Cara mengirim skripsi ke dosen dikerjakan dengan tiga hal: berkas dalam format PDF yang diekspor dari naskah final, nama berkas yang menyebut isi dan tanggal, dan pesan singkat yang menjelaskan apa yang dikirim serta apa yang Anda butuhkan. Kirim lewat kanal yang biasa dipakai dosen pembimbing, apakah surel, sistem kampus, atau aplikasi pesan. Simpan catatan tentang berkas mana yang dikirim pada tanggal berapa, supaya revisi berikutnya tidak tertukar dengan versi lama.
Mengirim naskah bukan sekadar melampirkan berkas. Dosen pembimbing biasanya membaca banyak naskah, dan naskah yang tidak diberi keterangan memerlukan waktu lebih untuk dipahami. Berkas yang rapi, pesan yang jelas, dan versi yang tertata mengurangi beban itu, dan pada gilirannya mempercepat umpan balik.
Artikel ini membahas cara mengirimnya. Cara menyusun naskahnya ada di membuat PDF skripsi. Kebiasaan komunikasi tiap pembimbing berbeda, jadi sesuaikan dengan kebiasaan yang selama ini berjalan antara Anda dan dosen Anda.
Mengapa PDF, bukan berkas Word
Kirim naskah dalam format PDF. PDF menampilkan tata letak yang sama di perangkat mana pun, sehingga dosen melihat susunan halaman, penomoran, dan tabel seperti yang Anda lihat. Naskah Word bisa terbuka berbeda di komputer lain, terutama kalau fontnya tidak tersedia atau versi aplikasinya berbeda.
Ekspor dari pengolah kata, bukan dari aplikasi lain yang mengubah tata letak. Ekspor mengikuti tata letak dokumen aslinya, dengan dua catatan: dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit, dan font yang tidak ada di server diganti font serupa. Karena itu, periksa hasilnya sebelum dikirim, terutama halaman yang memuat tabel dan gambar.
Kalau dosen meminta berkas Word untuk memberi komentar langsung, kirim Word sesuai permintaan. Sebagian pembimbing memang lebih suka menandai naskah di dalam dokumen. Yang penting, ikuti format yang diminta, bukan format yang Anda rasa lebih nyaman.
Kalau naskah ditulis per bab, tentukan dulu apa yang dikirim. Mengirim seluruh naskah sekaligus untuk pembimbingan bab pertama kadang tidak diperlukan. Kirim bab yang sedang dibahas, atau kirim seluruh naskah dengan catatan bab mana yang baru direvisi.
Menyiapkan berkas sebelum dikirim
Pastikan naskahnya sudah final untuk tahap itu. Ekspor bukan tempat membetulkan ejaan atau urutan halaman. Perbaiki di pengolah kata, lalu ekspor ulang. Perbarui daftar isi sebelum ekspor, karena daftar isi yang dibiarkan lama akan menunjuk halaman yang salah. Caranya ada di membuat daftar isi otomatis di Word.
Periksa penomoran halaman. Bagian awal dan bagian isi biasanya memakai format nomor yang berbeda, dan pemisahannya diatur di pengolah kata. Rinciannya ada di format penomoran halaman skripsi. Kalau naskah digabung dari beberapa bab, periksa sambungan dan penomoran di titik sambung lewat menggabungkan bab skripsi jadi satu PDF. Kalau berkasnya terlalu besar untuk lampiran surel, kecilkan lewat Kompres PDF.
Memberi nama berkas yang jelas
Nama berkas adalah hal pertama yang dilihat dosen di kotak masuk. Pola yang lazim dipakai memuat nama Anda, jenis berkasnya, dan tanggal, misalnya nama-bab-2-revisi-2026-03-14.pdf. Tanggal ditulis dengan urutan tahun-bulan-hari supaya berkas otomatis terurut saat diunduh.
Hindari nama seperti final.pdf, revisi.pdf, atau skripsi.pdf, karena nama seperti itu tidak menyebut versi maupun isinya dan cepat tertukar. Kalau mengirim beberapa berkas sekaligus, beri awalan angka sesuai urutannya, misalnya 01-bab-1, 02-bab-2, supaya urutannya tetap benar meski sistem surel mengurutkannya secara berbeda.
Menulis pesan pengantar
Pesan pengantar sebaiknya singkat dan memuat empat hal. Siapa Anda dan bimbingan dengan dosen yang mana. Apa yang dikirim, misalnya bab berapa dan revisi ke berapa. Apa yang Anda butuhkan, misalnya koreksi isi, persetujuan lanjut, atau arahan. Dan kapan Anda berharap bisa menerima tanggapan, bila memang ada tenggat.
Tulis dengan kalimat pendek dan jelas, dan sebutkan perubahan utama bila naskahnya revisi. Dosen membaca ringkasannya lebih dulu, baru membuka berkasnya, jadi pesan yang berisi banyak pertanyaan sekaligus menyulitkan penentuan prioritas. Kalau ada beberapa hal yang perlu dibahas, urutkan dan tandai mana yang paling mendesak. Sertakan salam dan identitas yang cukup, tetapi tidak perlu berlebihan.
