Komentar di PDF dihapus dengan membuka berkasnya di editor anotasi lalu memilih dan membuang tanda yang tidak diperlukan, atau dengan meratakan seluruh anotasi ke halaman memakai Flatten PDF. Dua cara itu tidak sama hasilnya, dan memilih yang salah bisa membuat berkas harus dikerjakan ulang.
Perbedaannya begini. Menghapus berarti anotasi benar-benar dibuang dari berkas, sehingga tidak ada lagi jejaknya di halaman maupun di panel komentar pembaca PDF. Meratakan berarti anotasi disatukan ke halaman, sehingga tampilannya tetap terlihat tetapi tidak lagi bisa diubah, digeser, atau dihapus oleh siapa pun. Cara pertama dipakai kalau catatan itu tidak boleh terlihat penerima. Cara kedua dipakai kalau catatannya justru harus ikut tercetak dan dikunci.
Sebelum memilih, tentukan dulu tujuan akhirnya. Dokumen yang dikirim ke klien biasanya perlu bersih tanpa catatan internal. Dokumen yang dicetak sebagai bukti persetujuan justru perlu membawa catatan dan tanda tangannya. Dua tujuan itu menuntut perlakuan yang berbeda.
Kenapa komentar perlu dibereskan sebelum dikirim
Komentar adalah anotasi, dan anotasi adalah lapisan terpisah di atas halaman. Lapisan itu tidak ikut tercetak secara bawaan di semua aplikasi, sehingga hasil cetaknya bisa berbeda dari yang terlihat di layar. Sebagian aplikasi mencetak anotasi, sebagian tidak. Perbedaan pengaturan itu cukup untuk membuat dokumen yang sama tampil berbeda di dua komputer.
Ada juga soal isi. Catatan seperti "angka ini perlu dicek ulang" atau "nama klien salah" adalah percakapan kerja yang tidak perlu dibaca penerima akhir. Komentar yang tertinggal di berkas yang dikirim ke luar bisa membocorkan proses internal, meskipun isinya tidak rahasia. Karena itu, komentar diperiksa sebelum berkas dikirim, bukan sesudah.
Lapisan anotasi juga bisa membawa nama penulis catatan dan waktu pembuatannya, tergantung aplikasi yang dipakai. Kalau dokumen akan beredar ke pihak luar, informasi itu sebaiknya tidak ikut terbawa. Keterangan soal data yang tersimpan di dalam berkas ada di Metadata Apa Saja yang Tersimpan di PDF.
Menghapus komentar lewat editor
Cara ini menghasilkan berkas yang benar-benar bersih dari anotasi. Editor di katalog ini tidak punya panel daftar anotasi, jadi catatan dipilih langsung dari halaman tempat tanda itu berada. Langkahnya:
- Buka berkasnya di Edit PDF, lalu pilih berkas di jendela editor.
- Pilih mode Anotasi, lalu pilih alat Pilih. Bar anotasi menampilkan tombol Pilih di ujung kirinya.
- Klik tanda yang akan dihapus. Sebuah bar tindakan muncul di dekat tanda itu, memuat warna, duplikat, dan hapus.
- Periksa dulu bahwa tanda yang terpilih memang yang dimaksud. Nama jenisnya tertulis di bar, misalnya "Catatan" atau "Sorotan".
- Tekan tombol Hapus di bar itu, dan setujui konfirmasi yang muncul. Tanda langsung hilang dari dokumen.
- Ulangi untuk tanda lain. Kalau dua tanda berdekatan, perbesar dulu halamannya supaya yang terpilih tepat.
- Simpan berkasnya, lalu buka ulang hasilnya.
- Pastikan tidak ada catatan yang tersisa, termasuk di halaman yang jarang dibuka seperti lampiran dan halaman tanda tangan.
Langkah kelima penting karena hapus anotasi tidak bisa dibatalkan setelah berkas disimpan. Kalau salah hapus, tekan Urungkan sebelum menyimpan, atau tutup berkasnya tanpa menyimpan lalu buka lagi.
