Scan rapor jadi PDF untuk PPDB dibuat dengan memotret tiap halaman rapor memakai HP di atas permukaan datar dengan cahaya merata, lalu mengubah foto JPG atau PNG itu menjadi satu PDF A4 lewat Foto ke PDF. Halaman identitas, halaman nilai tiap semester, dan halaman catatan wali kelas difoto satu per satu sampai angka dan nama terbaca, kemudian disusun berurutan dari semester awal sampai akhir. Hasilnya dibuka pada zoom 100 persen untuk memastikan NISN, nama, dan nilai tiap mata pelajaran terbaca sebelum diunggah ke portal pendaftaran.
Rapor membutuhkan perhatian khusus karena halamannya banyak dan tulisannya kecil. Satu halaman yang miring atau gelap bisa membuat seluruh berkas dianggap tidak lengkap oleh verifikator. Beda dengan KK yang hanya satu lembar, rapor menuntut konsistensi antar halaman, mulai dari pencahayaan yang sama sampai jarak foto yang sama. Mengerjakan dengan pola tetap sejak halaman pertama membuat hasil akhir terlihat seperti satu dokumen utuh, bukan kumpulan foto lepas.
Syarat dan batas yang mengikat
Ketentuan yang mengikat adalah daftar semester yang tertulis di portal PPDB daerah dan pengumuman sekolah tujuan tahun berjalan. Sebagian daerah meminta dua semester terakhir, sebagian lain meminta empat atau lima semester, dan komposisinya bisa berubah tiap tahun. Pastikan dulu semester berapa saja yang wajib ada sebelum memotret, karena memindai semester yang tidak diminta hanya menambah ukuran. Catat pula batas maksimal kolom rapor dan format yang diminta, lalu sisakan margin aman.
Batas paket gambar menentukan berapa foto yang bisa diproses sekaligus. Tanpa akun tersedia 10 berkas gambar per proses, paket Gratis dengan akun memberi 20 berkas, dan paket Berbayar memberi 20 berkas, sedangkan Foto ke PDF menerima hingga 20 foto JPG, PNG, atau WebP menjadi satu PDF A4 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Rapor lima semester plus halaman identitas biasanya 6 sampai 12 foto, jadi kerjakan dalam satu atau dua proses sesuai paket yang dipakai.
NgeditPDF tidak bekerja sama dengan dinas pendidikan, sekolah, atau Dukcapil, dan tidak menerbitkan syarat resmi PPDB. Layanan ini hanya menyiapkan berkas agar sesuai syarat daerah. Bila ada selisih antara artikel ini dan pengumuman sekolah tujuan, ikuti pengumuman sekolah tujuan.
Dilarang mengubah isi rapor dengan cara apa pun. Jangan mengubah NISN, nama, nilai, peringkat, atau mengedit isi foto rapor agar terlihat berbeda dari aslinya. Foto ke PDF hanya mengubah format dan susunan, bukan memperbaiki data. Bila ada nilai atau identitas yang keliru, minta pembetulan ke sekolah asal lebih dulu, lalu foto ulang halaman yang sudah benar.
PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.
Kapan cara ini dipakai dan kapan tidak
Cara scan rapor jadi PDF dipakai ketika rapor masih berupa buku fisik dan portal meminta format PDF. Ini kondisi sebagian besar pendaftar lulusan SD dan SMP yang rapornya belum tersedia dalam bentuk digital. Cara ini juga dipakai ketika file rapor digital dari sekolah tidak bisa diunduh atau kualitasnya rendah, sehingga memotret buku fisik memberi hasil yang lebih terkendali.
Cara ini dipakai pula ketika halaman rapor perlu dipilih dan disusun ulang sesuai permintaan daerah. Misalnya daerah hanya meminta semester tiga sampai lima, maka foto tiga semester itu saja lalu susun berurutan. Fleksibilitas memilih halaman adalah kelebihan cara foto dibanding memindai seluruh buku sekaligus.
Cara ini tidak dipakai ketika sekolah sudah menerbitkan PDF rapor resmi yang tajam dan lengkap. Dalam kondisi itu, pakai PDF resmi dan jangan memotret ulang, karena foto ulang menurunkan kualitas. Cara ini juga tidak dipakai ketika portal meminta tiap semester di kolom terpisah, karena dalam kondisi itu tiap semester harus menjadi PDF sendiri, bukan satu PDF gabungan.
Cara ini tidak dipakai untuk memperbaiki halaman yang tulisannya sudah kabur di buku aslinya. Tinta yang pudar atau halaman yang lecek tidak menjadi tajam setelah difoto. Bila halaman rusak, minta salinan atau surat keterangan ke sekolah asal, jangan merekayasa angkanya sendiri.
Cara scan rapor jadi PDF langkah demi langkah
- Buka buku rapor dan tandai halaman yang wajib difoto sesuai ketentuan daerah, termasuk halaman identitas dan semester yang diminta.
- Letakkan buku di atas meja datar dengan latar polos, ganjal punggung buku agar halaman yang difoto rata dan tidak melengkung.
- Cari cahaya terang yang merata dari samping, hindari lampu tepat di atas halaman karena kertas rapor yang mengkilap mudah memantulkan cahaya.
- Posisikan HP sejajar tepat di atas halaman, pastikan keempat tepi halaman masuk bingkai dengan sedikit ruang.
