Cara flatten PDF dijalankan dengan membuka Flatten PDF, mengunggah berkas, menjalankan prosesnya, lalu mengunduh hasilnya. Proses itu menyatukan isian formulir dan anotasi ke halaman menjadi satu lapisan cetak. Setelah selesai, kolom formulir tidak lagi bisa diisi atau diedit, oleh siapa pun termasuk Anda yang membuatnya. Karena tindakan ini permanen, periksa seluruh isian lebih dulu, baru ratakan.
Kata flatten sendiri berarti meratakan. Dalam konteks PDF, yang diratakan adalah lapisan yang menempel di atas halaman, seperti kotak isian, kotak centang, komentar, dan stempel, sehingga menyatu dengan isi halaman. Hasilnya adalah dokumen yang tampilannya sama di mana pun dibuka, tetapi tidak lagi punya kolom yang bisa diketik.
Apa saja yang ikut diratakan
Yang paling sering diratakan adalah isian formulir. PDF formulir menyimpan setiap jawaban sebagai nilai di dalam kolom, terpisah dari gambar halaman. Selama masih berupa kolom, jawaban itu bisa diubah, dihapus, atau dikosongkan lagi. Setelah diratakan, jawaban berubah menjadi bagian dari gambar halaman, sehingga yang terlihat persis seperti yang tercetak.
Anotasi juga ikut menyatu. Anotasi adalah lapisan terpisah yang ditempelkan di atas halaman, misalnya catatan komentar, sorotan, atau stempel. Beberapa aplikasi tidak menampilkan anotasi saat mencetak, atau menampilkannya dengan posisi yang bergeser. Setelah diratakan, anotasi menjadi bagian tetap dari halaman, sehingga ikut tercetak seperti yang terlihat di layar.
Kotak centang dan pilihan radio diperlakukan sama. Nilai yang terpilih dibekukan, dan tanda centangnya tidak bisa diubah lagi setelah proses selesai. Untuk pilihan yang salah, tidak ada cara memperbaikinya pada berkas hasil; berkas harus diisi ulang dari versi sebelum diratakan.
Yang tidak ikut diratakan
Perlu dipahami batasnya. Flatten bekerja pada lapisan formulir dan anotasi, bukan pada seluruh isi dokumen. Teks yang sejak awal menjadi bagian halaman tetap seperti semula, dan tidak berubah setelah proses. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah sama sekali; yang berubah hanya status kolom dan anotasi.
Metadata dokumen juga tidak ikut dibersihkan oleh proses ini. Nama penulis, judul, dan nama perangkat lunak yang membuat berkas tetap tersimpan di properti PDF. Kalau bagian itu perlu dibersihkan, gunakan panduan metadata PDF. Penjelasan isinya ada di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF.
Flatten juga bukan penghapus isi. Kalau ada teks yang salah ketik dan ingin dihilangkan, meratakan tidak menghilangkannya; teks itu justru ikut membeku di tempatnya. Untuk pekerjaan menghapus isi, alatnya berbeda, dan salah satu pilihan untuk area tertentu dijelaskan di Cara Menutup Area di PDF.
Yang juga tidak ikut diratakan adalah struktur internal dokumen. Penanda halaman, tautan di dalam dokumen, dan properti PDF tetap seperti semula. Jadi hasil flatten bukan dokumen yang seluruhnya berubah menjadi gambar; ia tetap PDF yang bisa dicari dan disalin teksnya, kecuali pada kolom dan anotasi yang membeku menjadi tampilan. Perbedaan ini penting supaya tidak salah mengharapkan hasilnya menjadi gambar mati.
Langkah menggunakan Flatten PDF
- Simpan salinan berkas asli. Proses ini menghasilkan berkas baru, tetapi menyimpan aslinya memudahkan pengulangan kalau ada yang salah.
- Pastikan seluruh isian sudah lengkap dan benar. Setelah diratakan, tidak ada yang bisa diubah.
- Buka Flatten PDF di peramban, lalu unggah berkasnya.
- Periksa pratinjau dan pastikan setiap kolom sudah terisi sesuai keinginan.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Buka berkas hasil di pembaca PDF, dan coba klik salah satu kolom. Kalau tidak ada yang bisa diketik lagi, prosesnya berhasil.
- Periksa tampilannya, termasuk posisi setiap isian dan anotasi, untuk memastikan tidak ada yang bergeser.
Langkah keenam adalah pembuktian yang paling langsung. Berkas dengan dua kolom, misalnya, setelah diratakan akan terbaca nol kolom. Artinya tidak ada lagi kolom yang bisa diisi, dan isian yang tadi diisi tetap terlihat di posisi yang benar.
Kapan cara ini dipakai
Flatten dipakai saat isi dokumen harus dipastikan tidak berubah lagi. Contohnya formulir yang sudah diisi dan akan diserahkan ke instansi: kalau kolomnya masih bisa diedit, isian bisa berubah tanpa jejak setelah berkas dikirim. Meratakan isian membuat apa yang terlihat sama dengan apa yang tersimpan.
