Foto ijazah diubah menjadi PDF dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah gambarnya, lalu mengunduh hasilnya. Satu foto menjadi satu halaman berukuran A4 dengan margin 20 mm, dan foto ditempatkan proporsional di tengah halaman tanpa dipotong. Hasilnya berkas PDF biasa yang bisa diunggah ke portal pendaftaran.
Ijazah hampir selalu diminta dalam bentuk PDF saat melamar kerja, mendaftar kuliah, atau mengurus administrasi kepegawaian. Portal biasanya menolak format gambar mentah dan hanya menerima PDF dengan batas ukuran tertentu. Karena itu, langkah paling menentukan bukan proses konversinya, melainkan kualitas foto yang masuk.
Bagian bawah membahas cara memotret ijazah supaya terbaca, cara menyusun ijazah bersama transkrip dan sertifikat dalam satu berkas, serta apa yang perlu diperiksa sebelum berkas diunggah.
Memotret ijazah supaya hasilnya terbaca
Foto yang buram atau miring membuat dokumen ditolak petugas, meskipun format berkasnya sudah benar. Tiga hal yang menentukan keterbacaan: cahaya, sudut, dan jarak.
Cahaya terbaik datang dari samping dengan intensitas merata, bukan dari lampu kilat yang memantulkan cahaya di permukaan kertas berlapis. Ijazah biasanya dicetak di kertas tebal dengan lapisan mengilap, sehingga kilatan lampu mudah menutupi bagian teks. Tempatkan ijazah di dekat jendela pada siang hari, lalu pastikan tidak ada bayangan tangan atau benda lain yang jatuh di atasnya.
Sudut pemotretan harus tegak lurus terhadap bidang ijazah. Memotret dari samping membuat bentuk ijazah tampak trapesium dan tulisan di sisi yang jauh mengecil. Pegang ponsel sejajar permukaan meja, lalu turunkan badan sedikit sampai bingkai pemotretan terlihat rata.
Jarak pemotretan menentukan besar tulisan di dalam halaman. Ambil foto dengan ijazah memenuhi sebagian besar bingkai, tetapi sisakan sedikit ruang di setiap tepi supaya tidak ada bagian yang terpotong. Tulisan kecil seperti nomor ijazah dan tanda tangan harus terbaca saat foto diperbesar.
Langkah membuat PDF dari foto ijazah
- Letakkan ijazah di permukaan rata dan tidak berkilau, misalnya meja kayu atau karpet datar.
- Potret dengan sudut tegak lurus dan pencahayaan merata. Ambil dua atau tiga kali untuk memilih yang paling tajam.
- Periksa hasil foto dengan memperbesar bagian nomor ijazah. Kalau belum terbaca, potret ulang.
- Pangkas bagian yang tidak perlu, seperti tepi meja atau latar belakang, dengan penyunting gambar bawaan ponsel.
- Simpan foto dalam format JPEG atau PNG.
- Buka JPG ke PDF, lalu unggah fotonya.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh PDF hasilnya.
- Buka PDF dan periksa keterbacaan sebelum berkas diunggah ke portal.
Kalau ada beberapa dokumen yang harus disatukan, misalnya ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat pendamping, unggah semuanya dalam satu proses. Urutan daftar unggahan menentukan urutan halaman, jadi tempatkan ijazah di halaman pertama bila portal memintanya demikian.
Halaman yang dihasilkan selalu A4 dengan margin 20 mm, dan setiap foto ditempatkan proporsional di tengah halaman tanpa dipotong. Ijazah yang dipotret dengan bingkai penuh akan mengisi halaman hampir seluruhnya. Ijazah yang dipotret dengan banyak latar di sekelilingnya akan tampil lebih kecil, dan itu alasan langkah pemangkasan di atas penting.
Menyusun ijazah bersama transkrip dan sertifikat
Berkas pendaftaran biasanya meminta lebih dari satu dokumen dalam satu PDF. Untuk menyusunnya, perhatikan urutan yang diminta: umumnya ijazah lebih dulu, lalu transkrip, lalu sertifikat pendukung. Periksa ketentuan portalnya karena urutan yang diminta bisa berbeda antar instansi.
Kalau jumlah gambar masih di bawah 20, seluruh dokumen bisa disatukan dalam satu proses. Kalau lebih, buat PDF per kelompok lalu gabungkan dengan Gabung PDF. Cara menyusun berkas lamaran dari beberapa bahan mentah dibahas lebih jauh di Cara Menggabungkan PDF untuk Lamaran Kerja, termasuk urutan yang lazim dipakai.
