Google Drive bisa membuka PDF untuk dilihat dan diberi komentar. Untuk menyunting isi seperti mengubah teks, menggeser gambar, atau memperbaiki salah ketik, kemampuannya terbatas. Drive adalah tempat menyimpan dan berbagi berkas, dan penampil PDF di dalamnya memang dirancang untuk membaca, bukan mengubah halaman.
Kalau yang dibutuhkan hanya komentar atau sorotan untuk dibahas bersama rekan kerja, Drive sudah cukup. Kalau isi teksnya harus berubah, jalurnya ada dua: menyunting dengan Editor PDF di katalog ini tanpa akun layanan pihak ketiga, atau memakai jalan yang disediakan Drive dengan batas yang perlu diketahui lebih dulu. Bagian berikut menjelaskan keduanya.
Apa yang Google Drive lakukan saat membuka PDF
Drive membuka PDF di penampil bawaannya. Di situ dokumen bisa digulir, diperbesar, dicetak, dan diunduh. Ada juga tombol komentar yang bisa dipakai untuk menempelkan catatan pada bagian tertentu halaman. Komentar itu tampil di panel samping dan terlihat oleh siapa pun yang punya akses ke berkasnya.
Yang dilakukan penampil Drive adalah menampilkan halaman dan menempelkan lapisan catatan di atasnya. Halaman aslinya tidak berubah. Teks di dalam berkas tetap seperti semula, termasuk jika ada salah ketik di dalamnya. Komentar bukan penyuntingan, melainkan penanda untuk dibaca manusia.
Batas penyuntingan isi di Drive
Komentar tidak mengubah teks. Kalau ada nama yang salah ketik pada surat resmi, memberi komentar di sebelahnya tidak memperbaiki suratnya. Penerima tetap melihat nama yang salah. Hal yang sama berlaku untuk tanggal, nomor surat, dan angka pada faktur.
Drive juga tidak menyediakan cara untuk memindahkan gambar yang sudah tertanam, mengubah ukuran kolom, atau merapikan paragraf. Semua itu berada di luar jangkauan penampilnya. Jadi batasnya jelas: Drive untuk membaca, menandai, dan berbagi. Perubahan isi dikerjakan di tempat lain.
Jalan yang disediakan Drive dan batasnya
Drive menawarkan satu jalan untuk menyunting isi: membuka PDF lewat Google Docs. Berkasnya dikonversi menjadi dokumen yang bisa disunting, dan di situ teksnya bisa diubah. Jalan ini bekerja untuk dokumen yang isinya mengalir seperti catatan atau naskah, tetapi ada tiga hal yang berubah.
Tata letak bergeser. Kolom, posisi gambar, dan jarak antar elemen tidak dipertahankan persis. Dokumen yang susunannya penting, seperti faktur, formulir, atau surat berkop, akan terlihat berbeda dari aslinya.
Gambar dan tabel besar bisa terpotong. Tabel lebar dan gambar berukuran besar sering keluar dari batas halaman setelah dikonversi. Untuk dokumen administrasi yang tabelnya rapat, ini merusak tampilannya.
Hasil pindai tidak bisa dikonversi. PDF hasil pindai berisi gambar, bukan teks. Google Docs akan membukanya sebagai dokumen kosong atau hanya memuat gambarnya saja, dan gambarnya tidak bisa disunting dengan rapi.
Karena itu, jalan ini hanya masuk akal untuk dokumen yang isinya benar-benar teks mengalir dan tata letaknya tidak mengikat. Untuk dokumen yang tampilannya harus tetap sama, jalan ini bukan pilihan.
Menyunting isi tanpa akun layanan pihak ketiga
Kalau yang diinginkan adalah mengubah isi tanpa bergantung pada akun layanan lain, Editor PDF di katalog ini adalah jalurnya. Editor berjalan sebagai aplikasi terpisah di peramban. Tidak ada pemasangan aplikasi, dan berkasnya dipilih langsung di jendela editor, bukan diunggah lewat halaman tool.
Yang bisa dikerjakan di editor: mengubah teks, menggeser gambar, dan memberi anotasi langsung di peramban. Editor memuat dokumen, menyusunnya menjadi lapisan yang bisa disunting, dan menyimpan kembali menjadi PDF sungguhan. Selama teks dokumen punya lapisan teks, isinya bisa diklik dan diubah.
Satu syarat yang sama seperti jalan lain: teks yang bisa disunting adalah teks yang memang punya lapisan teks di berkas aslinya. Dokumen hasil pindai tanpa lapisan teks tidak punya teks untuk diklik, dan yang bisa ditambahkan hanya lapisan baru di atas halaman. Keterangan lebih lengkap ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.
Langkah menyunting berkas Drive
- Buka Drive di peramban, lalu unduh berkas yang akan disunting ke perangkat. Klik kanan berkasnya, pilih Download.
- Periksa apakah dokumennya punya lapisan teks. Buka berkasnya, lalu seret kursor di atas satu baris. Kalau tersorot, isinya bisa disunting.
- Buka Editor PDF di peramban.
- Pilih berkas yang baru diunduh di jendela editor.
- Ubah teks, geser gambar, atau tambahkan anotasi yang diperlukan.
- Simpan hasilnya, lalu unduh berkasnya dari editor.
- Unggah hasilnya kembali ke Drive lewat tombol New, File upload.
- Atur ulang izin berbaginya sebelum tautannya dikirim ke siapa pun.