Menghapus dari halaman menuntut ketelitian, terutama pada halaman padat. Tanda yang saling menumpuk bisa sulit dipilih satu per satu. Untuk dokumen seperti itu, meratakan atau menghapus seluruhnya lewat aplikasi lain lebih praktis.
Meratakan komentar dengan Flatten PDF
Meratakan bukan menghapus. Flatten PDF menyatukan isian formulir dan anotasi ke halaman, sehingga anotasi menjadi bagian dari tampilan halaman. Setelah diratakan, isian tidak bisa diedit lagi oleh siapa pun, termasuk Anda. Tindakan ini permanen.
- Periksa semua anotasi di berkas. Hapus dulu yang tidak ingin dipertahankan, karena setelah diratakan tidak ada kesempatan memperbaikinya.
- Rapikan posisi dan warna setiap tanda. Pastikan tampilannya final.
- Buka Flatten PDF dan unggah berkasnya.
- Jalankan prosesnya, lalu unduh hasilnya.
- Buka berkas hasilnya dan periksa apakah semua anotasi masih berada di posisi yang benar dan terbaca jelas.
Hasil akhirnya berbeda dari menghapus. Komentar yang diratakan akan terlihat di halaman dan ikut tercetak, tetapi tidak bisa lagi dibalas, digeser, atau dihapus di pembaca PDF. Untuk dokumen yang perlu membuktikan bahwa sebuah bagian sudah ditinjau atau disetujui, keadaan terkunci seperti ini yang dibutuhkan.
Satu hal yang perlu diingat: perataan juga menyentuh isian formulir, bukan hanya komentar. Kalau berkasnya berisi formulir yang masih perlu diisi, kerjakan pengisiannya lebih dulu. Setelah diratakan, kolom isian tidak lagi bisa diketik.
Kapan memilih menghapus dan kapan memilih meratakan
Pilih menghapus kalau catatan itu tidak boleh terlihat sama sekali. Contohnya dokumen yang dikirim ke klien, berkas lamaran kerja, atau laporan yang sudah selesai ditinjau. Catatan kerja seperti "cek nomor halaman" tidak perlu ikut ke penerima.
Pilih meratakan kalau catatan itu justru bagian dari bukti. Dokumen yang ditinjau bersama, lembar koreksi yang disetujui, atau berkas yang catatannya perlu dibaca tanpa bisa diubah penerima. Meratakan juga berguna saat dokumen akan dicetak di percetakan yang meminta semua lapisan sudah menyatu.
Ada juga keadaan yang menuntut keduanya. Misalnya dokumen berisi sepuluh catatan, tiga di antaranya catatan internal yang tidak boleh keluar. Hapus dulu tiga catatan itu, lalu ratakan tujuh yang tersisa. Urutannya tidak bisa dibalik, karena catatan yang sudah diratakan tidak bisa dihapus lagi.
Komentar yang tidak bisa dihapus dengan cara biasa
Sebagian komentar menempel pada mekanisme dokumen, bukan sebagai anotasi lepas. Tanda tangan visual, cap, dan isian formulir termasuk kelompok ini. Semuanya bisa dibersihkan dengan perataan, tetapi tidak dengan menghapus anotasi satu per satu.
Ada juga komentar yang berasal dari lapisan teks dokumen, misalnya nomor halaman tercetak atau catatan kaki. Itu bukan anotasi, melainkan isi halaman, sehingga tidak bisa dibuang dari panel komentar mana pun. Untuk kasus seperti ini, alat yang tepat adalah menutup tampilannya dengan area putih lewat Tip-ex PDF, dengan catatan bahwa isinya masih ada di dalam berkas dan hanya tertutup secara tampilan.
Kalau catatan yang mengganggu ada di area yang harus benar-benar bersih dari data, jangan pakai penutup putih. Gunakan Sensor PDF, yang menghapus isinya dari berkas sehingga tidak bisa disalin atau dicari lagi. Ini tool yang benar untuk data rahasia, bukan penutup tampilan.
