Komentar ditambahkan ke PDF lewat Edit PDF, dengan memilih berkas di editor lalu meletakkan anotasi pada halaman. Editor berjalan di dalam peramban tanpa pemasangan aplikasi, dan pekerjaan yang bisa dilakukan di sana mencakup mengubah teks, menggeser gambar, serta memberi anotasi.
Ada satu sifat komentar yang perlu diketahui sejak awal: komentar adalah anotasi, dan anotasi menempel pada halaman, bukan pada kata tertentu di dalam alur teks. Artinya, komentar tidak ikut bergerak saat teks di sekitarnya berubah. Untuk dokumen yang masih akan banyak disunting, ini bisa jadi keuntungan karena komentar tetap di posisinya, tetapi juga berarti posisi komentar perlu diperiksa ulang setelah suntingan besar.
Komentar juga berbeda dari isi halaman. Selama komentar belum disatukan ke halaman, ia tetap lapisan terpisah yang bisa digeser atau dihapus oleh siapa pun yang membuka berkasnya. Bagian di bawah menjelaskan cara memperlakukan komentar sesuai keperluan: dibiarkan hidup, atau dikunci permanen.
Komentar, anotasi, dan catatan: istilah yang sering tertukar
Tiga istilah ini sering dipakai bergantian, padahal menunjuk hal yang sama dari sudut berbeda. Anotasi adalah istilah umum untuk semua lapisan tambahan di atas halaman: catatan, sorotan, bentuk, tanda, dan cap. Komentar adalah satu jenis anotasi, biasanya berupa catatan yang menempel di satu titik halaman. Catatan adalah bentuk isi dari komentar itu sendiri.
Dalam pekerjaan sehari-hari, pembedaan ini berguna saat berbicara soal hasil akhir. Kalau komentar masih berupa anotasi, ia masih bisa diubah. Kalau komentar sudah diratakan ke halaman, ia menjadi bagian dari tampilan halaman dan tidak lagi bisa diubah. Dua keadaan itu punya konsekuensi berbeda saat berkas dikirim ke pihak lain.
Perlu dibedakan juga dari penyuntingan isi. Menambahkan komentar tidak mengubah satu huruf pun di dokumen. Isi halaman tetap seperti semula, dan komentar hanya lapisan di atasnya. Kalau yang dibutuhkan adalah mengubah isi, itu pekerjaan penyuntingan teks, bukan pemberian komentar.
Kapan komentar dipakai dan kapan tidak
Komentar dipakai saat dokumen perlu ditinjau tanpa mengubah isinya. Naskah yang dikirim ke rekan kerja untuk diperiksa, draf kontrak yang perlu catatan dari beberapa pihak, atau laporan yang perlu tanda di bagian tertentu adalah contoh yang cocok. Penerima bisa membaca catatan sambil melihat bagian yang dimaksud, tanpa isi dokumennya diubah oleh orang yang memberi catatan.
Komentar tidak dipakai kalau catatannya ditujukan untuk pembaca akhir. Catatan seperti "bagian ini perlu diganti" adalah percakapan internal yang tidak perlu dibaca klien. Kalau dokumennya akan dikirim ke luar, putuskan dulu apakah komentar dibiarkan, dihapus, atau diratakan sesuai kebutuhan.
Komentar juga tidak dipakai kalau yang dibutuhkan adalah tanda resmi. Untuk cap seperti DISETUJUI atau LUNAS, gunakan Stempel PDF, yang membubuhkan cap pada satu halaman dan posisi tertentu, dan cap itu menempel permanen sehingga tidak bisa digeser penerima.
Bentuk komentar yang tersedia di editor
Satu hal perlu disebut terus terang di awal: editor ini belum menyediakan catatan tempel bertuliskan teks. Yang tersedia adalah markah dan penanda yang menyampaikan maksud yang sama tanpa kata-kata, plus satu bentuk yang bisa diberi teks sendiri.
Empat markah pertama ada di kelompok Sorot. Sorot menyorot teks yang diseret, Garis bawah dan Coret menandai teks dengan cara yang lazim dipakai saat meninjau naskah, dan Sorot area menandai bagian halaman yang bukan teks, misalnya gambar atau ruang kosong. Keempatnya bisa diberi warna lewat bar yang muncul saat markahnya dipilih.
Untuk catatan yang perlu dibaca sebagai kalimat, jalur yang paling dekat adalah Stempel. Stempel menerima teks bebas, jadi kata seperti "periksa ulang" atau "revisi" bisa dibubuhkan di titik yang dimaksud. Ukurannya tetap dan posisinya digeser saat ditempatkan, sehingga hasilnya rapi tanpa perlu diatur satu per satu.