- Foto halaman identitas dulu, perbesar hasilnya di layar dan pastikan nama, NISN, dan nama sekolah terbaca.
- Foto tiap halaman nilai satu per satu dengan jarak dan cahaya yang sama, periksa tiap hasil sebelum lanjut ke halaman berikut.
- Foto halaman catatan wali kelas atau pengesahan bila termasuk yang diminta daerah.
- Buka Foto ke PDF di peramban, unggah foto dengan urutan identitas lalu semester awal sampai akhir.
- Jalankan proses sampai selesai, unduh dengan nama yang jelas seperti rapor-nama-anak-sem3-5.pdf, lalu baca ulang seluruh halaman pada zoom 100 persen.
Konsistensi jarak dan cahaya antar halaman membuat PDF terlihat profesional dan mudah dibaca verifikator. Bila satu halaman jauh lebih gelap dari yang lain, foto ulang halaman itu saja dengan posisi yang sama seperti halaman lainnya. Jangan mencampur foto siang dan foto malam dalam satu PDF karena perbedaannya mencolok dan mengganggu pembacaan.
Soal keamanan berkas, pahami bahwa berkas tidak ditulis ke penyimpanan permanen, isinya lewat di memori dan hasilnya dikirim ke peramban. Walau begitu, gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus foto gagal dari galeri dan tempat sampah, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.
Jika hasil PDF bermasalah
Bila halaman terlihat melengkung karena punggung buku terangkat, ganjal kedua sisi buku sampai halaman rata lalu foto ulang. Teks di dekat punggung buku yang melengkung akan blur dan tidak bisa diperbaiki setelah menjadi PDF. Luangkan waktu meratakan buku karena ini penyebab gagal paling sering pada rapor tebal.
Bila ada pantulan cahaya menutupi angka, geser sumber cahaya ke samping dan matikan flash HP. Kertas rapor yang dilaminasi sangat sensitif terhadap flash, sehingga flash hampir selalu merusak hasil. Cahaya alami dari jendela pada siang hari memberi hasil paling merata untuk kertas mengkilap.
Bila ukuran PDF melebihi batas kolom, kecilkan sekali lewat Kompres PDF, lalu baca ulang nilai kecil pada zoom 100 persen. Bila halaman miring, tegakkan dulu lewat Putar PDF yang memutar 90, 180, atau 270 derajat. Bila portal menolak padahal PDF terbuka normal, periksa nama file, kolom tujuan, dan kepadatan portal sebelum mengulang proses.
Cara lain bila tidak cocok
Bila foto sumber beresolusi sangat tinggi dan PDF-nya besar, rampingkan foto dulu lewat Kompres JPG yang menghapus EXIF dan data GPS, lalu susun ulang menjadi PDF. Bila kolom meminta rapor digabung KK atau akta, satukan PDF aslinya lewat Gabung PDF yang menerima 2 sampai 20 PDF berurutan. Untuk konsep pengecilan umum, baca Kompres PDF, dan untuk peta berkas pendaftaran, baca Berkas PPDB serta Panduan Dokumen dan Administrasi. Bila jatah harian habis, lihat halaman harga: tanpa akun tersedia 20 pemrosesan per hari, paket Gratis 30 pemrosesan per hari, dan paket Berbayar tanpa batas jumlah pemrosesan.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa halaman rapor yang difoto untuk PPDB? Ikuti ketentuan daerah tahun berjalan. Umumnya halaman identitas plus halaman nilai semester yang diminta, misalnya dua sampai lima semester. Jangan memfoto seluruh buku bila yang diminta hanya sebagian, karena halaman berlebih menambah ukuran tanpa manfaat.
Bagaimana memotret buku rapor yang tebal dan melengkung? Ganjal punggung buku agar halaman yang difoto rata dengan meja, tekan perlahan tepi halaman, dan foto dari jarak yang pas. Halaman yang melengkung membuat teks di dekat punggung blur, jadi kerataan halaman lebih penting daripada kecepatan.
Apakah sampul rapor harus ikut difoto? Hanya bila ketentuan daerah memintanya. Bila yang diminta halaman nilai dan identitas, sampul tidak perlu. Menambah halaman yang tidak diminta membuat PDF lebih besar dan verifikasi lebih lama.
Bagaimana bila satu halaman gagal tajam? Foto ulang halaman itu saja dengan cahaya dan posisi yang sama seperti halaman lain. Jangan melanjutkan dengan harapan PDF akan memperbaikinya, karena PDF hanya menyusun foto apa adanya.
Apakah foto rapor malam hari bisa bagus? Bisa bila cahaya lampu putih merata dan tidak ada bayangan, tetapi cahaya siang dari jendela memberi hasil lebih stabil. Hindari lampu kuning redup dan flash langsung ke kertas mengkilap.
Periksa sebelum unggah ke portal
Buka PDF final dari halaman pertama sampai terakhir, pastikan semester lengkap dan berurutan, nama serta NISN cocok dengan KK dan akta, nilai terbaca, ukuran di bawah batas dengan margin, dan nama file memuat nama anak. Unggah ke kolom rapor yang benar dan simpan bukti unggah bila portal menyediakannya.
Pelihara PDF rapor final bersama buku fisiknya sampai daftar ulang beres agar setiap permintaan verifikasi tinggal membuka arsip yang sudah siap.