Di Mac, Preview bisa membubuhkan tanda dan tanda tangan, tetapi tidak bisa mengubah teks yang sudah tercetak di halaman. Untuk mengubah isi teks, menggeser gambar, atau memberi anotasi pada dokumen, buka Editor PDF di peramban. Editor berjalan sebagai aplikasi terpisah, berkasnya dipilih di jendela editor, dan tidak ada yang perlu dipasang di Mac.
Pembagian tugasnya sederhana. Preview untuk membaca, menandai, dan menandatangani. Editor peramban untuk mengubah isi. Keduanya bisa dipakai bergantian pada berkas yang sama, dan hasilnya tidak saling menimpa selama berkasnya disimpan dengan nama berbeda.
Yang bisa dikerjakan di Preview
Preview adalah pembaca PDF bawaan macOS, dan kemampuannya lebih dari sekadar membaca. Bilah Markup menyediakan alat untuk menyorot teks, menggarisbawahi, mencoret, menambahkan catatan, menggambar bentuk, dan menulis teks baru di atas halaman. Tanda tangan bisa dibuat dari trackpad atau dari kamera, lalu disimpan untuk dipakai berulang.
Untuk dokumen yang perlu ditandai sebelum dikirim ke rekan kerja, Preview sudah cukup. Komentar dan sorotan itu tersimpan di dalam berkas dan terlihat di pembaca PDF lain, jadi penerimanya tidak perlu aplikasi khusus untuk membacanya.
Yang tidak bisa dikerjakan di Preview
Preview tidak menyunting teks yang sudah ada di halaman. Kalau ada salah ketik pada nama atau nomor surat, teks itu tidak bisa diklik lalu diubah seperti di pengolah kata. Kotak teks di bilah Markup menambahkan lapisan baru di atas halaman, bukan mengganti huruf yang sudah tercetak.
Preview juga tidak memindahkan gambar yang sudah tertanam, tidak mengubah ukuran kolom, dan tidak merapikan paragraf. Untuk semua itu, jalurnya adalah editor PDF yang membaca lapisan teks dokumen dan menyusunnya kembali menjadi objek yang bisa disunting.
Kapan pindah ke editor peramban
Pindah ke editor begitu perubahan menyentuh isi, bukan sekadar penanda. Tiga contoh yang paling sering: nama yang salah ketik pada surat resmi, tanggal yang keliru pada invoice, dan gambar yang posisinya menutupi teks. Ketiganya butuh penyuntingan isi, dan Preview tidak menyediakannya.
Sebaliknya, tetap di Preview kalau yang dibutuhkan hanya tanda tangan, sorotan untuk rapat, atau catatan kecil. Mengganti alat untuk pekerjaan yang sudah selesai hanya menambah langkah.
Langkah mengedit PDF di Mac
- Periksa dulu lapisan teksnya. Buka berkas di Preview, lalu seret kursor di atas satu baris. Kalau teksnya tersorot, isinya bisa disunting.
- Buka Editor PDF di Safari atau Chrome.
- Pilih berkas dari Mac di jendela editor. Berkasnya dipilih di sana, bukan diunggah lewat halaman tool.
- Klik teks yang ingin diubah, lalu perbaiki isinya.
- Geser gambar atau tambahkan anotasi yang diperlukan.
- Simpan hasilnya, lalu unduh berkasnya.
- Buka hasilnya di Preview untuk memeriksa halaman yang berubah.
Langkah pertama yang menentukan seluruh pekerjaan. Kalau tidak ada teks yang tersorot, berkasnya hasil pindai, dan penyuntingan isi tidak bisa dilakukan. Yang tersedia hanya menambahkan teks baru di atas halaman.
Font dan lapisan teks, dua pemeriksaan awal
Dua hal menentukan hasil suntingan di Mac. Yang pertama lapisan teks, yang sudah diperiksa di langkah pertama. Yang kedua font. PDF menyimpan font yang dipakai di dalam berkasnya, dan editor memakai font itu untuk teks baru. Kalau fontnya tidak ada, huruf baru diganti huruf serupa, dan tampilannya bisa berbeda dari teks sekitarnya.
Periksa hasil suntingan pada jarak baca normal, bukan hanya dari pratinjau kecil. Perbedaan huruf paling terlihat pada dokumen resmi yang seluruh halamannya memakai satu jenis huruf.
Berkas dari iPhone, Mail, dan iCloud
Berkas yang datang lewat AirDrop mendarat di folder Downloads dan bisa langsung dipilih di jendela editor. Berkas dari lampiran Mail perlu disimpan dulu ke Mac. Selama masih berada di dalam aplikasi Mail, berkas itu tidak muncul di pemilih berkas.
