Menyensor data PDF sebelum dikirim dikerjakan dengan membuka Sensor PDF, mengunggah berkas, menarik kotak di atas setiap bagian rahasia pada pratinjau, lalu menjalankan prosesnya. Berkas hasilnya memuat blok hitam di area yang ditandai, dan isi di balik blok itu sudah tidak ada lagi di dalam berkas. Langkah yang paling sering dilewatkan justru yang terakhir: memeriksa hasilnya dengan mencari kata yang tadi disensor, untuk memastikan tidak ada satu pun yang masih bisa ditemukan.
Pekerjaan ini bukan sekadar menghitamkan bagian yang terlihat mencurigakan. Yang dicari adalah data yang bisa dipakai orang lain untuk mengenali, menghubungi, atau menyamar sebagai Anda. Bagian itu tidak selalu berada di tengah badan dokumen. Ia bisa terselip di kop surat, catatan kaki, nomor lampiran, atau potongan gambar yang ikut terunggah.
Data apa yang perlu diperiksa sebelum berkas dikirim
Urutan pemeriksaan yang berguna dimulai dari yang paling mudah disalahgunakan. Nomor identitas seperti NIK dan nomor kartu keluarga adalah yang pertama, karena angka itu cukup untuk mendaftar di banyak layanan. Setelah itu nomor rekening dan nomor kartu, lalu nomor telepon serta alamat surel pribadi. Data pihak ketiga juga termasuk: nama dan nomor kontak orang lain yang muncul di dokumen bukan milik Anda sepenuhnya, dan menyebarkannya tanpa alasan yang jelas sama bermasalahnya dengan menyebarkan data sendiri.
Selanjutnya periksa hal yang tidak berbentuk angka. Tanda tangan, cap, dan stempel yang terpindai bisa dipotong dari berkas dan ditempel di dokumen lain. Kalau tanda tangan itu tidak perlu dilihat penerima, lebih aman dihitamkan. Begitu juga nomor dokumen internal, kode tiket, atau kata sandi sementara yang kadang ikut tercetak di berkas hasil sistem. Bagian seperti ini sering luput karena bentuknya bukan data pribadi yang biasa dicari.
Tempat terakhir yang perlu disisir adalah bagian yang tampak kosong. Kop surat, header, footer, dan catatan kaki bisa memuat nomor telepon kantor atau nama pegawai yang tidak perlu ikut terkirim. Karena area itu jarang diperhatikan, di situlah data biasanya paling lama bertahan.
Ada baiknya membuat daftar periksa sebelum mulai menandai. Tuliskan semua jenis data yang ingin dihilangkan, lalu cari satu per satu di dokumen. Cara ini mencegah kebiasaan menyensor hanya bagian yang paling mencolok, sementara nomor telepon di footer atau nama penerima di halaman pertama terlewat. Daftar yang dibuat sekali juga bisa dipakai lagi untuk berkas serupa di kemudian hari.
Sensor permanen dan bedanya dengan menutup area
Perbedaan yang perlu dipahami sejak awal: sensor permanen menghapus isi dari berkas, sedangkan menutup area hanya menambah lapisan di atas halaman. Sensor PDF menghapus teks dan gambar di area yang ditandai dari aliran data berkas, lalu menggantinya dengan blok hitam. Setelah itu teks tersebut tidak bisa disalin, tidak muncul saat dicari, dan tidak bisa dipulihkan.
Sebaliknya, menutup area dengan kotak putih hanya menempelkan lapisan di atas halaman. Isi di bawahnya tetap ada di dalam berkas dan bisa tembus kalau teksnya disalin atau dicari. Cara itu cocok untuk merapikan salah ketik pada halaman berlatar putih, bukan untuk data rahasia. Perbedaannya dijelaskan lebih rinci di Cara Menutup Area di PDF, dan untuk teks yang benar-benar harus hilang, prinsipnya ada di Cara Menyensor Teks PDF Permanen.
Konsekuensi dari sifat permanen itu sederhana: setiap kotak harus benar sebelum proses dijalankan. Kalau ternyata salah tandai, berkas hasil tidak bisa dikembalikan. Yang bisa dilakukan adalah mengulang dari berkas asli, bukan dari berkas yang sudah disensor.
Langkah menyensor data sebelum berkas dikirim
- Simpan salinan berkas asli. Prosesnya menghasilkan berkas baru, tetapi menyimpan aslinya memudahkan pengulangan kalau ada yang salah.
- Buka Sensor PDF di peramban, lalu unggah berkasnya.
- Sisir dokumen dengan fitur pencarian pembaca PDF untuk kata kunci yang sensitif: kata "NIK", nomor telepon, nama, atau nomor rekening. Catat setiap halaman yang muncul.
