PDF dari Google Docs dibuat lewat menu File, lalu Unduh, lalu PDF Document. Setelah perintah itu dijalankan, Google memproses dokumennya di servernya dan mengirim berkas PDF ke folder unduhan perangkat. Tata letaknya mengikuti halaman yang terlihat di layar, termasuk ukuran kertas, margin, dan posisi gambar.
Menu itu tersedia di peramban desktop maupun di aplikasi Google Docs di ponsel. Tidak ada aplikasi tambahan yang perlu dipasang. Ekspor berjalan di server Google, jadi berkas hasilnya tidak melewati komputer atau jaringan lain.
Kalau naskah Anda belum berada di Google Docs, ada jalur lain di katalog ngeditpdf.com. Teks ke PDF menerima tulisan yang diketik atau ditempel langsung ke editor. Markdown ke PDF mengompilasi naskah yang sudah memakai penanda Markdown. Keduanya membuat dokumen A4 dengan margin 20 mm, jadi hasilnya seragam meski sumbernya bukan dokumen kantor.
Kapan ekspor dari Google Docs dipakai
Ekspor dipakai saat dokumennya sudah final dan akan dikirim ke pihak lain. Berkas PDF mengunci tampilan halaman: ukuran kertas, letak paragraf, dan posisi gambar sudah ditetapkan di dalam berkas, sehingga penerima melihat susunan yang sama di perangkat mana pun. Berkas ini juga bisa langsung dicetak tanpa pengaturan tambahan.
Kebalikannya, jangan diekspor dulu kalau dokumennya masih akan disunting. Selama berkasnya masih berupa dokumen Google Docs, setiap perubahan tersimpan otomatis dan riwayat penyuntingannya bisa ditelusuri. Konversi ke PDF adalah langkah terakhir, bukan langkah persiapan.
Ekspor juga bukan cara berbagi yang tepat kalau penerimanya perlu ikut menyunting. Dalam situasi itu, bagikan dokumennya lewat tautan, bukan berkas PDF-nya. PDF dipakai ketika isinya sudah tidak boleh berubah.
Langkah membuat PDF dari Google Docs
- Buka dokumennya di Google Docs.
- Rapikan isinya lebih dulu: ejaan, penomoran halaman, dan daftar isi.
- Periksa pengaturan halaman lewat menu File, lalu Page setup. Di situ ditentukan ukuran kertas, orientasi, dan margin.
- Periksa juga jenis huruf yang dipakai di judul dan teks utama. Penggantian huruf di dokumen sumber lebih murah daripada memperbaiki hasil cetaknya.
- Jalankan File, lalu Unduh, lalu PDF Document (.pdf).
- Tunggu sampai berkasnya masuk ke folder unduhan. Dokumen panjang butuh beberapa saat.
- Buka berkas PDF-nya, lalu periksa halaman terakhir dan bagian yang memuat tabel atau gambar.
Langkah ketujuh memakan waktu sebentar, tetapi menghindarkan pengiriman ulang. Halaman terakhir paling sering berubah setelah ekspor, karena isi yang sebelumnya hanya beberapa baris bisa terdorong ke halaman baru.
Unduh dan cetak: dua jalur yang berbeda
Menu Unduh menghasilkan berkas yang mengikuti tata letak dokumen. Dialog cetak menghasilkan berkas yang mengikuti pengaturan cetak peramban, dan pengaturan itu bisa berbeda dari pengaturan halaman dokumen. Keduanya sah, tetapi hasilnya belum tentu sama.
Jalur cetak berguna saat Anda perlu memilih ukuran kertas, skala, atau bagian halaman tertentu yang tidak bisa diatur dari menu Unduh. Sebaliknya, menu Unduh lebih sederhana dan lebih sedikit langkahnya untuk dokumen yang pengaturan halamannya sudah pas.
Satu hal yang perlu diingat pada jalur cetak: pengaturan yang Anda pilih di dialog cetak hanya berlaku untuk proses itu. Kalau nanti mencetak lagi, pengaturannya kembali ke nilai bawaan peramban.
Bagian yang perlu diperiksa setelah ekspor
Empat hal yang paling sering berubah antara tampilan di layar dan berkas PDF. Pertama, jumlah halaman. Perbedaan tipis bisa terjadi karena mesin render menghitung tinggi baris dengan cara yang sedikit berbeda.
Kedua, posisi tabel dan gambar. Tabel yang lebarnya mepet dengan margin kadang bergeser satu halaman. Periksa juga apakah tabelnya masih berada di halaman yang sama dengan paragraf yang merujuknya.
Ketiga, nomor halaman di footer. Nomor itu ikut tercetak karena merupakan bagian dari dokumen, tetapi posisinya bisa berubah kalau jumlah halaman bertambah. Keempat, daftar isi. Daftar isi yang sudah tercetak di halaman tidak ikut diperbarui, jadi nomor halamannya bisa menunjuk ke halaman yang salah setelah ekspor.
