Cara meminta surat keterangan kerja dimulai dari satu permintaan tertulis ke bagian kepegawaian atau atasan langsung, disertai data yang mereka butuhkan: nama lengkap, nomor karyawan, posisi, masa kerja, dan keperluan surat itu. Permintaan yang jelas dan lengkap biasanya selesai lebih cepat daripada permintaan yang harus ditanyakan balik berkali-kali.
Artikel ini untuk karyawan yang meminta suratnya. Bagian kepegawaian yang menyusun surat itu bisa membaca Cara Membuat Surat Keterangan Kerja.
Surat keterangan kerja adalah dokumen yang menerangkan bahwa Anda pernah atau sedang bekerja di sebuah perusahaan, dengan menyebut posisi dan masa kerjanya. Dokumen ini berbeda dari surat rekomendasi yang berisi penilaian, dan berbeda dari slip gaji yang menerangkan penghasilan. Perbedaannya penting supaya Anda meminta dokumen yang tepat sesuai keperluan.
Keperluan surat ini bermacam-macam: melamar kerja, mengajukan kredit, mengurus rekening bank, melengkapi berkas beasiswa, atau keperluan administrasi lain. Sebutkan keperluannya saat mengajukan, karena sebagian perusahaan memakai format yang berbeda untuk keperluan yang berbeda.
Isi yang biasanya ada
Surat keterangan kerja umumnya memuat identitas perusahaan, identitas Anda, posisi atau jabatan, tanggal mulai bekerja, dan status hubungan kerja saat surat dibuat. Sebagian perusahaan menambahkan uraian tugas singkat, dan sebagian mencantumkan alasan berhenti kalau Anda sudah tidak bekerja di sana.
Yang perlu Anda periksa saat menerima suratnya: ejaan nama Anda, tanggal mulai dan berakhirnya masa kerja, serta jabatan yang tertulis. Kesalahan kecil di dokumen ini bisa memicu pertanyaan saat Anda menggunakannya. Periksa sebelum berkasnya dipakai, bukan setelah dikirim.
Kalau surat itu untuk keperluan yang menuntut keterangan tertentu, misalnya penghasilan, pastikan formatnya memang memuat keterangan itu. Surat keterangan kerja biasa biasanya tidak mencantumkan besaran upah. Kalau penerima surat meminta keterangan penghasilan, ajukan permintaan terpisah dengan format yang mereka sediakan.
Menentukan siapa yang diminta
Pintu pertama biasanya atasan langsung, karena ia yang mengetahui masa kerja dan kontribusi Anda. Namun surat resmi tetap harus keluar dari bagian kepegawaian atau sumber daya manusia, karena merekalah yang menyimpan data kepegawaian dan berwenang menerbitkan dokumen perusahaan.
Kalau Anda sudah tidak bekerja di sana, permintaan tetap diajukan ke bagian kepegawaian. Perusahaan umumnya menyimpan arsip karyawan dalam waktu tertentu, jadi permintaan masih bisa diproses. Sampaikan data Anda selengkap mungkin supaya pencarian arsipnya lebih mudah.
Kalau Anda bekerja lewat agensi atau perusahaan penyedia tenaga kerja, tanyakan dulu siapa pemberi kerja resmi Anda. Surat keterangan sebaiknya keluar dari pihak yang menandatangani perjanjian kerja Anda. Kalau perlu surat dari perusahaan tempat Anda ditempatkan, ajukan permintaan terpisah ke sana.
Menyiapkan data sebelum mengajukan
Siapkan daftar data yang biasanya diminta: nama lengkap sesuai identitas, nomor karyawan kalau ada, posisi terakhir, tanggal mulai bekerja, tanggal berakhir kalau sudah berhenti, dan keperluan surat. Sertakan juga nomor yang bisa dihubungi supaya bagian kepegawaian bisa mengonfirmasi kalau ada yang perlu dicocokkan.
Kalau Anda lupa tanggal persisnya, sebutkan perkiraan dan minta bagian kepegawaian mencocokkan dengan arsip. Jangan mengarang tanggal yang Anda tidak yakin, karena ketidakcocokan dengan data perusahaan bisa membuat suratnya ditolak oleh pihak yang meminta.
Sebutkan format atau isi khusus kalau penerima surat memberi ketentuan, misalnya harus memuat jabatan tertentu, harus ditandatangani pejabat tertentu, atau harus memakai kop surat. Lampirkan ketentuan itu dalam permintaan Anda supaya surat yang keluar langsung bisa dipakai.
Cara mengajukan permintaan
Ajukan permintaan lewat kanal resmi yang biasa dipakai perusahaan: surel ke bagian kepegawaian, sistem permintaan internal, atau pesan kerja ke atasan langsung. Hindari hanya menyampaikan lewat percakapan di lorong, karena permintaan lisan mudah terlupa dan tidak tercatat.
Tulis permintaan dengan struktur singkat: identitas Anda, dokumen yang diminta, keperluan, dan batas waktu kalau ada. Kalau Anda sudah berhenti dan hanya punya kontak terbatas, sebutkan periode kerja Anda agar permintaan Anda langsung terarah ke arsip yang benar.
Sebutkan tenggat waktunya secara wajar. Beri waktu beberapa hari kerja, kecuali memang ada keadaan mendesak. Kalau Anda membutuhkan lebih cepat, jelaskan alasannya dan tanyakan apakah bisa dibantu.
Kalau permintaannya tidak lancar
Kadang permintaan surat tidak langsung selesai: bagian kepegawaian sibuk, atasan yang harus menandatangani sedang ke luar kota, atau permintaan Anda berpindah tangan. Ikuti perkembangannya dengan sopan, misalnya dengan satu pesan pengingat setelah tenggat yang Anda sebutkan.
