Email dibuat menjadi PDF dengan menyalin isinya ke Teks ke PDF, atau dengan mencetak halaman web emailnya dari menu cetak peramban Anda kalau email itu bisa dibuka sebagai halaman publik. Dua jalur itu yang tersedia di sini. Tool ini tidak bisa masuk ke kotak masuk, tidak bisa membaca akun surel, dan tidak bisa mengimpor pesan dari penyedia email mana pun. Siapa pun yang mengaku bisa melakukannya lewat unggahan berkas perlu Anda curigai.
Alasannya teknis. Kotak masuk berada di balik login, dan tool di sini hanya menerima bahan yang Anda berikan langsung: tulisan yang ditempel, kode yang dirender, atau gambar yang diunggah. Server tidak punya sesi login Anda, dan tidak seharusnya punya. Karena itu, pekerjaan menyimpan email menjadi dokumen selalu dimulai dari email yang sudah terbuka di layar Anda.
Kapan email perlu dijadikan PDF
Email dijadikan PDF saat isinya perlu keluar dari kotak masuk dan menjadi dokumen yang bisa dilampirkan, dicetak, atau diarsipkan.
Contoh yang paling sering: bukti pemesanan, konfirmasi pembayaran, penawaran harga dari pemasok, persetujuan atasan, dan korespondensi yang perlu dilampirkan ke laporan. Semua itu pada dasarnya adalah teks.
Ada juga kebutuhan cetak. Mencetak langsung dari klien email sering menghasilkan halaman dengan menu dan tombol yang ikut tercetak. PDF yang disusun dulu bisa menghindari hal itu.
Sebaliknya, kalau emailnya hanya perlu disimpan agar tidak hilang, fitur pengarsipan di klien email atau penyedia email Anda lebih tepat. Email di sana tetap bisa dicari, tetap punya informasi pengirim dan waktu, dan tidak kehilangan lampiran. PDF adalah salinan tampilan, bukan pengganti arsip email.
Jalur pertama: menempel isi email ke Teks ke PDF
Jalur ini untuk email yang isinya penting, tetapi tampilannya tidak perlu persis. Hasilnya dokumen teks yang rapi di lembar A4 margin 20 mm.
- Buka emailnya di klien email atau di peramban.
- Salin bagian yang diperlukan: tanggal, pengirim, penerima, subjek, dan isi pesannya.
- Buka Teks ke PDF.
- Tempel salinannya ke editor di halaman itu.
- Rapikan seperlunya. Baris yang dimulai dengan
#menjadi judul,**tebal**menjadi tebal, dan-menjadi daftar butir. - Sisipkan baris berisi tiga tanda hubung kalau ada bagian yang ingin dimulai di halaman baru.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh PDF-nya.
- Periksa hasilnya, terutama tanggal dan nama pengirimnya.
Jalur ini memberi kendali penuh atas isinya. Anda bisa membuang bagian yang tidak perlu, menambahkan keterangan, dan menyusun beberapa email menjadi satu dokumen. Yang hilang adalah tampilan aslinya: logo, warna, dan tata letak email tidak ikut.
Jalur kedua: mencetak halaman web email dari peramban
Jalur ini untuk email yang bisa dibuka sebagai halaman web publik, tanpa login. Hasilnya halaman A4 tegak dengan gambar latar ikut tercetak.
- Cari tautan "buka di peramban" atau "lihat di peramban" di email tersebut. Banyak email bersistem menyediakan tautan itu.
- Pastikan halamannya bisa dibuka di jendela privat, tanpa login. Kalau halamannya meminta masuk, jalur ini tidak bisa dipakai.
- Buka halamannya, lalu tekan Ctrl+P (Command+P di Mac) untuk membuka dialog cetak peramban.
- Pilih "Simpan sebagai PDF", lalu tentukan nama berkasnya.
- Periksa pratinjau cetaknya, lalu simpan. Waktu prosesnya tergantung berat halamannya.
- Unduh hasilnya, lalu periksa bagian atas dan bawah halaman.
Jalur ini mempertahankan tampilan email, termasuk kop, tabel, dan gambar di dalamnya. Yang perlu diingat, menu dan elemen interaktif biasanya tidak ikut tercetak. Jadi tombol "balas" atau "teruskan" tidak akan muncul di PDF-nya. Itu justru yang diinginkan untuk dokumen arsip.
Kalau halaman emailnya dimuat lewat skrip, server menunggu sampai tampilannya stabil sebelum mencetak. Kalau halamannya butuh login atau berlangganan, halaman itu tidak bisa dicetak, dan tidak ada pengaturan di halaman tool yang bisa mengubahnya.
Satu hal yang perlu dilakukan dengan sadar: jangan mengubah isi pesan saat menyalin. Kalau dokumennya dipakai sebagai bukti, isinya harus sama dengan email aslinya. Menambahkan keterangan boleh, asalkan keterangan itu jelas bukan bagian dari pesan.
