Menggabungkan berkas beasiswa jadi satu PDF dikerjakan dengan Gabung PDF: unggah beberapa berkas, geser urutannya di pratinjau sampai sesuai, lalu unduh hasilnya. Penanda buku di setiap berkas selalu dipertahankan, dan sampai 20 berkas bisa disatukan dalam satu proses. Yang perlu dikerjakan lebih dulu bukan menyatukan, melainkan memastikan setiap dokumen sudah final dan urutannya benar, karena berkas gabungan yang salah urutan lebih sulit diperbaiki daripada berkas yang belum disatukan.
Beasiswa sering meminta berkas diunggah sebagai satu PDF utuh: formulir, dokumen identitas, dokumen akademik, surat rekomendasi, esai, dan lampiran pendukung. Menyatukannya membantu pemeriksa membaca berkas dalam satu alur. Namun ketentuan tiap penyelenggara berbeda, dan sebagian justru meminta unggahan terpisah per dokumen. Karena itu, langkah pertama selalu membaca pengumuman resmi penyelenggara yang berlaku pada periode pendaftaran Anda.
Pastikan dulu berkasnya memang harus digabung
Tidak semua sistem beasiswa menerima satu berkas gabungan. Ada portal yang menyediakan kolom unggah untuk tiap dokumen, dan ada yang meminta satu PDF untuk seluruh lampiran. Keduanya sah, dan mengikuti sistem yang disediakan lebih aman daripada memaksakan cara sendiri.
Baca pengumuman resmi dan cari keterangan tentang cara unggah. Kalau tertulis unggah per dokumen, jangan menggabungkan. Kalau tertulis satu berkas, gabungkan dengan urutan yang disebutkan. Kalau tidak ada keterangan, tanyakan ke kanal resmi penyelenggara sebelum mengirim, karena berkas yang salah bentuk bisa dianggap tidak lengkap.
Ada juga ketentuan tentang ukuran berkas dan jumlah halaman. Ketentuan itu berbeda antar program dan bisa berubah, jadi jangan berpatokan pada pengalaman pendaftar sebelumnya. Verifikasi ke pengumuman yang berlaku.
Menyiapkan setiap dokumen sebelum digabung
Menggabungkan berkas yang belum final hanya memindahkan masalah: kalau satu surat rekomendasi masih perlu diganti, seluruh gabungan harus dibongkar dan disusun ulang. Selesaikan dulu semua dokumennya. Dokumen yang perlu ditulis sendiri, seperti esai dan CV, dikerjakan di pengolah kata lalu diekspor ke PDF; esai beasiswa dibahas di Cara Membuat Esai Beasiswa PDF, dan CV-nya di Cara Membuat CV untuk Beasiswa. Ekspor dari pengolah kata mempertahankan tata letak aslinya, dengan dua catatan: dokumen bertingkat rumit bisa bergeser sedikit, dan font yang tidak ada di server diganti font serupa.
Dokumen yang perlu dipindai, seperti ijazah dan transkrip, disiapkan lewat JPG ke PDF. Satu gambar menjadi satu halaman A4, ditempatkan proporsional di tengah dengan margin 20 mm, dan urutan halamannya mengikuti urutan unggahan. Cara memindai ijazah ada di Scan Ijazah jadi PDF, dan transkrip di Scan Transkrip Nilai. Surat rekomendasi dan surat keterangan biasanya diterbitkan pihak lain, jadi terima berkasnya dalam bentuk PDF kalau memungkinkan; kalau yang diterima hanya foto atau pindaian, ubah dulu menjadi PDF. Beri nama setiap berkas dengan pola yang konsisten supaya kelengkapan dan urutannya mudah diperiksa.
Menyusun urutan yang benar
Urutan berkas menentukan bagaimana pemeriksa membacanya. Urutan yang lazim dipakai adalah formulir pendaftaran, dokumen identitas, dokumen akademik, surat rekomendasi, esai, lalu lampiran pendukung. Kalau penyelenggara menetapkan urutannya sendiri, ikuti urutan itu, bukan urutan lazim.
Sebelum menggabung, susun berkas di satu folder dengan nama berawalan angka yang panjangnya sama, misalnya 01-formulir.pdf, 02-ktp.pdf, dan seterusnya. Nama seperti itu membuat urutan folder sesuai urutan yang diinginkan, sehingga daftar unggahan lebih mudah diperiksa.
Perhatikan juga jumlah halaman tiap dokumen. Gabungan yang membuat satu surat rekomendasi terbelah di antara dua dokumen lain akan membingungkan. Pastikan setiap dokumen berdiri sebagai satu kesatuan halaman.
Menggabungkan lewat Gabung PDF
Buka Gabung PDF, lalu unggah semua berkas. Urutannya ditampilkan di pratinjau dan bisa digeser. Geser sampai urutannya persis seperti yang diminta, lalu jalankan prosesnya. Penanda buku dari setiap berkas selalu dipertahankan, jadi kalau dokumen sumber punya daftar isi atau penanda bagian, penanda itu tidak hilang.
Batas jumlah berkas dalam satu proses adalah 20 sesuai paket. Kalau berkas Anda lebih dari 20, pecah menjadi beberapa kelompok, lalu satukan PDF hasil tiap kelompok pada proses berikutnya. Perlu diingat bahwa hasil gabungan juga bisa menjadi berkas yang besar, terutama kalau isinya banyak gambar. Kalau ukurannya melewati batas unggahan, kecilkan lewat Kompres PDF yang menurunkan resolusi gambar berlebihan sementara teks vektor tetap tajam.
