PDF dari Notion dibuat lewat menu di kanan atas halaman, lalu pilih Export, lalu PDF. Notion memproses halamannya di servernya dan mengirim berkas hasilnya ke folder unduhan. Halaman Notion umumnya memakai ukuran kertas Letter, dan pengaturan itu tidak bisa diubah dari menu ekspor.
Ada jalur kedua yang sering lebih berguna: ekspor ke Markdown. Hasilnya arsip berisi berkas Markdown dan berkas gambar yang terpisah. Naskah Markdown itu bisa dikompilasi ulang menjadi PDF dengan tata letak yang Anda tentukan sendiri lewat Markdown ke PDF. Dua jalur ini menghasilkan dokumen yang sifatnya berbeda, dan bagian di bawah menjelaskan kapan masing-masing dipakai.
Kalau catatan Anda tidak berada di Notion sejak awal, ada jalur lain di katalog. Teks ke PDF menerima tulisan yang diketik atau ditempel langsung, dan jalur itu memakai lembar A4 dengan margin 20 mm.
Dua jalur ekspor dan bedanya
Jalur PDF adalah cara tercepat. Satu perintah, satu berkas, dan tampilannya mengikuti halaman yang terlihat di layar. Jalur ini cocok kalau dokumennya hanya perlu dibaca atau dikirim ke orang lain.
Jalur Markdown menghasilkan bahan mentah, bukan dokumen jadi. Arsipnya memuat berkas teks dan berkas gambar. Anda masih perlu mengompilasinya menjadi PDF, tetapi hasilnya bisa ditata sesuai kebutuhan, dan gambarnya ikut karena berada di arsip yang sama. Jalur ini lebih panjang, dan itu pertukaran yang masuk akal kalau dokumennya masih akan disusun ulang.
Perbedaan lain: ekspor PDF tidak menyertakan komentar, sedangkan ekspor Markdown menyertakan isi halaman beserta lampirannya. Halaman yang memakai basis data atau tampilan khusus bisa kehilangan sebagian susunannya di kedua jalur, karena basis data dan tampilan bukan bagian dari isi halaman biasa.
Langkah mengekspor PDF dari Notion
- Buka halamannya di Notion.
- Klik menu di kanan atas halaman, lalu pilih Export.
- Pilih format PDF.
- Tentukan apakah yang diekspor hanya halaman ini atau halaman ini beserta subhalamannya.
- Jalankan ekspornya, lalu tunggu sampai berkasnya siap.
- Unduh berkasnya dari tautan yang muncul di halaman, atau dari notifikasi.
- Buka berkas PDF-nya, lalu periksa halaman terakhir dan bagian yang memuat tabel.
Langkah ketujuh penting untuk halaman yang memuat tabel. Tabel yang lebarnya mepet dengan margin kadang bergeser setelah ekspor, dan bagian yang berubah paling sering adalah halaman terakhir.
Langkah mengekspor Markdown lalu mengompilasinya
- Buka halamannya, lalu pilih Export seperti sebelumnya.
- Pilih format Markdown & CSV.
- Unduh arsipnya, lalu ekstrak di komputer.
- Buka berkas Markdown hasil ekstrak dengan editor teks.
- Periksa penandanya: judul, daftar, tabel, dan blok kode.
- Buka Markdown ke PDF, lalu tempelkan naskahnya.
- Kompilasi, unduh hasilnya, lalu periksa tata letaknya.
Langkah kelima menentukan seberapa bersih hasilnya. Ekspor Notion memakai penanda yang sebagian tidak standar, misalnya penanda pemisah dan penanda penanda khusus untuk properti halaman. Rapikan penanda itu sebelum dikompilasi, karena yang tidak dikenali akan tampil sebagai teks biasa.
Yang hilang di kedua jalur
Beberapa hal tidak ikut di kedua jalur ekspor, dan sebaiknya disiapkan penggantinya sebelum ekspor dijalankan. Komentar dan diskusi di dalam halaman tidak ikut. Kalau ada keputusan penting yang hanya tercatat di komentar, pindahkan isinya ke badan halaman lebih dulu.
Tampilan basis data juga tidak diekspor sebagai tampilan. Barisnya bisa ikut sebagai data, tetapi susunan kolom, penyaring, dan tampilan papan tidak ikut terbawa. Untuk halaman yang isinya terutama tabel basis data, catat lebih dulu data mana yang perlu masuk ke dokumen.
Berkas yang dilampirkan ke halaman ikut di arsip Markdown, tetapi di jalur PDF lampiran hanya muncul sebagai tautan. Gambar yang disematkan di dalam halaman ikut tercetak di kedua jalur.
Halaman yang isinya ditulis dengan blok khusus, misalnya panggilan, panel, atau daftar centang, diterjemahkan menjadi penanda yang paling mendekati. Hasilnya terbaca, tetapi tampilannya tidak persis seperti di Notion. Ini hal yang wajar untuk ekspor dari aplikasi apa pun.
Kalau ekspor Markdown dikompilasi ke PDF
Ekspor Markdown dari Notion berisi gambar di dalam arsip, dan naskahnya merujuk gambar itu lewat alamat relatif. Perlu diingat bahwa Markdown ke PDF tidak memuat gambar dari tautan luar, termasuk tautan relatif ke berkas di komputer Anda. Yang tercetak adalah keterangan [Gambar: alt] di posisi gambar itu ditulis.
Ada dua cara menyikapinya. Pertama, terima bahwa dokumennya berisi keterangan gambar dan bukan gambarnya, lalu pastikan keterangannya cukup jelas. Kedua, pindah ke jalur HTML Pro ke PDF, yang mengunduh gambar dari URL publik HTTPS dan ikut mencetaknya. Jalur kedua menuntut gambarnya sudah diunggah ke alamat publik lebih dulu.