Lampiran email tidak ikut
Ini batas yang paling sering ditanyakan. PDF dari kedua jalur di atas hanya memuat isi pesannya, bukan lampirannya.
Kalau lampirannya perlu ikut, unduh lampiran itu dari klien email Anda lebih dulu, ubah ke PDF kalau bentuknya masih dokumen kantor, lalu satukan dengan PDF isi emailnya lewat Gabung PDF. Urutan berkas di daftar unggahan menjadi urutan hasil, dan penanda buku dari berkas masukan tetap dipertahankan.
Untuk lampiran berupa dokumen Word, konversinya lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Untuk lampiran berupa gambar, konversinya lewat JPG ke PDF. Kalau lampirannya sudah berupa PDF, langsung gabungkan. Susunan berkasnya bisa mengikuti pola yang dibahas di Cara Menggabungkan PDF lewat Email.
Masalah yang sering terjadi
Tidak menemukan tombol impor kotak masuk. Memang tidak ada. Tool ini tidak terhubung ke penyedia email mana pun. Pekerjaan selalu dimulai dari email yang sudah terbuka, lalu isinya disalin atau halaman webnya disimpan.
Halaman email meminta login. Halaman itu berada di balik akun. Pakai jalur menempel isi email ke Teks ke PDF untuk kasus seperti ini.
Hasilnya memuat menu dan tombol. Saat mencetak dari peramban, menu dan elemen interaktif kadang ikut tercetak. Kalau hasilnya masih berisi elemen yang mengganggu, jalur menempel teks memberi hasil yang lebih bersih.
Teks dari email berantakan saat ditempel. Salinan dari klien email kadang membawa format yang tidak dikenal. Tempel dulu ke editor teks polos, lalu salin dari sana ke Teks ke PDF. Cara ini membuang format yang tidak perlu.
Tanggal dan nama pengirim hilang. Saat menyalin, bagian kepala email sering terlewat. Salin juga baris tanggal, pengirim, dan subjeknya, karena bagian itu yang membuat dokumennya berguna sebagai bukti.
Berkas ditolak karena ukurannya. Batasnya 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar. Rinciannya ada di halaman harga.
Menyusun dokumen bukti dari beberapa email
Kalau yang dibutuhkan adalah satu dokumen berisi rangkaian korespondensi, susunlah secara berurutan: email paling lama di depan, email terbaru di belakang, dengan subjek yang sama dikelompokkan berdampingan.
Untuk korespondensi panjang, cara yang paling rapi adalah menyusun seluruh isinya dalam satu tempelan panjang di Teks ke PDF, dengan judul untuk setiap pesan dan baris berisi tiga tanda hubung sebagai pemisah halaman. Hasilnya satu dokumen yang bisa dibaca berurutan tanpa perlu digabung.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Isi email sering memuat data pribadi: nomor pesanan, alamat, nomor telepon, kadang data pembayaran. Untuk korespondensi yang sensitif, pertimbangkan mencetak ke PDF dari peramban Anda sendiri saat sedang membuka emailnya. Peramban Anda sudah berada di sesi yang login, dan prosesnya tidak mengirimkan isi email ke server mana pun.
Kalau memakai tool di sini, perlu diketahui bahwa berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Meski begitu, isi yang Anda tempel atau alamat yang Anda masukkan tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah tool ini membaca kotak masuk saya? Tidak. Tool ini tidak terhubung ke penyedia email mana pun, dan tidak bisa membuka pesan atas nama Anda. Isi email harus Anda berikan sendiri, baik dengan menempelnya atau dengan memberikan alamat halaman webnya.
Apakah tautan "lihat di peramban" selalu tersedia? Tidak selalu. Sebagian email tidak menyediakannya, dan sebagian lagi menyediakannya tetapi tetap meminta login. Kalau tidak ada, pakai jalur menempel isi email.
Apakah lampiran email ikut menjadi PDF? Tidak. Yang tersimpan hanya isi pesannya. Unduh lampirannya secara terpisah, ubah ke PDF kalau perlu, lalu satukan dengan Gabung PDF.
Apakah PDF hasilnya bisa dicari kata-katanya? Bisa, karena Teks ke PDF dan cetak dari peramban menghasilkan teks vektor, bukan gambar. Berbeda dengan dokumen yang dibuat dari hasil pindai.
Apakah tanda tangan di email ikut tercetak? Ikut, karena tanda tangan itu bagian dari isi pesan. Kalau ingin dibuang, hapus bagian itu saat menyalin isinya di jalur Teks ke PDF.
Mulai dari email yang sedang terbuka
Kalau isi emailnya perlu jadi dokumen, salin isinya lalu buka alat buat PDF dari teks. Kalau tampilan emailnya perlu dipertahankan dan halamannya bisa dibuka tanpa login, cetak halamannya dari menu cetak peramban. Untuk menyatukan hasilnya dengan lampiran, lanjutkan ke Cara Menggabungkan PDF dan Menyusun Urutannya. Peta topik membuat PDF ada di Membuat PDF dari Gambar, Teks, dan Kode HTML.