Teks ditambahkan ke PDF dengan membuka Edit PDF, memilih berkas di jendela editor, lalu meletakkan teks baru di posisi yang diinginkan. Teks itu menjadi lapisan di atas halaman, jadi isi dokumen yang lama tidak berubah. Editor berjalan di dalam peramban, dan tidak ada aplikasi yang perlu dipasang.
Membedakan dua pekerjaan ini penting. Menyunting teks berarti mengubah karakter yang sudah ada di dalam berkas, dan itu hanya bisa kalau dokumennya punya lapisan teks. Menambahkan teks berarti menulis sesuatu yang baru di atas halaman, dan itu bisa dikerjakan pada PDF digital maupun pada hasil pindai.
Karena teks baru adalah lapisan tambahan, hasilnya tidak mengalirkan ulang paragraf. Kata di sebelahnya tidak berpindah, dan halaman tidak bertambah panjang. Sifat itu membuat cara ini cocok untuk keterangan tambahan, tetapi kurang cocok untuk menyisipkan kalimat panjang ke tengah paragraf.
Kapan menambahkan teks dipakai
Menambahkan teks dipakai saat dokumen perlu dilengkapi tanpa mengubah isinya: nomor surat yang belum tercetak, nama penerima di ruang kosong, catatan pada berkas arsip, keterangan tanggal di bawah tanda tangan, atau label pada dokumen yang akan dicetak.
Cara ini juga dipakai pada hasil pindai, karena di situ tidak ada teks lama yang bisa disunting. Yang bisa dikerjakan adalah menambahkan lapisan teks baru di atas gambar halaman, misalnya untuk menuliskan kode arsip atau keterangan verifikasi.
Satu kegunaan lain yang sering muncul: melengkapi dokumen yang sudah ditandatangani. Tanda tangan yang sudah tercetak tidak boleh diubah, sedangkan keterangan seperti tanggal terima atau nomor registrasi masih perlu ditulis. Teks tambahan memenuhi kebutuhan itu tanpa menyentuh bagian yang sudah sah.
Cara ini tidak dipakai kalau yang perlu diubah adalah kalimat yang sudah tercetak. Untuk itu, teksnya harus punya lapisan teks dan disunting langsung, bukan ditimpa dengan lapisan baru. Dua pekerjaan itu dibedakan di Cara Mengedit Teks di PDF.
Langkah menambahkan teks ke PDF
- Tentukan teks yang akan ditambahkan dan halaman tujuan. Tulis dulu kalimatnya di catatan supaya tidak ada yang terlewat.
- Periksa apakah dokumennya punya lapisan teks dengan menyeret kursor di atas satu baris. Ini menentukan apakah teks lama nanti perlu ditutup atau tidak.
- Buka Edit PDF, lalu tekan tombol yang membuka editor di jendela baru.
- Di dalam editor, pilih berkas dari perangkat.
- Perbesar halaman pada bagian yang akan ditambahi teks, lalu pilih alat Tambah teks dari bar alat mode Edit.
- Ketik teksnya. Ukuran hurufnya mengikuti teks di titik terdekat, dan posisinya bisa digeser dengan alat Pilih.
- Periksa lebar baris dan jaraknya dari elemen di sekitarnya.
- Simpan hasilnya sebagai PDF, lalu buka kembali untuk memeriksa halaman yang diubah.
Langkah kedelapan memastikan teks baru benar-benar tersimpan dan posisinya tidak bergeser setelah dokumen disimpan ulang.
Menempatkan teks supaya terlihat menyatu
Tiga hal yang membuat teks tambahan terlihat menyatu dengan halaman. Pertama, ukuran huruf yang sepadan dengan teks di sekitarnya. Teks yang terlalu besar atau terlalu kecil langsung terlihat sebagai tambahan. Kedua, posisi baris yang sejajar dengan teks lain di halaman itu.
Ketiga, jenis huruf yang mendekati huruf dokumen. Huruf yang dipakai dokumen menentukan hasil suntingan, dan huruf yang tidak ada diganti huruf serupa. Untuk dokumen resmi dengan huruf khusus di kop atau judul, periksa hasilnya dengan teliti sebelum berkas dikirim.
Pada halaman berlatar putih, teks baru bisa diletakkan langsung di ruang kosong. Pada halaman berlatar abu-abu atau bertekstur, teks baru akan tampak sebagai elemen yang menempel, dan itu wajar terjadi pada hasil pindai.
