PDF hasil pindai diedit dengan menambahkan teks baru di atas halaman, bukan dengan mengubah teks yang sudah tercetak. Alasannya sederhana: hasil pindai menyimpan halamannya sebagai gambar, sehingga tidak ada lapisan teks yang bisa diklik. Yang bisa dikerjakan di Edit PDF adalah menambahkan teks, menggeser gambar, dan memberi anotasi.
Pemeriksaan lapisan teks dilakukan sebelum tool apa pun dibuka. Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu seret kursor di atas satu baris. Kalau teksnya tersorot, berkas itu sebenarnya PDF digital dan bisa disunting seperti biasa. Kalau tidak ada yang tersorot dan pencarian tidak menemukan apa pun, berkasnya hasil pindai.
OCR belum tersedia, jadi berkas pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya belum bisa dicari. Satu-satunya cara mengubah isi adalah menutup bagian yang salah dengan area putih, lalu menulis teks baru di atasnya. Untuk keterangan tambahan yang tidak menggantikan apa pun, teks baru bisa langsung diletakkan di posisi yang diinginkan.
Untuk apa berkas pindai disunting, dan untuk apa tidak
Cara ini dipakai saat hasil pindai perlu dilengkapi: menuliskan nomor surat yang belum tercetak, menambahkan nama penanda tangan, memberi catatan pada berkas arsip, atau menutup satu bagian yang salah cetak. Semua itu dikerjakan sebagai lapisan baru di atas gambar halaman.
Cara ini tidak dipakai kalau isi dokumen perlu diubah sebagai teks, misalnya mengganti seluruh paragraf atau memperbaiki banyak kalimat. Tanpa OCR, huruf di dalam gambar halaman tidak bisa diproses mesin. Untuk pekerjaan seperti itu, dokumennya perlu dipindai ulang dengan pemindai yang punya fitur pengenalan huruf, atau diketik ulang dari sumbernya.
Cara ini juga tidak dipakai kalau hasil pindainya masih miring atau menyisakan tepi meja. Rapikan dulu orientasi dan batas halamannya, baru tambahkan teks. Urutannya dijelaskan di bawah.
Urutan kerja yang benar untuk berkas pindai
- Periksa lapisan teks dengan menyeret kursor di atas satu baris.
- Tegakkan halaman yang miring lewat Putar PDF.
- Pangkas tepi meja atau bayangan pemindai lewat Crop PDF.
- Buka Edit PDF, lalu pilih berkas di jendela editor.
- Perbesar halaman pada bagian yang akan ditambahi teks.
- Kalau ada tulisan lama yang salah, tutup dulu dengan area putih, lalu tulis penggantinya di atasnya.
- Ketik teks baru. Ukurannya mengikuti teks di sekitar titik itu, dan posisinya bisa digeser dengan alat Pilih.
- Simpan hasilnya sebagai PDF, lalu periksa halamannya sekali lagi.
Urutan itu penting. Memutar halaman setelah teks baru dipasang membuat teks itu ikut berputar dan posisinya harus diatur ulang. Memangkas halaman setelah teks dipasang bisa memotong teks yang baru saja ditulis.
Menambah teks pada hasil pindai
Hasil pindai yang berisi tulisan dengan latar putih adalah bidang yang paling mudah ditambahi teks. Teks baru cukup diletakkan pada posisi kosong, dan ukurannya mengikuti teks di titik terdekat supaya terlihat menyatu.
Untuk menutup bagian yang salah, sediakan area putih yang menutupi tulisan lama dengan rapi, lalu tulis penggantinya di atas area itu. Penutupan area dikerjakan lewat Tip-ex PDF, dan pembahasan khusus untuk menghapus tulisan pada hasil pindai ada di artikel tersendiri di kelompok ini. Perlu diingat bahwa penutupan area bersifat tampilan: isi di bawahnya tetap ada di dalam berkas, sehingga cara itu tidak dipakai untuk data rahasia. Untuk data yang benar-benar harus hilang, gunakan penyensoran permanen.
Kalau hasil pindainya berlatar abu-abu atau bertekstur, area putih akan terlihat sebagai kotak yang menempel. Pada halaman seperti itu, lebih baik teks baru diletakkan di ruang kosong, bukan menimpa tulisan lama.
Menilai mutu hasil pindai sebelum disunting
Mutu hasil pindai menentukan seberapa rapi teks tambahan nanti terlihat. Tiga hal yang perlu dinilai lebih dulu. Pertama, ketajaman gambar. Pindai yang buram membuat huruf di sekitarnya sulit ditiru ukurannya. Kedua, kecerahan halaman. Pindai yang terlalu gelap membuat teks baru tidak kontras dengan latarnya.