Masalah yang sering terjadi
Komentar masih muncul setelah dihapus. Biasanya yang dihapus hanya tampilan sementara, bukan anotasinya. Simpan berkasnya, tutup, lalu buka ulang untuk memastikan. Kalau masih muncul, periksa apakah ada dua lapisan anotasi yang saling menutupi.
Salah memilih tanda yang dihapus. Klik ulang di area kosong untuk melepas pilihan sebelum menekan Hapus, dan periksa nama jenis di bar tindakan. Kalau sudah terlanjur terhapus tetapi berkas belum disimpan, tekan Urungkan untuk mengembalikannya.
Komentar tetap tercetak meskipun sudah tidak terlihat di layar. Pengaturan cetak di aplikasi yang dipakai mungkin masih menyertakan anotasi. Matikan pilihan cetak anotasi, atau ratakan berkasnya supaya tidak ada lagi lapisan terpisah.
Isian formulir ikut terkunci padahal belum diisi. Perataan menyentuh isian formulir dan anotasi sekaligus. Isi dulu semua kolom yang diperlukan, baru ratakan. Setelah diratakan, isian tidak bisa diedit lagi, termasuk oleh Anda.
Komentar muncul kembali setelah berkas dikompres atau digabung. Sebagian proses bisa mempertahankan atau membuang lapisan anotasi dengan hasil yang tidak selalu bisa diprediksi. Ratakan atau hapus komentarnya lebih dulu, baru kerjakan penggabungan dan kompresi.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Kalau dokumennya memuat data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau bahan perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, bereskan komentarnya dengan aplikasi di komputer sendiri. Menghapus komentar lewat editor berjalan di peramban, jadi berkasnya tidak diunggah. Meratakan lewat Flatten PDF berbeda: berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumennya perlu ditinjau bersama dan komentarnya masih akan dibalas, jangan ratakan dulu. Perataan mengunci percakapan, dan pertanyaan lanjutan tidak akan bisa disisipkan lagi. Ratakan pada langkah terakhir, setelah diskusinya selesai.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya menghapus komentar dan meratakan komentar? Menghapus membuang anotasinya dari berkas, sehingga tidak ada lagi jejaknya. Meratakan menyatukan anotasi ke halaman, sehingga tampilannya tetap ada tetapi tidak bisa diubah lagi.
Di mana daftar semua komentar di editor? Editor ini belum punya panel daftar anotasi. Tanda dipilih langsung dari halaman dengan alat Pilih, lalu bar tindakan di dekatnya menyediakan tombol Hapus. Untuk melihat seluruh catatan sekaligus, buka berkasnya di pembaca PDF yang punya panel komentar.
Apakah komentar yang diratakan masih bisa dibaca penerima? Bisa, karena sudah menjadi bagian dari tampilan halaman. Yang tidak bisa lagi dilakukan penerima adalah menggeser, mengubah, atau menghapusnya.
Bisakah meratakan hanya sebagian komentar saja? Tidak. Perataan berlaku untuk seluruh lapisan anotasi di berkas. Kalau hanya sebagian yang ingin dipertahankan, hapus dulu sisanya, baru ratakan.
Apakah komentar yang sudah diratakan bisa dihapus lagi? Tidak. Tindakan perataan permanen. Setelah menyatu ke halaman, catatan itu hanya bisa ditutup tampilannya, dan isinya tetap ada di dalam berkas.
Apakah menghapus komentar mengubah isi halaman? Tidak. Komentar adalah lapisan terpisah, jadi isi halaman tidak tersentuh saat anotasinya dihapus. Yang hilang hanya catatannya.
Setelah komentar dibereskan
Kalau catatannya harus hilang sepenuhnya, buka berkasnya di Edit PDF, pilih tanda yang tidak diperlukan, lalu hapus lewat bar tindakannya. Kalau catatannya harus ikut tercetak dan dikunci, ratakan dengan Flatten PDF. Setelah itu, periksa jumlah halaman dan ukuran berkasnya lewat Mengoptimalkan Ukuran PDF sebelum berkas dikirim.
Peta lengkap pekerjaan menyunting PDF, dari teks sampai cap dan area, ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area. Untuk pengantar semua topik, lihat Panduan PDF.