Checklist berkas PPDB PDF adalah daftar periksa dokumen pendaftaran yang disiapkan dalam format PDF agar siap diunggah ke portal daerah, dan paket akhirnya bisa kamu satukan lewat Gabung PDF bila satu kolom meminta beberapa dokumen dalam satu berkas. Daftar inti yang hampir selalu muncul adalah KK, akta kelahiran atau surat keterangan lahir, rapor semester yang diminta, KIA atau KTP orang tua bila diminta, pas foto, dan bukti khusus sesuai jalur menurut Permendikdasmen Nomor 3 Tahun 2025, yaitu KK yang terbit paling singkat satu tahun sebelum pendaftaran untuk jalur domisili (dulu zonasi), kartu program penanganan keluarga ekonomi tidak mampu untuk afirmasi, sertifikat atau bukti prestasi lain untuk prestasi, serta surat penugasan dan surat keterangan pindah domisili orang tua untuk jalur mutasi (jalur perpindahan tugas orang tua). Mulai dari daftar ini, lalu coret atau tambah sesuai pengumuman daerah tahun berjalan.

Fungsi checklist bukan sekadar daftar belanja dokumen, melainkan alat memastikan tiap file cocok dengan kolom portal. Banyak kegagalan upload bukan karena dokumen tidak ada, melainkan karena file salah format, kebesaran, buram, atau terunggah ke kolom yang salah. Dengan checklist yang mencatat nama file, format, ukuran, dan kolom tujuan untuk tiap dokumen, kamu bisa memeriksa satu per satu sebelum menekan tombol kirim dan menghindari sanggah yang melelahkan.

Syarat dan batas yang mengikat

Istilah resmi penerimaan murid baru sekarang SPMB (Sistem Penerimaan Murid Baru), pengganti PPDB sejak 2025 menurut Direktorat Sekolah Dasar Kemendikdasmen, dan artikel ini tetap memakai kata PPDB karena istilah itu lebih dikenal. Jalur di aturan nasional ada empat, yaitu domisili, afirmasi, prestasi, dan mutasi (Pasal 6), dan jalur prestasi tidak berlaku untuk SD (Pasal 7). Kemendikdasmen menyebut pergantian ini sebagai penyempurnaan dari zonasi menjadi domisili, jadi nama zonasi tidak lagi dipakai sebagai nama jalur.

Daftar syarat final ditetapkan dinas pendidikan daerah dan sekolah tujuan tahun berjalan. Tiap daerah berbeda dalam dokumen yang diminta, jumlah semester rapor, format file, batas ukuran, dan bukti jalur yang diakui. Jangan memakai checklist tahun lalu atau checklist daerah lain sebagai patokan final. Unduh pengumuman resmi tahun berjalan, salin daftarnya ke catatanmu kata per kata, lalu jadikan itu checklist yang mengikat.

NgeditPDF tidak bekerja sama dengan dinas pendidikan, sekolah, Dukcapil, kelurahan, atau penerbit dokumen lain, dan tidak menerbitkan syarat resmi. Layanan ini hanya membantu menyiapkan berkas digital agar sesuai syarat yang sudah ditetapkan daerah. Jika ada perbedaan antara artikel ini dan pengumuman dinas atau sekolah tujuan, ikuti pengumuman dinas dan sekolah tujuan.

Batas layanan untuk penyiapan paket perlu diketahui sejak awal. Tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari dengan maksimal 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses, paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari dengan 30 MB per berkas dan 20 berkas, paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah dengan 200 MB per berkas dan 20 berkas. Untuk paket gambar, tanpa akun 10 berkas per proses, Gratis 20 berkas, Berbayar 20 berkas. Susun prioritas dokumen terbesar dulu saat jatah masih ada dan simpan file sumber asli agar tidak mengulang pindai. Lihat halaman harga bila satu keluarga menyiapkan beberapa anak sekaligus dan baca kebijakan privasi sebelum mengunggah data pribadi.

PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.

Kapan checklist ini dipakai dan kapan tidak

Checklist ini dipakai pada tahap persiapan sebelum portal dibuka, saat portal sudah dibuka tetapi kamu belum menekan kirim, dan saat masa sanggah bila diminta melengkapi berkas. Pada tahap persiapan, checklist memastikan semua dokumen fisik sudah ada dan sudah dipindai. Pada tahap pengisian portal, checklist memastikan tiap kolom terisi file yang benar. Pada masa sanggah, checklist memastikan dokumen pengganti yang diminta verifikator sudah disiapkan tanpa mengulang kesalahan yang sama.

