Watermark ditambahkan ke PDF lewat Watermark PDF: tulis teks cap air, geser posisinya di pratinjau, lalu jalankan prosesnya. Titik awalnya di tengah halaman, dan dari sana cap digeser ke posisi yang diinginkan. Teksnya dibatasi 60 karakter, dengan preset DRAF, RAHASIA, dan SALINAN untuk keperluan yang paling sering muncul.
Cap air ditulis di atas isi halaman dengan opasitas halus, jadi tulisan di baliknya tetap terbaca. Penerapannya bisa ke seluruh halaman atau hanya ke halaman tertentu. Ukuran teks menentukan panjang ruang yang ditempati: makin besar ukurannya, makin lebar area yang tersentuh cap.
Perlu dipahami sejak awal bahwa watermark adalah tanda, bukan kunci. Ia memberi tahu pembaca status dan asal dokumen, tetapi tidak mencegah dokumen disalin, disunting, atau dicetak ulang. Untuk tujuan mengunci berkas, watermark bukan alat yang tepat.
Kapan watermark dipakai
Watermark dipakai saat status dokumen perlu terbaca sebelum isinya dibaca. Berkas draf yang beredar untuk koreksi diberi cap DRAF supaya tidak ada yang salah menganggapnya versi final. Dokumen internal yang keluar dari lingkungan kantor diberi cap RAHASIA atau SALINAN supaya penerimanya tahu bahwa berkas itu tidak untuk disebarkan.
Pemakaian lain adalah menandai kepemilikan. Nama instansi, kode dokumen, atau nomor berkas yang ditulis sebagai cap air membuat asal dokumen mudah dilacak ketika berkas berpindah tangan. Cap yang sama pada seluruh berkas dalam satu proyek juga membantu membedakan versi lama dan versi baru.
Watermark juga berguna pada dokumen yang dikirim ke pihak luar, misalnya proposal atau laporan yang masih dalam peninjauan. Cap memberi konteks bahwa isinya belum final tanpa perlu mengubah teks dokumennya.
Kapan watermark tidak dipakai
Watermark tidak dipakai untuk melindungi data rahasia. Cap air tidak menghilangkan apa pun dari berkas; ia hanya menambah tulisan di atas halaman. Data yang perlu benar-benar hilang harus disensor, bukan diberi cap. Perbedaan ini penting karena cap bisa memberi rasa aman yang keliru.
Watermark juga tidak cocok untuk dokumen yang masih sering berubah. Cap yang sudah menempel harus diperbarui setiap kali status dokumen berubah, dan itu berarti mengulang proses dari berkas asli. Tunda pemberian cap sampai isinya benar-benar final.
Sebagian dokumen resmi juga tidak menerima cap tambahan dari pihak lain. Periksa dulu ketentuan penerima sebelum berkas diberi watermark, terutama untuk dokumen yang akan dilegalisasi atau diarsipkan secara formal.
Langkah menambahkan watermark
- Pastikan dokumen sudah final. Perbaiki dulu salah ketik, urutan halaman, dan halaman kosong di dokumen sumber.
- Simpan salinan berkas asli. Cap dipasang pada berkas hasil, jadi salinan asli tetap diperlukan bila nanti ada perubahan.
- Buka Watermark PDF di peramban.
- Tulis teks cap. Pilih preset DRAF, RAHASIA, atau SALINAN, atau ketik teks sendiri sampai 60 karakter.
- Periksa ukuran teks. Perbesar bila cap perlu menonjol, kecilkan bila halaman padat tulisan.
- Geser posisi cap di pratinjau. Cap mulai dari tengah halaman, lalu dipindah ke area yang diinginkan.
- Tentukan penerapan: seluruh halaman atau hanya halaman tertentu.
- Jalankan proses, unduh hasilnya, lalu periksa halaman pertama dan halaman terakhir.
Langkah terakhir sering dilewati, padahal di situlah cap yang terlalu besar atau posisinya meleset paling mudah terlihat. Periksa juga halaman dengan tabel dan gambar, karena area kosong di halaman itu berbeda dari halaman teks biasa.
Memilih teks dan ukuran cap
Teks cap yang baik pendek dan langsung terbaca. Preset DRAF, RAHASIA, dan SALINAN sudah mencakup tiga keperluan yang paling sering. Kalau perlu teks sendiri, pilih frasa yang tidak lebih dari 60 karakter, misalnya nama instansi, singkatan unit, atau kode dokumen.