Kalau setelah digabung ternyata ada halaman yang urutannya salah, Atur Urutan Halaman bisa menyusun ulang halaman di dalam satu berkas. Perlu diingat bahwa halaman yang tidak disebut dalam penyusunan akan terbuang, jadi periksa daftar halamannya dengan teliti. Cara termudah tetap menyusun urutan sebelum digabung.
Memeriksa hasil gabungan
Setelah PDF jadi, buka dan periksa dari halaman pertama sampai terakhir. Pastikan tidak ada dokumen yang hilang, tidak ada halaman yang terpotong, dan urutannya sesuai. Periksa juga keterbacaan bagian penting: nama, nomor identitas, nilai, tanda tangan, dan cap. Bandingkan jumlah halaman hasil gabungan dengan jumlah halaman seluruh dokumen sumber; selisih menandakan ada berkas yang gagal masuk atau halaman yang terbuang. Periksa penanda buku kalau dokumen sumber memilikinya, lalu beri nama berkas akhir yang menyebut isi dan pemilik, misalnya berkas-beasiswa-nama-pemilik.pdf.
Menjaga data pribadi pada berkas gabungan
Satu PDF gabungan memuat banyak data pribadi sekaligus: identitas, nilai, penghasilan, dan kadang data keluarga. Sebelum dikirim, bersihkan metadata PDF lewat panduan metadata PDF supaya informasi perangkat, penulis, dan lokasi tidak ikut terbawa; tampilan halamannya tidak berubah. Kirim berkas hanya lewat kanal resmi yang disebutkan penyelenggara. Kalau dikirim lewat surel, pertimbangkan Proteksi PDF, kirim sandinya lewat saluran berbeda, dan simpan sandi itu sebab berkas terkunci tidak bisa dipulihkan tanpa sandi yang benar.
Kalau berkas memuat data yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor atau kampus, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Untuk mengolahnya di layanan daring, berkas harus melintas ke server dan hasilnya dikirim kembali ke peramban, jadi isinya sempat berada di luar perangkat meski tidak disimpan permanen.
Kesalahan yang sering terjadi
Menggabungkan sebelum semua dokumen final, sehingga satu berkas yang perlu diganti memaksa seluruh gabungan diulang. Mengabaikan ketentuan portal, padahal sistem yang meminta unggahan per dokumen justru menyulitkan kalau diberi satu berkas gabungan. Salah urutan, sehingga pemeriksa harus mencari sendiri dokumen yang dibutuhkan. Berkas gagal masuk tanpa disadari, karena jumlah halaman tidak pernah dibandingkan dengan sumbernya. Melewati batas ukuran, karena gabungan dari banyak pindaian mudah membengkak.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau penyelenggara menyediakan kolom unggah terpisah, pakai kolom itu. Kalau ketentuan meminta dokumen asli dikirim fisik, pindaian dan gabungan bukan penggantinya. Kalau salah satu dokumen harus tetap terpisah karena aturan kerahasiaan, jangan dipaksa menyatu.
Kalau berkasnya perlu ditandatangani basah, selesaikan tanda tangan itu dulu sebelum digabung. Menggabung lalu meminta tanda tangan pada dokumen gabungan justru menambah pekerjaan.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa berkas yang bisa digabung sekaligus? Sampai 20 berkas dalam satu proses. Kalau lebih, pecah menjadi beberapa kelompok dan satukan hasil tiap kelompok pada proses lanjutan.
Apakah penanda buku hilang setelah digabung? Tidak. Penanda buku selalu dipertahankan.
Bisakah saya mengubah urutan setelah digabung? Bisa lewat Atur Urutan Halaman, tetapi halaman yang tidak disebut akan terbuang. Lebih aman mengatur urutan sebelum digabung.
Apakah berkas gabungan bisa dikompres? Bisa. Kompres PDF memperkecil berkas dengan menurunkan resolusi gambar berlebihan.
Apakah hasil gabungan bisa dicari teksnya? Tergantung sumbernya. PDF dari pengolah kata menyimpan teks asli, sedangkan hasil pindai hanya gambar dan tidak bisa dicari karena OCR belum tersedia.
Apakah boleh menggabung berkas dari beberapa jenis dokumen dalam satu PDF? Boleh, selama penyelenggara meminta satu berkas. Susun urutannya sesuai ketentuan resmi.
Menutup penggabungan dengan rapi
Gabung berkas beasiswa dikerjakan setelah semua dokumen final, setelah urutan ditentukan, dan setelah ketentuan penyelenggara dibaca. Satukan lewat Gabung PDF, periksa hasilnya halaman per halaman, lalu bersihkan metadata sebelum mengirim. Simpan salinan berkas gabungan dan berkas sumbernya, supaya kalau ada yang perlu diperbaiki Anda tidak perlu memulai dari awal.
Untuk urutan menyiapkan seluruh berkas beasiswa sebelum digabung, buka Cara Menyiapkan Dokumen untuk Beasiswa. Petunjuk berkas akademik lain yang sering menyertai pengajuan ada di Dokumen Pendidikan, dan panduan tingkat pilarnya ada di Panduan Dokumen.