Foto KK dan akta jadi PDF PPDB dibuat dengan memotret tiap lembar memakai HP di atas permukaan datar dengan cahaya yang merata, lalu mengubah foto JPG atau PNG tersebut menjadi satu PDF A4 lewat Foto ke PDF. KK difoto satu halaman penuh sampai seluruh tabel anggota keluarga terbaca, akta kelahiran difoto satu halaman penuh sampai nomor akta dan stempel terlihat, kemudian kedua foto disatukan menjadi satu PDF dengan urutan KK dulu baru akta. Hasilnya diperiksa pada zoom 100 persen untuk memastikan NIK, nama, dan tanggal lahir terbaca sebelum diunggah ke portal pendaftaran.
KK dan akta hampir selalu diminta bersamaan karena keduanya saling menguatkan data identitas anak. KK membuktikan susunan anggota keluarga dan alamat tempat tinggal, sedangkan akta kelahiran membuktikan hubungan anak dengan orang tua serta tanggal lahir yang sah. Panitia PPDB mencocokkan nama dan NIK di kedua dokumen ini, jadi foto yang buram atau terpotong bisa membuat verifikasi terhambat. Menyiapkan keduanya dalam satu PDF yang rapi membuat proses unggah lebih cepat dan mengurangi risiko salah pilih berkas.
Syarat dan batas yang mengikat
Ketentuan yang mengikat adalah yang tertulis di portal PPDB daerah dan pengumuman sekolah tujuan tahun berjalan, termasuk apakah KK dan akta diminta dalam satu kolom unggahan atau kolom terpisah. Sebagian daerah meminta keduanya digabung dalam satu PDF, sebagian lain meminta tiap dokumen diunggah sendiri-sendiri. Baca petunjuk unggahan sampai selesai sebelum memotret, karena keputusan gabung atau pisah menentukan cara kamu menyusun PDF nantinya. Jika kolomnya terpisah, buat dua PDF, satu berisi foto KK dan satu berisi foto akta.
Batasan jumlah foto per proses perlu diperhatikan sejak awal. Tanpa akun tersedia 10 berkas gambar per proses, paket Gratis dengan akun memberi 20 berkas, dan paket Berbayar memberi 20 berkas, sedangkan Foto ke PDF menerima hingga 20 foto JPG, PNG, atau WebP menjadi satu PDF A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Untuk kebutuhan KK dan akta, dua sampai empat foto sudah cukup, jadi batas paket mana pun sebenarnya mencukupi. Kendala yang lebih sering muncul justru ukuran file foto HP yang besar, dan itu dibahas di bagian pemeriksaan di bawah.
NgeditPDF tidak bekerja sama dengan dinas pendidikan, sekolah, Dukcapil, atau kelurahan, dan tidak menerbitkan syarat resmi PPDB. Layanan ini hanya membantu menyiapkan berkas agar sesuai syarat yang sudah ditetapkan daerah. Jika ada perbedaan antara artikel ini dan pengumuman sekolah tujuan, ikuti pengumuman sekolah tujuan.
Jangan mengubah isi dokumen dengan cara apa pun. Dilarang mengubah NIK, nama, tanggal lahir, atau mengedit isi foto KK dan akta agar terlihat berbeda dari aslinya. Jika data di KK atau akta salah, urus perbaikan ke Dukcapil lebih dulu, lalu foto ulang dokumen yang sudah benar. Foto ke PDF hanya mengubah format dan susunan, bukan memperbaiki data.
PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.
Kapan cara ini dipakai dan kapan tidak
Cara ini dipakai ketika kamu tidak punya alat pindai dan hanya mengandalkan HP, yang merupakan kondisi sebagian besar pendaftar. KK berbentuk lembaran lebar yang sulit masuk bingkai kamera sekaligus, dan akta berbentuk lembaran tegak yang relatif mudah difoto, sehingga keduanya cocok dikerjakan dengan teknik foto yang sama lalu disatukan. Cara ini juga dipakai ketika portal meminta format PDF padahal dokumen yang kamu pegang masih berupa kertas fisik atau file foto di galeri.