- Tarik kotak di atas bagian yang ingin dihitamkan. Tarik sedikit melewati tepi teks, bukan pas di batas huruf, supaya tidak ada huruf pinggir yang lolos.
- Ulangi untuk setiap kemunculan, termasuk yang berada di halaman berbeda. Satu proses bisa memuat lebih dari satu kotak.
- Periksa ulang setiap kotak sebelum memproses. Tindakan ini tidak bisa dibatalkan.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Buka berkas hasil, coba salin dan cari teks yang tadi disensor. Kalau tidak ada yang bisa tersorot atau ditemukan, sensornya berhasil.
Langkah kedelapan memakan waktu sebentar, tetapi itulah satu-satunya cara memastikan hasilnya. Melihat blok hitam di layar belum membuktikan apa pun.
Data yang tidak ikut tersensor
Sensor bekerja pada isi halaman, bukan pada seluruh berkas. Metadata dokumen, yaitu judul, nama penulis, dan nama perangkat lunak yang membuat berkas, tidak ikut terhapus. Nama penulis di properti PDF bisa tetap ada meski seluruh badan dokumen sudah dihitamkan. Bagian itu dibersihkan dengan panduan metadata PDF, dan langkah lengkapnya ada di Cara Menghapus Properti PDF Sebelum Dikirim. Isi apa saja yang biasanya tersimpan di sana dijelaskan di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF.
Untuk berkas hasil pindai, tidak ada teks digital yang bisa dicari, karena halamannya berupa gambar. Sensor tetap menutup area yang ditandai, tetapi pemeriksaan dengan fitur pencarian tidak akan membantu. Pada berkas seperti itu, periksa hasilnya secara visual, halaman demi halaman.
Selain metadata, ada bagian lain yang tidak ikut tersensor: lampiran yang menempel di dalam berkas, tautan yang menyimpan alamat, dan nama berkas itu sendiri. Nama berkas yang memuat nomor identitas tetap terbaca saat dikirim, meski isinya sudah dihitamkan. Karena itu, ganti dulu nama berkas menjadi keterangan umum sebelum mengunggah, dan periksa apakah ada lampiran yang ikut terbawa.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau yang salah hanya salah ketik pada halaman berlatar putih, menutupnya dengan kotak putih lebih tepat dan tidak mengubah isi berkas. Menyensor area yang tidak rahasia hanya membuat dokumen penuh blok hitam yang menyulitkan pembaca. Kalau yang ingin dibuang adalah seluruh halaman, caranya bukan sensor, melainkan menghapus halaman lewat Hapus Halaman PDF.
Untuk dokumen yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor sama sekali, aplikasi yang berjalan di komputer sendiri adalah pilihan yang benar. Berkas pada layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi selama proses berlangsung berkas tetap meninggalkan perangkat. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Kalau data yang sama muncul berkali-kali, apakah satu kotak cukup? Tidak. Setiap kemunculan harus ditandai sendiri. Teks yang sama di halaman tiga dan halaman tujuh adalah dua area berbeda, dan keduanya perlu kotak masing-masing.
Bagaimana memastikan tidak ada yang terlewat? Gunakan fitur pencarian pembaca PDF untuk setiap kata kunci sebelum menandai. Daftar hasil pencarian itu menjadi panduan, sehingga kemunculan di kop atau catatan kaki tidak terlewat.
Apakah blok hitamnya bisa dibuka dengan aplikasi lain? Tidak. Isinya sudah tidak ada di dalam berkas, jadi tidak ada yang bisa dibuka. Blok hitam itu hanya penanda visual bahwa ada bagian yang sengaja dihilangkan.
Sebaiknya menyensor sebelum atau sesudah mengisi formulir? Isi dan periksa formulir lebih dulu, baru sensor bagian yang tidak boleh terkirim. Setelah itu, kalau perlu, ratakan isian ke halaman supaya tidak bisa diubah lagi. Urutan pekerjaan untuk berkas semacam ini ada di Keamanan PDF.
Apakah berkas hasil sensor masih bisa dicetak dan digabung? Bisa. Hasilnya adalah PDF biasa yang bisa dibuka, dicetak, dan digabung dengan berkas lain seperti PDF pada umumnya.
Menutup pekerjaan sebelum berkas dikirim
Untuk data yang harus benar-benar hilang, mulai dari Sensor PDF, tandai setiap kemunculan, lalu periksa hasilnya dengan fitur pencarian. Setelah itu bersihkan metadatanya, dan baru pasang kata sandi kalau berkas hanya boleh dibaca pihak tertentu. Urutan pekerjaan yang lengkap untuk berkas sensitif ada di Keamanan PDF, dan gambaran seluruh pekerjaan dokumen dimulai dari Panduan PDF.