Ketiga, kemiringan halaman. Pindai yang miring beberapa derajat membuat baris teks baru sulit disejajarkan. Halaman yang miring lebih dari satu derajat sebaiknya dirapikan dulu, karena memutar halaman setelah teks dipasang berarti posisi teks itu harus diatur ulang.
Kalau mutu pindainya rendah, pertimbangkan memindai ulang dokumennya. Hasil pindai baru yang lebih tajam dan tegak menghemat waktu penyuntingan, dan itu berlaku untuk semua perubahan yang akan dikerjakan di atasnya.
Kapan memindai ulang lebih hemat
Memindai ulang masuk akal saat dokumennya akan sering disunting atau perlu dicari kata-katanya. Pemindai dengan fitur pengenalan huruf menghasilkan berkas yang berisi lapisan teks, sehingga isinya bisa disunting seperti PDF digital. Cara itu menyelesaikan masalah dari akarnya, bukan menambal tampilannya.
Memindai ulang juga masuk akal saat hasil pindai terlalu miring, terlalu gelap, atau terpotong di tepi. Menambahkan teks di atas halaman yang mutunya buruk hanya menambah lapisan baru di atas masalah lama, dan hasilnya tetap sulit dipakai.
Sebaliknya, kalau dokumennya hanya perlu satu keterangan tambahan, memindai ulang tidak sepadan. Tambahkan teksnya langsung di atas halaman, lalu simpan.
Masalah yang sering terjadi
Teks lama tidak bisa diklik. Itu memang sifat berkas pindai. Tidak ada lapisan teks di dalamnya, jadi teks lama hanya bisa ditutup, bukan diubah.
Hasil pindai terlalu miring untuk ditambahi teks. Tegakkan dulu halamannya lewat Putar PDF. Teks yang ditulis di atas halaman miring akan ikut terlihat miring.
Tepi halaman masih menyisakan meja atau bayangan. Pangkas lebih dulu lewat Crop PDF. Isi halaman tidak dihapus, hanya batas tampilannya yang dipersempit, sehingga pemangkasan yang berlebihan masih bisa dibatalkan dari berkas asli.
Teks baru tidak menyatu dengan tulisan lama. Perbesar tampilan, lalu letakkan titik teks lebih dekat ke tulisan yang ingin diikuti supaya ukurannya mendekati. Perbedaan kecil tetap terlihat pada dokumen yang dicetak.
Hasil pindai tidak bisa dicari kata-katanya. OCR belum tersedia, sehingga halaman hanya dikenali sebagai gambar. Pencarian tidak akan menemukan apa pun di dalamnya.
Kapan hasil pindai sebaiknya tidak diproses online
Berkas pindai sering berisi dokumen identitas, berkas kepegawaian, atau dokumen perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar, kerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Editor ini membuka berkas langsung di peramban tanpa unggahan, dan rincian perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumennya harus diarsipkan dalam jangka panjang, pertimbangkan format arsip setelah penyuntingan selesai. PDF/A menyimpan dokumen dalam bentuk yang dirancang untuk dibaca puluhan tahun ke depan. Pembahasan format arsip ada di kelompok Optimalkan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah teks hasil pindai bisa diedit langsung? Tidak. Hasil pindai tidak punya lapisan teks, jadi teks yang tercetak di dalam gambar tidak bisa diklik atau diubah. Yang bisa dikerjakan adalah menambahkan teks baru di atas halaman.
Apakah ada fitur OCR di editor ini? Belum ada. Berkas pindai diperlakukan sebagai gambar, dan teksnya belum bisa dicari maupun disalin.
Bisakah bagian yang salah ditutup lalu diganti? Bisa, selama halaman berlatar putih. Tutup bagian itu dengan area putih, lalu tulis penggantinya di atasnya. Untuk data rahasia, jangan pakai cara ini karena isinya masih ada di dalam berkas.
Apakah berkas pindai yang sudah ditambahi teks bisa dicari? Tidak. Teks tambahan itu lapisan tampilan di atas gambar halaman, dan halaman aslinya tetap tidak punya lapisan teks untuk dicari.
Apakah menutup bagian yang salah membuat isinya hilang? Tidak. Isi di bawah penutup masih ada di dalam berkas dan bisa tembus bila teksnya disalin. Untuk data rahasia, gunakan penyensoran permanen, bukan penutup.
Setelah hasil pindai dirapikan
Periksa halaman yang diubah, lalu simpan berkasnya dengan nama yang jelas. Kalau hasil pindainya perlu dijadikan bahan dokumen baru, alurnya ada di Cara Membuat PDF dari Hasil Scan. Gambaran seluruh pekerjaan penyuntingan ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.