Cara ini juga berguna untuk berkas yang akan dicetak. Anotasi dan kolom formulir kadang tidak tercetak, atau tercetak dengan posisi berbeda di aplikasi lain. Setelah diratakan, tampilannya menyatu dengan halaman, sehingga hasil cetaknya sesuai dengan yang dilihat di layar. Untuk dokumen yang dikirim ke percetakan, ini mengurangi kejutan di hasil akhir.
Alasan ketiga berkaitan dengan kerapian. Dokumen dengan banyak kolom formulir kadang membuka kotak biru tipis atau garis panduan saat dibuka di aplikasi tertentu. Setelah diratakan, tampilannya bersih seperti dokumen biasa.
Ada pula alasan praktis untuk dokumen yang diserahkan ke sistem lain. Sebagian sistem pengarsipan atau pengunggahan hanya membaca isi halaman dan mengabaikan lapisan formulir, sehingga isian yang belum diratakan tampak kosong di sisi penerima. Meratakan isian lebih dulu memastikan data ikut terbaca di sistem mana pun, tanpa bergantung pada dukungan formulir di sana.
Kapan cara ini tidak dipakai
Jangan ratakan dokumen yang masih akan diisi. Ini kesalahan yang paling mahal, karena kolom yang sudah membeku tidak bisa dikembalikan. Kalau formulir masih akan dilengkapi penerima, biarkan kolomnya tetap aktif, atau isi dulu seluruhnya sebelum diratakan.
Jangan ratakan kalau tujuannya menghapus data. Meratakan tidak menghapus apa pun; ia hanya membekukan. Untuk data rahasia yang harus benar-benar hilang, alat yang tepat adalah Sensor PDF, yang menghapus isi dari berkas. Perbedaan keduanya penting, dan salah pilih bisa membuat data yang seharusnya hilang justru ikut membeku di dokumen.
Flatten juga bukan pengganti kata sandi. Meratakan isian tidak mencegah siapa pun membuka atau membaca dokumen. Kalau berkas hanya boleh dibaca pihak tertentu, proteksi kata sandi adalah lapisan yang berbeda. Untuk dokumen yang sangat sensitif, urutannya: sensor dulu, bersihkan metadata, ratakan isian, baru pasang kata sandi.
Setelah diratakan
Berkas hasil flatten adalah PDF biasa yang bisa dibuka, dicetak, dan digabung dengan berkas lain. Kalau formulir yang sudah diratakan perlu disatukan dengan lampiran lain, gunakan Gabung PDF dan susun urutannya. Kalau ukurannya perlu dikecilkan sebelum dikirim, langkahnya ada di Mengoptimalkan Ukuran PDF.
Perlu diingat bahwa setelah diratakan, tidak ada lagi yang bisa diperbaiki di dalam berkas itu. Kalau ternyata ada isian yang salah, mulailah lagi dari salinan sebelum diratakan, perbaiki, lalu ratakan ulang. Menyimpan salinan asli selama pekerjaan belum selesai adalah kebiasaan yang menghemat banyak waktu.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah flatten bisa dibatalkan? Tidak. Setelah isian dan anotasi menyatu ke halaman, tidak ada cara mengembalikannya menjadi kolom yang bisa diedit. Karena itu, simpan salinan sebelum meratakan.
Apakah isian yang sudah diisi tetap terlihat setelah diratakan? Ya. Isi yang sudah diisi tetap terlihat di posisi yang benar. Yang hilang adalah kemampuan mengubahnya, bukan tampilannya.
Apakah flatten sama dengan mengompres? Tidak. Flatten membekukan lapisan formulir dan anotasi, sedangkan mengompres mengecilkan ukuran berkas. Ukuran hasil flatten bisa sedikit berbeda, tetapi tujuan keduanya berbeda.
Apakah tanda tangan di dalam dokumen ikut diratakan? Tanda tangan yang menempel sebagai gambar atau anotasi ikut membeku bersama lapisan lainnya. Setelah diratakan, tanda tangan itu tidak bisa dipindah lagi.
Bisakah meratakan hanya sebagian halaman? Tool ini memproses berkas yang diunggah secara menyeluruh. Untuk pekerjaan yang perlu memisahkan halaman lebih dulu, gunakan Mengatur Halaman PDF sebelum meratakan.
Menutup pekerjaan flatten
Kalau seluruh isian sudah benar dan dokumen siap dibekukan, buka Flatten PDF, unggah berkasnya, dan jalankan prosesnya. Setelah itu periksa hasilnya di pembaca PDF untuk memastikan tidak ada kolom yang tersisa dan tampilannya tidak bergeser. Gambaran pekerjaan dokumen yang lebih luas, termasuk kapan meratakan dipakai bersama penyensoran dan kata sandi, ada di Keamanan PDF dan Panduan PDF.