Dua penanda lain melengkapi pekerjaan meninjau. Bentuk seperti persegi dan panah dipakai untuk menunjuk bagian tertentu, dan Pena atau Stabilo dipakai untuk menandai dengan goresan tangan. Semuanya menjadi anotasi yang tersimpan di dalam berkas dan bisa dibaca aplikasi PDF lain.
Kalau catatan bertuliskan teks tetap dibutuhkan, buat catatan itu di aplikasi PDF lain yang mendukungnya. Berkasnya tetap bisa dibuka di editor ini untuk pekerjaan lain, dan catatan dari aplikasi lain itu akan terbaca sebagai anotasi.
Langkah menambahkan komentar
- Buka Edit PDF lalu pilih berkas yang akan ditinjau di jendela editor.
- Pilih mode Anotasi. Editor membuka dokumen pada mode ini, dan mode lain bisa dipilih dari deretan tombol di kepala halaman.
- Pilih alat yang sesuai: Sorot untuk teks, Sorot area untuk gambar, Persegi atau Panah untuk menunjuk bagian tertentu, atau Stempel untuk catatan singkat.
- Untuk markah, seret melintasi bagian yang ingin ditandai. Warnanya bisa diganti lewat bar yang muncul setelah markahnya dipilih.
- Untuk stempel, tulis teksnya di dialog yang terbuka, lalu klik halaman untuk menempatkannya.
- Ulangi untuk bagian lain yang perlu catatan. Tidak ada batas satu komentar per halaman.
- Simpan berkasnya, lalu buka ulang hasilnya untuk memastikan semua tanda muncul di posisi yang benar.
- Periksa halaman terakhir dan halaman dengan tabel, karena dua tempat itu paling sering luput diperiksa.
Langkah ketujuh sering dilewati, padahal biayanya kecil. Tanda yang tampak benar di editor bisa berada di posisi yang berbeda setelah berkas disimpan dan dibuka di aplikasi lain.
Isi komentar yang berguna
Komentar yang berguna menyebut bagian yang dimaksud dan tindakan yang diharapkan. Karena stempel hanya menerima teks pendek, tulisannya perlu dipilih dengan hati-hati. "Periksa ulang" lebih berguna daripada "cek", dan "Revisi nama" lebih jelas daripada "salah".
Sebutkan juga halaman kalau komentar diletakkan di area yang ramai. Halaman dengan dua kolom atau tabel padat sering membuat posisi anotasi sulit dipastikan. Menulis nomor halaman di dalam isi komentar membuat catatan tetap bisa dilacak meskipun posisinya bergeser.
Kalau ada banyak catatan, pisahkan berdasarkan tingkat kepentingan. Catatan yang harus dikerjakan sebelum dokumen dikirim berbeda dari usulan yang boleh ditunda. Pembedaan ini tidak dibuat otomatis oleh tool, jadi tulis sendiri di isi komentarnya, misalnya dengan awalan "wajib" dan "usulan".
Komentar pada dokumen hasil pindai
Dokumen hasil pindai tetap bisa diberi komentar. Komentar tidak memerlukan lapisan teks, karena yang ditambahkan adalah lapisan baru di atas halaman. Yang tidak bisa dilakukan pada berkas seperti itu adalah menyunting isinya, karena teks yang terlihat adalah bagian dari gambar halaman.
Pembedaan ini penting saat berbicara soal perbaikan. Pada dokumen digital, komentar dan perbaikan teks bisa dikerjakan pada berkas yang sama. Pada dokumen pindai, komentar bisa ditambahkan, tetapi perbaikan isi harus dikerjakan dengan menutup bagian yang salah lalu menulis teks pengganti. Alur untuk berkas pindai dijelaskan di Cara Membuat PDF dari Hasil Scan.
Membuat komentar tidak bisa diubah lagi
Kalau komentar harus ikut tercetak dan tidak boleh digeser atau dihapus penerima, komentar itu perlu diratakan ke halaman. Ratakan isian formulir dan anotasi ke halaman dengan Flatten PDF. Setelah diratakan, anotasi tidak bisa diedit lagi oleh siapa pun, termasuk Anda. Tindakan ini permanen.
Urutan kerjanya penting. Rapikan dulu posisi dan warna setiap tanda sebelum meratakan, karena setelah diratakan tidak ada lagi kesempatan memperbaikinya. Periksa juga apakah semua komentar memang ingin dipertahankan, sebab setelah rata, komentar yang tidak diinginkan hanya bisa ditutup dengan area putih, bukan dihapus.
