Mengunci PDF dengan password dikerjakan lewat Proteksi PDF. Unggah berkasnya, tentukan satu kata sandi, jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya. Dokumen hasilnya dienkripsi dengan AES-256, dan hanya bisa dibuka oleh orang yang memegang kata sandi itu. Isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah.
Satu hal perlu dipahami sebelum mulai: kata sandi tidak disimpan di server. Layanan ini tidak punya salinan sandi Anda, dan memang tidak menginginkannya. Konsekuensinya jelas, sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan. Kalau dokumen itu masih dibutuhkan beberapa bulan lagi, catat sandinya di tempat yang aman sebelum berkasnya dikirim atau diarsipkan.
Selain sandi, tool ini mengatur tiga izin: mengizinkan mencetak, mengizinkan menyalin teks dan gambar, dan mengizinkan mengubah isi. Bawaannya ketiganya ditolak. Kalau tidak ada yang dicentang, dokumen hasilnya tidak bisa dicetak, tidak bisa disalin isinya, dan tidak bisa diubah. Izin ini ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, jadi ia lapisan tambahan di atas sandi, bukan pengganti sandi.
Kapan mengunci PDF dipakai
Mengunci dokumen masuk akal saat berkas berpindah tangan dan isinya hanya boleh dibuka pihak tertentu. Laporan keuangan yang dikirim lewat surel, kontrak yang menunggu tanda tangan, data kepegawaian, atau dokumen pribadi yang disimpan di perangkat bersama. Pada berkas seperti itu, sandi menjaga isinya agar tidak terbuka begitu saja kalau berkasnya jatuh ke tangan yang salah.
Mengunci juga berguna saat isi dokumen tidak boleh diubah penerima. Untuk kebutuhan itu, centang tidak dicentang pada izin mengubah isi, sehingga penerima yang memakai pembaca PDF yang menghormati izin tidak bisa menyunting halamannya. Kalau yang ingin dicegah justru penyalinan teks, biarkan izin menyalin juga tidak dicentang.
Kapan mengunci PDF tidak perlu
Dokumen yang hanya akan dibaca sendiri tidak perlu dikunci. Kalau berkasnya tetap berada di komputer atau ponsel Anda dan tidak dikirim ke mana pun, sandi hanya menambah satu langkah setiap kali membukanya. Menyimpan berkas di folder yang dilindungi akun perangkat biasanya sudah cukup.
Dokumen yang akan digabung, dikompres, atau disunting lagi sebaiknya juga belum dikunci. Berkas terenkripsi tidak bisa dibaca tool lain selama kuncinya terpasang, jadi seluruh pekerjaan itu harus menunggu. Urutan yang lebih hemat: selesaikan dulu semua penyuntingan, baru pasang sandinya di akhir.
Proteksi juga bukan pengaman mutlak. Kekuatan sandi tetap menentukan. Sandi pendek atau yang mudah ditebak bisa dicoba paksa alat di luar sana. Untuk dokumen yang benar-benar rahasia, pilih sandi panjang yang tidak ada di kamus dan jangan simpan sandinya di tempat yang ikut tersalin saat berkas diteruskan.
Langkah mengunci PDF
- Pastikan seluruh isi dokumen sudah final. Setiap perubahan setelah dikunci memerlukan sandi lagi untuk membukanya.
- Simpan salinan berkas asli. Berkas asli tidak berubah selama proses, dan salinannya berguna kalau nanti ada yang perlu diulang.
- Buka Proteksi PDF di peramban.
- Ketik kata sandi pada kolom yang tersedia. Panjangnya minimal empat karakter dan maksimal 128 karakter.
- Tentukan izinnya. Centang mencetak, menyalin, atau mengubah isi hanya bila penerima memang boleh melakukannya. Kalau ragu, biarkan tidak dicentang.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka berkas hasilnya dan pastikan sandinya benar-benar diminta saat dibuka. Kalau berkas terbuka tanpa sandi, prosesnya belum selesai.
Langkah ketujuh sering dilewati, padahal itu satu-satunya cara memastikan berkas benar-benar terkunci sebelum dikirim. Lakukan sebelum berkas berpindah ke orang lain, karena setelah terkirim Anda tidak bisa menariknya kembali.
Mengatur izin dengan benar
Izin mencetak, menyalin, dan mengubah isi sengaja dibiarkan mati secara bawaan. Alasannya sederhana: dokumen yang dikunci biasanya memang ingin dibatasi. Kalau ketiga izin dinyalakan tanpa dipikir, dokumennya hanya diberi nama sandi tanpa menahan apa pun.
Pikirkan kebutuhan penerimanya, bukan kebutuhan Anda. Dokumen yang akan dibaca di rapat biasanya perlu bisa dicetak. Dokumen yang isinya berupa data untuk diolah penerima mungkin perlu bisa disalin. Dokumen yang hanya untuk dibaca cukup dibiarkan tanpa izin tambahan.
