Melindungi PDF dari perubahan dikerjakan dengan memberi kata sandi lewat Proteksi PDF dan membiarkan centang "izinkan mengubah isi" tetap mati. Bawaannya memang mati, jadi dokumen yang dikunci tanpa mencentang apa pun tidak bisa dicetak, tidak bisa disalin isinya, dan tidak bisa diubah. Sandi dan enkripsi AES-256 yang menyertainya membuat berkas hanya bisa dibuka oleh pemegang sandi.
Ada satu hal yang perlu disampaikan sejak awal supaya harapannya tidak meleset. Izin ubah ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen, seperti Adobe Acrobat dan Foxit. Pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Jadi izin ini adalah lapisan tambahan di atas sandi, bukan tembok yang tidak bisa dilewati apa pun.
Apa artinya melindungi dari perubahan
Ada dua hal yang berbeda di sini. Yang pertama adalah melindungi berkas agar tidak bisa dibuka oleh orang yang tidak berhak. Ini urusan kata sandi. Yang kedua adalah melindungi isinya agar tidak berubah meskipun berkasnya dibuka. Ini urusan izin ubah. Banyak orang mengira satu kata sandi sudah menutup keduanya, padahal keduanya diatur terpisah.
Proteksi PDF menyatukan keduanya dalam satu halaman. Anda menentukan satu kata sandi, lalu memilih izin mana yang dibuka. Sandi itu berlaku untuk membuka dokumen. Izin mengatur apa yang boleh dilakukan setelah dokumen terbuka. Karena hanya ada satu sandi, Anda tidak perlu mengingat sandi pembuka dan sandi pemilik yang terpisah.
Kenapa izin ubah bawaannya ditolak
Dokumen yang dikunci biasanya memang ingin dibatasi. Kalau centang izin dibiarkan menyala, yang terjadi adalah dokumen diberi nama sandi tetapi isinya tetap bebas diubah, dicetak, dan disalin oleh siapa pun yang tahu sandinya. Itu bukan proteksi, hanya penamaan.
Karena alasan itu, ketiga izin bawaannya ditolak. Tanpa mencentang apa pun, dokumen hasilnya benar-benar terkunci. Kalau Anda memang ingin membuka salah satu izin, centang satu per satu sesuai kebutuhan. Misalnya dokumen internal yang boleh dibaca dan dicetak tetapi tidak boleh diubah, atau dokumen yang boleh dibaca tetapi tidak boleh disalin.
Kapan cara ini dipakai
Cara ini dipakai saat dokumen sudah final dan Anda ingin bentuknya bertahan. Contohnya laporan yang dikirim ke pihak luar, penawaran yang sudah disetujui, atau dokumen yang akan diarsipkan sebagai catatan resmi. Selama isinya tidak boleh bergerak lagi, mengunci berkas adalah keputusan yang masuk akal.
Cara ini juga dipakai saat dokumen akan beredar di banyak tangan dan Anda ingin mencegah suntingan tidak sengaja. Berkas yang tidak sengaja terubah bisa menimbulkan kebingungan tentang versi mana yang benar. Mengunci berkas membuat satu versi menjadi rujukan yang tidak berubah.
Untuk dokumen yang isinya perlu diperbarui berkala, kuncinya justru merepotkan. Setiap perubahan menuntut buka kunci, sunting, lalu kunci ulang. Kalau dokumennya masih bergerak, biarkan terbuka sampai isinya benar-benar berhenti berubah.
Kapan cara ini tidak dipakai
Cara ini tidak dipakai untuk data yang benar-benar rahasia. Izin ubah dan izin salin bukan enkripsi isi halaman. Kalau yang ingin disembunyikan adalah data sensitif, alat yang benar adalah Sensor PDF, yang menghapus data dari berkas, bukan sekadar melarang tindakan.
Cara ini juga tidak dipakai untuk dokumen yang masih akan digabung, disunting, atau diisi formulirnya. Berkas terkunci tidak bisa dibaca tool lain sebelum kuncinya dibuka. Mengunci dokumen di tengah alur kerja berarti menambah satu putaran buka kunci di setiap langkah berikutnya.
Terakhir, cara ini tidak dipakai sebagai pengganti pengamanan yang sesungguhnya. Kalau dokumennya sangat sensitif, mengirim berkasnya sama sekali adalah pilihan yang lebih aman daripada mengirim berkas terkunci. Proteksi mengurangi risiko, bukan menghilangkannya.
Langkah melindungi PDF dari perubahan
- Pastikan seluruh isi sudah final. Setiap perubahan setelah dikunci menuntut proses buka kunci ulang.
- Simpan salinan berkas asli di tempat terpisah. Pemberian sandi mengubah berkas, dan hasilnya tidak bisa dikembalikan tanpa sandi.
- Buka Proteksi PDF, lalu unggah berkasnya.
- Tentukan kata sandi. Panjangnya minimal 4 karakter dan maksimal 128 karakter. Pilih sandi yang panjang dan tidak mudah ditebak.