Kalau ada yang perlu dirapikan, perbaiki di dokumen Google Docs-nya lalu ekspor ulang. Menyunting teks di dalam berkas PDF jauh lebih melelahkan daripada memperbaiki satu pengaturan di dokumen sumbernya.
Kalau naskahnya bukan dari Google Docs
Tidak semua orang menulis di Google Docs, dan tidak semua tulisan perlu melewatinya. Kalau naskahnya masih berupa teks polos yang diketik langsung, Teks ke PDF adalah jalur terpendek. Tulisan yang melewati satu halaman dibungkus otomatis dan dilanjutkan ke halaman berikutnya, dan pemisah halaman bisa dipaksa sendiri dengan menulis baris berisi tiga tanda hubung.
Kalau naskahnya sudah memakai penanda Markdown, Markdown ke PDF menata judul, daftar, kutipan blok, dan blok kode mengikuti penandanya. Tabel Markdown didukung dengan perataan kiri, tengah, dan kanan, dan sel yang panjang dipotong menjadi beberapa baris supaya tidak melewati tepi halaman.
Untuk dokumen yang berasal dari aplikasi kantor, jalur konversinya ada di kelompok konversi, misalnya Word dan ODT. Artikel Cara Mengubah Word ke PDF Tanpa Font Berubah membahas bagian yang paling menentukan hasil konversi dokumen kantor, yaitu font.
Setelah PDF jadi
Dokumen yang sudah jadi sering perlu disatukan dengan berkas lain. Lampiran lamaran kerja, misalnya, digabungkan dengan ijazah dan transkrip sebelum dikirim. Penggabungan dilakukan lewat Gabung PDF, dan urutan berkas di daftar unggahan menjadi urutan halaman hasilnya.
Kalau ukurannya melewati batas portal atau surel, kecilkan berkasnya lewat Kompres PDF. Lakukan pemeriksaan ukuran setelah semua berkas digabungkan, bukan sebelum, karena gabungan selalu lebih besar daripada bagian-bagiannya.
Halaman yang miring atau terbalik setelah digabung bisa dirapikan lewat Putar PDF. Pekerjaan merapikan halaman dibahas lebih lengkap di Mengatur Halaman PDF.
Kapan sebaiknya tidak memakai layanan daring
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya tidak diekspor lewat layanan mana pun yang servernya di luar kendali Anda. Untuk dokumen seperti itu, simpan salinan PDF-nya di penyimpanan yang dikelola organisasi Anda sendiri.
Untuk ekspor dari Google Docs, dokumennya memang sudah berada di server Google sebelum PDF dibuat. Yang berubah hanyalah bentuk berkasnya. Kalau kebijakan organisasi Anda melarang dokumen itu berada di layanan awan sejak awal, larangan itu berlaku juga untuk ekspornya.
Untuk tool di katalog ngeditpdf.com, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi. Batas paket dan rinciannya ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah nomor halaman di footer ikut tercetak? Ikut, karena footer adalah bagian dari dokumen. Yang perlu diperiksa adalah posisinya setelah ekspor, terutama kalau jumlah halaman bertambah dari perkiraan awal.
Apakah perubahan setelah ekspor ikut masuk ke berkas PDF? Tidak. Berkas PDF adalah salinan pada saat ekspor dijalankan. Setiap perubahan setelahnya perlu diekspor ulang untuk masuk ke berkas.
Bisakah membuat PDF dari Google Docs di ponsel? Bisa. Aplikasi Google Docs di ponsel menyediakan menu bagikan atau ekspor yang menghasilkan berkas PDF, dan hasilnya bisa langsung dikirim lewat aplikasi pesan atau surel.
Apa bedanya menu Unduh dan dialog cetak? Menu Unduh mengikuti tata letak dokumen. Dialog cetak mengikuti pengaturan cetak peramban, jadi berguna saat Anda perlu memilih ukuran kertas atau skala yang tidak tersedia di menu Unduh.
Apakah dokumen yang dibagikan lewat tautan perlu diekspor? Tidak selalu. Kalau penerimanya perlu membaca dan menyunting, tautan lebih praktis. Ekspor ke PDF dilakukan ketika isinya harus dikunci dan tidak boleh berubah.
Mulai dari bahan yang Anda punya
Kalau dokumennya sudah ada di Google Docs, jalur tercepat adalah menu Unduh seperti dijelaskan di atas. Kalau naskahnya belum berbentuk dokumen kantor, buka Teks ke PDF untuk tulisan langsung, atau Markdown ke PDF untuk naskah berpenanda. Peta lengkap keenam tool di kelompok ini ada di Membuat PDF dari Gambar, Teks, dan Halaman Web.