Yang perlu diingat, izin ini hanya ditegakkan pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, misalnya Adobe Acrobat dan Foxit. Pembaca yang tidak menghormatinya akan tetap membuka isi begitu sandinya dimasukkan. Jadi izin bukan tembok, melainkan rambu. Untuk data yang benar-benar harus hilang dari berkas, cara yang tepat bukan izin, melainkan Sensor PDF yang menghapus datanya secara permanen.
Masalah yang sering terjadi
Berkas hasil masih bisa dibuka tanpa sandi. Periksa kembali prosesnya. Kemungkinan yang terunduh adalah berkas asli, bukan berkas hasil. Perhatikan nama berkasnya, lalu ulangi prosesnya.
Sandi ditolak saat dibuka. Kata sandi PDF membedakan huruf besar dan kecil. Periksa juga spasi yang mungkin ikut tersalin di awal atau akhir sandi. Kalau sandinya berisi karakter khusus, ketik ulang daripada menyalin tempel.
Penerima tidak bisa mencetak. Izin mencetak tidak dicentang saat proses. Buka kembali berkas aslinya, lalu jalankan proses sekali lagi dengan izin mencetak dicentang. Sandi tidak bisa diubah pada berkas yang sudah jadi.
Ingin mengganti sandi setelah berkas terkirim. Sandi tidak bisa diganti pada berkas yang sudah terenkripsi. Buat salinan baru dari berkas asli, lalu kunci ulang dengan sandi yang baru.
Berkas terasa lebih besar setelah dikunci. Enkripsi menambah lapisan pada berkas, dan ukurannya bisa sedikit berbeda. Kalau ukurannya jadi masalah, kecilkan dulu berkas aslinya lewat Kompres PDF sebelum dikunci, bukan sesudahnya.
Sebelum dikunci, bersihkan dulu isinya
Enkripsi melindungi isi dokumen dari orang yang tidak memegang sandi. Enkripsi tidak menyembunyikan data yang sudah tertulis di halaman dari penerima yang tahu sandinya. Karena itu, periksa dulu apa yang ada di dalam dokumen sebelum dikunci.
Kalau ada nama, nomor, atau alamat yang seharusnya tidak dibaca penerima, sensor dulu dengan Sensor PDF. Tool itu menghapus datanya dari berkas, bukan sekadar menutupnya. Kalau hanya perlu merapikan tampilan, Tutup Area PDF bisa dipakai, tetapi ingat isi di balik kotak putihnya tetap ada dan bisa tembus bila teksnya disalin.
Metadata dokumen juga layak dibersihkan sebelum berkas dikirim. Nama pembuat, judul, dan keterangan lain bisa terbaca dari properti berkas. panduan metadata PDF membersihkan keterangan itu tanpa mengubah isi halaman.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang isinya tidak boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikunci dengan aplikasi di komputer sendiri. Mengunci berkas justru pekerjaan yang sering dilakukan pada dokumen paling sensitif, dan mengunggahnya ke layanan online bertentangan dengan tujuan itu. Untuk berkas seperti itu, enkripsi di perangkat sendiri adalah pilihan yang lebih tepat meskipun langkahnya lebih panjang.
Untuk berkas yang boleh diproses lewat layanan online, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Kata sandi tidak disimpan di server. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi. Batas paketnya juga berlaku: tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari, paket Gratis 30 pemrosesan per hari, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan. Rinciannya ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah sandi bisa dipasang ke beberapa berkas sekaligus? Tidak dalam satu proses. Proteksi PDF memproses satu berkas setiap kali. Kalau beberapa berkas perlu sandi yang sama, ulangi prosesnya untuk masing-masing.
Apakah dokumen yang dikunci masih bisa dibaca isinya oleh tool lain? Tidak selama kuncinya terpasang. Berkas terenkripsi tidak bisa dibaca mesin penggabung atau pengompres sebelum dibuka kuncinya dengan sandi yang benar.
Apakah hasilnya bisa dibuka di HP? Bisa, asalkan pembaca PDF di HP itu mendukung berkas terenkripsi. Dukungannya berbeda antar aplikasi, jadi uji dulu di perangkat penerima sebelum mengirim berkas penting.
Apakah izin yang saya atur berlaku di semua aplikasi? Tidak. Izin ditegakkan pembaca yang menghormatinya. Aplikasi yang tidak menghormatinya akan membuka isi tanpa menghiraukan batasan itu, jadi jangan mengandalkan izin sebagai satu-satunya pengaman.
Setelah dokumen terkunci
Kalau tujuannya hanya mengunci berkas, buka Proteksi PDF, tentukan sandinya, dan simpan hasilnya di tempat yang aman. Untuk dokumen milik sendiri yang sudah terkunci dan perlu dibuka lagi, mulai dari Buka Kunci PDF. Rangkuman seluruh pekerjaan keamanan berkas ada di Keamanan PDF, dan dasar pengelolaan dokumen ada di Panduan PDF.