Perbedaan hasilnya begini. Sebelum diratakan, komentar adalah lapisan yang bisa dibuka, dipindah, dan dihapus di pembaca PDF. Sesudah diratakan, komentar menjadi bagian dari tampilan halaman dan ikut tercetak seperti teks biasa. Kalau komentar justru ingin dihilangkan sama sekali, buka berkasnya di editor dan hapus anotasinya sebelum berkas dikirim. Caranya ada di Cara Menghapus Komentar di PDF.
Masalah yang sering terjadi
Komentar tidak terlihat di pembaca PDF penerima. Sebagian pembaca PDF menyembunyikan lapisan anotasi secara bawaan. Penerima biasanya bisa menampilkannya lewat panel komentar. Kalau komentar harus terlihat tanpa membuka panel apa pun, ratakan berkasnya lebih dulu.
Komentar bergeser dari bagian yang dimaksud. Anotasi menempel pada halaman, bukan pada kata, jadi suntingan besar pada teks bisa membuat posisi komentar tidak lagi pas. Periksa ulang posisi semua komentar setelah penyuntingan isi selesai.
Komentar ikut tercetak padahal tidak diinginkan. Sebagian pengaturan cetak menyertakan anotasi, sebagian tidak. Periksa hasilnya di pratinjau cetak sebelum mengirim ke printer, dan sesuaikan pengaturan cetaknya.
Sorotan tidak mengikuti teks yang diseret. Seret tepat di atas baris teks, bukan di ruang kosong di sebelahnya. Kalau halaman itu hasil pindai, sorotan tidak bisa menempel pada kata karena teksnya bukan lapisan teks. Gunakan Sorot area untuk menandai bagian halaman seperti itu.
Komentar hilang setelah berkas digabung atau dikompres. Sebagian proses bisa membuang lapisan anotasi. Ratakan komentar lebih dulu kalau isinya harus bertahan, lalu kerjakan penggabungan atau kompresi pada berkas hasilnya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Kalau dokumen berisi data pribadi lengkap atau bahan internal yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, tambahkan komentarnya dengan aplikasi di komputer sendiri. Editor memproses berkas langsung di peramban, jadi berkasnya tidak diunggah, tetapi kebijakan kantor tetap perlu diikuti. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumennya perlu ditinjau bersama banyak orang sekaligus, aplikasi yang mendukung balasan komentar dan riwayat diskusi memberi kendali yang lebih baik. Tool di sini cocok untuk catatan yang jumlahnya terbatas dan tidak memerlukan percakapan panjang.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah komentar bisa ditambahkan tanpa mengubah isi dokumen? Bisa. Komentar adalah lapisan anotasi di atas halaman, jadi isi halaman tidak berubah sama sekali saat komentar ditambahkan.
Apakah editor ini bisa menulis catatan tempel berisi teks? Belum. Yang tersedia adalah markah sorot, garis bawah, coret, sorot area, bentuk, goresan, dan stempel yang bisa diberi teks pendek. Catatan tempel dari aplikasi lain tetap terbaca dan bisa dihapus di editor ini.
Apakah komentar akan terlihat saat dokumen dicetak? Tergantung pengaturan cetak yang dipakai. Sebagian aplikasi mencetak anotasi, sebagian tidak. Kalau komentar harus ikut tercetak, ratakan berkasnya lebih dulu supaya jadi bagian dari halaman.
Bisakah komentar dibalas oleh penerima? Sebagian pembaca PDF mendukung balasan pada anotasi, sebagian tidak. Kalau balasan diperlukan, sepakati dulu aplikasi yang akan dipakai bersama penerima.
Apakah komentar di dokumen hasil pindai bisa ditambahkan? Bisa. Anotasi ditempatkan sebagai lapisan baru di atas halaman, sehingga lapisan teks tidak diperlukan. Yang tidak bisa dilakukan pada berkas pindai adalah menyunting isinya.
Mulai dari editor
Buka Edit PDF dan pilih berkasnya di jendela editor untuk mulai menambahkan anotasi. Kalau komentarnya harus dikunci supaya tidak bisa diubah penerima, lanjutkan dengan Flatten PDF. Kalau yang dibutuhkan justru cap resmi, gunakan Stempel PDF.
Peta lengkap pekerjaan menyunting PDF, termasuk cap dan penanda halaman, ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area. Topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.