Ukuran file PPDB maksimal adalah angka batas yang tertulis di portal PPDB daerah dan pengumuman sekolah tujuan tahun berjalan untuk tiap kolom unggahan, dan cara menyesuaikannya adalah mencatat batas tiap kolom, mengukur berkas yang dimiliki, lalu mengecilkan PDF yang kebesaran sekali lewat Kompres PDF sampai berada di bawah batas dengan margin aman. Tidak ada satu angka nasional yang berlaku untuk semua daerah, karena tiap dinas pendidikan menetapkan batasnya sendiri dan bisa mengubahnya tiap tahun ajaran. Foto HP yang langsung dijadikan PDF sering berukuran 3 sampai 5 MB untuk satu dokumen, sedangkan kolom unggahan bisa meminta jauh lebih kecil, sehingga pemeriksaan ukuran di awal menghemat banyak waktu dibanding mengunggah berkas besar berulang kali.

Banyak kegagalan unggah sebenarnya bukan berkas rusak, melainkan berkas yang sehat tetapi ukurannya melewati batas kolom. Portal menolak dengan pesan file terlalu besar atau bilah unggah berhenti di tengah jalan, lalu pendaftar mengira portal rusak. Dengan tabel batas yang jelas, kamu tahu persis dokumen mana yang aman dan dokumen mana yang harus dikecilkan, tanpa menebak dan tanpa mengompres semua berkas secara membabi buta.

Syarat dan batas yang mengikat

Istilah resmi penerimaan murid baru sekarang SPMB (Sistem Penerimaan Murid Baru), pengganti PPDB sejak 2025 menurut Direktorat Sekolah Dasar Kemendikdasmen, dengan dasar hukum Permendikdasmen Nomor 3 Tahun 2025. Artikel ini tetap memakai kata PPDB karena istilah itu lebih dikenal. Peraturan tersebut menyerahkan penyusunan petunjuk teknis kepada pemerintah daerah (Pasal 33) dan menyebut bahwa dokumen diunggah sesuai persyaratan pada aplikasi yang ditentukan pemerintah daerah (Pasal 39 ayat (3)). Teksnya tidak memuat batas ukuran berkas, jadi memang tidak ada angka nasional. Pengumuman pendaftaran, yang paling sedikit memuat persyaratan calon murid dan tanggal pendaftaran, harus disampaikan paling lambat minggu pertama Mei tahun berkenaan (Pasal 38 ayat (3) dan (4)).

Ketentuan yang mengikat hanyalah angka di portal PPDB daerah dan pengumuman sekolah tujuan tahun berjalan. Tiap kolom unggahan bisa punya batas sendiri, misalnya kolom KK, kolom akta, kolom KIA, dan kolom rapor masing masing mencantumkan angka berbeda. Tahun lalu sebuah daerah bisa memakai batas longgar, tahun ini memakai batas ketat, dan daerah tetangga bisa memakai angka yang sama sekali lain. Karena itu abaikan tangkapan layar lama yang beredar di grup chat dan baca ulang halaman petunjuk portal daerahmu sampai selesai sebelum menyiapkan apa pun.

Artikel ini tidak mencantumkan angka MB tertentu sebagai patokan karena angka resmi hanya ada di portal daerah, dan aturan nasional tidak menetapkan satu batas ukuran untuk semua daerah. Jika sebuah panduan menyebut angka pasti tanpa merujuk portal daerah tahun berjalan, anggap itu contoh ilustrasi, bukan aturan. Satu satunya angka yang boleh dijadikan target adalah angka yang kamu baca sendiri di kolom unggahan portal tempat kamu mendaftar.

Catat batas tiap kolom dalam satu tabel sederhana sebelum mengecilkan apa pun. Tulis nama dokumen, format yang diminta, batas maksimal dari portal, ukuran berkas yang kamu punya, dan selisihnya. Tabel ini mencegah kesalahan umum, yaitu mengecilkan semua berkas ke satu angka yang sama padahal tiap kolom punya batas sendiri. Tabel ini juga membuat kamu tahu margin aman tiap berkas, dan margin itu penting karena portal kadang menghitung ukuran sedikit berbeda dari file manager di HP.