Cara ini dipakai pula ketika hasil foto lama terpisah-pisah dan perlu dirapikan. Banyak orang memotret KK dan akta di hari berbeda sehingga filenya tersebar di galeri dengan nama acak. Mengumpulkan foto terbaik dari tiap dokumen lalu menjadikannya satu PDF yang berurutan membuat arsip pendaftaran rapi dan mudah ditemukan saat kolom unggahan memintanya.
Cara ini tidak dipakai ketika portal meminta KK dan akta diunggah di kolom terpisah sebagai file masing-masing. Dalam kondisi itu, buat dua PDF terpisah, jangan digabung, karena berkas gabungan bisa dianggap salah kolom. Cara ini juga tidak dipakai ketika kamu sudah memegang PDF hasil pindaian yang tajam dari tempat fotokopi atau sekolah, karena memotret ulang PDF yang sudah bagus justru menurunkan kualitas.
Cara ini tidak dipakai untuk memperbaiki foto yang buram dengan harapan alat akan mempertajamnya. Foto yang goyang, gelap, atau teksnya menyatu tidak bisa diperbaiki oleh konversi ke PDF, dan hasil PDF-nya akan seburam foto aslinya. Jika foto gagal, ulangi pemotretan dengan cahaya dan posisi yang lebih baik, bukan melanjutkan ke tahap konversi.
Cara foto KK dan akta jadi PDF langkah demi langkah
- Siapkan KK dan akta asli, bukan fotokopi yang sudah kusam, dan letakkan di atas meja datar dengan latar polos yang kontras dengan kertas.
- Cari cahaya terang yang merata, misalnya dekat jendela pada siang hari, dan matikan lampu kuning tepat di atas dokumen agar tidak ada pantulan di permukaan kertas.
- Atur posisi HP sejajar tepat di atas dokumen, jaga agar keempat tepi kertas masuk bingkai dengan sedikit ruang di sekelilingnya.
- Foto halaman KK satu kali penuh, periksa hasilnya dengan mencubit layar untuk memperbesar, dan pastikan seluruh baris nama serta NIK terbaca.
- Foto halaman akta kelahiran satu kali penuh dengan cara yang sama, pastikan nomor akta, nama anak, nama orang tua, dan stempel terlihat jelas.
- Ulangi foto yang gagal segera di tempat yang sama, jangan menunda dengan harapan bisa diperbaiki nanti di aplikasi.
- Buka Foto ke PDF di peramban HP atau komputer dan unggah foto dengan urutan KK dulu kemudian akta.
- Jalankan proses dan tunggu sampai selesai tanpa menutup tab, lalu unduh hasilnya dengan nama yang jelas, misalnya kk-akta-nama-anak.pdf.
- Buka PDF hasil dan baca ulang dari halaman pertama sampai terakhir pada zoom 100 persen sebelum menyimpannya ke folder pendaftaran.
Urutan KK dulu baru akta mengikuti kebiasaan panitia membaca identitas keluarga sebelum identitas kelahiran anak, dan urutan ini juga memudahkan kamu saat memeriksa. Jika suatu daerah meminta urutan tertentu di petunjuknya, ikuti petunjuk itu. Penamaan berkas yang memuat nama anak mencegah tertukar dengan berkas saudara, yang sering terjadi pada keluarga yang mendaftarkan dua anak sekaligus.
Perlakuan berkas di layanan ini perlu dipahami sebelum mengunggah dokumen keluarga. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban. Meski begitu, gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus foto gagal yang memuat NIK dari galeri dan tempat sampah, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.
Jika hasil PDF bermasalah
Jika halaman terlihat miring, penyebabnya hampir selalu posisi HP yang tidak sejajar saat memotret. Foto ulang dengan kedua tangan menahan HP atau sandarkan siku ke meja agar stabil. Jangan memutar PDF berkali-kali sebagai pengganti foto yang tegak, karena teks miring tetap sulit dibaca panitia walaupun halamannya sudah diputar. Bila kemiringannya kecil dan teks tetap terbaca penuh, putar sekali lewat Putar PDF yang memutar 90, 180, atau 270 derajat.
Jika hasil terlihat gelap atau ada bayangan tangan dan HP di atas kertas, geser sumber cahaya ke samping dan mundurkan sedikit posisi badan agar bayangan jatuh di luar kertas. Foto ulang selalu lebih baik daripada mencerahkan PDF yang gelap. Periksa juga resolusi kamera, pastikan mode hemat yang menurunkan kualitas tidak aktif saat memotret dokumen.