Ukuran teks berhubungan langsung dengan ruang yang ditempati. Makin besar ukurannya, makin panjang area yang tertutup. Untuk halaman yang padat teks, ukuran kecil di area kosong biasanya lebih baik daripada ukuran besar di tengah halaman. Halaman dengan margin lebar memberi ruang lebih untuk cap yang jelas.
Kalau teks yang diinginkan lebih panjang dari 60 karakter, pilih singkatan yang tetap dikenali pembaca. Teks yang dipaksakan panjang justru menutupi isi dan sulit dibaca. Untuk dokumen yang memerlukan keterangan lebih rinci, tempatkan keterangan itu di halaman sampul atau lembar pengantar, bukan di cap air.
Mengatur halaman yang diberi cap
Penerapan bisa ke seluruh halaman atau hanya ke halaman tertentu. Seluruh halaman cocok untuk dokumen yang statusnya seragam, misalnya berkas draf yang seluruh isinya masih dalam peninjauan. Halaman tertentu cocok untuk dokumen yang hanya sebagian isinya perlu ditandai, misalnya lampiran yang belum diverifikasi atau halaman tanda tangan.
Memilih halaman tertentu juga menjaga halaman lain tetap bersih. Tentukan pilihan itu sebelum menjalankan proses, karena hasilnya dibuat sekali jadi. Kalau ternyata ada halaman yang terlewat, jalankan ulang dari berkas asli dengan daftar halaman yang sudah diperbaiki.
Masalah yang sering terjadi
Teks cap terlalu panjang. Batasnya 60 karakter. Pilih frasa pendek atau singkatan yang tetap jelas, lalu ulangi prosesnya.
Cap menutupi tulisan yang penting. Penyebabnya ukuran terlalu besar atau posisi terlalu ke tengah. Geser cap ke margin atau ke area kosong, lalu kecilkan ukurannya.
Cap tidak terlihat pada halaman hasil pindai. Halaman pindai yang latarnya gelap membuat cap sulit dibedakan. Pindahkan cap ke bagian halaman yang lebih terang, dan periksa hasilnya di pratinjau sebelum diunduh.
Cap terlewat di sebagian halaman. Pilihan halaman perlu diperiksa ulang. Jalankan proses sekali lagi dari berkas asli, bukan dari berkas hasil, supaya cap tidak menumpuk di halaman yang sudah benar.
Ingin mengubah teks cap setelah hasil tersimpan. Simpan berkas asli sebelum cap dipasang. Berkas hasil adalah versi yang sudah membawa cap, jadi perubahan berikutnya dikerjakan dari salinan asli.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Berkas berisi data pribadi lengkap, dokumen keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya tidak diproses lewat tool online. Untuk tool di kelompok ini, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Meski begitu, berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Batas paketnya juga perlu diperhitungkan sebelum memproses banyak berkas. Batasnya berbeda per paket: tanpa akun 10 MB per berkas, paket Gratis 30 MB per berkas, sedangkan paket Berbayar 200 MB per berkas. Angka lengkapnya ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah cap air bisa dipasang hanya di halaman tertentu? Bisa. Tool menerima pilihan seluruh halaman atau halaman tertentu, jadi cap bisa dibatasi pada lampiran atau halaman yang memang perlu ditandai.
Apakah teks yang sudah ada di halaman ikut berubah? Tidak. Cap air ditulis di atas isi halaman, jadi huruf, gambar, dan tabel di bawahnya tidak disentuh.
Apakah berkas hasil bisa dikembalikan seperti semula? Berkas asli tidak berubah selama proses, tetapi berkas hasilnya sudah membawa cap pada posisi yang dipilih. Simpan salinan asli supaya versi tanpa cap tetap tersedia.
Apakah kualitas teks dokumen turun setelah diberi cap? Tidak. Cap ditambahkan sebagai lapisan di atas halaman, bukan dengan menimpa atau menurunkan mutu isi halaman.
Apakah cap bisa dibuat miring? Yang diatur di tool ini adalah teks, ukuran, posisi, dan halaman yang diberi cap. Posisi digeser langsung di pratinjau sampai letaknya sesuai.
Setelah cap terpasang
Periksa hasilnya halaman per halaman sebelum berkas dikirim. Kalau jumlah halaman perlu dirapikan lebih dulu, kerjakan lewat Mengatur Halaman PDF. Peta lengkap pekerjaan penyuntingan dokumen ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area, dan penjelasan umum tentang format PDF ada di Panduan PDF.