Scan rapor per semester PDF dikerjakan dengan mengelompokkan foto halaman rapor berdasarkan semester, lalu mengubah tiap kelompok menjadi satu file PDF lewat Foto ke PDF. Hasilnya adalah beberapa file kecil, misalnya semester 1 satu PDF, semester 2 satu PDF, dan seterusnya. Pola ini cocok saat portal PPDB meminta unggahan per semester di kolom terpisah.
Kerjakan dari rapor fisik yang sudah lengkap dan urut. Pisahkan dulu halaman sampul identitas, lalu halaman nilai semester 1 sampai semester terakhir yang diminta. Foto tiap kelompok secara terpisah dan beri nama folder sesuai semester sebelum digabung. Cara ini mencegah tertukarnya halaman antar semester yang sering membuat verifikasi ulang.
Syarat dan batas scan per semester yang mengikat
Jumlah semester yang diminta ditentukan pengumuman daerah dan jalur yang dipilih. Ada daerah yang meminta lima semester terakhir untuk jenjang SMP, ada yang hanya meminta dua semester terakhir untuk perpindahan. Jangan mengarang jumlahnya dari pengalaman tahun lalu. Buka pengumuman tahun berjalan, catat semester berapa saja yang wajib diunggah, dan cocokkan dengan isi rapor fisik.
Format unggahan juga ditentukan portal. Sebagian portal meminta PDF per semester, sebagian meminta satu PDF gabungan semua semester. Jika portal meminta per semester, jangan mengunggah satu PDF besar ke semua kolom karena sistem bisa menolak duplikat. Jika portal meminta gabungan, jangan memecah sendiri tanpa alasan. Ikuti instruksi kolom yang tertulis di layar unggahan.
NgeditPDF tidak berafiliasi dengan dinas pendidikan, sekolah, Dukcapil, atau kelurahan. Layanan ini hanya mengubah foto menjadi PDF A4, bukan menetapkan semester mana yang dinilai. Bila ada beda antara artikel ini dan pengumuman, ikuti pengumuman dan portal PPDB daerah.
PPDB diatur dinas pendidikan tiap daerah dan ketentuannya berubah setiap tahun ajaran. Cek selalu portal PPDB daerah, pengumuman sekolah tujuan, dan grup info resmi tahun berjalan. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas, bukan situs resmi pendaftaran.
Kapan scan per semester dipakai dan kapan tidak
Pola per semester dipakai saat tiap kolom unggahan diberi label semester, misalnya kolom rapor semester 1, semester 2, dan seterusnya. Pola ini memudahkan verifikator karena tiap file hanya berisi halaman yang relevan. File yang kecil juga lebih cepat diunggah dan lebih mudah diperiksa ulang bila ada yang buram.
Pola ini juga dipakai saat ukuran satu PDF gabungan selalu gagal diunggah. Rapor lima semester yang difoto resolusi tinggi bisa belasan megabyte dalam satu file. Dengan memecah per semester, tiap file menjadi 1 sampai 3 MB dan peluang lolos lebih besar. Periksa dulu batas tiap kolom di pengumuman sebelum memutuskan memecah.
Pola ini tidak dipakai saat portal hanya menyediakan satu kolom rapor. Jika hanya ada satu tombol unggah untuk semua rapor, buat satu PDF berurutan dari sampul sampai semester terakhir. Memecah menjadi banyak file justru menyulitkan karena kamu harus menggabungkannya lagi.
Jangan memakai proses ini untuk mengubah isi rapor. Jangan mengganti nilai, menutupi catatan, mengubah NISN, menambah stempel sendiri, atau menghapus halaman yang nilainya rendah. Jika ada halaman rusak atau tulisan tidak terbaca, minta salinan atau keterangan resmi ke sekolah asal, bukan mengedit hasil foto.
Cara membuat PDF per semester langkah demi langkah
- Bentangkan rapor dan tandai pembatas tiap semester dengan sticky note agar tidak tercampur.
- Siapkan meja rata, cahaya siang dari samping, dan alas putih polos bila meja bermotif.
- Foto sampul identitas yang memuat nama, NISN, dan sekolah asal dengan tajam untuk dipakai sebagai halaman pembuka bila diperlukan.
- Foto halaman nilai semester 1 satu per satu dari atas dengan HP sejajar kertas.
- Perbesar tiap foto semester 1 dan pastikan angka, semester, dan nama terbaca, lalu simpan di folder khusus semester 1.
- Ulangi proses yang sama untuk semester 2, 3, dan seterusnya sampai semester terakhir yang diminta.
- Buka Foto ke PDF di peramban dan unggah foto semester 1 saja, maksimal 20 foto dalam satu proses.
- Urutkan foto dari identitas bila diminta lalu halaman nilai semester itu, unduh hasilnya dengan nama jelas seperti rapor-semester-1-nama.pdf.