Mencatat versi yang dikirim
Ini kebiasaan yang jarang dilakukan, tetapi berguna saat revisi berlanjut. Catat berkas apa yang dikirim, tanggalnya, dan perubahan apa yang ada di dalamnya. Anda bisa membuka kembali versi yang dikirim pada tanggal tertentu, dan tahu bagian mana yang sudah disetujui. Catatan itu juga berguna saat menyiapkan berkas sidang, karena menunjukkan riwayat pembimbingan.
Simpan seluruh versi, jangan menimpa berkas lama, dan beri nama versi dengan tanggal. Kalau pembimbing memberi komentar di dalam berkas, simpan berkas itu terpisah, karena menggabungkan komentar dari beberapa versi bisa menghilangkan jejak perubahannya.
Mengirim lewat kanal yang tepat
Gunakan kanal yang biasa dipakai pembimbing Anda. Sebagian dosen lebih suka surel, sebagian memakai sistem kampus, dan sebagian memakai aplikasi pesan untuk hal yang singkat. Tanyakan di awal bimbingan supaya tidak menebak. Kalau lewat surel, tulis subjek yang menyebut keperluannya, misalnya nama Anda dan bab yang dikirim, karena subjek yang kosong membuat surel sulit ditemukan kembali. Kalau lewat sistem kampus, perhatikan batas ukuran unggahan dan format yang diterima. Kalau lewat aplikasi pesan, kirim berkasnya sebagai dokumen, bukan tautan yang bisa kedaluwarsa.
Masalah yang sering terjadi
Naskah terbuka berbeda di komputer dosen. Biasanya karena dikirim dalam format Word dengan font yang tidak tersedia. Kirim PDF, atau sertakan fontnya bila memang harus Word.
Berkas tidak bisa dibuka. Penyebabnya berkas terkunci kata sandi, rusak saat diunggah, atau formatnya tidak didukung. Kirim ulang tanpa kunci, dan periksa berkasnya sebelum mengirim.
Dosen menerima versi yang salah. Terjadi karena nama berkas tidak menyebut versi. Beri nama dengan tanggal, dan sebutkan versi di pesan pengantar.
Naskah terlalu besar untuk lampiran. Kecilkan lewat Kompres PDF setelah isinya final, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim.
Tidak ada tanggapan dalam waktu lama. Bukan berarti naskahnya diabaikan. Pembimbing punya banyak kegiatan. Kirim pesan pengingat yang singkat dan sopan, lalu tunggu. Jangan mengirim berkas yang sama berulang kali tanpa keterangan.
Salah mengirim ke dosen lain. Periksa alamat tujuan sebelum menekan kirim, terutama kalau nama dosennya mirip.
Kapan sebaiknya tidak dikirim
Kalau naskahnya belum siap, jangan kirim hanya karena ingin menunjukkan kemajuan. Naskah yang belum selesai membuat pembimbing membaca ulang bagian yang sama. Selesaikan dulu tahap yang sedang dikerjakan.
Kalau naskahnya memuat data yang belum boleh dibagikan, misalnya data penelitian yang terikat perjanjian kerahasiaan, tanyakan lebih dulu cara pengirimannya. Jangan mengirim lewat kanal umum tanpa arahan.
Kalau pedoman kampus menetapkan jalur resmi penyerahan naskah, ikuti jalur itu. Pengiriman lewat surel pribadi biasanya untuk pembimbingan, bukan untuk penyerahan resmi.
Kalau berkas memuat data yang tidak boleh keluar dari jaringan kampus, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada layanan ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah naskah harus dalam format PDF? Sebagian besar pembimbing lebih suka PDF karena tampilannya tetap. Kalau pembimbing meminta Word untuk memberi komentar langsung, ikuti permintaan itu.
Berapa lama sebaiknya menunggu tanggapan? Tiap pembimbing berbeda. Tunggu beberapa hari kerja, lalu kirim pengingat singkat bila belum ada kabar. Sebutkan kembali keperluan Anda.
Apakah boleh mengirim seluruh naskah sekaligus? Boleh, terutama bila diminta. Kalau pembimbingan berjalan per bab, kirim bab yang sedang dibahas saja, dan sebutkan bab mana yang dikirim.
Bisakah dosen mencari kata di dalam naskah yang saya kirim? Bisa, selama naskahnya PDF digital hasil ekspor dari pengolah kata. Kalau ada bagian yang berupa hasil pindai, bagian itu tidak bisa dicari karena OCR belum tersedia. Kirim versi digitalnya supaya seluruh teks bisa ditelusuri.
Apakah perlu mencetak naskah untuk pembimbing? Tergantung kebiasaan pembimbing dan ketentuan program studi. Sebagian lebih suka membaca di layar, sebagian meminta cetakan. Tanyakan langsung.
Setelah naskah terkirim
Catat versi yang dikirim, simpan berkasnya, dan tunggu tanggapan. Setelah ada koreksi, perbaiki di pengolah kata, ekspor ulang, lalu kirim versi baru dengan nama yang menyebut tanggal. Kalau naskahnya sudah mendekati sidang, lanjutkan ke menyiapkan berkas sidang skripsi. Untuk pekerjaan berkas pendidikan lain, buka Dokumen Pendidikan. Peta seluruh pekerjaan dokumen ada di Panduan Dokumen, dan panduan berkas PDF secara umum ada di Panduan PDF.