Cara menggabungkan ijazah dan transkrip dikerjakan lewat Gabung PDF: kedua berkas diunggah, urutannya digeser di pratinjau sampai benar, prosesnya dijalankan, lalu hasilnya diunduh. Penanda buku setiap berkas tetap dipertahankan, dan satu proses menerima sampai 20 berkas. Kedua dokumen harus sudah berformat PDF sebelum digabung. Kalau masih berupa gambar, susun dulu lewat JPG ke PDF; kalau berasal dari pengolah kata, ekspor lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS).
Kenapa dua dokumen ini sering digabung
Ijazah dan transkrip saling melengkapi. Ijazah membuktikan kelulusan, sedangkan transkrip merinci mata kuliah dan nilainya. Banyak instansi meminta keduanya dalam satu berkas, supaya pemeriksa tidak perlu membuka dua lampiran terpisah. Beasiswa, lamaran kerja, dan pendaftaran program lanjutan sering mensyaratkan bentuk ini.
Bentuk permintaannya berbeda-beda. Sebagian meminta satu PDF berisi keduanya, sebagian meminta dua berkas terpisah, dan sebagian meminta ditambah dokumen lain seperti sertifikat atau surat keterangan. Baca instruksi resminya sebelum menyusun, karena bentuk yang salah membuat berkas dianggap tidak lengkap.
Menyiapkan setiap berkas sebelum digabung
Gabungan yang rapi dimulai dari berkas yang rapi. Periksa setiap dokumen satu per satu sebelum disatukan.
Untuk ijazah hasil pindai, pastikan seluruh bidang masuk bingkai, tidak miring, dan tulisan kecilnya terbaca. Untuk transkrip, periksa apakah semua halaman ikut terbawa, karena transkrip sering lebih dari satu halaman dan halaman terakhir paling sering terlewat.
Periksa juga orientasi halaman. Ijazah biasanya lanskap karena ukurannya besar, sedangkan transkrip biasanya tegak. JPG ke PDF tidak memotong gambar walau orientasinya berbeda, jadi halaman lanskap dan tegak bisa berada dalam satu berkas tanpa terpotong. Kalau ada halaman yang terbalik, putar gambarnya sebelum disusun.
Simpan berkas asli tiap dokumen. Kalau urutan diminta berubah, Anda tidak perlu memindai ulang.
Menentukan urutan yang diminta
Urutan yang lazim adalah ijazah lebih dulu, lalu transkrip. Tetapi urutan resminya ditetapkan instansi yang meminta. Sebagian menyebut urutan di instruksi, sebagian mengikuti urutan kolom di formulir.
Kalau instruksinya menyebut urutan tertentu, pakai urutan itu. Kalau tidak menyebut, letakkan dokumen yang paling utama lebih dulu, lalu dokumen pendukung setelahnya. Yang penting, urutan itu konsisten dengan urutan yang tertulis di daftar berkas yang Anda kirim.
Kalau ada lebih dari dua dokumen, kelompokkan menurut urutan yang diminta. Jangan menyusun berdasarkan jenis berkas, karena urutan jenis sering tidak sama dengan urutan permintaan.
Langkah menggabungkan ijazah dan transkrip
- Pastikan ijazah dan transkrip sudah berformat PDF.
- Periksa keterbacaan dan kelengkapan halaman setiap berkas.
- Tentukan urutan yang diminta instansi.
- Buka Gabung PDF.
- Unggah kedua berkas. Maksimal 20 berkas per proses.
- Tinjau susunan di pratinjau. Posisi teratas menandakan halaman pembuka hasil.
- Geser berkas yang posisinya salah.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka hasilnya dan periksa halaman pertama setiap dokumen.
- Beri nama berkas yang menyebut isinya, lalu simpan salinannya.
Langkah keenam yang paling sering membuat hasil meleset. Daftar di pratinjau adalah urutan hasil akhir, bukan urutan berkas yang Anda klik di pengelola berkas. Periksa dari atas ke bawah sebelum menjalankan proses.
Kalau jumlah dokumen lebih dari batas
Kalau seluruh dokumen masih di bawah 20, semuanya bisa disatukan dalam satu proses. Kalau lebih, gabungkan per kelompok lebih dulu, lalu satukan hasil setiap kelompok di putaran terakhir. Kelompokkan menurut urutan akhir, bukan menurut jenis dokumen, supaya penggabungan terakhir tidak membalik susunannya.
Kalau urutan halaman di dalam satu berkas salah, Atur Urutan Halaman menyusun ulang halaman di berkas itu. Perlu diingat, halaman yang tidak disebut akan terbuang. Simpan salinan sebelum menyusun ulang supaya berkas aslinya tetap utuh.
