KK PDF atau JPG PPDB dipilih dengan mengikuti tulisan pada kolom unggahan portal daerah tahun berjalan, karena kolom yang meminta PDF hanya menerima PDF dan kolom yang meminta JPG hanya menerima JPG. Bila kolom meminta PDF, foto lembar KK memakai HP sampai tajam lalu satukan menjadi PDF A4 lewat Foto ke PDF. Bila kolom meminta JPG, unggah foto JPG terbaik langsung tanpa dijadikan PDF. Keputusan ini tidak ditentukan oleh kebiasaan atau saran grup chat, melainkan oleh label format yang tertera pada tiap kolom tempat kamu mendaftar.

Kesalahan format adalah penyebab gagal unggah yang paling mudah dicegah tetapi paling sering terjadi. Berkas yang tajam dan ukurannya kecil tetap ditolak bila ekstensinya salah, dan portal biasanya menolak seketika tanpa memeriksa isi. Memahami perbedaan kedua format, tahu cara menyiapkan masing masing dengan benar, dan memeriksa ekstensi sebelum menekan tombol unggah membuat kolom KK lolos pada percobaan pertama.

Syarat dan batas yang mengikat

Satu satunya penentu format yang sah adalah halaman petunjuk dan label kolom di portal PPDB daerah serta pengumuman sekolah tujuan tahun berjalan. Satu daerah bisa meminta KK dalam bentuk PDF pada satu jalur dan JPG pada jalur lain, daerah tetangga bisa memakai aturan sebaliknya, dan tahun berikutnya aturannya bisa bertukar lagi. Baca label tiap kolom sampai selesai sebelum menyiapkan apa pun, dan catat format beserta batas ukuran kolom KK secara terpisah dari kolom lain. Tangkapan layar tahun lalu yang beredar di grup chat tidak mengikat dan tidak boleh dijadikan patokan.

Ketentuan jumlah berkas per proses juga perlu dipahami sejak awal agar persiapan tidak tersendat. Pemakaian tanpa akun memberi 20 pemrosesan per hari dengan tiap gambar maksimal 5 MB dan tiap proses menampung 10 berkas, pemakaian dengan akun gratis memberi 30 pemrosesan per hari dengan batas per gambar 5 MB dan 20 berkas per proses, sedangkan paket berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah dengan 20 MB per gambar dan 20 berkas. Untuk kebutuhan gambar, tiap proses menampung 10 berkas gambar tanpa akun, 20 berkas dengan akun gratis, dan 20 berkas pada paket berbayar. Foto ke PDF sendiri menerima hingga 20 foto JPG, PNG, atau WebP dan menyusunnya menjadi satu PDF A4 berukuran 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Satu lembar KK hanya butuh satu sampai dua foto, sehingga paket mana pun mencukupi.

NgeditPDF tidak bekerja sama dengan dinas pendidikan, sekolah, Dukcapil, atau kelurahan, dan tidak menerbitkan syarat resmi PPDB. Peran layanan ini terbatas pada membantu menyiapkan berkas agar cocok dengan syarat yang sudah ditetapkan daerah. Apabila artikel ini berbeda dengan pengumuman sekolah tujuan, pengumuman sekolah tujuan yang berlaku.

Isi KK tidak boleh diubah dengan dalih penyesuaian format. Dilarang mengubah NIK, nama anggota keluarga, alamat, atau menyunting isi foto maupun pindaian KK agar tampak berbeda dari aslinya. Mengubah PDF menjadi JPG atau sebaliknya hanya mengganti wadah berkas, bukan mengganti data di dalamnya. Jika data KK keliru, ajukan pembetulan ke Dukcapil lebih dulu, kemudian foto atau pindai ulang lembar yang sudah benar.

PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.

Kapan PDF dipakai dan kapan JPG dipakai

Format PDF dipakai ketika label kolom secara tertulis meminta PDF, biasanya pada kolom dokumen kependudukan yang perlu tampil sebagai lembaran utuh. PDF cocok untuk KK karena satu halaman PDF menampung seluruh tabel anggota keluarga dalam susunan yang stabil di semua perangkat. Verifikator yang membuka PDF melihat tata letak yang sama persis seperti lembar aslinya, tanpa risiko gambar terpotong atau terputar oleh penampil foto. Bila kolom meminta PDF, siapkan PDF walaupun kamu sudah punya foto JPG yang tajam, karena foto yang bagus tetap salah wadah bila kolomnya meminta PDF.

Format JPG dipakai ketika label kolom secara tertulis meminta JPG, JPEG, PNG, atau foto, yang umum pada kolom yang dirancang untuk gambar tunggal. JPG cocok untuk KK satu lembar yang difoto penuh dalam satu bingkai, karena file tunggal langsung tampil sebagai gambar tanpa perlu membuka penampil dokumen. Bila kolom meminta JPG, unggah file foto terbaik secara langsung dan jangan menjadikannya PDF lebih dulu, karena PDF yang diunggah ke kolom gambar akan ditolak walaupun isinya benar.

