Cara Mengurus Legalisir Ijazah

Legalisir ijazah adalah pengesahan bahwa salinan ijazah sesuai dengan aslinya. Yang mengesahkan bukan sembarang pihak, melainkan instansi yang berwenang menurut ketentuan yang berlaku, biasanya institusi yang menerbitkan ijazah atau kantor layanan yang ditunjuk. Karena itu, langkah pertama mengurus legalisir bukan menyiapkan berkas, melainkan memastikan siapa yang berwenang mengesahkannya untuk keperluan Anda. Ketentuan tiap instansi berbeda dan bisa berubah, jadi yang mengikat selalu pengumuman resmi instansi tersebut, bukan pengalaman orang lain.

Artikel ini menjelaskan urutan pekerjaannya dan cara merapikan berkasnya, bukan menetapkan syarat resmi. Jangan berpegang pada angka atau daftar yang beredar di media sosial, karena syarat legalisir bisa berbeda antara satu instansi dan instansi lain, dan bisa berubah dari waktu ke waktu. Verifikasi ke sumber resmi sebelum berangkat atau mengirim berkas.

Apa yang sebenarnya disahkan

Legalisir tidak menambah nilai atau mengubah isi ijazah. Fungsinya menyatakan bahwa salinan yang Anda pegang cocok dengan dokumen aslinya. Karena itu, yang disahkan adalah salinan, dan salinan itu harus dibuat dengan cara yang diterima instansi. Ada instansi yang menyediakan salinan sendiri, ada yang menerima salinan yang Anda bawa, dan ada yang meminta salinan diproses di tempat.

Bedakan legalisir dari beberapa hal lain yang mirip. Penerjemahan tersumpah bukan legalisir, dan pengesahan untuk keperluan luar negeri mengikuti prosedur tersendiri. Kalau keperluan Anda bukan sekadar membuktikan kesesuaian salinan, tanyakan lebih dulu jenis pengesahan apa yang diminta, karena salah jenis berarti berkas dikembalikan.

Menentukan instansi yang berwenang

Instansi yang berwenang berbeda menurut keperluan dan menurut ketentuan yang berlaku. Sebagian keperluan cukup disahkan oleh institusi pendidikan yang menerbitkan ijazah. Sebagian lain memerlukan pengesahan lanjutan dari kantor yang berwenang di bidang layanan tertentu. Karena aturannya berubah dan berbeda antar daerah, jangan mengandalkan ringkasan dari artikel. Buka situs resmi instansi, baca pengumuman layanan legalisir, atau hubungi layanan informasi mereka.

Saat menanyakan, mintalah kejelasan tentang empat hal: apakah instansi itu menerima permohonan legalisir untuk keperluan Anda, apakah berkas bisa dikirim dari jauh atau harus hadir, apakah ada salinan yang perlu dibuat dengan cara tertentu, dan berapa lama prosesnya. Catat jawabannya beserta tanggal Anda bertanya, karena ketentuan bisa diperbarui.

Perhatikan juga urutan pengesahan. Sebagian proses memerlukan pengesahan bertingkat, dari institusi penerbit lalu ke instansi lain. Urutan yang terbalik membuat berkas harus diproses ulang dari awal. Karena itu, tanyakan alurnya secara utuh sebelum memulai.

Menyiapkan salinan yang akan disahkan

Salinan yang rapi mempercepat proses dan mengurangi risiko berkas dikembalikan. Buat salinan yang bersih, tegak, dan tidak terpotong, lalu periksa hasilnya satu per satu. Nama, nomor ijazah, tanggal, tanda tangan, dan cap adalah bagian yang paling sering diperiksa. Kalau salinan perlu dibuat banyak, buat sekaligus dalam satu pengaturan supaya hasilnya seragam, dan simpan berkas digital yang sudah baik supaya tidak perlu memindai ulang.

Untuk menyusun hasil pindai menjadi PDF, JPG ke PDF menempatkan satu gambar pada satu halaman A4 dengan margin 20 mm dan tidak memotong gambar. Tool ini menerima JPG, PNG, dan WebP sampai 20 berkas. Kalau salinan terdiri dari beberapa dokumen, misalnya ijazah dan transkrip, susun urutannya sesuai permintaan instansi. Cara memindai ijazahnya dibahas di Scan Ijazah jadi PDF, dan transkripnya di Scan Transkrip Nilai.

Mengikuti prosedur instansi

Setelah instansi yang berwenang dipastikan dan salinan siap, ikuti prosedur resminya langkah demi langkah. Prosedur itu biasanya memuat cara mengajukan, berkas yang dibawa atau dikirim, dan cara mengambil hasilnya. Kalau pengajuan dilakukan lewat loket, datang pada jam layanan dan bawa berkas lengkap dalam satu map supaya tidak ada yang tertinggal.

Kalau pengajuan bisa dilakukan lewat pos atau kanal daring, ikuti petunjuk pengirimannya. Berkas yang dikirim biasanya perlu disusun rapi dan diberi penanda. Simpan bukti pengiriman dan nomor permohonan kalau ada, karena keduanya berguna untuk menanyakan status.

Selama proses berjalan, jangan membuat salinan baru yang berbeda dari yang diajukan. Kalau ada kekurangan, instansi biasanya memberi tahu berkas apa yang perlu dilengkapi. Lengkapi sesuai petunjuk itu, bukan menurut dugaan sendiri.