- Biarkan centang "izinkan mengubah isi" tetap mati. Kalau dokumennya juga tidak boleh dicetak atau disalin, biarkan kedua centang itu mati juga.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh berkas hasilnya.
- Buka hasilnya dan pastikan isinya utuh serta sandinya diminta saat berkas dibuka.
- Catat sandinya di tempat yang aman. Sandi yang lupa tidak bisa dipulihkan.
Langkah kedelapan sama pentingnya dengan langkah lainnya. Kata sandi tidak disimpan di server, jadi tidak ada cara memulihkannya kalau hilang. Menyimpan sandi di pengelola kata sandi jauh lebih aman daripada mengandalkan ingatan.
Memilih izin yang tepat
Kalau dokumennya perlu dibaca dan dicetak tetapi tidak boleh diubah, centang "izinkan mencetak" saja. Dokumen seperti ini biasanya dipakai untuk pengumuman atau panduan yang dibaca berulang kali.
Kalau dokumennya perlu dibaca, dicetak, dan disalin isinya, centang dua izin itu. Dokumen seperti ini biasanya dipakai untuk data yang perlu dikutip, misalnya tabel atau daftar yang akan disalin ke tempat lain.
Kalau dokumennya tidak boleh diapa-apakan selain dibaca, biarkan ketiga centang mati. Ini pilihan bawaan, dan untuk dokumen rahasia atau berkas yang bentuknya harus persis, inilah yang paling masuk akal.
Satu catatan tentang izin cetak. Izin yang tidak dicentang membuat pembaca PDF yang menghormati izin menolak mencetak dokumen. Namun siapa pun yang bisa membuka dokumennya di layar masih bisa memotret halamannya dengan kamera. Izin membatasi tindakan lewat perangkat lunak, bukan tindakan secara fisik.
Yang berubah dan yang tidak
Yang tidak berubah setelah dikunci: isi halaman, jenis huruf, gambar, dan susunan tata letaknya. Pemberian sandi tidak menggambar ulang halamannya. Isi yang Anda lihat sebelum dikunci tetap sama setelahnya.
Yang berubah: berkasnya hanya bisa dibuka dengan sandi yang benar, dan tindakan yang tidak diizinkan menjadi terbatas di pembaca yang menghormati izin. Karena itu hasilnya disebut PDF terkunci, bukan PDF yang berbeda isinya.
Satu hal yang juga perlu diketahui: tanda tangan elektronik tersertifikasi belum tersedia di katalog ini. Kalau dokumen aslinya membawa tanda tangan digital dari penyedia lain, menguncinya tidak menambah bukti keaslian baru. Stempel atau tanda tangan gambar yang ditambahkan setelahnya bukan bukti kriptografis.
Masalah yang sering terjadi
Sandi lupa setelah dokumen dikunci. Sandi tidak bisa dipulihkan. Simpan salinan berkas asli, dan catat sandinya di tempat yang aman sebelum berkas dikirim.
Dokumen tetap bisa diubah di aplikasi tertentu. Sebagian pembaca PDF mengabaikan izin dokumen. Selama sandinya diketahui, pembaca seperti itu tetap bisa mengubah isi. Untuk data yang harus benar-benar tetap, sensor permanen atau ratakan isinya.
Berkas hasil tidak bisa dibuka tool lain. Berkas terenkripsi tidak bisa dibaca mesin penggabung atau pengompres sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar.
Ukuran berkas bertambah setelah dikunci. Kata sandi menambah struktur baru ke dalam berkas. Kalau ukurannya jadi masalah, kompres setelah semua perubahan selesai, bukan sebelumnya.
Isi dokumen masih perlu diperbaiki. Jangan mengunci sebelum isinya benar-benar final. Buka kuncinya, perbaiki lewat Editor PDF, lalu kunci ulang dengan sandi baru.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor lebih baik dikunci dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di tool ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah izin ubah berlaku di semua aplikasi PDF? Tidak. Izin ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui.
Apakah saya perlu dua sandi, satu untuk membuka dan satu untuk mengubah? Tidak. Tool ini memakai satu sandi untuk keduanya, dan izin diatur lewat centang. Ini menyederhanakan hal yang di tool lain kadang dipecah menjadi dua kolom.
Apakah dokumen yang dikunci masih bisa digabung? Tidak, selama kuncinya masih terpasang. Buka dulu kuncinya, gabungkan, lalu kunci ulang hasil akhirnya.
Apakah saya bisa mengunci dokumen agar tidak bisa diubah tetapi tetap bisa dicetak? Bisa. Centang "izinkan mencetak" saja, dan biarkan izin ubah tetap mati.
Apakah menghapus izin setelah dokumen dikunci bisa dilakukan? Bisa, selama sandinya diketahui. Buka kuncinya lewat Buka Kunci PDF, lalu kunci ulang dengan pengaturan izin yang baru.
Menutup dokumen yang sudah final
Kalau isinya sudah berhenti berubah, buka Proteksi PDF, tentukan sandinya, dan biarkan izin ubah tetap mati. Peta pekerjaan keamanan yang lebih luas ada di Keamanan PDF, dan urusan menyunting sebelum dikunci ada di Mengedit PDF.