Hasil pindai diubah menjadi PDF dengan membuka JPG ke PDF, mengunggah seluruh gambar hasil pindai, lalu mengunduh hasilnya. Satu gambar menjadi satu halaman A4 dengan margin 20 mm, dan urutan halaman mengikuti daftar unggahan. Cara ini berlaku untuk hasil pindai dari mesin pemindai maupun dari aplikasi pemindai di ponsel.
Perlu dibedakan dari menggabungkan berkas yang sudah jadi. Artikel ini membahas mengubah gambar hasil pindai menjadi PDF baru. Kalau berkasnya sudah berupa PDF dan hanya perlu disatukan, caranya berbeda dan dibahas di Cara Menggabungkan PDF dari Hasil Scan.
Satu sifat hasil yang perlu diketahui sejak awal: dokumen ini tidak punya lapisan teks. OCR belum tersedia, jadi berkas pindai diperlakukan sebagai gambar dan isinya belum bisa dicari atau disalin. Konsekuensinya, keterbacaan visual menjadi satu-satunya jaminan mutu, dan itu ditentukan sejak tahap pemindaian.
Resolusi pindai menentukan hasilnya
Resolusi pindai diukur dalam DPI, yaitu jumlah titik per inci. Angka yang terlalu rendah menghasilkan tulisan bergerigi yang sulit dibaca, sedangkan angka yang terlalu tinggi menghasilkan berkas besar tanpa tambahan keterbacaan yang sepadan.
Untuk dokumen teks biasa, angka yang umum dipakai ada di kisaran menengah. Pembahasan angkanya secara rinci, termasuk pengaruhnya terhadap ukuran berkas, ada di Berapa DPI Scan yang Baik untuk PDF. Untuk dokumen yang memuat foto atau gambar halus, resolusi lebih tinggi diperlukan supaya detailnya tidak hilang.
Kalau hasil pindai berasal dari aplikasi ponsel, biasanya ada pilihan kualitas sebelum memotret. Pilih kualitas yang cukup untuk membaca tulisan terkecil di dokumen, lalu periksa hasilnya dengan memperbesar.
Menyiapkan berkas hasil pindai
Hasil pindai sering tersimpan sebagai deretan berkas dengan nama bawaan aplikasi, misalnya scan_001, scan_002, dan seterusnya. Periksa dulu apakah urutan angkanya sudah sesuai urutan halaman. Kalau tidak, ganti namanya sebelum diunggah.
Buang juga halaman yang tidak perlu. Aplikasi pemindai sering menyertakan halaman pembuka, halaman kosong hasil pemindaian ganda, atau lembar yang buram. Membuangnya sekarang menghemat ukuran berkas sekaligus menghindarkan kebingungan penerima.
Periksa orientasi tiap gambar. Lembar yang dipindai menyamping akan tampil menyamping di PDF, karena tool ini menempatkan gambar apa adanya tanpa memutarnya.
Langkah membuat PDF dari hasil scan
- Kumpulkan seluruh berkas hasil pindai ke satu folder.
- Buang halaman yang tidak perlu dan periksa orientasi tiap gambar.
- Ganti nama berkas dengan awalan angka yang panjangnya sama, misalnya scan-001.jpg.
- Buka JPG ke PDF.
- Unggah gambar sesuai urutan yang diinginkan. Bila lebih dari 20 gambar, bagi menjadi beberapa batch.
- Periksa daftar unggahan dari atas ke bawah sebelum menjalankan proses.
- Unduh PDF-nya, lalu buka dan periksa halaman pertama, terakhir, dan beberapa halaman di tengah.
- Bila ada halaman yang miring, rapikan dengan Putar PDF.
Langkah keenam adalah titik di mana kesalahan urutan paling murah diperbaiki. Setelah dokumen jadi, memperbaiki urutan memerlukan langkah tambahan.
Format berkas hasil pindai
Mesin pemindai biasanya menyimpan hasilnya dalam format JPEG, PNG, atau PDF. Dua format pertama bisa langsung diunggah ke JPG ke PDF. Format yang diterima tool ini: JPEG/JPG, PNG, WebP, BMP, dan GIF.
Kalau mesin pemindai Anda langsung menghasilkan PDF per halaman, jangan ubah dulu menjadi gambar. PDF per halaman bisa disatukan langsung lewat Gabung PDF tanpa kehilangan kualitas. Mengubah PDF menjadi gambar lalu menyusunnya ulang sebagai PDF baru akan membuang struktur aslinya.
Kalau mesin pemindai menghasilkan satu PDF berisi seluruh halaman, berkasnya sudah selesai dan tidak perlu diolah lagi. Yang perlu dirapikan hanya halaman yang miring atau kosong, dan itu bisa dikerjakan dengan tool di kelompok Atur PDF.