Kalau perusahaan tempat Anda bekerja sudah tidak ada lagi, dokumen ini mungkin tidak bisa diterbitkan. Yang bisa Anda lakukan adalah mengumpulkan bukti pengganti: salinan perjanjian kerja, slip gaji, atau surat keterangan dari instansi yang mencatat masa kerja Anda. Jelaskan keadaan itu apa adanya kepada pihak yang meminta dokumen.
Kalau permintaan Anda ditolak tanpa alasan yang jelas, tanyakan dasarnya dengan tenang. Untuk kasus yang berkaitan dengan hak administratif dan tidak selesai, Anda bisa meminta penjelasan ke dinas ketenagakerjaan setempat. Sampaikan kronologinya secara runtut dan bawa salinan dokumen yang Anda punya.
Membuat dan menyimpan berkas PDF-nya
Surat keterangan kerja sebaiknya disimpan dalam bentuk PDF, bukan foto atau tangkapan layar. PDF menjaga tata letak aslinya saat dibuka di perangkat lain, dan lebih rapi saat dilampirkan ke lamaran atau dikirim ke instansi. Kirim berkas administrasi sebagai PDF, bukan foto.
Kalau perusahaan memberikan suratnya dalam bentuk cetak, pindai dokumen itu dan simpan hasilnya sebagai PDF. Kalau perusahaan hanya mengirim teksnya lewat surel, Anda bisa menyusunnya menjadi berkas PDF yang rapi dengan Teks ke PDF. Tempel teks suratnya, atur judul dengan penanda sederhana, lalu unduh berkasnya. Hasilnya berukuran A4 dengan margin dan huruf yang layak, sehingga tampilannya setara dokumen resmi.
Kalau Anda perlu menambahkan dokumen lain, misalnya salinan perjanjian kerja atau slip gaji, satukan berkasnya dengan Gabung PDF. Urutannya bisa digeser di pratinjau, dan penanda buku setiap berkas dipertahankan. Kalau hasil gabungannya terlalu besar untuk dikirim, kecilkan dengan Kompres PDF.
Simpan salinan digitalnya di tempat yang mudah Anda temukan, dan beri nama berkas yang jelas, misalnya menyebut jenis dokumen dan tahunnya. Dokumen ini sering diminta lagi bertahun-tahun kemudian untuk keperluan yang berbeda, jadi menyimpannya dengan rapi menghemat waktu Anda di kemudian hari.
Menjaga kerahasiaan dokumen
Surat keterangan kerja memuat data pribadi dan informasi kepegawaian. Kirim hanya kepada pihak yang memang membutuhkannya, dan hindari mengunggahnya ke tempat umum. Kalau ada pihak yang meminta dokumen ini tanpa keperluan yang jelas, tanyakan dulu untuk apa.
Kalau dokumennya dikirim lewat surel, periksa alamat tujuan sebelum menekan kirim. Kesalahan paling sering bukan pada isi surat, melainkan pada alamat yang salah. Simpan salinan surat yang dikirim beserta catatan tanggal dan keperluannya.
Kapan dokumen ini tidak diperlukan
Tidak semua lamaran meminta surat keterangan kerja. Untuk posisi yang tidak mensyaratkan pengalaman, dokumen ini biasanya tidak perlu dilampirkan. Melampirkan berkas yang tidak diminta hanya menambah berat kiriman dan memperbesar kemungkinan salah urutan. Baca pengumuman lowongannya lebih dulu, lalu lampirkan yang benar-benar diminta.
Kalau Anda melamar ke beberapa tempat sekaligus, siapkan satu salinan digital yang rapi, lalu gunakan berkas yang sama untuk semuanya. Yang perlu disesuaikan biasanya surat lamaran, bukan dokumen pendukung seperti ini. Cara menyusun paket lamaran secara lengkap ada di kelompok pembahasan Lamaran Kerja.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah surat keterangan kerja sama dengan surat rekomendasi? Tidak. Surat keterangan kerja menerangkan fakta kepegawaian, seperti posisi dan masa kerja. Surat rekomendasi berisi penilaian seseorang tentang kinerja Anda. Keduanya punya keperluan yang berbeda.
Berapa lama proses penerbitannya? Bergantung kebijakan perusahaan dan kelengkapan data Anda. Karena itu, ajukan permintaan lebih awal, terutama kalau ada tenggat dari pihak yang meminta dokumen.
Apakah perusahaan wajib menerbitkan surat ini? Ketentuan tentang dokumen kepegawaian diatur dalam aturan ketenagakerjaan yang berlaku dan bisa berubah. Untuk kasus yang tidak selesai, tanyakan ke bagian kepegawaian lebih dulu, lalu ke dinas ketenagakerjaan setempat kalau perlu.
Bagaimana kalau saya sudah tidak bekerja di sana? Ajukan tetap ke bagian kepegawaian, karena arsip karyawan biasanya disimpan dalam waktu tertentu. Sertakan periode kerja Anda supaya pencariannya lebih mudah.
Apakah suratnya boleh saya ubah sendiri? Jangan. Mengubah isi dokumen resmi bisa menimbulkan masalah serius saat diverifikasi. Kalau ada data yang salah, minta perusahaan menerbitkan ulang suratnya.
Setelah suratnya diterima
Periksa isinya, simpan salinan digitalnya sebagai PDF, lalu kelompokkan bersama dokumen kerja Anda yang lain. Kalau Anda memerlukannya untuk lamaran, susun paketnya dengan Gabung PDF dan sesuaikan dengan daftar berkas yang diminta. Untuk gambaran menyeluruh tentang dokumen karier, buka Karier Jangka Panjang. Panduan menyusun CV ada di Panduan CV dan Karier dan Pembuat CV.