Langkah kedelapan sering terlupakan. Berkas yang baru diunggah bersifat privat secara bawaan, dan penerima tidak bisa membukanya sebelum izinnya diubah. Kalau dokumennya berisi data pribadi, tambahkan alamat surel penerimanya sebagai Viewer, bukan membuka tautan untuk siapa saja.
Langkah pertama juga penting untuk dipahami. Memilih berkas dari Drive berarti berkas itu diunduh ke peramban lebih dulu, lalu dibuka di editor. Izin yang diminta hanya izin baca untuk berkas yang dipilih, bukan akses ke seluruh isi Drive. Berkasnya diproses di peramban dan tidak diunggah ke server.
Berkas terkunci dan hasil pindai di Drive
PDF yang dilindungi kata sandi tidak bisa disunting sebelum kuncinya dibuka, baik di Drive maupun di editor mana pun. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, simpan hasilnya, baru sunting berkas yang sudah terbuka itu. Tanpa sandi yang benar, berkasnya tidak bisa dibuka, dan Drive pun hanya akan menampilkan permintaan sandi.
Hasil pindai dari aplikasi pemindai di ponsel sering tersimpan langsung ke Drive. Berkas seperti itu tidak punya lapisan teks, jadi tidak ada yang bisa diklik. Yang tersedia hanya menambahkan teks baru di atas halaman. Sebelum itu, tegakkan dulu halaman yang miring lewat Putar PDF supaya hasilnya tidak bergantian antara tegak dan miring.
Masalah yang sering terjadi
Komentar hilang setelah berkas diunggah ulang. Mengunduh berkas lalu mengunggahnya kembali sebagai berkas baru memutus kaitannya dengan berkas lama, termasuk komentar dan riwayat versinya. Kalau berkasnya akan disunting, unduh salinannya, sunting salinan itu, lalu unggah dengan nama baru. Biarkan berkas aslinya utuh sebagai arsip.
Berkas Drive tidak muncul di pemilih berkas. Periksa akun yang sedang aktif. Berkas milik akun lain tidak akan terlihat sebelum akunnya diganti. Periksa juga apakah berkasnya ada di folder bersama yang belum ditambahkan ke Drive Anda.
Izin ditolak saat memilih berkas. Pemilih berkas meminta izin baca untuk berkas yang dipilih. Kalau jendela izinnya ditutup sebelum disetujui, pemilih akan kembali kosong. Ulangi langkahnya, dan setujui izinnya sampai selesai.
Hasil suntingan tidak kembali ke Drive. Hasilnya diunduh ke perangkat, bukan disimpan otomatis ke Drive. Buka Drive di peramban, lalu unggah berkas hasilnya secara manual.
Teks hasil konversi Docs berantakan. Itu batas konversi, bukan kerusakan berkas. Untuk dokumen bertata letak tetap, pakai editor PDF dan simpan kembali sebagai PDF, bukan lewat konversi dokumen.
Kapan sebaiknya tidak lewat Drive
Untuk berkas yang hanya ada di satu komputer dan tidak perlu dibagikan, memilih dari penyimpanan perangkat langsung lebih cepat. Tidak ada langkah unduh dan unggah yang harus ditunggu, dan tidak ada izin berbagi yang perlu diatur.
Untuk dokumen kantor yang belum boleh keluar dari jaringan perusahaan, simpan dan sunting di komputer sendiri. Drive menyimpan berkas di server, dan itu di luar kendali jaringan kantor. Kebijakan seperti ini biasanya sudah diatur di tempat kerja, dan aturannya perlu diikuti.
Untuk berkas yang isinya sensitif dan tetap harus dibagikan, sensor dulu bagian yang perlu ditutup lewat Sensor PDF. Penyensoran menghapus isinya dari berkas, bukan sekadar menutupinya dengan kotak hitam. Berkas yang dibagikan lewat tautan Drive bisa diunduh ulang penerimanya, dan salinan itu tidak bisa ditarik kembali.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah Google Drive bisa mengedit isi PDF? Tidak langsung. Drive bisa membuka PDF untuk dilihat dan diberi komentar, dan penyuntingan isinya terbatas. Untuk mengubah teks, gunakan editor PDF.
Apakah komentar di Drive mengubah isi dokumen? Tidak. Komentar adalah lapisan catatan di atas halaman. Teks aslinya tetap seperti semula, dan penerima yang membuka berkasnya tetap melihat teks yang sama.
Apakah PDF hasil pindai bisa disunting lewat Drive? Tidak. PDF hasil pindai berisi gambar, bukan teks, jadi tidak ada yang bisa diklik atau diubah. Yang bisa dilakukan adalah menambahkan teks baru di atas halaman lewat editor.
Apakah berkas asli di Drive berubah setelah disunting? Tidak, selama Anda mengunduh salinannya dan mengunggah hasilnya sebagai berkas baru. Berkas asli di Drive tetap utuh.
Apakah perlu akun untuk memakai editor di katalog ini? Tidak untuk mencoba. Berkasnya dibuka dan diproses di peramban, dan hasil anotasi bisa disimpan tanpa paket berbayar. Perubahan teks hanya bisa diunduh setelah paket berbayar aktif; rincian paketnya ada di halaman harga.
Setelah isinya rapi
Kalau dokumennya perlu digabung dengan berkas lain setelah disunting, urutannya digeser di pratinjau sebelum proses berjalan, dan caranya dijelaskan di Cara Menggabungkan PDF di Google Drive. Peta lengkap pekerjaan menyunting ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.