Jejak edit di PDF terbagi dua, dan keduanya ditangani dengan cara berbeda. Jejak tersembunyi, seperti nama penulis, judul, dan nama aplikasi, dibersihkan dari aplikasi pembuat dokumen atau properti saat mengekspor ulang PDF. Jejak yang terlihat di halaman, seperti NIK, nomor rekening, atau tanda tangan, ditutup permanen lewat Sensor PDF. Artikel ini menjelaskan bedanya dan urutan kerja yang benar.
Istilah jejak edit perlu dijelaskan lebih dulu, karena orang memaknainya berbeda-beda. Pada dokumen Word, jejak edit berarti riwayat perubahan, komentar, dan nama penyunting yang menempel di dalam berkas. PDF adalah format kirim, dan format ini tidak menyimpan riwayat perubahan dengan cara yang sama. Yang tetap tersimpan di PDF justru metadata: keterangan tentang siapa dan dengan aplikasi apa dokumen itu dibuat.
Kalau yang Anda cari adalah menghapus komentar, anotasi, atau tanda revisi yang terlihat di halaman, itu pekerjaan lain dan alatnya berbeda. Artikel ini membahas keduanya: jejak yang tidak terlihat saat halaman dibaca, dan data pribadi yang tampak di halaman.
Jejak apa saja yang biasanya tertinggal
Metadata PDF memuat lebih banyak daripada yang tampil di panel properti pembaca. Yang paling sering muncul adalah nama penulis, judul dokumen, subjek, kata kunci, nama perangkat lunak pembuat (producer), nama aplikasi asal (creator), dan blok metadata XMP yang bisa memuat informasi tambahan.
Pada berkas yang lahir dari Word atau aplikasi kantor, nama penulis biasanya ikut terbawa dari akun pengguna yang mengekspor. Pada berkas hasil pindai, nama perangkat atau aplikasi pemindai yang tercatat. Pada berkas yang pernah dikirim bolak-balik, jejak nama bisa bertambah setiap kali dokumen disimpan oleh orang yang berbeda.
Bagian yang sering luput adalah XMP. Panel properti di sebagian pembaca PDF tidak menampilkan seluruh isinya, sehingga dokumen terlihat bersih padahal jejaknya masih ada. Karena itu, memeriksa properti saja belum cukup untuk memastikan berkas benar-benar bersih.
Di luar metadata, jejak lain justru terlihat di halaman: nama di kop surat, nomor rekening, NIK, atau tanda tangan. Ini bukan metadata, dan tidak tersentuh oleh pembersihan metadata mana pun. Bagian inilah yang perlu ditutup lewat sensor.
Dua jejak, dua cara membersihkan
Jejak tersembunyi (metadata). Dibersihkan dengan cara mengekspor ulang PDF dari aplikasi pembuat dokumen dengan isian properti yang bersih, atau dari pembaca PDF di komputer. ngeditpdf.com tidak menyediakan tool untuk menyunting metadata; pekerjaan ini dilakukan di aplikasi asal dokumen.
Jejak yang terlihat di halaman. Ditutup permanen lewat Sensor PDF. Sensor menghapus isi di dalam area yang ditandai, sehingga nama, nomor, atau gambar itu benar-benar hilang dari berkas hasil dan tidak bisa disalin lagi.
Urutannya penting: sensor dulu, lalu pastikan metadata sudah bersih dari aplikasi asal, baru berkas dikirim. Kalau dokumennya masih akan dikompres atau digabung, kerjakan itu setelah sensor.
Yang hilang dan yang tidak
Setelah sensor, yang hilang hanya isi di dalam area yang ditandai. Bagian halaman lain tidak berubah: jumlah halaman, susunan teks, gambar, dan penomoran tetap sama. Nama yang tidak Anda tandai tetap ada.
Nama berkas tidak ikut berubah. Kalau nama orang tertulis di nama berkasnya, ganti nama berkas itu secara terpisah.
Langkah menutup jejak di PDF
- Buka dokumennya, lalu periksa properti untuk melihat judul, penulis, dan aplikasi yang tercatat.
- Periksa juga isi halamannya: cari NIK, nomor rekening, alamat, dan data pribadi lain yang tidak perlu diketahui penerima.
- Periksa nama berkasnya. Kalau ada nama pribadi di sana, siapkan nama pengganti.
- Simpan salinan berkas asli sebelum diproses. Sensor tidak bisa dikembalikan dari berkas hasil.
