Teks di dalam PDF bisa diedit dengan membuka Edit PDF, memilih berkas di jendela editor, lalu mengetik langsung pada teks yang ingin diubah. Editor berjalan di dalam peramban, jadi tidak ada aplikasi yang perlu dipasang. Halaman tool hanya menjelaskan dan membuka editor di jendela baru, sedangkan berkasnya dipilih di dalam editor itu sendiri.
Syaratnya satu: teks yang ingin diubah harus punya lapisan teks di berkas aslinya. PDF yang dibuat dari dokumen digital menyimpan huruf sebagai karakter, sehingga teksnya bisa disorot, diklik, dan diganti. PDF hasil pindai menyimpan halamannya sebagai gambar, sehingga tidak ada teks yang bisa diklik sama sekali.
Yang berubah saat teks disunting adalah isinya, bukan tata letak halamannya. PDF tidak mengalirkan ulang paragraf seperti pengolah kata, sehingga kata di sebelah teks yang diperbaiki tidak ikut berpindah. Sifat ini membuat koreksi kecil aman dikerjakan, sekaligus membuat penulisan ulang panjang menjadi pekerjaan yang melelahkan.
Kapan cara ini dipakai dan kapan tidak
Menyunting teks di PDF dipakai untuk koreksi yang terarah: salah ketik pada nama, nomor telepon yang berubah, tanggal yang keliru, satu istilah yang perlu diganti, atau tanda baca yang salah. Perbaikan seperti itu cepat dikerjakan dan hasilnya tidak mengubah susunan halaman.
Cara ini tidak dipakai kalau dokumen aslinya masih tersimpan sebagai Word, ODT, atau naskah lain yang bisa disunting. Memperbaiki satu kata di dokumen sumber lalu mengekspor ulang ke PDF hampir selalu lebih rapi daripada menambal PDF hasil ekspornya. Simpan dokumen sumber selama urusannya belum selesai.
Cara ini juga tidak dipakai untuk menulis ulang beberapa paragraf sekaligus. PDF menyimpan teks sebagai potongan yang sudah diposisikan, bukan sebagai alur kalimat. Menambah satu kalimat di tengah paragraf bisa membuat kata setelahnya bertabrakan dengan elemen lain, dan merapikannya memakan waktu lebih lama daripada memperbaiki dari sumber.
Memeriksa lapisan teks sebelum menyunting
Pemeriksaan ini memakan waktu beberapa detik dan menentukan seluruh pekerjaan berikutnya. Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu seret kursor di atas satu baris teks. Kalau teksnya tersorot, berkas itu punya lapisan teks dan bisa disunting. Coba juga fitur pencarian dengan satu kata yang Anda tahu ada di halaman itu.
Kalau tidak ada yang tersorot dan pencarian tidak menemukan apa pun, berkasnya hasil pindai. Halaman seperti itu hanya menyimpan gambar, sehingga tidak ada teks yang bisa diklik. Yang bisa dikerjakan pada berkas seperti itu adalah menambahkan teks baru di atas halaman atau menutup bagian yang salah, dan caranya dijelaskan di Cara Mengedit PDF Scan.
Langkah mengedit teks di PDF
- Catat semua yang perlu diubah beserta halaman tempatnya. Daftar ini menghindarkan pencarian ulang saat berpindah halaman.
- Buka Edit PDF. Halaman itu membuka editor di jendela baru.
- Di dalam editor, pilih berkas dari perangkat. Berkas tidak diunggah lewat halaman tool.
- Tunggu sampai dokumen selesai dimuat dan lapisannya siap disunting.
- Perbesar tampilan pada bagian yang ingin diubah, lalu klik teksnya.
- Ketik penggantinya, dan perhatikan huruf serta ukuran di sekitarnya.
- Periksa lebar baris setelah perubahan. Kata yang lebih panjang bisa mendorong kata di sebelahnya.
- Simpan hasilnya sebagai PDF, lalu buka kembali dan periksa halaman yang diubah.
Langkah kedelapan sering dilewati karena perubahannya terlihat kecil. Padahal biaya memeriksanya rendah, sedangkan biaya mengirim berkas yang masih salah jauh lebih besar.
Huruf menentukan hasil suntingan
Huruf yang dipakai dokumen menentukan hasil suntingannya. Kalau hurufnya tersedia, teks baru mengikuti tampilan huruf di sekitarnya. Kalau huruf itu tidak ada, editor menggantinya dengan huruf serupa. Beda huruf berarti beda lebar, sehingga panjang baris dan tampilan halaman bisa ikut berubah.
