Surat izin tidak kuliah adalah pemberitahuan tertulis dari mahasiswa kepada dosen atau program studi bahwa ia tidak dapat mengikuti perkuliahan pada tanggal tertentu, disertai alasannya. Cara membuatnya: tulis identitas dan mata kuliah yang ditinggalkan, sebut tanggal dan alasan secara singkat, lampirkan bukti pendukung, lalu ekspor lewat Teks ke PDF. Hasilnya halaman A4 dengan margin 20 mm, huruf 11 pt, dan jarak baris 1,45 yang siap dicetak atau dikirim.
Surat ini sering disamakan dengan surat keterangan sakit dari dokter. Keduanya berbeda. Surat dokter menerangkan kondisi kesehatan dan dibuat oleh dokter, sedangkan surat izin tidak kuliah dibuat oleh mahasiswa atau orang tuanya untuk memberi tahu kampus. Yang satu menjadi bukti, yang satu menjadi pemberitahuan. Fungsi yang berbeda ini menentukan siapa yang menandatangani dan bagaimana isinya disusun.
Artikel ini membahas surat izin yang ditujukan ke kampus, bukan izin kerja atau izin sekolah. Untuk keperluan administrasi kampus yang lain, seperti keterangan status mahasiswa, alurnya ada di surat keterangan aktif kuliah.
Dua jenis surat izin yang sering dipakai
Jenis pertama adalah izin tidak hadir untuk satu atau beberapa pertemuan. Suratnya pendek, biasanya satu halaman, dan memuat tanggal perkuliahan yang ditinggalkan. Jenis ini dipakai untuk keperluan seperti sakit ringan, urusan keluarga, atau kegiatan yang tidak bisa ditinggalkan.
Jenis kedua adalah izin yang menyertai ketidakhadiran panjang, misalnya karena sakit yang memerlukan perawatan, tugas luar kampus, atau keperluan mendesak lainnya. Suratnya perlu menyebut rentang tanggal dan biasanya dilampiri dokumen pendukung. Karena rentangnya lebih panjang, surat jenis ini sering perlu persetujuan dosen pembimbing akademik atau ketua program studi.
Sebagian kampus menyediakan formulir izin sendiri. Kalau formulir itu ada, pakailah formulir tersebut. Surat buatan sendiri hanya dipakai kalau kampus tidak menyediakan format khusus, dan ketentuan tiap kampus bisa berbeda serta berubah, jadi cocokkan dulu dengan pedoman akademik atau tanyakan ke bagian akademik.
Data yang harus benar sebelum menulis
Kesalahan kecil di identitas membuat surat izin dianggap tidak sah. Sebelum menulis, siapkan nama lengkap sesuai data akademik, nomor induk mahasiswa, program studi, semester, dan kelas yang diikuti. Salin dari kartu tanda mahasiswa atau portal akademik, bukan dari ingatan.
Mata kuliah dan nama dosen juga perlu tepat. Sebut mata kuliah beserta kode kelas kalau ada, karena satu mata kuliah bisa dibuka di beberapa kelas dengan dosen berbeda. Surat yang hanya menyebut nama mata kuliah tanpa kelas menyulitkan bagian administrasi mencocokkan kehadiran.
Tanggal adalah bagian yang paling sering keliru. Tulis tanggal perkuliahan yang ditinggalkan, bukan tanggal surat dibuat. Keduanya bisa berbeda, misalnya surat ditulis setelah mahasiswa kembali. Kalau memang surat dibuat setelah kejadian, jelaskan urutannya dengan tenang dan lampirkan bukti yang mendukung.
Isi surat izin yang lengkap
Surat izin tidak kuliah yang rapi memuat tujuh bagian. Pertama, tempat dan tanggal surat. Kedua, tujuan surat, misalnya kepada dosen pengampu atau ketua program studi. Ketiga, identitas mahasiswa. Keempat, keterangan mata kuliah dan tanggal yang ditinggalkan. Kelima, alasan yang singkat dan jelas. Keenam, pernyataan lampiran bukti kalau ada. Ketujuh, nama dan tanda tangan pengirim.
Alasan tidak perlu berpanjang lebar. Satu atau dua kalimat sudah cukup selama jelas. "Sakit dan perlu istirahat" lebih mudah diproses daripada uraian panjang yang tidak menyebut intinya. Kalau alasannya sensitif, tulis secara umum dan lampirkan keterangan dari pihak yang berwenang.
Gunakan bahasa yang sopan tetapi langsung. Surat izin bukan surat resmi berbahasa birokratis, dan bukan pula pesan pribadi. Nada yang tenang dengan susunan yang rapi lebih membantu dosen memutuskan daripada kalimat yang berlebihan.
Menulis alasan dengan jujur
Kejujuran bukan sekadar soal etika. Bagian akademik dan dosen dapat mencocokkan surat dengan bukti yang dilampirkan. Alasan yang dilebih-lebihkan, apalagi dipalsukan, bisa berujung pada sanksi akademik. Sebaliknya, alasan sederhana yang benar hampir selalu bisa diterima.