Ukuran berkas gabungan
Berat gabungan adalah jumlah berat kedua dokumen. Ijazah dan transkrip hasil pindai berwarna sering lebih berat daripada perkiraan, dan sistem unggahan bisa menolaknya. Kompres PDF menurunkan resolusi gambar berlebihan dengan batas efektif 150 DPI, lalu merapikan struktur berkas. PDF berisi foto bisa menyusut sampai sekitar 90 persen, sedangkan teks vektor tetap tajam. Ukuran sebelum dan sesudah ditampilkan.
Kecilkan setelah keduanya digabung dan isinya sudah final. Setelah proses, buka hasilnya dan pastikan tulisan kecil di transkrip masih terbaca. Keterbacaan lebih penting daripada ukuran terkecil.
Memeriksa hasil gabungan
Buka PDF hasilnya dan lakukan lima pemeriksaan. Jumlah halamannya harus sama dengan total halaman kedua dokumen. Halaman pertama harus ijazah, dan transkrip menyusul sesuai urutan yang diminta. Setiap dokumen harus lengkap, tidak ada halaman yang hilang. Orientasi setiap halaman harus benar. Dan seluruh tulisan harus terbaca setelah proses.
Periksa juga persimpangan antara ijazah dan transkrip. Kalau keduanya berasal dari sumber berbeda, perbedaan warna latar atau kecerahan bisa terlihat. Itu tidak selalu masalah, tetapi perbedaannya sebaiknya tidak mengganggu keterbacaan.
Data pribadi dan pengiriman
Ijazah dan transkrip memuat nama lengkap, nomor dokumen, dan data akademik. Kirim hanya lewat kanal resmi yang disebutkan instansi. Bersihkan metadata lewat panduan metadata PDF supaya informasi perangkat dan lokasi tidak ikut terbawa.
Kalau berkas akan berpindah tangan dan memuat data pribadi lengkap, pertimbangkan menguncinya dengan Proteksi PDF setelah final. Sandi dikirim lewat saluran berbeda dari berkasnya, dan harus dicatat karena tidak bisa dipulihkan kalau lupa.
Kesalahan yang sering terjadi
Urutan dokumen terbalik. Penyebabnya urutan mengikuti daftar di pratinjau. Periksa dan geser daftarnya sebelum menjalankan proses.
Transkrip tidak lengkap. Halaman terakhir paling sering terlewat. Buka berkasnya dan gulir sampai halaman terakhir sebelum digabung.
Ijazah terpotong atau miring. Perbaiki di berkas aslinya, bukan dengan menambal hasil gabungan.
Berkas gabungan melewati batas unggahan. Kecilkan setelah digabung, lalu periksa keterbacaannya.
Nama berkas tidak jelas. Beri nama yang menyebut isinya, misalnya ijazah-transkrip-nama-anda.pdf.
Kapan cara ini tidak dipakai
Kalau instansi meminta ijazah dan transkrip sebagai dua berkas terpisah, jangan digabung. Ikuti bentuk yang diminta, karena sistem yang memisahkan kolom justru menyulitkan kalau berkasnya disatukan.
Kalau instansi meminta dokumen yang dilegalisasi atau salinan resmi dari kampus, PDF hasil pindai tidak menggantikannya. Urus legalisasinya lewat institusi yang menerbitkan.
Kalau berkas memuat data pribadi lengkap dan aturan kantor melarangnya keluar dari jaringan, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Berkas di layanan ini dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangannya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ijazah dan transkrip harus dalam satu berkas? Tergantung permintaan instansi. Sebagian meminta satu berkas, sebagian meminta terpisah. Baca instruksinya.
Bisakah ijazah lanskap dan transkrip tegak berada di satu PDF? Bisa. Setiap halaman mempertahankan orientasi dan ukurannya, dan gambar tidak dipotong.
Apakah hasil gabungan bisa dipecah lagi? Bisa, tetapi hasilnya tidak otomatis kembali ke batas dokumen aslinya. Karena itu, simpan berkas asli masing-masing.
Apakah penanda buku ikut terbawa? Ya, penanda buku dipertahankan. Kalau setiap berkas punya penanda bukunya sendiri, penanda itu tetap ada di hasil gabungan.
Apakah teks hasil pindai bisa dicari? Belum. OCR belum tersedia, jadi hasil pindai diperlakukan sebagai gambar. Kalau dokumen digitalnya ada, ekspor langsung ke PDF supaya teksnya bisa dicari.
Menutup dengan berkas yang siap
Siapkan ijazah dan transkrip, periksa keterbacaan dan kelengkapannya, tentukan urutan sesuai permintaan, lalu satukan lewat Gabung PDF. Periksa hasilnya halaman per halaman, kecilkan ukurannya bila perlu, dan simpan salinannya. Untuk membuat PDF ijazah dari gambar, buka membuat PDF ijazah untuk lamaran. Untuk pekerjaan berkas pendidikan lain, buka Dokumen Pendidikan. Peta seluruh pekerjaan dokumen ada di Panduan Dokumen.