Berkas di iCloud Drive punya dua keadaan: tersedia di Mac, atau hanya ada di server. Berkas dengan keadaan kedua baru diunduh saat dibuka, dan bisa gagal dibaca pemilih berkas. Buka dulu berkasnya di Finder supaya terunduh, baru pilih di editor.
Hasil pindai dari aplikasi Catatan di iPhone sering tersimpan sebagai PDF berisi gambar. Berkas seperti itu bisa dibuka di editor, tetapi teksnya tidak bisa diklik. Yang bisa ditambahkan hanya anotasi dan teks baru. Untuk hasil pindai yang perlu dirapikan, urutan pekerjaannya dibahas di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.
Setelah suntingan selesai
Simpan hasilnya dengan nama baru supaya berkas asli tetap utuh. Nama yang menjelaskan isinya lebih berguna daripada nama bawaan seperti "document.pdf", terutama ketika beberapa versi berkas menumpuk di folder yang sama.
Kalau dokumennya akan dikirim ke pihak lain, dua pemeriksaan singkat menghemat pengiriman ulang. Pertama, jumlah halamannya masih sesuai dengan dokumen aslinya. Kedua, teks yang disunting memakai huruf yang seragam dengan teks di sekitarnya.
Kalau berkasnya akan digabung dengan dokumen lain, lakukan setelah seluruh suntingan selesai. Urutan pekerjaan yang disarankan: sunting dulu, baru gabungkan. Keterangan soal penggabungan ada di Mengatur Halaman PDF.
Masalah yang sering terjadi
Teks tidak bisa diklik di editor. Berkasnya kemungkinan hasil pindai tanpa lapisan teks. Periksa dengan menyeret kursor di atas satu baris di Preview. Kalau tidak ada yang tersorot, dokumennya hanya menyimpan gambar halaman.
Huruf hasil suntingan berbeda. Font aslinya tidak tersedia, sehingga editor memakai huruf pengganti. Periksa jenis huruf yang dipakai dokumen, dan pertimbangkan menggantinya dengan font yang lebih umum di dokumen sumber sebelum berkas diekspor ulang.
Berkas dari iCloud tidak mau terbuka. Berkasnya belum terunduh ke Mac. Buka Finder, cari berkasnya, lalu klik ikon unduh di sebelah namanya. Setelah unduhannya selesai, pilih lagi di editor.
Safari menolak mengunduh hasilnya. Periksa pengaturan unduhan di Safari dan ruang penyimpanan Mac. Kalau ruangnya hampir penuh, unduhan gagal tanpa pesan yang jelas. Kosongkan sebagian ruang, lalu ulangi prosesnya.
Berkas terkunci meminta sandi. Berkas berpassword tidak bisa disunting sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, baru lanjutkan penyuntingan.
Kapan sebaiknya tidak lewat peramban
Dokumen berisi data pribadi lengkap atau berkas kantor yang belum boleh keluar dari jaringan sebaiknya dikerjakan dengan aplikasi yang berjalan di Mac sendiri. Editor PDF memproses berkas langsung di peramban: berkasnya tidak diunggah ke server, dan hasilnya diunduh dari editor. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumen sumbernya masih tersimpan sebagai Word atau Pages, memperbaiki di dokumen sumber lalu mengekspor ulang ke PDF hampir selalu lebih rapi daripada menambal PDF hasilnya. Simpan dokumen sumber selama urusannya belum selesai.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah Preview bisa mengedit teks di PDF? Tidak. Preview bisa menandai, menyorot, dan menambahkan teks baru di atas halaman, tetapi tidak bisa mengubah huruf yang sudah tercetak. Untuk itu, gunakan editor PDF di peramban.
Apakah hasil suntingan di peramban bisa dibuka lagi di Preview? Bisa. Editor menyimpan kembali hasilnya sebagai PDF sungguhan, dan Preview membukanya seperti PDF lain.
Apakah tanda tangan di Preview sama dengan tanda tangan digital? Tidak. Tanda tangan Preview adalah gambar tanda tangan yang menempel di halaman, bukan bukti kriptografis. Tanda tangan digital bersertifikat belum tersedia di katalog ini.
Bisakah berkas Mac digabung setelah disunting? Bisa. Setelah semua suntingan selesai, berkasnya bisa disatukan lewat Gabung PDF, dan urutannya diatur di pratinjau sebelum proses berjalan.
Apakah berkas dari Mac bisa disunting di Windows? Bisa. Editor berjalan di peramban, jadi jenis komputer yang dipakai menyunting tidak menentukan. Yang menentukan hanya lapisan teks dan font yang tersedia di dokumennya.
Mulai dari editor
Kalau yang dibutuhkan hanya menandai atau menandatangani, Preview sudah cukup. Kalau isinya perlu diubah, buka Editor PDF, pilih berkasnya di jendela editor, lalu simpan hasilnya. Untuk gambaran pekerjaan menyunting yang lebih luas, mulai dari Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.