Merapikan hasil legalisir

Setelah salinan resmi kembali, periksa hasilnya. Pastikan cap dan tanda tangannya ada, tidak terpotong, dan tidak menutupi bagian penting ijazah. Kalau ada lebih dari satu lembar, periksa urutannya. Simpan hasil legalisir di tempat yang aman dan pisahkan dari dokumen asli.

Kalau hasil legalisir akan dikirim secara digital, pindai atau foto hasilnya dengan rapi, lalu susun menjadi PDF. Perlu diingat bahwa hasil pindai tidak bisa dicari teksnya karena OCR belum tersedia, jadi kalau instansi meminta berkas yang teksnya bisa dicari, mintalah versi digital resmi. Kalau berkas legalisir akan digabung dengan dokumen lain, gunakan Gabung PDF yang menyatukan beberapa berkas dengan urutan yang bisa digeser di pratinjau dan mempertahankan penanda buku. Untuk hasil pindai yang besar, Kompres PDF memperkecil berkas dengan menurunkan resolusi gambar yang berlebihan.

Menjaga kerahasiaan dan keamanan berkas

Ijazah dan hasil legalisirnya memuat data pribadi lengkap. Sebelum mengirim, bersihkan metadata PDF lewat panduan metadata PDF supaya informasi perangkat dan lokasi tidak ikut terbawa. Kalau berkasnya dikirim lewat surel atau portal, pertimbangkan Proteksi PDF, kirim sandinya lewat saluran berbeda, dan simpan sandi itu sebab berkas yang terkunci tidak bisa dibuka tanpa sandi tersebut.

Kirim berkas hanya lewat kanal resmi yang disebutkan instansi. Hindari menyerahkan dokumen kepada perantara yang menjanjikan proses cepat, karena tidak ada pihak yang bisa menjamin hasil layanan resmi. Kalau instansi melarang berkas keluar dari jaringan kantor atau kampus, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Pada pemrosesan daring, berkas harus dikirim ke server lebih dulu dan hasilnya dikembalikan ke peramban, sehingga isinya sempat keluar dari perangkat meski tidak ditulis ke penyimpanan tetap.

Kesalahan yang sering terjadi

Menganggap semua instansi punya syarat yang sama, padahal syarat legalisir berbeda antar instansi dan antar daerah serta bisa berubah. Memulai dari instansi yang salah, sehingga alur pengesahan yang terbalik membuat berkas diproses ulang. Membawa salinan yang tidak terbaca atau terpotong, karena pemeriksa harus bisa membaca nama, nomor, dan tanggal. Mengirim dokumen asli tanpa memastikan kapan dan bagaimana dikembalikan. Tidak menyimpan salinan digital dan catatan proses, padahal berkas legalisir sering diminta lagi di tahap berikutnya.

Kapan cara ini tidak dipakai

Kalau yang diminta adalah dokumen asli, jangan menggantinya dengan salinan legalisir. Ikuti ketentuan yang tertulis. Kalau yang diminta adalah pengesahan untuk keperluan luar negeri, ikuti prosedur resmi yang berlaku, karena jenis pengesahannya bisa berbeda.

Kalau ijazah hilang atau rusak, urus penerbitan penggantinya lebih dulu. Legalisir tidak bisa dikerjakan atas dokumen yang tidak sah atau tidak terbaca. Kalau instansi menyediakan layanan legalisir daring, pakai kanal itu daripada mengirim berkas fisik yang tidak diminta.

Pertanyaan yang sering muncul

Apakah legalisir menambah nilai pada ijazah? Tidak. Legalisir hanya menyatakan bahwa salinan sesuai dengan aslinya.

Berapa lama proses legalisir? Tidak bisa dipastikan di sini, karena waktunya ditetapkan tiap instansi dan bisa berbeda menurut beban layanan. Tanyakan ke instansi yang berwenang.

Apakah legalisir bisa diwakilkan? Ketentuannya berbeda antar instansi. Sebagian mengizinkan dengan surat kuasa, sebagian meminta pemohon hadir. Periksa ketentuan resminya.

Apakah hasil legalisir berlaku selamanya? Sebagian instansi menetapkan masa berlaku untuk pengesahannya. Tanyakan pada instansi yang mengesahkan.

Apakah saya perlu melegalisir transkrip juga? Tergantung keperluan. Kalau instansi meminta keduanya, urus bersamaan agar tidak bolak-balik. Cara membaca isi transkrip ada di Cara Membaca Transkrip Nilai.

Apakah legalisir bisa dikerjakan lewat layanan ini? Tidak. Layanan ini hanya membantu merapikan berkas digital. Legalisir adalah pengesahan resmi yang hanya bisa dilakukan instansi berwenang.

Menutup pengurusan legalisir

Urutan mengurus legalisir ijazah adalah: pastikan instansi yang berwenang, pahami alur pengesahannya, siapkan salinan yang bersih, ajukan lewat kanal resmi, lalu periksa dan simpan hasilnya. Semua ketentuan yang mengikat dibaca di pengumuman resmi instansi, karena syarat dan alurnya berbeda antar instansi dan bisa berubah. Untuk pekerjaan pada berkas digitalnya, panduannya ada di Panduan PDF. Daftar berkas pendidikan lain yang sering menyertai ijazah ada di Dokumen Pendidikan, dan panduan tingkat pilarnya ada di Panduan Dokumen.