Legalisir rapor PPDB berarti meminta stempel dan tanda tangan pengesahan pada salinan rapor di sekolah asal, lalu memfoto halaman yang sudah disahkan dan menggabungkannya menjadi satu PDF lewat Foto ke PDF. Hasil akhirnya adalah PDF A4 yang berurutan dan terbaca untuk kolom unggahan rapor. Proses online hanya merapikan foto menjadi PDF, pengesahannya tetap tatap muka di sekolah.
Siapkan rapor asli yang lengkap sebelum berangkat ke sekolah. Rapikan urutan halaman, pastikan tidak ada lipatan yang menutup nilai, dan catat semester yang diminta pengumuman tahun berjalan. Setelah dilegalisir, foto ulang halaman berstempel, bukan memakai fotokopi lama tanpa stempel. Langkah ini mencegah penolakan karena petugas tidak menemukan tanda sah pada berkas.
Syarat dan batas legalisir yang mengikat
Ketentuan legalisir ditetapkan sekolah asal dan dinas pendidikan daerah, bukan oleh NgeditPDF. Sebagian daerah meminta fotokopi yang dilegalisir, sebagian meminta scan rapor asli berstempel basah pada tiap halaman nilai, sebagian lagi hanya meminta isian nilai tanpa unggahan. Karena polanya beda, tanyakan dulu ke tata usaha semester berapa yang wajib disahkan dan apakah tanda tangan kepala sekolah diperlukan.
Pegangan wajib adalah pengumuman sekolah asal tentang jadwal legalisir dan pengumuman PPDB daerah tentang format unggahan. Jangan memakai patokan tahun lalu atau pesan berantai tanpa tautan resmi. Catat nama petugas, tanggal info, dan simpan foto papan pengumuman bila ada agar mudah dirujuk saat ada selisih.
NgeditPDF tidak berafiliasi dengan dinas pendidikan, sekolah negeri maupun swasta, Dukcapil, atau kelurahan. Layanan ini hanya mengubah foto halaman rapor menjadi PDF, bukan menerbitkan stempel atau surat pengganti rapor. Jika artikel ini beda dengan pengumuman sekolah, ikuti pengumuman sekolah dan portal PPDB daerah.
PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.
Kapan legalisir dipakai dan kapan tidak
Legalisir dipakai saat pengumuman jalur meminta bukti salinan sesuai aslinya. Kebutuhan ini sering muncul di jalur prestasi yang menilai rapor dan jalur perpindahan yang memeriksa riwayat sekolah. Cirinya tertulis jelas di pengumuman, misalnya frasa fotokopi disahkan, legalisir, atau scan rapor berstempel pada tahun berjalan.
Legalisir juga dipakai saat kamu hanya memegang fotokopi karena rapor asli tertinggal di sekolah. Dalam kondisi itu fotokopi yang disahkan bisa dipakai untuk unggah awal selama pengumuman membolehkan. Pastikan cap menutupi sebagian tanda tangan, bukan hanya di halaman kosong, agar terlihat menyatu dengan dokumen.
Cara ini tidak dipakai saat portal hanya meminta ketik nilai tanpa unggahan rapor. Jika kolomnya hanya isian angka, cukup siapkan scan untuk verifikasi susulan bila diminta. Cara ini juga tidak dipakai untuk membuat pengesahan sendiri di rumah karena stempel tempelan dan tanda tangan hasil edit gambar tidak sah.
Jangan memakai foto jadi PDF untuk mengubah isi rapor. Jangan menambah nilai, mengganti nama mapel, mengganti foto siswa, mengubah NISN, atau menutupi catatan wali kelas. Jika ada salah nama atau salah nilai, minta pembetulan resmi ke sekolah asal, lalu legalisir ulang halaman yang sudah diperbaiki.
Cara legalisir rapor lalu jadikan PDF langkah demi langkah
- Siapkan rapor asli, fotokopi bila diminta, dan map plastik agar tidak basah. Hitung halaman nilai yang perlu disahkan.
- Datang ke tata usaha pada jam layanan dan sampaikan kebutuhan PPDB dengan menunjukkan pengumumannya.
- Tunggu petugas membubuhkan cap dan tanda tangan, lalu periksa sebelum pulang apakah stempel jelas dan nama terang terbaca.
- Di rumah, letakkan halaman di meja rata dengan cahaya siang dari samping agar tidak ada bayangan.
- Foto tiap halaman dari atas dengan HP sejajar kertas dan pastikan semua tepi masuk bingkai.
- Perbesar tiap foto dan baca nama, NISN, semester, nilai, dan stempel. Foto ulang yang miring atau buram.
- Buka Foto ke PDF dan unggah foto yang sudah dicek, maksimal 20 foto dalam satu proses.
