Kata di dalam PDF diganti dengan membuka Edit PDF, memilih berkas di jendela editor, lalu mengetik kata pengganti pada teks yang dituju. Syaratnya, dokumennya punya lapisan teks. Kalau teksnya tidak bisa disorot saat kursor diseret, berkasnya hasil pindai dan kata di dalamnya tidak bisa diganti.
Cara kerjanya berbeda dari pengolah kata. Di Word, satu perintah bisa mengganti kata yang sama di seluruh dokumen sekaligus. Di PDF, penggantian dikerjakan per lokasi, karena teks disimpan sebagai potongan yang sudah diposisikan, bukan sebagai alur dokumen yang bisa ditelusuri mesin.
Karena itu, pekerjaan ini menuntut satu langkah persiapan: menyusun daftar lokasi lebih dulu. Dengan daftar itu, penggantian bisa dikerjakan berurutan tanpa melewatkan bagian mana pun, dan hasilnya bisa diperiksa per halaman.
Kapan mengganti kata dipakai
Mengganti kata dipakai saat ada istilah yang harus berubah di seluruh dokumen: nama yang salah ketik, jabatan yang sudah berganti, nomor yang perlu diperbarui, atau istilah yang harus diseragamkan. Perubahan seperti itu kecil per lokasi, tetapi jumlahnya bisa banyak.
Cara ini juga dipakai untuk mengganti satu kata yang salah pada dokumen resmi yang sudah final, misalnya nama pada surat undangan atau angka pada laporan. Selama dokumennya punya lapisan teks, penggantian itu tidak mengubah susunan halaman.
Cara ini tidak dipakai kalau kata yang perlu diganti ada di dalam gambar halaman, misalnya pada hasil pindai atau pada teks yang sudah menjadi kurva. Untuk kondisi itu, yang bisa dikerjakan adalah menutup bagian lama dengan area putih lalu menulis kata pengganti di atasnya, dan caranya dijelaskan di Cara Mengedit PDF Scan.
Menyusun daftar lokasi sebelum mengganti
- Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu tekan pintasan pencarian. Editor juga punya pencarian sendiri, yang bisa dipakai setelah berkasnya dibuka di sana.
- Cari kata yang akan diganti, dan catat nomor halaman setiap kemunculannya.
- Perhatikan bentuk tulisannya di tiap lokasi: huruf besar di awal kalimat, huruf kecil di tengah kalimat, atau bagian dari kata yang lebih panjang.
- Tentukan kata penggantinya, dan pastikan bentuknya cocok untuk setiap lokasi.
- Periksa juga apakah kata itu muncul di kop, catatan kaki, atau lampiran yang tidak boleh diubah.
Langkah ketiga dan kelima sering menentukan hasil akhir. Kata yang diganti dengan bentuk yang salah membuat kalimat terlihat janggal, sedangkan kata yang muncul di kop bisa mengubah bagian dokumen yang seharusnya tetap.
Langkah mengganti kata di PDF
- Buka Edit PDF, lalu tekan tombol yang membuka editor di jendela baru.
- Di dalam editor, pilih berkas dari perangkat.
- Tunggu sampai dokumen selesai dimuat dan lapisannya siap disunting.
- Buka halaman pertama dari daftar lokasi, lalu perbesar pada bagian yang dituju.
- Klik tepat pada kata yang salah, lalu pilih seluruh bagian yang akan diganti.
- Ketik kata penggantinya, dan perhatikan bentuk hurufnya.
- Periksa lebar baris setelah perubahan. Kata yang lebih panjang bisa mendorong kata di sebelahnya.
- Lanjutkan ke lokasi berikutnya, lalu simpan setelah semua lokasi selesai.
- Buka kembali berkas hasilnya, dan periksa setiap halaman yang diubah.
Menyimpan setelah semua lokasi selesai membuat pekerjaan berjalan lebih cepat, tetapi berisiko kehilangan perubahan kalau jendela editor tertutup sebelum disimpan. Kalau jumlah lokasinya banyak, simpan berkala.
Mengganti istilah supaya seragam
Selain memperbaiki kata yang salah, penggantian kata juga dipakai untuk menyeragamkan istilah. Dokumen yang disusun dari beberapa sumber sering memakai istilah berbeda untuk hal yang sama, misalnya mencampur "pelanggan" dan "konsumen", atau menulis nama instansi dengan singkatan yang tidak konsisten.
Untuk pekerjaan seperti ini, susun dulu daftar istilah yang akan diseragamkan beserta bentuk yang dipilih. Lalu cari setiap bentuk di pembaca PDF, catat halamannya, dan ganti satu per satu. Hasil akhirnya adalah dokumen yang memakai satu istilah untuk satu hal, dan itu membuat isinya lebih mudah dibaca.
Perhatikan juga bentuk hurufnya. Istilah yang muncul di awal kalimat memakai huruf besar, sedangkan di tengah kalimat memakai huruf kecil. Bentuk yang dipilih harus mengikuti posisinya, bukan diseragamkan begitu saja.
