Watermark sebagai proteksi dipasang dengan menuliskan teks cap air lewat Watermark PDF, menggesernya di pratinjau, lalu menjalankan prosesnya. Cap air diletakkan di atas isi halaman, dan isi dokumen tetap terbaca. Preset yang tersedia adalah DRAF, RAHASIA, dan SALINAN, dan teksnya bisa ditulis bebas sampai 60 karakter.
Satu hal yang perlu dikatakan terus terang sejak awal: cap air bukan proteksi. Ia hanya penanda visual. Cap itu bisa ditutup dengan kotak putih, bisa dihapus dengan aplikasi lain, dan tidak menghalangi siapa pun untuk membuka atau menyalin isi dokumen. Menyebutnya sebagai proteksi akan menyesatkan. Yang benar adalah cap air menandai status dokumen, sedangkan proteksi sungguhan dikerjakan dengan enkripsi lewat Proteksi PDF.
Artikel ini membahas apa yang cap air memang bisa lakukan, apa yang tidak, dan bagaimana memakainya dengan jujur.
Apa yang sebenarnya dilakukan cap air
Cap air menempelkan lapisan teks di atas halaman. Fungsinya menandai, bukan mengunci. Cap RAHASIA memberi tahu pembaca bahwa dokumen itu tidak untuk disebarkan. Cap DRAF memberi tahu bahwa isinya belum final. Cap SALINAN menandai salinan dari dokumen asli.
Penanda seperti ini bekerja pada manusia, bukan pada mesin. Ia mengingatkan pembaca tentang status dokumen, dan pada beberapa situasi itu sudah cukup. Misalnya, draf yang beredar di dalam tim internal akan lebih jarang disalahartikan sebagai versi final kalau setiap halamannya membawa cap DRAF.
Yang tidak dilakukan cap air: ia tidak mencegah pembukaan, tidak mencegah penyalinan, dan tidak mencegah penyuntingan. Berkas dengan cap air tetap PDF biasa yang bisa dibuka siapa pun yang memegangnya.
Kenapa cap air bukan proteksi
Ada tiga alasan yang perlu dipahami.
Pertama, cap air mudah ditutup. Karena ia berada di atas halaman, kotak putih dari Tip-ex PDF bisa menutupinya, sama seperti menutup salah ketik. Isi dokumen di bawahnya tetap ada, dan capnya hilang dari pandangan.
Kedua, cap air bisa dihapus dengan aplikasi lain. Sebagian alat penyunting PDF bisa menghapus objek cap air tanpa menyentuh isi halaman. Tidak ada kunci yang menghalangi.
Ketiga, cap air tidak mengenkripsi apa pun. Isi halaman tetap tersimpan dalam bentuk yang bisa dibaca. Siapa pun yang membuka berkasnya bisa membaca teksnya, dan kalau izin salin tidak dibatasi, bisa menyalinnya.
Jadi, memperlakukan cap air sebagai pengaman sama dengan memasang stiker "jangan dibuka" di pintu yang tidak dikunci. Stiker itu berguna sebagai peringatan, tetapi tidak menghalangi siapa pun yang berniat masuk.
Untuk apa cap air memang tepat
Cap air tepat untuk memberi status pada dokumen yang beredar di lingkungan yang saling percaya. Draf internal, salinan kerja, dan dokumen yang sedang ditinjau cocok memakai cap air.
Cap air juga berguna untuk mencegah kebingungan versi. Dokumen yang sering direvisi dan dibagikan ke banyak orang lebih aman kalau setiap versinya membawa cap yang jelas, misalnya tanggal atau status. Penanda ini mengurangi risiko orang bekerja dari versi lama.
Cap air juga dipakai untuk menandai asal dokumen. Menuliskan nama organisasi atau keterangan "salinan tidak resmi" pada halaman membantu penerima memahami dari mana dokumen itu datang dan statusnya apa.
Semua manfaat itu nyata, tetapi semuanya bersifat informatif. Tidak ada satupun yang mengunci dokumen.
Langkah memasang cap air
- Tentukan teks capnya. Pilih preset DRAF, RAHASIA, atau SALINAN, atau tulis teks sendiri sampai 60 karakter.
- Tentukan halaman mana yang diberi cap. Bisa seluruh halaman, bisa halaman tertentu saja.
- Buka Watermark PDF, lalu unggah berkasnya.
- Geser posisi cap di pratinjau sampai letaknya sesuai. Cap air diletakkan di atas isi halaman, jadi pilih posisi yang tidak menutupi bagian penting.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka berkas hasil, lalu periksa tampilan cap di beberapa halaman.
