PDF dengan banyak halaman diedit dengan membagi pekerjaannya menjadi bagian-bagian kecil. Semua perubahan isi dikerjakan di Edit PDF, sedangkan susunan halamannya dirapikan lebih dulu lewat tool pengaturan halaman. Menggabungkan kedua pekerjaan itu sekaligus adalah cara paling cepat membuat dokumen panjang kacau.
Urutannya penting. Menghapus, mengekstrak, atau menata ulang halaman setelah isinya disunting membuat nomor halaman, daftar isi, dan penanda di dalam dokumen menunjuk ke tempat yang salah. Karena itu, rapikan dulu susunan halamannya, baru kerjakan isinya, dan pasang penanda seperti nomor halaman di akhir.
Dokumen panjang juga lebih berat dimuat. Setiap kali berkas dibuka, seluruh halaman dimuat ulang, dan itu memakan waktu pada dokumen dengan banyak gambar. Membagi pekerjaan menjadi beberapa sesi membuat setiap sesi lebih ringan dan hasilnya lebih mudah diperiksa.
Kapan dokumen panjang perlu perlakuan khusus
Dokumen yang isinya puluhan halaman dengan perubahan di banyak tempat perlu rencana kerja. Tanpa rencana, perubahan mudah terlewat, dan memeriksa ulang seluruh halaman memakan waktu lebih lama daripada mengerjakan ulang.
Dokumen yang perlu perlakuan khusus juga mencakup berkas gabungan, yaitu dokumen yang terbentuk dari beberapa berkas berbeda. Halaman dari sumber berbeda sering punya ukuran huruf, margin, dan gaya penomoran yang tidak seragam. Menyeragamkannya adalah pekerjaan tersendiri yang lebih baik dikerjakan sebelum menyunting isi.
Sebaliknya, kalau perubahannya hanya satu dua tempat, tidak ada yang perlu dibagi. Buka dokumennya, kerjakan perubahannya, lalu simpan. Membagi pekerjaan untuk kasus kecil justru menambah langkah.
Langkah mengedit PDF banyak halaman
- Tentukan tujuan akhir dokumen: apakah hanya ada beberapa koreksi, atau ada halaman yang ditambah, dihapus, dan ditata ulang.
- Kalau susunan halamannya berubah, kerjakan lebih dulu lewat Gabung PDF, Hapus Halaman, Ekstrak Halaman, atau Atur Urutan Halaman PDF.
- Setelah susunan halaman final, susun daftar pekerjaan isi: halaman berapa, apa yang diubah, dan kata penggantinya.
- Buka Edit PDF, lalu pilih berkas di jendela editor.
- Kerjakan perubahan per bagian, misalnya sepuluh halaman per sesi, berurutan dari depan ke belakang.
- Simpan hasilnya di akhir setiap sesi, dengan nama berkas yang memuat urutan sesi.
- Setelah semua bagian selesai, gabungkan bila pekerjaannya terpisah, atau lanjutkan dari berkas yang sama.
- Pasang penanda seperti nomor halaman dan cap air di akhir.
- Periksa seluruh dokumen dengan gulir cepat, lalu periksa beberapa halaman secara acak pada pembesaran penuh.
Mengapa susunan halaman didahulukan
Nomor halaman, daftar isi, dan rujukan silang di dalam dokumen mengikuti posisi halaman. Kalau halaman dihapus atau dipindah setelah isinya disunting, semua rujukan itu menjadi salah. Memperbaikinya berarti mengulang pekerjaan yang sama dua kali.
Urutan yang benar: rapikan susunan halaman, sunting isi, baru pasang penanda. Nomor halaman baru yang dipasang di akhir adalah nomor yang sesuai dengan susunan final. Tool nomor halaman menulis nomor baru, bukan nomor yang mungkin sudah tertulis di halaman, jadi penandaan ulang selalu bisa dikerjakan.
Untuk dokumen gabungan, seragamkan dulu ukuran kertas dan orientasinya. Cara menangani berkas dengan ukuran berbeda dijelaskan di Cara Menggabungkan PDF dengan Ukuran Kertas Berbeda, dan untuk campuran orientasi ada di Cara Menggabungkan PDF Portrait dan Landscape.
Menjaga pekerjaan tetap rapi
Tiga kebiasaan yang membuat pekerjaan pada dokumen panjang tetap terkendali. Pertama, bekerja berurutan dari halaman depan ke belakang, tanpa melompat, supaya daftar pekerjaan bisa dicoret satu per satu. Kedua, menyimpan hasil setiap sesi dengan nama yang memuat tanggal, sehingga versi terbaru selalu jelas.
Ketiga, menyimpan berkas asli tanpa disentuh. Kalau ada perubahan yang ternyata salah, berkas asli bisa dipakai untuk mengulang dari awal tanpa harus membongkar hasil suntingan. Berkas asli juga berguna saat memeriksa hasil akhir.
Memeriksa hasil per bagian
Pemeriksaan dilakukan setiap satu bagian selesai, bukan menunggu seluruh dokumen rampung. Caranya: buka hasil simpanan bagian itu, periksa halaman yang diubah pada pembesaran penuh, lalu cocokkan dengan daftar pekerjaan. Halaman yang sudah sesuai dicoret dari daftar.