Menyimpan cadangan sebelum mengganti
Sebelum mulai, simpan salinan berkas asli di folder lain. Kalau ada penggantian yang ternyata salah, berkas asli bisa dipakai untuk mengulang dari awal tanpa harus membongkar hasil suntingan.
Beri nama salinan itu dengan penanda yang jelas, misalnya menambahkan kata asli di belakang nama berkas. Nama yang rapi membuat versi terbaru mudah dikenali, terutama kalau penggantian dikerjakan dalam beberapa sesi.
Kata pengganti yang lebih panjang atau lebih pendek
Panjang kata pengganti menentukan tampilan baris setelah perubahan. Kata yang lebih panjang mengambil ruang lebih banyak, dan pada baris yang sudah hampir penuh, kata itu bisa melewati batas kanan. Kata yang lebih pendek meninggalkan celah yang membuat baris terlihat tidak rata.
Ada dua penyesuaian yang bisa dikerjakan. Pertama, pendekkan kata penggantinya bila artinya tetap sama, misalnya memilih sinonim yang lebih singkat. Kedua, rapikan jarak antarkata setelah perubahan. Periksa hasilnya pada pembesaran penuh, karena pergeseran kecil tidak terlihat pada tampilan yang diperkecil.
Perlu diingat juga bahwa PDF bisa menyimpan satu kata sebagai beberapa potongan teks. Pada kasus seperti itu, klik tepat pada bagian yang salah, lalu periksa hasilnya lebih teliti karena potongannya bisa memisahkan kata.
Masalah yang sering terjadi
Kata yang sama tidak ikut terganti semuanya. Penggantian dikerjakan per lokasi, jadi setiap kemunculan harus dikerjakan sendiri. Gunakan daftar lokasi dari langkah pencarian supaya tidak ada yang terlewat.
Baris melewati batas kanan. Kata pengganti lebih panjang daripada ruang yang tersedia. Pendekkan kata penggantinya, atau rapikan jarak antarkata setelah perubahan.
Huruf pengganti terlihat berbeda. Huruf yang dipakai dokumen menentukan hasilnya, dan huruf yang tidak ada diganti huruf serupa. Pilih ukuran dan gaya yang paling dekat, lalu periksa pada pembesaran penuh.
Kata yang diklik justru memilih potongan lain. Sebagian kata tersimpan sebagai beberapa potongan. Perbesar tampilan, lalu klik pada bagian yang lebih tepat.
Kata muncul di tempat yang tidak boleh diubah. Periksa kop, catatan kaki, dan lampiran sebelum mengganti. Bagian yang tidak boleh berubah sebaiknya dilewati dan dicatat.
Kapan penggantian dikerjakan di komputer sendiri
Laporan keuangan atau dokumen kantor yang belum boleh keluar dari jaringan lebih aman dikerjakan dengan aplikasi di komputer sendiri. Editor ini membuka berkas langsung di peramban tanpa unggahan, dan keterangan perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumen sumbernya masih ada dan kata yang perlu diganti muncul di banyak tempat, perbaiki dari sumbernya. Satu perintah ganti di pengolah kata menyelesaikan seluruh dokumen dalam sekali jalan, dan hasil ekspornya lebih rapi daripada tambalan di PDF.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisakah semua kata diganti sekaligus? Tidak. Penggantian dikerjakan per lokasi, karena PDF menyimpan teks sebagai potongan yang sudah diposisikan. Susun daftar lokasi lebih dulu supaya tidak ada yang terlewat.
Apakah penggantian kata mengubah jumlah halaman? Tidak. Teks di PDF tidak mengalir seperti di pengolah kata, jadi jumlah halaman tetap. Yang bisa berubah hanya susunan kata dalam baris yang bersangkutan.
Bagaimana kalau kata yang diganti ada di dalam gambar? Kata itu tidak bisa diklik. Tutup dulu bagian tersebut dengan area putih, lalu tulis kata penggantinya di atasnya.
Apakah penggantian kata bisa dibatalkan? Selama belum disimpan, perubahan bisa dibatalkan di editor. Setelah disimpan, berkasnya perlu disunting ulang.
Apakah perlu mengganti hurufnya juga? Tidak perlu. Huruf dokumen menentukan hasil suntingan, dan huruf yang tidak tersedia diganti huruf serupa secara otomatis.
Setelah semua kata diganti
Periksa halaman yang diubah satu per satu, terutama lebar baris dan bentuk hurufnya. Kalau ada kalimat yang perlu ditulis ulang, pertimbangkan memperbaikinya dari dokumen sumber. Untuk menambahkan kata yang belum ada, caranya ada di Cara Menambahkan Teks ke PDF. Gambaran seluruh pekerjaan penyuntingan ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area, dan topik PDF secara umum dimulai dari Panduan PDF.