Yang perlu diperiksa di naskah hasil ekspor: judul sering diekspor sebagai judul tingkat pertama yang panjang, dan properti halaman ikut sebagai baris teks di bagian atas. Rapikan keduanya supaya dokumen cetaknya tidak dimulai dengan deretan metadata yang tidak diperlukan pembaca.
Tabel Markdown hasil ekspor juga perlu diperiksa. Sel yang panjang dipotong menjadi beberapa baris supaya tabelnya tidak melewati tepi halaman, dan pemotongan itu menambah tinggi tabel. Untuk catatan yang isinya banyak tabel, pertimbangkan memindahkan sebagian tabel ke lampiran.
Ukuran kertas dan tata letak
Jalur PDF memakai ukuran kertas bawaan Notion, umumnya Letter. Jalur Markdown yang dikompilasi lewat katalog ini memakai lembar A4 dengan margin 20 mm dan teks 11 pt. Perbedaan Letter dan A4 tidak besar, tetapi cukup untuk menggeser pemisahan halaman pada dokumen yang padat.
Kalau ukuran kertasnya harus tertentu, misalnya karena penerimanya meminta A4, jalur Markdown lebih mudah disesuaikan. Kalau ukuran kertasnya tidak dipersoalkan, jalur PDF lebih cepat dan tidak memerlukan langkah kompilasi.
Penomoran halaman juga berbeda. Di jalur PDF, nomor halaman mengikuti pengaturan halaman Notion. Di jalur Markdown, penomoran ditentukan oleh mesin render dan bukan bagian dari naskah. Untuk dokumen yang memerlukan nomor halaman dengan format tertentu, atur setelah berkas PDF-nya jadi.
Masalah yang sering terjadi
Tabel di halaman basis data tidak ikut. Tampilan basis data bukan bagian dari isi halaman biasa, jadi susunannya tidak diekspor. Salin datanya ke tabel biasa di dalam halaman sebelum ekspor dijalankan.
Gambar hilang di jalur Markdown yang dikompilasi. Gambar dirujuk lewat alamat relatif di dalam arsip, dan tool Markdown tidak memuat gambar dari tautan luar. Pindah ke jalur HTML Pro, atau terima keterangan gambarnya.
Tanda pemisah khusus tampil sebagai teks. Ekspor Notion memakai penanda yang sebagian tidak standar. Ganti penanda itu dengan tiga tanda hubung, yang dikenali sebagai pemisah halaman di tool Markdown.
Hasil ekspor PDF terpotong di kanan. Halaman dengan tabel lebar atau blok kode panjang bisa melewati lebar kertas. Jalur Markdown lebih mudah diperbaiki, karena naskahnya bisa disunting sebelum dikompilasi.
Berkas hasil ekspor terlalu besar. Halaman dengan banyak gambar menghasilkan berkas besar. Kecilkan lewat Kompres PDF setelah berkasnya jadi, lalu periksa apakah gambarnya masih cukup tajam.
Kapan sebaiknya tidak memakai layanan daring
Catatan yang memuat data pribadi lengkap, catatan keuangan, atau bahan internal yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya tidak diekspor lewat layanan mana pun yang servernya di luar kendali Anda. Untuk catatan seperti itu, pindahkan isinya ke dokumen yang dikelola organisasi Anda sendiri lebih dulu.
Kalau catatannya memang sudah berada di Notion, larangan itu sebaiknya sudah berlaku sejak isinya ditulis, bukan sejak ekspornya dijalankan. Ekspor hanya mengubah bentuk, bukan tempat penyimpanannya.
Untuk tool di katalog ngeditpdf.com, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi. Batas paket dan rinciannya ada di halaman harga.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah satu halaman Notion bisa diekspor beserta subhalamannya? Bisa. Menu ekspor menyediakan pilihan untuk menyertakan subhalaman, dan pilihan itu berlaku di kedua format. Untuk dokumen yang panjang, menyertakan subhalaman biasanya yang diinginkan.
Format mana yang sebaiknya dipilih? Pilih PDF kalau dokumennya hanya perlu dibaca atau dikirim. Pilih Markdown kalau isinya masih akan disusun ulang atau dikompilasi dengan tata letak yang Anda tentukan sendiri.
Apakah komentar ikut diekspor? Tidak. Komentar dan diskusi di dalam halaman tidak termasuk di kedua format. Pindahkan isinya ke badan halaman lebih dulu kalau perlu ikut tercetak.
Apakah gambar di dalam halaman ikut? Di jalur PDF gambar ikut tercetak. Di jalur Markdown gambarnya ikut di dalam arsip, tetapi saat dikompilasi lewat tool Markdown gambarnya tidak dimuat karena dirujuk lewat alamat relatif.
Apakah ukuran kertasnya bisa diubah? Jalur PDF memakai ukuran kertas bawaan Notion. Jalur Markdown yang dikompilasi lewat katalog ini memakai A4 dengan margin 20 mm. Ukuran kertas lain hanya tersedia lewat jalur HTML Pro yang aturan cetaknya ditulis di CSS.
Setelah dokumen jadi
Periksa jumlah halaman, posisi tabel, dan halaman terakhirnya. Kalau dokumennya perlu disatukan dengan berkas lain, gunakan Gabung PDF, dan kalau ukurannya perlu dikecilkan, gunakan Kompres PDF. Halaman yang perlu dirapikan urutannya dibahas di Mengatur Halaman PDF.
Untuk catatan yang isinya perlu dikompilasi dengan tata letak sendiri, buka Markdown ke PDF. Peta lengkap kelompok ini ada di Membuat PDF dari Gambar, Teks, dan Halaman Web.