berkas yang berbeda.
Apakah berkas hasil bisa dibuka di ponsel? Bisa, selama aplikasi pembaca PDF di ponsel mendukung berkas terenkripsi, dan sandinya dimasukkan dengan benar.
Menutup pekerjaan penguncian
Kalau dokumen sudah final dan siap dikirim, buka Proteksi PDF, tentukan sandi dan izinnya, lalu jalankan prosesnya. Catat sandinya sebelum berkas berpindah tangan. Untuk gambaran seluruh urutan antara menyensor, meratakan, dan mengunci, lihat Keamanan PDF atau mulai dari Panduan PDF.