Checklist ini juga dipakai ketika satu keluarga menyiapkan lebih dari satu anak atau ketika satu anak mendaftar ke lebih dari satu jalur atau sekolah. Dengan tabel yang mencatat status tiap dokumen seperti belum ada, sudah dipindai, sudah dikecilkan, dan sudah diunggah, kamu tidak perlu mengingat posisi tiap file di kepala. Tabel sederhana di kertas atau spreadsheet HP lebih andal daripada ingatan saat tenggat makin dekat.

Cara ini tidak dipakai sebagai pengganti pengumuman resmi. Checklist umum di artikel ini adalah titik awal, bukan daftar final yang mengikat daerahmu. Cara ini juga tidak dipakai untuk membenarkan pemalsuan. Jangan mengubah NIK, NISN, nilai rapor, tanggal lahir, atau mengedit isi pindaian KK, akta, KIA, dan rapor agar cocok dengan checklist. Jika ada dokumen yang belum ada atau datanya salah, urus pengganti atau perbaikan melalui penerbit resmi seperti Dukcapil, kelurahan, atau sekolah asal, lalu pindai ulang yang benar.

Daftar inti dan cara menyiapkan tiap dokumen

Kelompok pertama adalah identitas kependudukan, yaitu KK dan akta kelahiran atau surat keterangan lahir. Pindai atau foto seluruh halaman yang diminta dengan posisi tegak dan cahaya merata, pastikan NIK, nama, tanggal lahir, dan stempel terbaca pada zoom 100 persen. Simpan tiap dokumen sebagai PDF terpisah dengan nama jelas seperti kk-nama.pdf dan akta-nama.pdf agar mudah dipetakan ke kolom portal. Bila portal meminta KK dan akta dalam satu kolom, gabungkan keduanya lewat penggabung dengan urutan KK dulu lalu akta. Aturan nasional menerima akta kelahiran, atau surat keterangan lahir yang dikeluarkan pihak berwenang dan dilegalisasi lurah atau kepala desa, sebagai bukti usia (Pasal 14 ayat (1)). Untuk SD, usia masuk kelas 1 adalah 7 tahun pada 1 Juli tahun berjalan dan paling rendah 6 tahun, sedangkan anak yang berusia paling rendah 5 tahun 6 bulan hanya dapat mendaftar dengan rekomendasi tertulis psikolog profesional, atau dewan guru bila psikolog tidak tersedia, sebagai bukti kecerdasan atau bakat istimewa dan kesiapan psikis (Pasal 11).

Kelompok kedua adalah rapor dan bukti akademik. Catat semester mana saja yang diminta pengumuman, karena tiap jenjang dan daerah berbeda. Aturan nasional memakai nilai rapor lima semester terakhir untuk jalur prestasi dan seleksi SMK, dibuktikan dengan rapor yang disertai surat keterangan peringkat nilai rapor dari sekolah asal (Pasal 20, Pasal 21, dan Pasal 48), dan pendaftar SMP, SMA, atau SMK juga perlu ijazah atau surat keterangan lulus sebagai bukti telah menyelesaikan jenjang sebelumnya (Pasal 14 ayat (2)). Pindai halaman nilai yang diminta beserta halaman identitas bila diminta, jangan hanya memotret halaman sampul. Beri nama per semester agar tidak tertukar, misalnya rapor-semester-4-nama.pdf. Bila pengumuman meminta legalisir, urus stempel sekolah asal dulu sebelum dipindai, karena legalisir tidak bisa ditempel digital setelah dipindai.