Batas paket layanan ikut menentukan pola kerja. Tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari dengan maksimal 10 MB per berkas dan 10 berkas per proses, paket Gratis dengan akun memberi 30 pemrosesan per hari dengan 30 MB per berkas dan 20 berkas, paket Berbayar memberi pemrosesan tanpa batas jumlah dengan 200 MB per berkas dan 20 berkas. PDF PPDB yang berasal dari foto HP umumnya jauh di bawah 30 MB per berkas, jadi kendala paket Gratis jarang menjadi masalah. Kendala yang nyata adalah batas kolom portal yang jauh lebih kecil dari ukuran foto asli, dan di situlah kompres berperan.

NgeditPDF tidak bekerja sama dengan dinas pendidikan, sekolah, Dukcapil, atau kelurahan, dan tidak menerbitkan syarat resmi PPDB. Layanan ini hanya membantu menyiapkan berkas agar sesuai syarat yang sudah ditetapkan daerah. Jika ada perbedaan antara artikel ini dan pengumuman sekolah tujuan, ikuti pengumuman sekolah tujuan tanpa ragu.

Dilarang mengubah isi dokumen agar ukurannya kecil. Jangan mengubah NIK, NISN, nama, nilai rapor, tanggal lahir, atau mengedit isi pindaian KK, akta, KIA, dan rapor. Jangan memotong stempel, menghapus halaman nilai, atau memadatkan teks sampai tidak terbaca demi mengejar ukuran. Kompres hanya menurunkan resolusi gambar berlebih, bukan membuang isi. Bila data dokumen keliru, urus pembetulan ke Dukcapil untuk dokumen kependudukan atau ke sekolah asal untuk rapor, lalu pindai ulang dokumen yang sudah benar.

PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.

Kapan panduan batas ini dipakai dan kapan tidak

Panduan ukuran file PPDB maksimal dipakai setiap kali kamu menyiapkan berkas pendaftaran, bahkan sebelum memotret atau memindai. Membaca batas di awal menentukan cara memotret, yaitu apakah foto boleh resolusi penuh atau harus hemat sejak awal. Panduan ini juga dipakai ketika satu dokumen lolos tetapi dokumen lain ditolak, karena tabel batas menunjukkan dengan tepat berkas mana yang bermasalah tanpa perlu menebak.

Panduan ini dipakai pula ketika hasil kompres pertama masih kebesaran. Alih alih mengulang kompres tanpa arah, kembali ke tabel, lihat selisih yang tersisa, lalu perbaiki sumbernya seperti memotong latar meja yang ikut masuk bingkai atau memindai ulang dengan pengaturan lebih hemat. Tabel membuat keputusan berbasis angka, bukan berbasis firasat.

Panduan ini tidak dipakai untuk menebak batas daerah lain atau tahun lain. Angka batas Bandung tahun lalu tidak berlaku untuk Surabaya tahun ini, dan angka jalur zonasi belum tentu sama dengan angka jalur prestasi. Setiap kombinasi daerah, tahun, dan kolom harus dibaca ulang dari sumber resminya. Menyalin angka dari grup chat lintas daerah adalah cara tercepat menuju unggahan yang ditolak.

Panduan ini juga tidak dipakai untuk memaksa semua berkas menjadi sekecil mungkin. Berkas yang sudah berada di bawah batas dengan margin aman tidak perlu dikecilkan lagi. Mengecilkan berkas yang sudah cukup hanya membuang jatah harian dan berisiko membuat NIK kecil di KK atau nilai kecil di rapor menjadi menyatu. Prinsipnya adalah cukup kecil untuk lolos dengan margin, tetap tajam untuk dibaca verifikator.