Urutan dengan penanda lain
Kalau dokumennya juga akan diberi penanda seperti cap air, nomor halaman, atau stempel, kerjakan teks tambahan lebih dulu. Penanda itu menempel pada halaman dan tidak menyesuaikan diri saat teks baru ditambahkan. Menambah teks setelah penanda terpasang membuat posisinya harus diperiksa ulang.
Untuk dokumen yang akan dicetak, perhatikan area cetaknya. Teks tambahan sebaiknya tidak diletakkan terlalu dekat dengan tepi halaman, karena bagian itu bisa terpotong saat dijilid atau dipangkas.
Menambahkan teks pada hasil pindai
Hasil pindai tidak punya lapisan teks, sehingga satu-satunya cara mengubah tampilannya adalah menambahkan lapisan baru di atas gambar halaman. Kalau ada tulisan lama yang perlu diganti, tutup dulu bagian itu dengan area putih, lalu tulis penggantinya di atasnya.
Perlu diingat bahwa penutupan dengan area putih bersifat tampilan. Isi di bawahnya tetap ada di dalam berkas dan bisa tembus bila teksnya disalin. Untuk data yang benar-benar harus hilang, cara itu tidak dipakai. Alur lengkap untuk berkas pindai ada di Cara Mengedit PDF Scan.
Teks tambahan pada hasil pindai juga berguna untuk mencatat kode arsip, nomor verifikasi, atau keterangan sumber dokumen. Catatan seperti itu membantu penelusuran di kemudian hari, meskipun isi halaman aslinya tetap tidak bisa dicari.
Masalah yang sering terjadi
Teks baru menutupi tulisan lama. Perkecil ukurannya atau geser posisinya. Kalau memang tulisan lama harus diganti, tutup dulu bagian itu, lalu tulis penggantinya dengan rapi.
Ukuran huruf tidak bisa disamakan persis. Teks baru mengikuti ukuran teks di titik terdekat, dan huruf yang tidak tersedia diganti huruf serupa. Periksa hasilnya pada pembesaran penuh sebelum berkas dikirim.
Teks terlihat berbeda saat dicetak. Warna dan ketebalan teks bisa tampak berbeda di kertas. Untuk dokumen yang akan dicetak, cetak satu halaman contoh dan periksa hasilnya.
Posisi teks bergeser setelah disimpan. Periksa kembali halaman itu setelah berkas dibuka ulang, lalu sesuaikan posisinya. Simpan lagi setelah posisinya benar.
Berkas tidak bisa dibuka di editor. PDF yang terkunci kata sandi harus dibuka kuncinya lebih dulu lewat Buka Kunci PDF. Tanpa sandi yang benar, berkasnya tidak bisa dibuka.
Kapan dokumen sumber lebih tepat
Berkas berisi data pribadi lengkap atau dokumen perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Editor ini membuka berkas langsung di peramban tanpa unggahan, dan keterangan perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.
Kalau yang perlu ditambahkan bukan sekadar satu dua kalimat, dokumen sumber adalah tempat yang lebih tepat. Menambahkan paragraf lewat lapisan teks di atas halaman membuat susunan halaman mudah bertabrakan, sedangkan di dokumen sumber teksnya mengalir dengan sendirinya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya menambahkan teks dengan mengedit teks? Menambahkan teks berarti menulis sesuatu yang baru di atas halaman. Mengedit teks berarti mengubah karakter yang sudah ada di dalam berkas, dan itu hanya bisa pada PDF yang punya lapisan teks.
Apakah teks tambahan bisa dihapus lagi? Bisa, selama belum disimpan. Setelah disimpan, teks itu menjadi bagian dari berkas, dan untuk menghapusnya berkasnya perlu disunting ulang.
Bisakah teks ditempatkan di posisi mana saja? Bisa, posisinya ditentukan langsung di halaman, bukan hanya di bagian atas atau bawah.
Apakah teks bisa ditambahkan ke halaman hasil pindai? Bisa. Hasil pindai tidak punya teks lama, jadi teks baru ditambahkan sebagai lapisan di atas gambar halaman.
Apakah teks tambahan ikut tercari di pembaca PDF? Pada PDF digital, ya. Pada hasil pindai, teks tambahan itu lapisan terpisah di atas gambar halaman, dan halaman aslinya tetap tidak punya lapisan teks untuk dicari.
Setelah teks ditambahkan
Periksa halaman yang diubah, lalu simpan berkasnya. Kalau teks tambahan itu perlu dicari nanti, perlu diingat bahwa berkas pindai tetap tidak bisa dicari meskipun sudah ditambahi teks. Sebabnya dijelaskan di Kenapa Teks PDF Tidak Bisa Diedit. Gambaran seluruh pekerjaan penyuntingan ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.