Kelompok ketiga adalah foto dan identitas pendukung. Siapkan pas foto sesuai ukuran yang diminta sekolah tahun berjalan dan simpan file JPG aslinya. Siapkan KIA anak atau KTP orang tua bila diminta, dengan pindaian depan belakang yang terbaca. Kelompok keempat adalah bukti jalur, yaitu KK untuk jalur domisili, kartu keikutsertaan program penanganan keluarga ekonomi tidak mampu untuk afirmasi, sertifikat atau piagam untuk prestasi, dan surat penugasan beserta surat keterangan pindah domisili orang tua untuk mutasi. Pada afirmasi, Pasal 19 ayat (4) menyatakan kartu program itu tidak dapat berupa kartu program jaminan kesehatan nasional atau surat keterangan tidak mampu, sedangkan calon murid penyandang disabilitas memakai kartu penyandang disabilitas atau surat keterangan dokter (Pasal 19 ayat (2)). Bukti prestasi harus diterbitkan paling lama tiga tahun sebelum tanggal pendaftaran (Pasal 21 ayat (2)), dan surat penugasan mutasi paling lama satu tahun sebelumnya (Pasal 23 ayat (3)). Bukti jalur inilah yang paling sering salah karena tiap jalur meminta jenis surat berbeda, jadi baca pengumuman jalurmu dua kali sebelum menyiapkan.

Untuk tiap dokumen di checklist, catat lima kolom, yaitu nama dokumen, file final, format, ukuran, dan kolom portal tujuan. Contohnya KK memakai file kk-nama.pdf berformat PDF berukuran di bawah batas kolom KK. Kolom ukuran wajib diisi dari angka nyata di file manager, bukan dari perkiraan. Cara ini membuat kamu tahu persis file mana yang kebesaran dan perlu dikecilkan sebelum hari pengisian portal.

Cara merapikan paket sebelum digabung langkah demi langkah

  1. Salin daftar syarat dari pengumuman daerah tahun berjalan ke catatanmu kata per kata sebagai checklist final.
  2. Kumpulkan dokumen fisik asli dan kelompokkan menjadi identitas, rapor, foto, dan bukti jalur sesuai pendaftaranmu.
  3. Pindai atau foto tiap dokumen menjadi PDF terpisah dengan posisi tegak, cahaya merata, dan seluruh tepi kertas masuk bingkai.
  4. Beri nama tiap PDF dengan pola yang konsisten, misalnya 01-kk-nama.pdf dan 02-akta-nama.pdf, agar urutan tidak tertukar.
  5. Catat format dan ukuran tiap file di tabel checklist dan bandingkan dengan batas tiap kolom portal.
  6. Kecilkan PDF pindaian yang kebesaran lewat Kompres PDF sekali dari berkas asli sampai di bawah batas dengan margin aman.
  7. Jadikan foto mentah menjadi PDF lewat Foto ke PDF bila sumber masih JPG, PNG, atau WebP, dengan hasil A4 210 x 297 mm dan margin 20 mm.
  8. Gabungkan dokumen yang diminta satu kolom lewat Gabung PDF dengan urutan sesuai portal, lalu periksa thumbnail tiap halaman.
  9. Buka tiap file final dari halaman pertama sampai terakhir pada zoom 100 persen dan pastikan semua angka penting terbaca tanpa menebak.

Pemeriksaan zoom 100 persen adalah gerbang terakhir sebelum unggah. Baca NIK 16 digit tanpa menebak, baca nama, tanggal lahir, nilai semester bila ada, nomor surat jalur, tanggal terbit, tanda tangan, dan stempel. Jika satu angka pun harus ditebak, file itu belum layak unggah dan sumbernya harus diperbaiki dulu. Jangan menaikkan kecerahan sampai teks hilang atau menebalkan tulisan agar terlihat jelas karena itu mengubah tampilan dokumen.

Perlakuan berkas di layanan ini perlu dipahami karena kamu menangani data anak. Berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban. Meski begitu, gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus file final yang salah versi dari folder unduhan agar tidak terunggah tidak sengaja, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.

Jika ada dokumen kurang atau kebesaran

Jika satu dokumen belum ada menjelang tenggat, jangan mengarang pengganti sendiri. Cek pengumuman apakah daerahmu menerima surat keterangan pengganti sementara dari penerbit resmi, misalnya surat keterangan lahir dari pihak berwenang yang dilegalisasi lurah atau kepala desa (Pasal 14 ayat (1) huruf b) bila akta belum ada, atau surat keterangan rapor dari sekolah bila rapor hilang. Bila aktanya hilang, Ditjen Dukcapil menjelaskan akta dapat diterbitkan ulang di Dinas Dukcapil sesuai alamat KTP-el terakhir dengan melampirkan surat kehilangan dari kepolisian, tanpa dipungut biaya. Urus surat pengganti itu dulu ke instansinya, pindai sebagai PDF, dan catat di checklist sebagai dokumen pengganti resmi. Jangan mengunggah tangkapan layar chat atau foto buram sebagai pengganti dokumen resmi bila portal tidak mengakuinya.