Cara membaca batas dan menyesuaikan berkas langkah demi langkah

  1. Buka portal PPDB daerah tahun berjalan dan baca halaman petunjuk unggahan sampai selesai, jangan hanya membaca pengumuman garis besarnya.
  2. Buka tiap kolom unggahan satu per satu dan catat format yang diminta serta batas maksimalnya, karena tiap kolom bisa berbeda.
  3. Buat tabel sederhana berisi nama dokumen, format, batas portal, ukuran berkasmu, dan selisihnya agar status tiap berkas terlihat jelas.
  4. Kumpulkan PDF asli tiap dokumen dalam folder khusus, misalnya folder PPDB 2026 dengan subfolder asli dan hasil agar sumber terbaik tidak tertimpa.
  5. Lihat ukuran tiap PDF di file manager HP atau klik kanan lalu properti di komputer untuk mengisi kolom ukuran di tabel.
  6. Tandai berkas yang sudah di bawah batas dengan margin aman sebagai lolos tanpa proses, dan tandai berkas yang melewati batas sebagai perlu dikecilkan.
  7. Buka Kompres PDF di peramban dan unggah hanya berkas yang bertanda perlu dikecilkan dari folder asli.
  8. Jalankan proses satu kali dari berkas asli sampai selesai tanpa menutup tab, catat angka sebelum dan sesudah yang tampil, lalu pastikan hasilnya di bawah batas dengan margin.
  9. Unduh hasil dengan nama yang jelas seperti kk-nama-anak-300KB.pdf, buka pada zoom 100 persen sampai 150 persen, baca NIK, nama, dan nilai sebagai sampel, lalu pindahkan yang lolos ke folder hasil.

Margin aman berarti hasil akhir berada jelas di bawah batas, bukan menempel persis di angka maksimal. Portal kadang menghitung kilobita dengan pembulatan berbeda, koneksi yang lambat kadang membuat berkas di batas atas gagal terkirim penuh, dan kolom yang sibuk kadang menolak berkas yang ukurannya mepet. Menyisakan ruang membuat unggahan lebih stabil dan memberi toleransi untuk perbedaan cara hitung tersebut.

Penamaan berkas yang memuat ukuran membantu pemeriksaan akhir. Ketika portal meminta banyak kolom, nama seperti 01-kk-nama-anak.pdf, 02-akta-nama-anak.pdf, dan 03-rapor-nama-anak.pdf membuat pemetaan ke tabel batas lebih cepat dan mengurangi risiko salah unggah kolom. Simpan tabel batas sampai seluruh tahap PPDB selesai karena verifikasi susulan sering memakai angka yang sama.

Soal keamanan, pahami bahwa berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban. Walau begitu, gunakan jaringan pribadi saat menyiapkan dokumen keluarga, tutup tab setelah selesai, hapus unduhan yang tidak dipakai, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.

Jika hasil belum di bawah batas

Jika hasil kompres masih di atas batas kolom, jangan langsung mengompres hasil itu lagi. Kembali ke berkas asli dan periksa penyebab ukurannya besar. PDF berisi foto berwarna penuh satu halaman biasanya besar karena resolusi foto aslinya sangat tinggi dan latar meja ikut masuk bingkai. PDF rapor multipage biasanya besar karena jumlah halamannya banyak, bukan karena satu halaman rusak. Diagnosis yang tepat menentukan perbaikan yang tepat.

Langkah perbaikan sumber yang paling aman adalah merampingkan foto asal sebelum dijadikan PDF. Potong area di luar kertas, ambil ulang dengan jarak lebih pas agar kertas memenuhi bingkai, atau kecilkan foto lewat Kompres JPG yang sekaligus menghapus EXIF dan data GPS. Setelah sumbernya ramping, susun ulang menjadi PDF A4 lewat Foto ke PDF yang menerima hingga 20 foto menjadi satu PDF 210 x 297 mm dengan margin 20 mm, lalu kompres sekali dari versi perbaikan itu.

Jika PDF berisi teks vektor dan ukurannya nyaris tidak turun setelah dikompres, itu normal. PDF teks tidak punya gambar berlebih yang bisa diturunkan, sehingga masalah ukuran biasanya ada pada jumlah halaman atau lampiran. Periksa apakah semua halaman memang diminta ketentuan daerah, dan jangan menambah sampul atau halaman kosong yang tidak diminta karena hanya menambah ukuran tanpa manfaat.