Kedua format tidak dipakai di luar kolomnya masing masing. PDF tidak diunggah ke kolom JPG, dan JPG tidak diunggah ke kolom PDF, tanpa kecuali. Aturan ini berlaku walaupun ukurannya sudah kecil dan isinya sudah tajam, karena sistem portal memeriksa ekstensi sebelum memeriksa isi. Bila portal menyediakan contoh tampilan atau daftar ekstensi yang diterima pada tiap kolom, ikuti daftar itu huruf per huruf.

Perbedaan ini juga menentukan alur kerja yang benar. Alur PDF berarti memotret, memeriksa ketajaman, menyusun menjadi PDF A4, memeriksa ukuran, lalu mengunggah. Alur JPG berarti memotret, memeriksa ketajaman, merampingkan foto bila kebesaran, memeriksa ukuran, lalu mengunggah tanpa tahap penyusunan PDF. Mencampur kedua alur, misalnya membuat PDF lalu mengekstraknya kembali menjadi gambar, hanya menurunkan kualitas tanpa manfaat.

Cara menyiapkan KK sebagai PDF langkah demi langkah

  1. Letakkan lembar KK asli di atas alas datar berlatar polos yang kontras dengan warna kertas.
  2. Cari cahaya terang yang merata, idealnya dekat jendela pada siang hari, dan matikan flash agar tidak ada pantulan.
  3. Posisikan HP sejajar tepat di atas lembar, pastikan seluruh tabel masuk bingkai dengan sedikit ruang tepi.
  4. Potret satu kali, cubit layar untuk memperbesar hasil, dan pastikan NIK tiap baris serta nomor KK terbaca.
  5. Ulangi di tempat yang sama bila ada baris yang kabur atau terpotong, jangan beranjak sebelum ada satu foto yang tajam penuh.
  6. Buka Foto ke PDF di peramban HP atau komputer dan unggah foto terbaik tersebut.
  7. Jalankan proses sampai selesai tanpa menutup tab, unduh hasilnya dengan nama yang jelas seperti kk-nama-keluarga.pdf.
  8. Buka PDF pada zoom 100 persen dan baca NIK digit per digit dari baris pertama sampai terakhir.
  9. Periksa ukuran berkas di file manager, dan bila melewati batas kolom, kecilkan sekali lewat Kompres PDF lalu baca ulang NIK-nya.

Hasil PDF yang baik menampilkan satu lembar KK dalam satu halaman A4 yang tegak dan lengkap. Tepi kertas boleh menyisakan sedikit ruang agar tidak ada teks terpotong, dan halaman tidak perlu dipenuhi latar meja yang lebar. Bila KK terdiri dari dua lembar, foto tiap lembar satu kali lalu susun berurutan di PDF yang sama sebelum memeriksa ukuran.

Cara menyiapkan KK sebagai JPG langkah demi langkah

  1. Siapkan lembar KK asli dan alas datar dengan cara yang sama seperti alur PDF, karena ketajaman foto menentukan segalanya.
  2. Atur cahaya merata dari samping dan pastikan tidak ada bayangan tangan atau HP yang jatuh di atas kertas.
  3. Atur jarak HP sampai lembar memenuhi bingkai, cubit layar untuk memastikan teks terkecil terbaca sebelum lanjut.
  4. Simpan foto terbaik dengan nama yang jelas seperti kk-nama-keluarga.jpg, hindari nama bawaan kamera yang acak.
  5. Periksa ukuran foto di galeri atau file manager dan bandingkan dengan batas kolom yang meminta JPG.
  6. Bila foto kebesaran, rampingkan lewat Kompres JPG yang sekaligus menghapus EXIF dan data GPS dari foto.
  7. Buka hasil foto pada tampilan penuh, pastikan NIK, nama, dan alamat terbaca tanpa perlu menebak.
  8. Unggah file JPG final langsung ke kolom yang meminta JPG tanpa mengubahnya menjadi PDF.

Foto JPG yang baik tidak membutuhkan resolusi tertinggi kamera, melainkan jarak dan cahaya yang tepat. Foto yang diambil terlalu jauh lalu diperbesar akan pecah, sedangkan foto yang diambil dari jarak pas membuat teks rapat di tabel KK tetap terbaca. Periksa hasil pada tampilan normal 100 persen, karena verifikator juga membaca pada tampilan normal, bukan pada perbesaran ekstrem.

Soal keamanan selama menyiapkan kedua format, ketahui bahwa berkas yang diunggah ke layanan tidak ditulis ke penyimpanan permanen, melainkan lewat di memori dan hasilnya dikirim kembali ke peramban. Walau begitu, tetap gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus foto gagal yang memuat NIK dari galeri dan tempat sampah, dan baca kebijakan privasi bila memerlukan kepastian tertulis.