Pemeriksaan per bagian menahan kesalahan agar tidak menumpuk. Kalau ada pola kesalahan yang sama, misalnya huruf pengganti yang terlalu besar, pola itu ketahuan lebih awal dan bisa diperbaiki untuk sisa dokumen.
Setelah semua bagian selesai, lakukan pemeriksaan menyeluruh sekali lagi. Telusuri dokumen dengan gulir cepat untuk melihat keseragaman tampilannya, lalu periksa beberapa halaman secara acak pada pembesaran penuh. Halaman pertama, halaman terakhir, dan halaman di batas antarbagian adalah tempat yang paling perlu dilihat.
Bekerja dalam beberapa sesi
Untuk dokumen yang sangat panjang, pekerjaan bisa dibagi menjadi beberapa sesi di hari berbeda. Setiap sesi dibuka dengan membaca ulang daftar pekerjaan yang tersisa, lalu ditutup dengan menyimpan hasil dan mencatat halaman terakhir yang sudah dikerjakan.
Catatan itu penting karena ingatan tentang bagian mana yang sudah selesai cepat menguap setelah beberapa hari. Catatan yang memuat halaman terakhir, jumlah bagian yang selesai, dan nama berkas hasil membuat pekerjaan bisa dilanjutkan tanpa mengulang apa pun.
Simpan berkas hasil setiap sesi sebagai berkas terpisah. Menggabungkan semuanya di akhir lebih aman daripada menimpa satu berkas berulang kali, karena versi sebelumnya tetap tersedia bila ada yang perlu dibandingkan.
Masalah yang sering terjadi
Dokumen lambat dibuka di editor. Dokumen dengan banyak gambar beresolusi tinggi lebih berat dimuat. Kerjakan per bagian, atau kecilkan dulu berkasnya lewat Kompres PDF bila gambarnya memang tidak perlu dipertahankan pada resolusi penuh.
Ada perubahan yang terlewat. Daftar pekerjaan yang tidak lengkap adalah penyebab paling sering. Periksa daftar itu terhadap hasil pencarian di pembaca PDF, karena setiap kemunculan kata yang diganti sebaiknya tercatat.
Nomor halaman jadi salah setelah halaman dihapus. Nomor yang tercetak di dalam berkas mengikuti halaman apa pun yang terjadi. Rapikan susunan halaman lebih dulu, lalu pasang penomoran baru di akhir.
Daftar isi menunjuk halaman yang salah. Daftar isi yang sudah tercetak di halaman tidak ikut diperbarui saat susunan halaman berubah. Perbarui di dokumen sumber kalau ada, atau perbaiki nomornya di PDF setelah susunan halaman final.
Hasil suntingan terlihat berbeda antar halaman. Halaman dari sumber berbeda sering memakai huruf yang tidak sama. Seragamkan hurufnya di dokumen sumber sebelum digabung, karena menyeragamkan setelah digabung jauh lebih melelahkan.
Kapan dokumen panjang dikerjakan di komputer sendiri
Dokumen panjang biasanya memuat banyak data internal, dan berkas seperti itu lebih aman dikerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri bila kebijakan kantor melarangnya keluar dari jaringan. Editor ini membuka berkas langsung di peramban tanpa unggahan, dan keterangan perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.
Dokumen yang sangat panjang juga lebih nyaman dikerjakan dengan aplikasi desktop yang menyimpan riwayat perubahan. Pada dokumen seperti itu, kemampuan kembali ke versi sebelumnya lebih berharga daripada kenyamanan membuka berkas dari peramban.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah dokumen panjang perlu dipecah dulu? Tidak wajib, tetapi membagi pekerjaan menjadi beberapa sesi membuat setiap sesi lebih ringan dan lebih mudah diperiksa. Pemecahan berkas juga berguna kalau hasilnya akan dikirim sebagian-sebagian.
Apakah susunan halaman bisa diubah di editor? Pekerjaan susunan halaman dikerjakan lewat tool pengaturan halaman, bukan di editor. Rapikan susunannya lebih dulu, baru sunting isinya.
Bagaimana menandai halaman yang sudah selesai? Simpan hasil setiap sesi dengan nama yang memuat urutan atau tanggal, lalu catat halaman terakhir yang sudah dikerjakan. Cara ini menghindarkan pengulangan saat pekerjaan dilanjutkan di lain waktu.
Apakah nomor halaman perlu dipasang di akhir? Ya. Nomor halaman mengikuti susunan halaman final. Memasangnya lebih dulu berarti nomornya harus dipasang ulang setiap kali halaman berubah.
Apakah berkas asli sebaiknya disimpan? Ya. Simpan berkas asli tanpa disentuh, supaya pekerjaan bisa diulang dari awal bila ada perubahan yang ternyata salah.
Setelah dokumen panjang selesai
Periksa seluruh halaman dengan gulir cepat, lalu periksa beberapa halaman secara acak pada pembesaran penuh. Kalau ukuran berkasnya melewati batas penerima, kecilkan lewat Kompres PDF. Kalau ada halaman yang perlu dipisah untuk dikirim sendiri, gunakan Ekstrak Halaman PDF. Gambaran seluruh pekerjaan penyuntingan ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area, dan topik susunan halaman ada di Mengatur Halaman PDF.