Langkah keempat menentukan keterbacaan. Cap yang terlalu besar atau terlalu gelap bisa mengganggu isi, terutama pada halaman yang padat tulisan.
Kalau yang dibutuhkan proteksi sungguhan
Kalau dokumen harus benar-benar dibatasi, cap air bukan jawabannya. Gunakan Proteksi PDF untuk mengunci dokumen dengan kata sandi. Tool itu mengenkripsi berkas dengan AES-256 dan menyediakan tiga izin yang bisa diatur: mencetak, menyalin teks dan gambar, serta mengubah isi. Bawaannya ketiga izin ditolak, jadi dokumen hasilnya tidak bisa dicetak, tidak bisa disalin isinya, dan tidak bisa diubah.
Perlu diketahui, izin itu ditegakkan oleh pembaca PDF yang menghormati izin dokumen. Pembaca yang mengabaikannya tetap bisa membuka isi selama sandinya diketahui. Jadi izin adalah lapisan tambahan, bukan pengganti sandi. Meski begitu, proteksi ini jauh lebih kuat daripada cap air, karena isinya benar-benar dienkripsi.
Kalau yang harus hilang adalah data rahasia di halaman, gunakan Sensor PDF. Tool itu memusnahkan isi area yang ditandai, bukan sekadar menutupinya. Ini berbeda tegas dari cap air yang hanya menambah lapisan di atas halaman.
Kapan cap air tidak dipakai
Cap air tidak dipakai kalau tujuan Anda mencegah pembukaan atau penyalinan. Untuk itu, enkripsi yang tepat, bukan penanda visual.
Cap air juga tidak dipakai pada halaman yang isinya padat dan harus tetap mudah dibaca. Cap yang menutupi teks membuat dokumen lebih sulit dipakai, dan itu merugikan pembaca yang justru Anda ingin yakinkan.
Terakhir, cap air tidak dipakai sebagai satu-satunya pengaman pada dokumen yang benar-benar rahasia. Dokumen seperti itu sebaiknya tidak dikirim sama sekali, atau bagian sensitifnya disensor permanen sebelum dikirim.
Masalah yang sering terjadi
Cap air menutupi isi penting. Geser posisinya di pratinjau, atau kecilkan teksnya. Untuk halaman yang padat, pertimbangkan memberi cap hanya di halaman tertentu.
Cap air dianggap proteksi oleh penerima. Sampaikan dengan jelas bahwa cap itu penanda, bukan pengunci. Kalau dokumennya memang harus dibatasi, pasang kata sandi.
Cap air hilang setelah berkas disunting pihak lain. Ini memang bisa terjadi, karena cap air adalah objek yang bisa dihapus. Kalau status dokumen harus bertahan, pertimbangkan cara lain, atau kirim dalam format yang terkunci.
Cap air tidak muncul di semua halaman. Periksa pengaturan halaman sebelum memproses. Pilih seluruh halaman kalau cap memang harus ada di setiap lembar.
Berkas terkunci tidak bisa diberi cap air. Lepas dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, baru pasang capnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor lebih baik diproses dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada tool ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumen sumbernya masih tersimpan, memasang cap air di sumbernya lalu mengekspor ulang memberi hasil yang lebih rapi daripada menambahkan cap ke PDF yang sudah jadi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah cap air bisa mencegah dokumen disalin? Tidak. Cap air hanya penanda visual dan tidak menghalangi penyalinan. Untuk membatasi salin, gunakan izin di Proteksi PDF.
Apakah cap air bisa dihapus orang lain? Bisa. Cap air bisa ditutup dengan kotak putih atau dihapus dengan aplikasi lain. Ia tidak terkunci.
Apakah cap air sama dengan tanda tangan digital? Tidak. Cap air adalah teks penanda, dan tanda tangan digital adalah tanda tangan yang dibuat dengan sertifikat. Keduanya berbeda, dan tool ini menempelkan gambar tanda tangan, bukan sertifikat.
Berapa panjang teks cap air yang bisa ditulis? Sampai 60 karakter. Tersedia preset DRAF, RAHASIA, dan SALINAN, dan teksnya bisa ditulis bebas.
Apakah cap air bisa dipasang di halaman tertentu saja? Bisa. Cap bisa diterapkan ke seluruh halaman atau hanya halaman tertentu.
Menandai dokumen dengan jujur
Untuk menandai status dokumen, mulai dari Watermark PDF. Untuk mengunci isinya, gunakan Proteksi PDF. Untuk memusnahkan data rahasia, gunakan Sensor PDF. Gambaran seluruhnya ada di Keamanan PDF, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.