- Ulangi langkah unggah dan unduh untuk tiap semester berikutnya dengan pola nama yang sama.
Batas gambar yang berlaku adalah 10 berkas per proses tanpa akun, 20 berkas paket Gratis dengan akun, dan 20 berkas paket Berbayar. Batas umum pemrosesan adalah 20 kali per hari tanpa akun, 30 kali per hari paket Gratis, dan tanpa batas jumlah pada paket Berbayar. Karena tiap semester memakai satu proses, hitung jumlah semester agar jatah harian cukup. Kerjakan semester yang paling diminta dulu bila jatah mepet.
Hasil tiap proses adalah PDF A4 210 x 297 mm dengan margin 20 mm. Ukuran ini membuat tabel rapor tampil proporsional di layar verifikator. Jangan memotret dengan zoom digital berlebihan karena hasilnya pecah. Dekatkan HP secara fisik sampai tabel memenuhi bingkai tanpa memotong garis tepi.
Soal privasi, berkas dikirim ke server untuk diproses lalu hasilnya dikirim balik ke peramban, tidak masuk penyimpanan permanen, dan salinan sementaranya dihapus otomatis dalam hitungan menit, tetapi rapor memuat data pribadi. Gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus foto buram yang tidak dipakai, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.
Jika ada semester yang halamannya banyak
Jika satu semester terdiri dari banyak halaman, misalnya nilai, catatan wali, dan presensi, sertakan halaman yang diminta pengumuman saja. Jangan memasukkan halaman kosong atau halaman yang tidak relevan karena memperbesar file tanpa manfaat. Baca ulang instruksi kolom untuk memastikan halaman pendukung perlu atau tidak.
Jika foto satu semester terlihat miring semua, perbaiki posisi sebelum digabung. Ambil ulang dengan HP sejajar kertas, bukan memiringkan hasil PDF setelah jadi. Foto ulang satu semester hanya butuh beberapa menit, tetapi memperbaiki PDF miring yang sudah jadi lebih lama dan hasilnya kurang rapi.
Jika satu file semester masih kebesaran, periksa resolusi foto sumbernya. Foto 12 megapiksel per halaman bisa membuat satu semester 5 MB. Kecilkan foto sumber atau ambil ulang dengan jarak lebih pas, lalu buat PDF ulang. Bila masih besar, pelajari konsep pengecilan di Kompres PDF tanpa mengorbankan angka kecil.
Cara lain bila tidak cocok
Jika ternyata portal meminta satu file berisi semua semester, simpan dulu tiap PDF per semester, lalu satukan setelah semuanya rapi. Gabung PDF menerima 2 sampai 20 PDF berurutan dan urutannya bisa digeser di pratinjau. Urutan yang aman adalah sampul, semester awal sampai akhir.
Jika paket harian habis di tengah jalan, cek kebutuhan di halaman harga dan lanjutkan keesokan harinya dengan folder yang sudah rapi. Untuk peta berkas yang lebih luas, baca Panduan Dokumen dan Administrasi. Untuk dasar pindaian KK, baca Scan KK.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah sampul identitas perlu ada di tiap file semester? Ikuti instruksi kolom. Jika kolom hanya meminta halaman nilai, cukup halaman nilai semester itu. Jika tidak ada instruksi jelas, sertakan sampul di file semester pertama saja agar verifikator mudah mencocokkan nama.
Berapa foto maksimal untuk satu semester? Selama masih di bawah 20 foto per proses, satu semester umumnya cukup dalam satu proses. Rapor satu semester biasanya 2 sampai 4 halaman, jadi masih longgar. Jika lebih dari 20 karena halaman pendukung banyak, saring halaman yang tidak diminta.
Bolehkah mencampur semester 1 dan 2 dalam satu file? Jangan bila portal meminta kolom terpisah. Campuran membuat verifikator sulit menilai dan bisa dianggap salah unggah. Pisahkan sesuai label kolom yang tertulis di portal.
Bagaimana bila satu halaman semester robek? Jangan menambal dengan edit gambar. Minta salinan halaman atau surat keterangan ke sekolah asal, lalu foto halaman pengganti yang sah dan masukkan ke file semester itu.
Apakah perlu mengompres tiap file semester? Hanya bila ukurannya melewati batas kolom. Jika tiap file sudah di bawah batas dengan margin aman dan terbaca jelas, langsung pakai tanpa proses tambahan.
Periksa sebelum unggah ke portal
Buka tiap PDF semester dari awal sampai akhir dan pastikan semesternya benar, tidak ada halaman semester lain terselip. Baca nama, NISN, dan tiap nilai, lalu cocokkan nama file dengan label kolom sebelum diunggah satu per satu.
Simpan semua PDF per semester sampai daftar ulang selesai karena sekolah tujuan bisa meminta tunjukkan file yang sama saat verifikasi lanjutan.