Foto ijazah berukuran penuh memakan ruang berkas yang besar. Kalau hasil PDF-nya melewati batas portal, kecilkan lewat Kompres PDF. Keterangan batas ukuran ada di bagian bawah artikel ini.
Untuk jumlah dokumen yang banyak, periksa daftar unggahan sebelum diproses. Berkas pendaftaran yang urutannya salah biasanya harus dibuat ulang, dan membuat ulang berarti mengulang seluruh langkah unggah. Cara menyusun dan mengurutkan berkas gabungan dijelaskan di Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya.
Masalah yang sering terjadi
Tulisan kecil tidak terbaca setelah jadi PDF. Penyebabnya foto diambil dari jarak terlalu jauh atau resolusi kamera terlalu rendah. Foto ulang dari jarak lebih dekat dengan pencahayaan yang cukup. Memperbesar foto yang sudah buram di dalam PDF tidak akan menambah ketajaman.
Ada kilau lampu di bagian tengah ijazah. Pindahkan sumber cahaya ke samping, atau potret di tempat dengan cahaya tidak langsung. Jangan gunakan lampu kilat.
Ijazah tampak miring di halaman. Tool ini tidak memutar atau memiringkan gambar. Kalau hasilnya miring karena pemotretan, rapikan orientasinya lewat Putar PDF setelah dokumen jadi.
Berkas ditolak portal karena terlalu besar. Batasnya 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar, sementara portal sering memasang batas yang lebih ketat. Kompres hasilnya, atau turunkan resolusi foto sebelum dibuat PDF.
Halaman terlihat kecil di tengah lembar A4. Ijazah yang dipotret dalam bingkai lebar akan tampil lebih kecil karena penempatan dilakukan proporsional. Pangkas latar berlebih di sekitar ijazah sebelum diunggah supaya bidangnya lebih terisi.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Ijazah memuat nama lengkap, nomor dokumen, dan data pribadi lain. Kalau kebijakan tempat Anda bekerja atau instansi yang dituju melarang berkas keluar dari jaringan sendiri, ubah fotonya menjadi PDF dengan aplikasi di perangkat sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Untuk keperluan melamar kerja pada umumnya, memakai tool online adalah pilihan yang wajar dan tidak memerlukan pemasangan apa pun.
Memeriksa sebelum diunggah
Empat hal yang perlu diperiksa. Pertama, semua tulisan penting terbaca saat diperbesar, terutama nomor ijazah, nama, dan tanggal. Kedua, orientasi halaman tegak dan tidak miring. Ketiga, urutan dokumen sesuai permintaan portal. Keempat, ukuran berkas masih di bawah batas unggahan.
Kalau portal memberi batas ukuran yang ketat, kompres dulu sebelum mengunggah. Berapa Ukuran PDF yang Ideal membahas angka yang biasanya diterima untuk berkas pendaftaran.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah foto ijazah perlu dipotret ulang kalau sudah ada hasil pindai? Kalau hasil pindainya tajam dan tegak, tidak perlu. Hasil pindai dan foto diperlakukan sama oleh tool ini.
Bisakah satu halaman memuat dua dokumen sekaligus? Bisa, dengan menyusun fotonya berdampingan sebelum diunggah. Namun cara itu mengecilkan ukuran tiap dokumen. Lebih aman menempatkan satu dokumen per halaman.
Apakah hasil PDF-nya bisa dicari kata-katanya? Tidak. Isinya gambar, jadi tidak ada lapisan teks yang bisa dicari atau disalin.
Apakah warna ijazah berubah setelah jadi PDF? Tidak. Gambar ditempatkan apa adanya. Yang berubah hanya latar transparan, yang menjadi putih.
Berapa lama prosesnya? Untuk satu sampai lima foto berukuran wajar, prosesnya selesai dalam hitungan detik. Waktu unggah bergantung pada koneksi dan ukuran berkas.
Setelah ijazah menjadi PDF
Buka JPG ke PDF, unggah foto ijazah beserta dokumen pendukungnya, lalu periksa hasilnya sebelum diunggah ke portal. Kalau masih ada dokumen lain yang perlu disatukan, lanjutkan ke Mengatur Halaman PDF. Gambaran seluruh pekerjaan PDF ada di Panduan PDF.