Jika file kebesaran, kembali ke sumber dan kecilkan dengan jalur yang tepat. PDF pindaian dikecilkan lewat Kompres PDF, foto JPG mentah dikecilkan lewat Kompres JPG yang sekaligus menghapus EXIF dan data GPS, dan pas foto disiapkan lewat Pas Foto dengan ukuran 2x3, 3x4, atau 4x6 pada 300 DPI. Jangan mengompres hasil kompres berulang kali karena kualitas turun tanpa penurunan ukuran yang sepadan. Selalu kembali ke file asli, perbaiki sumbernya, lalu proses sekali lagi.

Jika halaman miring atau terbalik, putar sumbernya lewat Putar PDF dengan pilihan 90, 180, atau 270 derajat sampai tegak sebelum digabung. Jika blangko portal berupa formulir yang bisa diketik, isi lewat Isi Formulir di peramban dan periksa tiap field sebelum menyimpan. Untuk peta berkas umum, baca Panduan Dokumen dan Administrasi dan Berkas PPDB. Untuk dasar pindaian KK dan KTP, baca Scan KK dan Scan KTP. Untuk konsep kecilkan dan gabung, baca Kompres PDF dan Gabung PDF.

Pertanyaan yang sering muncul

Dokumen apa yang paling sering membuat verifikasi tertunda? Bukti jalur dan rapor per semester. Bukti jalur sering salah jenis surat karena pendaftar memakai patokan jalur lain, sedangkan rapor sering kurang semester atau hanya memotret sampul. Cocokkan keduanya kata per kata dengan pengumuman jalur dan jenjangmu sebelum mengunggah.

Apakah semua dokumen harus digabung jadi satu PDF besar? Tidak, ikuti kolom portal. Gabungkan hanya dokumen yang diminta dalam satu kolom yang sama, misalnya KK dan akta bila kolomnya satu. Bila portal menyediakan kolom terpisah, siapkan tiap PDF mandiri agar sistem membaca kategorinya dengan benar.

Bagaimana bila batas ukuran tiap kolom berbeda? Catat batas tiap kolom secara terpisah dan kecilkan tiap file mengikuti batas kolomnya masing-masing. Jangan menyamaratakan semua file ke satu angka karena kolom rapor bisa berbeda batas dengan kolom KK. Sisakan margin di bawah batas maksimal, jangan menargetkan angka yang persis sama dengan batas.

Bolehkah mengunggah foto JPG langsung bila portal meminta PDF? Tidak, ikuti format yang diminta kolom. Bila kolom meminta PDF tetapi sumber masih foto, jadikan PDF dulu lewat layanan foto ke PDF, lalu periksa hasil sebelum diunggah. Mengunggah format yang salah membuat berkas otomatis ditolak sistem sebelum dibaca verifikator.

Apa yang disimpan setelah pendaftaran terkirim? Simpan folder sumber asli, folder final, tabel checklist, dan bukti unggah atau nomor pendaftaran sampai daftar ulang selesai. Pemberkasan lanjutan sering meminta berkas yang sama lagi, dan arsip yang rapi membuat kamu tidak perlu memindai ulang dari nol.

Periksa sebelum unggah ke portal

Buka tabel checklist dan cocokkan tiap baris dengan kolom portal satu per satu. Pastikan tiap file berformat benar, berukuran di bawah batas dengan margin, terbuka penuh tanpa password, dan isinya terbaca pada zoom 100 persen. Unggah satu per satu ke kolom yang tepat, jangan seret banyak file sekaligus tanpa memeriksa label kolom, lalu simpan bukti unggah sampai pengumuman dan daftar ulang selesai.

Simpan dokumen fisik asli di map khusus sampai seluruh tahap selesai karena sekolah bisa meminta tunjukkan fisiknya saat verifikasi lanjutan.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun dan berbeda tiap daerah, jadi rujuk halaman di bawah dan pengumuman daerahmu untuk ketentuan yang berlaku.