Jika semua cara sudah dicoba tetapi ukuran masih sedikit di atas batas, jangan memotong bagian dokumen agar terlihat kecil. Jangan menghapus stempel, memperkecil teks sampai hilang, atau mengubah format menjadi format yang tidak diminta kolom. Baca ulang petunjuk kolom untuk memastikan berkas tidak salah tempat, karena berkas yang diunggah ke kolom yang salah kadang terlihat ditolak padahal ukurannya sesuai. Hubungi helpdesk PPDB daerah bila kolomnya memang tidak konsisten dengan petunjuk tertulis.

Cara lain bila tidak cocok

Jika sumbernya masih berupa foto miring, buram, atau gelap, ambil ulang dengan cahaya merata sebelum memikirkan ukuran. Kompres tidak memperbaiki fokus dan cahaya, sehingga foto yang buram tetap buram walaupun ukurannya sudah kecil. Setelah foto bagus, satukan menjadi PDF yang rapi, lalu kecilkan bila masih kebesaran.

Jika satu kolom meminta beberapa dokumen dalam satu PDF, gabungkan PDF asli dulu lewat Gabung PDF yang menerima 2 sampai 20 PDF berurutan dengan pratinjau yang bisa digeser, periksa urutannya, lalu kompres hasil gabungan sekali. Menggabung dulu baru mengompres memberi hasil lebih bersih daripada mengompres tiap potongan lalu menggabung hasil kecilnya.

Jika jatah harian habis di tengah penyesuaian, periksa kebutuhan di halaman harga dan kerjakan berkas yang selisihnya paling besar dulu. Tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari, paket Gratis 30 pemrosesan per hari, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan. Untuk konsep pengecilan umum, baca Kompres PDF, dan untuk peta berkas pendaftaran, baca Berkas PPDB serta Panduan Dokumen dan Administrasi. Dasar pindaian KK dijelaskan di Scan KK.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah batas ukuran sama untuk semua daerah? Tidak. Tiap dinas pendidikan menetapkan batasnya sendiri dan bisa mengubahnya tiap tahun ajaran. Satu satunya angka yang sah adalah angka di portal PPDB daerah dan pengumuman sekolah tujuan tempat kamu mendaftar tahun ini.

Berapa margin aman di bawah batas? Usahakan hasil akhir jelas di bawah batas, bukan menempel persis di angka maksimal. Ruang ini memberi toleransi untuk perbedaan cara hitung ukuran antara file manager dan portal, serta membuat unggahan lewat koneksi lambat lebih stabil.

Apakah batas dihitung dalam KB atau MB? Ikuti satuan yang tertulis di portal. Jangan mengonversi dengan tebakan, dan pastikan kamu membaca satuan tiap kolom karena kolom yang berbeda bisa memakai satuan yang berbeda. Tabel batas membantumu tidak salah baca satuan.

Bagaimana bila portal tidak menulis batas dengan jelas? Baca ulang seluruh halaman petunjuk, periksa tiap kolom unggahan, dan hubungi helpdesk PPDB daerah bila angkanya memang tidak tercantum. Jangan memakai angka dari daerah lain atau tahun lalu sebagai pengganti, dan siapkan berkas yang tajam namun wajar sambil menunggu jawaban resmi.

Apakah PDF teks yang kecil perlu dikompres? Tidak. PDF teks yang sudah di bawah batas dengan margin aman langsung lolos tanpa proses. Kompres hanya berguna untuk PDF berbasis gambar pindaian yang ukurannya besar, dan memproses PDF teks berulang kali hanya membuang jatah harian.

Periksa sebelum unggah ke portal

Buka folder final dan cocokkan tiap berkas dengan tabel batas yang dicatat di awal. Pastikan tiap berkas di bawah batas dengan margin, formatnya sesuai kolom, namanya sederhana tanpa karakter aneh, dan isinya terbaca pada zoom 100 persen dari halaman pertama sampai terakhir. Unggah satu per satu ke kolom yang tepat dan simpan bukti unggah bila portal menyediakannya.

Pegang angka portal daerah sebagai satu satunya patokan ukuran, dan semua persiapan akan selalu tepat sasaran.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 20 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun dan berbeda tiap daerah, jadi rujuk halaman di bawah dan pengumuman daerahmu untuk ketentuan yang berlaku.