- Buka Sensor PDF, tandai area yang memuat data sensitif, lalu unduh hasilnya.
- Buka berkas hasil, dan pastikan area yang disensor tidak lagi bisa disalin atau dicari.
- Ganti nama berkas bila perlu, baru kirim.
Langkah keenam adalah pemeriksaan yang menentukan. Jangan menganggap data sudah tertutup hanya karena prosesnya selesai. Buktikan dengan mencoba menyalin angka di area itu pada berkas hasil.
Urutan dengan pekerjaan lain
Kalau dokumen yang sama juga perlu dikompres, kerjakan sensor lebih dulu. Mengubah halaman setelah kompres akan mengubah berkas lagi, dan hasil kompres sebelumnya jadi tidak terpakai.
Kalau dokumennya akan dikunci dengan kata sandi, lakukan sensor dan pembersihan metadata sebelum proteksi dipasang. Berkas yang sudah terkunci harus dibuka lagi setiap kali ada perubahan, dan itu satu putaran pekerjaan yang bisa dihindari. Urutan ini dibahas juga di Keamanan PDF.
Untuk dokumen yang metadatanya justru perlu benar, misalnya judul yang dibaca mesin pencari, jangan dihapus semua. Isi judul dan subjek dengan benar saat mengekspor dari aplikasi asal. Penjelasan tentang kolom yang tersimpan ada di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF.
Kapan cara ini tidak dipakai
Sensor tidak dipakai kalau tidak ada data sensitif di halaman. Dokumen yang hanya berisi teks umum dan nama yang memang perlu diketahui penerima tidak perlu disensor.
Sensor juga tidak dipakai kalau yang perlu disentuh justru metadata saja. Pembersihan metadata dilakukan dari aplikasi asal dokumen, bukan dari tool peramban.
Terakhir, cara ini bukan pengganti kata sandi. Menutup data tidak membuat berkas rahasia. Siapa pun yang memegang berkasnya masih bisa membukanya. Kalau isinya harus dibatasi, pasang kata sandi lewat Kunci PDF.
Masalah yang sering terjadi
Metadata muncul lagi setelah disunting. Kalau berkas dibuka dan disimpan ulang di aplikasi lain, aplikasi itu bisa menulis ulang nama penulis dan aplikasinya. Periksa metadata di langkah paling akhir, setelah semua penyuntingan selesai.
Data masih bisa disalin setelah ditutup. Kemungkinan yang dipakai adalah kotak anotasi, bukan sensor destruktif. Kotak anotasi hanya menutupi tampilan; isi aslinya masih ada. Gunakan Sensor PDF.
Nama di halaman tidak ikut hilang. Berarti area nama itu belum ditandai. Sensor hanya menghapus area yang Anda pilih; tandai ulang dan proses lagi.
Nama berkas masih memuat identitas. Proses ini tidak mengubah nama berkas. Ganti namanya secara manual sebelum dikirim.
Berkas terkunci tidak bisa diproses. Lepas dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, baru disensor.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas kepegawaian, laporan keuangan, atau dokumen yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya diolah dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumen sumbernya masih tersimpan sebagai Word, periksa metadata di sumbernya juga. Membersihkan jejak di sumbernya lalu mengekspor ulang sering lebih tuntas daripada membersihkan PDF hasil ekspornya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah menyensor mengubah tampilan halaman? Hanya di area yang ditandai. Bagian lain tampil sama persis.
Apakah riwayat perubahan ikut terhapus? PDF tidak menyimpan riwayat perubahan seperti dokumen kerja. Yang ada adalah metadata dan isi halaman, dan keduanya ditangani dengan cara berbeda.
Apakah nama di halaman ikut hilang? Hanya kalau Anda menandainya. Sensor bekerja pada area yang dipilih.
Apakah area yang disensor bisa dikembalikan? Tidak dari berkas hasil. Simpan berkas asli kalau datanya masih dibutuhkan di kemudian hari.
Apakah berkas hasil masih bisa dibuka di aplikasi lain? Bisa. Sensor menghasilkan PDF biasa yang bisa dibuka di pembaca mana pun.
Menutup jejak sebelum berkas berpindah tangan
Untuk data pribadi yang terlihat di halaman, mulai dari Sensor PDF, lalu periksa properti dan nama berkasnya. Untuk metadata tersembunyi, bersihkan dari aplikasi asal dokumen. Gambaran seluruhnya ada di Keamanan PDF, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.