Kalau yang terjadi adalah sakit, lampirkan surat keterangan dari dokter atau hasil pemeriksaan. Kalau yang terjadi adalah urusan keluarga, surat dari orang tua atau wali bisa membantu. Kalau yang terjadi adalah kegiatan kampus, lampirkan surat tugas atau undangan kegiatan.
Ada kalanya mahasiswa tidak memiliki bukti tertulis. Dalam keadaan itu, tulis alasannya dengan jujur dan sebutkan bahwa bukti tidak tersedia. Keputusan tetap ada di tangan dosen atau program studi, dan cara ini lebih baik daripada membuat dokumen yang tidak benar.
Langkah membuat surat izin tidak kuliah PDF
- Buka pedoman akademik atau tanyakan format izin yang berlaku di program studi Anda.
- Siapkan data: nama, nomor induk mahasiswa, program studi, mata kuliah, kelas, dan tanggal.
- Tentukan tujuan surat, apakah dosen pengampu, ketua program studi, atau bagian akademik.
- Siapkan bukti pendukung dan pindai atau foto dengan rapi.
- Buka Teks ke PDF di peramban.
- Tulis tempat, tanggal, dan tujuan surat.
- Tulis identitas dan keterangan mata kuliah beserta tanggalnya.
- Tulis alasan singkat dan daftar lampiran.
- Tutup dengan nama, tanda tangan, dan kontak yang bisa dihubungi.
- Jalankan proses, unduh PDF-nya, lalu periksa hasilnya sebelum dikirim.
Kalau suratnya lebih dari satu halaman karena lampiran panjang, gunakan pemisah halaman dengan menulis tiga tanda hubung pada baris sendiri. Baris yang dimulai dengan tanda pagar menjadi judul, dan penanda tebal atau miring mengikuti tandanya. Teks yang melebihi satu halaman dilanjutkan otomatis ke halaman berikutnya.
Menyampaikan surat ke pihak kampus
Sebagian program studi menerima surat izin lewat surel, sebagian lewat sistem informasi akademik, dan sebagian meminta berkas cetak. Tanyakan saluran yang berlaku supaya surat tidak hilang di kotak masuk yang salah. Kalau dikirim lewat surel, gunakan subjek yang menyebut nama, kelas, dan tanggal izin.
Simpan salinan PDF dan berkas teks sumbernya. Salinan berguna kalau dosen meminta pengiriman ulang, dan berkas sumber memudahkan Anda membuat surat serupa untuk keperluan lain tanpa mengetik dari awal. Susun penamaan berkas yang konsisten, misalnya memuat nama, jenis surat, dan tanggal.
Kalau kampus mensyaratkan tanda tangan basah, cetak suratnya, tanda tangani, lalu pindai hasilnya. Untuk keperluan internal yang tidak mensyaratkan tanda tangan basah, tanda tangan gambar bisa ditempelkan lewat Tanda Tangan PDF. Perlu dipahami, cara itu menempelkan gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau kampus mewajibkan formulir izin resmi, isi formulir itu dan jangan menggantinya dengan surat buatan sendiri. Kalau ketidakhadiran berkaitan dengan urusan akademik yang punya prosedur sendiri, seperti cuti akademik atau penundaan studi, ikuti prosedur tersebut.
Kalau surat izin diperlukan untuk keperluan di luar kampus, misalnya untuk tempat magang atau instansi lain, format yang diminta instansi itu yang dipakai. Verifikasi selalu ke pengumuman resmi atau bagian akademik, karena ketentuan bisa berubah tiap semester.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat izin harus ditandatangani orang tua? Untuk mahasiswa yang sudah dewasa, umumnya cukup tanda tangan mahasiswa sendiri. Sebagian kampus meminta tanda tangan orang tua untuk ketidakhadiran panjang. Tanyakan ketentuannya ke program studi Anda.
Apakah surat izin boleh dikirim lewat aplikasi pesan? Sebagian dosen menerima cara itu untuk pemberitahuan cepat, tetapi arsip resminya biasanya tetap diminta lewat surel atau sistem akademik. Kirim lewat saluran resmi, lalu beri tahu dosen secara pribadi.
Apakah surat izin bisa dibuat setelah ketidakhadiran? Bisa, selama alasannya benar dan buktinya tersedia. Jelaskan bahwa surat dibuat setelah kejadian, dan serahkan secepatnya supaya tidak menumpuk di akhir semester.
Apakah bukti pendukung selalu wajib? Tidak selalu. Bukti memperkuat alasan, terutama untuk ketidakhadiran panjang. Kalau bukti tidak ada, tulis alasannya dengan jujur dan biarkan program studi menilai.
Menjaga agar izin tidak menumpuk
Surat izin yang dibuat mendadak cenderung berisi data yang salah. Simpan data akademik Anda di satu tempat, catat tanggal perkuliahan yang terlewat, dan siapkan templat surat yang bisa disunting. Setelah polanya terbentuk, membuat surat izin menjadi pekerjaan beberapa menit.
Untuk kerangka penyimpanannya, ikuti pola di menyimpan dokumen kuliah. Kumpulan panduan administrasi kampus yang lain ada di Dokumen Pendidikan, dan peta seluruh kelompok dokumen ada di Panduan Dokumen.