Jika ukuran PDF melebihi batas portal, kecilkan lewat Kompres PDF sekali dari hasil yang sudah rapi. Foto HP 12 megapiksel yang langsung dijadikan PDF memang sering berukuran beberapa megabyte, dan kompres menurunkannya tanpa mengubah urutan halaman. Setelah dikompres, baca ulang NIK dan nama pada zoom 100 persen untuk memastikan tidak ada yang rusak.
Jika portal menolak berkas padahal PDF terbuka normal, periksa nama file dan kolom unggahan. Hapus spasi ganda dan karakter aneh dari nama file, pastikan kolom yang dipilih memang kolom KK dan akta, dan coba unggah ulang di jam sepi bila portal sedang sibuk.
Cara lain bila tidak cocok
Jika foto masih berupa JPG dan ukurannya besar sebelum dijadikan PDF, kecilkan dulu lewat Kompres JPG yang mengecilkan foto serta menghapus EXIF dan data GPS. Jalur ini cocok bila galeri HP penuh oleh foto beresolusi tinggi. Setelah foto ramping, satukan kembali menjadi PDF lewat Foto ke PDF.
Jika daerahmu meminta KK, akta, KIA, dan rapor digabung dalam satu berkas, satukan PDF yang sudah jadi lewat Gabung PDF yang menerima 2 sampai 20 PDF berurutan dengan pratinjau yang bisa digeser. Untuk konsep pengecilan umum, baca Kompres PDF, dan untuk peta berkas pendaftaran, baca Berkas PPDB serta Panduan Dokumen dan Administrasi. Dasar pindaian KK juga dijelaskan di Scan KK.
Jika jatah harian habis di tengah persiapan, periksa kebutuhan di halaman harga dan kerjakan dokumen terpenting dulu. Tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari, paket Gratis 30 pemrosesan per hari, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah foto HP diterima untuk PPDB? Diterima selama hasilnya tajam, lengkap, dan formatnya sesuai permintaan portal. Portal menilai keterbacaan dan format berkas, bukan merek alat yang dipakai memotret. Foto HP yang tajam dan dijadikan PDF rapi lolos verifikasi sama baiknya dengan hasil alat pindai.
KK difoto jadi berapa halaman? Satu halaman penuh bila seluruh tabel anggota keluarga muat terbaca dalam satu bingkai. KK format baru umumnya satu lembar, jadi satu foto cukup. Jika KK-mu terdiri dari dua lembar, foto tiap lembar satu kali lalu susun berurutan di PDF.
Apakah KK dan akta harus digabung satu PDF? Tergantung kolom unggahan daerahmu. Jika satu kolom meminta keduanya, gabung dengan urutan KK lalu akta. Jika kolomnya terpisah, buat dua PDF masing-masing satu dokumen. Jangan menggabung bila petunjuk meminta pisah.
Bagaimana bila portal meminta JPG bukan PDF? Ikuti portal dan unggah foto JPG terbaik langsung tanpa dijadikan PDF. Artikel ini khusus untuk portal yang meminta PDF. Jangan mengubah PDF kembali menjadi JPG berkualitas rendah hanya agar terlihat seperti foto.
Apakah foto harus dipotong tepat di tepi kertas? Tidak harus, sisakan sedikit ruang di sekeliling kertas agar tidak ada teks yang terpotong. Ruang tepi yang wajar tidak mengurangi nilai berkas. Yang penting seluruh isi terbaca dan halaman tidak memuat banyak latar meja yang mengganggu.
Periksa sebelum unggah ke portal
Cocokkan PDF final dengan KK dan akta asli baris per baris, pastikan jumlah halaman sesuai, ukuran di bawah batas portal dengan margin aman, dan nama file memuat nama anak. Simpan salinan foto asli dan PDF final sampai seluruh tahap PPDB selesai karena verifikasi ulang sering meminta berkas yang sama lagi.
Simpan folder pendaftaran PPDB anak ini tetap rapi sampai pengumuman akhir keluar agar setiap verifikasi susulan bisa dipenuhi tanpa memotret ulang.