Untuk satu kata yang diganti di tengah paragraf, penggantian huruf jarang terlihat. Yang perlu diperhatikan adalah dokumen resmi dengan huruf khusus di judul atau kop. Periksa hasilnya dengan teliti, dan kalau tampilannya tidak menyatu, pertimbangkan memperbaiki dari dokumen sumber.
Menyiapkan daftar perubahan
Daftar perubahan dibuat sebelum editor dibuka, bukan sambil mengerjakan. Isinya sederhana: halaman berapa, teks lama, dan teks penggantinya. Daftar itu bisa ditulis di catatan atau di aplikasi apa pun yang mudah dibuka berdampingan dengan jendela editor.
Daftar ini berguna karena PDF dibaca per halaman. Tanpa daftar, perubahan yang tersebar di banyak halaman mudah terlewat, dan memeriksa ulang seluruh dokumen memakan waktu lebih lama daripada menyiapkan daftarnya. Setelah semua perubahan dikerjakan, daftar yang sama dipakai untuk memeriksa hasil akhir, satu per satu.
Untuk dokumen yang panjang, bagi daftar itu per sepuluh halaman. Setiap bagian dikerjakan sampai selesai, lalu diperiksa, baru lanjut ke bagian berikutnya.
Masalah yang sering terjadi
Teks tidak bisa diklik. Penyebab paling umum adalah berkas hasil pindai. Periksa dulu dengan menyeret kursor. Kalau memang tidak ada lapisan teks, jalur yang benar adalah menambahkan teks baru di atas halaman, bukan menyunting teks lama.
Huruf berubah setelah diedit. Huruf dokumen tidak tersedia di editor, sehingga diganti huruf serupa. Pilih huruf yang paling dekat tampilannya, atau perbaiki dari dokumen sumber supaya hurufnya seragam sejak awal.
Satu kata terbelah menjadi dua potongan. PDF bisa menyimpan satu kata sebagai beberapa potongan teks. Klik tepat pada bagian yang salah, dan periksa hasilnya lebih teliti kalau potongannya memisahkan kata.
Baris melewati batas kanan. Kata pengganti yang lebih panjang bisa melewati margin. Periksa tepi kanan baris, lalu pendekkan kata penggantinya atau perbaiki dari dokumen sumber.
Berkas gagal dibuka di editor. PDF yang terkunci kata sandi tidak bisa disunting sebelum kuncinya dibuka. Buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF. Tanpa sandi yang benar, berkasnya memang tidak bisa dibuka.
Kapan sebaiknya tidak memakai editor online
Berkas rahasia seperti laporan keuangan atau dokumen perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor lebih aman disunting dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Editor ini membuka berkas langsung di editor, dan aturan yang berlaku di dalamnya dijelaskan di kebijakan privasi.
Dokumen dengan tata letak rumit juga lebih nyaman dikerjakan di aplikasi desktop. Naskah yang penuh kolom, tabel, atau catatan kaki mudah membuat elemen bergeser tanpa terlihat di pratinjau kecil. Aplikasi desktop menampilkan halaman dan hasil suntingan berdampingan, sehingga pergeseran sekecil apa pun langsung ketahuan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah teks hasil pindai bisa diedit dengan cara ini? Tidak. Hasil pindai tidak punya lapisan teks, jadi tidak ada yang bisa diklik. Yang bisa dilakukan adalah menambahkan teks baru di atas halaman atau menutup bagian yang salah.
Apakah teks baru memakai huruf yang sama persis? Belum tentu. Huruf dokumen menentukan hasilnya, dan huruf yang tidak ada diganti huruf serupa. Periksa hasilnya sebelum berkas dikirim.
Apakah bisa mengganti kata yang sama di banyak tempat sekaligus? Penggantian dikerjakan per lokasi. Daftar lokasinya bisa disusun lebih dulu dengan fitur pencarian di pembaca PDF, lalu setiap lokasi diganti satu per satu.
Apakah menyunting teks mengubah tata letak halaman? Tidak. Teks di PDF sudah diposisikan, jadi kata di sebelahnya tidak berpindah dan jumlah halaman tetap. Yang bisa berubah hanya susunan kata dalam baris yang bersangkutan.
Apakah teks hasil suntingan bisa disalin orang lain? Bisa, sama seperti teks lain di dokumen. Kalau ada bagian yang harus benar-benar hilang dari berkas, gunakan penyensoran permanen, bukan penyuntingan biasa.
Setelah teks diperbaiki
Periksa halaman yang diubah, terutama huruf dan lebar barisnya. Kalau ada halaman yang perlu ditambahi keterangan, caranya ada di Cara Menambahkan Teks ke PDF. Pekerjaan yang berkaitan dengan susunan halaman, termasuk menggabung dan memutar, dijelaskan di Mengatur Halaman PDF, sedangkan gambaran seluruh pekerjaan penyuntingan ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.