- Urutkan dari sampul identitas lalu semester awal sampai akhir sesuai permintaan. Hasilnya PDF A4 210 x 297 mm dengan margin 20 mm.
- Unduh dengan nama jelas, misalnya legalisir-rapor-1-5-nama.pdf, dan simpan foto asli di folder terpisah.
Tanpa akun tersedia 10 berkas gambar per proses, paket Gratis memberi 20 berkas, paket Berbayar memberi 20 berkas. Batas umum pemrosesan adalah 20 kali per hari tanpa akun, 30 kali per hari paket Gratis, dan tanpa batas jumlah pada paket Berbayar. Kerjakan semester yang paling diminta dulu agar jatah harian tidak habis di tengah jalan.
Kualitas foto lebih menentukan daripada ukuran file. Foto terlalu jauh membuat angka kecil pecah saat diperbesar, foto terlalu dekat memotong garis tabel. Posisikan tabel memenuhi hampir seluruh bingkai tanpa memotong tepi. Jika meja bermotif, alasi kertas putih polos agar tepi halaman mudah dikenali.
Soal privasi, berkas dikirim ke server untuk diproses lalu hasilnya dikirim balik ke peramban, tidak masuk penyimpanan permanen, dan salinan sementaranya dihapus otomatis dalam hitungan menit, tetapi rapor memuat data pribadi lengkap. Gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus file yang tidak jadi dipakai, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.
Jika stempel tidak jelas di hasil foto
Jika stempel pudar di foto padahal di kertas jelas, penyebabnya biasanya cahaya atau fokus. Ambil ulang dengan cahaya alami tanpa flash dan ketuk layar HP pada area stempel untuk mengunci fokus. Flash tepat di atas tinta sering membuat pantulan yang menutup tulisan.
Jika halaman bergelombang sehingga pinggir buram, tekan dua sudut kertas dengan pemberat bersih di luar area tabel. Ratakan dulu, tunggu lipatan lemas, baru foto ulang halaman itu saja. Jangan menekan tepat di atas nilai karena bayangan jari ikut masuk.
Jika PDF terlalu besar untuk diunggah, periksa foto sumbernya. Foto 12 megapiksel bisa membuat PDF puluhan megabyte. Kecilkan foto sumber lalu gabungkan ulang dari awal. Bila masih kebesaran, pelajari konsep pengecilan di Kompres PDF tanpa mengorbankan keterbacaan stempel.
Cara lain bila tidak cocok
Jika portal meminta tiap semester sebagai file terpisah, kelompokkan foto per semester sejak awal lewat foto jadi PDF. Kerjakan semester satu dalam satu proses, unduh, lalu lanjut ke semester berikut agar nama file rapi dan mudah dipetakan ke kolom.
Jika portal meminta satu PDF berisi semua dokumen, gabungkan PDF rapor dengan PDF lain setelah tiap file rapi. Gabung PDF menerima 2 sampai 20 PDF berurutan dan urutannya bisa digeser di pratinjau. Jangan menggabungkan foto buram dengan harapan menjadi jelas.
Jika paket harian habis, cek kebutuhan di halaman harga. Untuk peta berkas yang lebih luas, baca Panduan Dokumen dan Administrasi dan untuk dasar pindaian KK, baca Scan KK.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua halaman rapor harus dilegalisir? Tergantung pengumuman daerah dan sekolah tujuan. Ada yang meminta tiap halaman nilai, ada yang hanya semester tertentu. Ikuti daftar semester tahun berjalan dan tanyakan ke tata usaha bila ragu.
Bolehkah menempel stempel digital sendiri? Tidak boleh. Stempel harus dibubuhkan petugas pada kertas fisik. Tempelan gambar tidak sah dan bisa dianggap pemalsuan dokumen.
Bagaimana bila PDF buram padahal stempel asli jelas? Foto ulang dari kertas berstempel, jangan memperbesar hasil buram. Pastikan angka dan tulisan stempel terbaca di layar HP sebelum digabung.
Apakah PDF legalisir perlu dikompres? Hanya bila melebihi batas portal. Jika masih di bawah batas dengan margin aman dan terbaca jelas, langsung pakai tanpa proses tambahan.
Bolehkah rapor digabung dengan KK dan akta? Hanya bila portal meminta satu file paket. Jika kolom terpisah, simpan rapor sebagai file sendiri agar tidak tertukar.
Periksa sebelum unggah ke portal
Buka PDF dari awal sampai akhir, baca nama, NISN, tiap nilai, dan pastikan stempel terlihat di halaman yang seharusnya. Cocokkan jumlah halaman dengan daftar semester yang diminta dan pastikan tidak ada halaman ganda atau lompat.
Simpan kertas legalisir asli sampai daftar ulang tuntas karena panitia masih bisa meminta tunjukkan fisiknya.