Jika berkas ditolak karena format atau ukuran

Bila portal menolak seketika dengan pesan format tidak didukung, hentikan percobaan dan periksa ekstensi berkas yang diunggah. Pastikan file untuk kolom PDF berakhiran pdf dan file untuk kolom gambar berakhiran jpg, jpeg, atau png sesuai daftar yang diterima. Konversi yang salah arah adalah penyebab paling sering, misalnya PDF diunggah ke kolom JPG atau sebaliknya. Buat ulang berkas ke format yang benar dari foto terbaik, bukan dari hasil konversi sebelumnya, lalu unggah ulang satu kali.

Bila berkas lolos pemeriksaan format tetapi gagal karena ukuran, sesuaikan dengan wadahnya masing masing. PDF yang kebesaran dikecilkan sekali dari berkas asli lewat Kompres PDF, sedangkan foto JPG yang kebesaran dirampingkan lewat Kompres JPG. Jangan mengecilkan PDF dengan pengecil foto atau sebaliknya, karena tiap alat dirancang untuk wadah yang berbeda. Setelah dikecilkan, baca ulang NIK pada zoom 100 persen sebelum mengunggah lagi.

Bila ukuran sudah kecil dan format sudah benar tetapi unggahan tetap gagal, periksa nama file, kolom tujuan, koneksi, dan kepadatan portal. Sederhanakan nama menjadi huruf kecil tanpa spasi dan karakter aneh, pastikan kolom yang dipilih memang kolom KK, gunakan jaringan stabil, dan coba pada jam sepi atau peramban lain bila portal padat. Buka berkas sampai halaman terakhir untuk memastikan tidak korup dan tidak terkunci kata sandi.

Cara lain bila tidak cocok

Bila halaman PDF hasil foto terlihat miring, tegakkan sekali lewat Putar PDF yang memutar 90, 180, atau 270 derajat. Bila kolom meminta KK digabung akta atau KIA dalam satu berkas PDF, satukan PDF asli yang sudah rapi lewat Gabung PDF yang menerima 2 sampai 20 PDF berurutan dengan pratinjau yang bisa digeser, lalu periksa ukuran gabungannya. Untuk pemahaman konsep pengecilan dokumen, baca Kompres PDF, dan untuk peta berkas pendaftaran, baca Berkas PPDB serta Panduan Dokumen dan Administrasi. Dasar pindaian KK juga dijelaskan di Scan KK. Bila jatah harian habis di tengah persiapan, lihat halaman harga: pemakaian tanpa akun memberi 20 pemrosesan per hari, akun gratis memberi 30 pemrosesan per hari, dan paket berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah.

Pertanyaan yang sering muncul

Bagaimana memastikan format yang diminta kolom KK? Baca label kolom dan halaman petunjuk portal daerah sampai selesai, termasuk daftar ekstensi yang diterima dan contoh yang ditampilkan. Bila kolom menulis PDF, siapkan PDF. Bila kolom menulis JPG, JPEG, PNG, atau foto, siapkan gambar. Jangan menebak dari kebiasaan tahun lalu atau saran grup chat.

Apakah PDF hasil foto HP diterima untuk kolom PDF? Diterima selama tajam, lengkap, dan ukurannya di bawah batas. Portal menilai keterbacaan dan kecocokan format, bukan merek alat yang dipakai. Foto HP yang tajam dan disusun menjadi PDF A4 yang rapi lolos verifikasi sama baiknya dengan hasil alat pindai.

Apakah foto JPG perlu resolusi besar agar diterima? Tidak. Foto JPG yang baik adalah foto yang teksnya terbaca pada tampilan normal, bukan foto dengan dimensi piksel terbesar. Jarak yang pas dan cahaya merata jauh lebih menentukan daripada resolusi maksimum kamera.

Bolehkah mengunggah PDF ke kolom yang meminta JPG bila isinya sama? Tidak. Sistem memeriksa ekstensi sebelum isi, sehingga PDF di kolom JPG ditolak walaupun isinya benar. Siapkan ulang berkas dalam format yang diminta dari foto terbaik, jangan memaksa format yang salah.

Bagaimana bila portal tidak menulis format dengan jelas? Baca ulang seluruh petunjuk, periksa contoh tiap kolom, dan hubungi helpdesk PPDB daerah bila informasinya memang tidak tercantum. Sambil menunggu jawaban resmi, siapkan kedua versi dari foto terbaik yang sama agar tinggal mengunggah begitu format resminya diketahui.

Periksa sebelum unggah ke portal

Buka berkas final sesuai wadahnya, pastikan PDF terbuka penuh atau foto tampil penuh, NIK dan nama terbaca pada zoom 100 persen, ekstensi cocok dengan label kolom, ukuran di bawah batas dengan margin, dan nama file sederhana memuat nama keluarga. Unggah ke kolom KK yang tepat dan simpan bukti unggah bila portal menyediakannya.

Format yang benar membuat berkas yang bagus benar benar sampai ke tangan verifikator tanpa tertahan di pintu sistem.