Hasil pindai dari ponsel sering tersimpan dalam format PNG dengan ukuran besar. Format itu diterima, tetapi berkasnya bisa jauh lebih besar daripada JPEG untuk gambar yang sama. Kalau ukuran berkas menjadi masalah, ubah dulu PNG-nya ke JPEG dengan aplikasi penyunting gambar, atau langsung kompres PDF hasilnya setelah dokumen jadi.
Masalah yang sering terjadi
Tulisan hasil pindai tidak terbaca. Penyebab paling umum adalah resolusi pindai terlalu rendah atau dokumen tidak menempel rata di kaca pemindai. Pindai ulang dengan resolusi lebih tinggi, dan tekan penutupnya supaya kertas tidak terangkat.
Halaman hasil pindai miring. Kemiringan terjadi kalau kertas masuk sedikit miring. Tool ini tidak meluruskan gambar. Rapikan orientasinya lewat Putar PDF setelah PDF jadi, atau pindai ulang dengan kertas yang lebih rapi.
Ukuran berkas sangat besar. Hasil pindai berwarna pada resolusi tinggi membawa banyak data. Kecilkan lewat Kompres PDF, dan baca juga Cara Mengompres PDF Scan yang Besar untuk langkah yang lebih lengkap.
Ada bayangan atau bercak di hasil pindai. Bersihkan kaca pemindai dan pastikan tidak ada benda asing di antara kertas dan kaca. Untuk berkas yang sudah jadi, bagian yang mengganggu tidak bisa dihapus oleh tool ini.
Berkas ditolak karena melewati batas ukuran. Batasnya 5 MB per gambar pada paket Gratis dan 20 MB pada paket Berbayar. Pangkas halaman yang tidak perlu sebelum dikompres.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen hasil pindai sering memuat data pribadi: akta, surat keterangan, rekening, atau berkas kepegawaian. Kalau berkasnya tidak boleh keluar dari jaringan kantor, pindai dan susun PDF-nya dengan aplikasi di perangkat sendiri. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Untuk berkas arsip yang perlu disimpan lama, pertimbangkan juga format arsipnya. Apa Itu PDF/A dan Kenapa Dipakai untuk Arsip menjelaskan standar yang dipakai institusi untuk penyimpanan jangka panjang.
Memeriksa hasil sebelum dikirim
Periksa jumlah halaman terhadap jumlah lembar yang dipindai. Selisih satu halaman biasanya berarti ada berkas yang terlewat saat diunggah. Periksa juga urutannya, karena halaman yang tertukar lebih sulit ditemukan pada dokumen panjang.
Periksa keterbacaan dengan memperbesar halaman yang paling padat tulisannya. Kalau ada bagian yang tidak terbaca, pindai ulang lembar itu saja, lalu buat ulang PDF-nya dari berkas yang sudah diperbaiki. Memperbaiki hasil pindai di dalam PDF jauh lebih sulit daripada memindai ulang satu lembar.
Untuk dokumen yang panjang, periksa juga konsistensi antar halaman. Kadang satu lembar terpindai dengan pengaturan berbeda, misalnya warnanya lebih gelap atau ukurannya sedikit berbeda. Selisih seperti itu biasanya tidak masalah, tetapi kalau dokumennya akan dicetak, selisihnya bisa terlihat. Memindai ulang satu lembar dengan pengaturan yang sama lebih mudah daripada menyesuaikan hasilnya di dalam PDF.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah teks hasil pindai bisa dicari di dalam PDF? Tidak. OCR belum tersedia, jadi berkas pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari atau disalin.
Bisakah hasil pindai langsung dijadikan PDF dari aplikasi pemindai? Bisa, dan itu sering kali lebih praktis. Tool ini dipakai kalau hasil pindainya berupa gambar, atau kalau beberapa hasil pindai perlu disusun ulang urutannya.
Apakah warna hasil pindai berubah? Tidak. Gambar ditempatkan apa adanya. Yang berubah hanya latar transparan, yang menjadi putih.
Bisakah satu PDF memuat hasil pindai hitam putih dan berwarna? Bisa. Setiap gambar diperlakukan sendiri, jadi perbedaan warna antar halaman tidak masalah.
Apakah hasil pindai berukuran lebih kecil dari A4 tetap tampil penuh? Ya, gambar ditempatkan proporsional di tengah halaman A4 tanpa dipotong.
Setelah hasil scan menjadi PDF
Buka JPG ke PDF, unggah gambar hasil pindai sesuai urutan, lalu periksa hasilnya. Untuk menyatukan beberapa PDF scan yang sudah jadi, lanjutkan ke Mengatur Halaman PDF. Gambaran seluruh pekerjaan PDF ada di Panduan PDF.