Tabel di PDF bukan tabel yang hidup. Tidak ada struktur baris dan kolom yang saling terhubung seperti di aplikasi spreadsheet. Yang ada adalah potongan teks dan garis yang disusun agar terlihat seperti tabel. Karena itu, mengedit tabel di PDF berarti menyunting potongan demi potongan, bukan mengetik di satu sel lalu membiarkan sisanya menyesuaikan diri.
Untuk perubahan kecil, misalnya memperbaiki satu angka atau satu nama di dalam sel, cara ini masih terpakai dan hasilnya bisa rapi. Untuk perubahan yang menggeser susunan, seperti menambah satu baris atau melebarkan satu kolom, kembali ke dokumen sumber hampir selalu lebih hemat. Bagian di bawah menjelaskan kedua jalur beserta batasnya.
Satu pemeriksaan menentukan jalur yang bisa dipakai. Seret kursor di atas teks di dalam sel. Kalau teksnya tersorot, tabel itu punya lapisan teks digital dan bisa disunting lewat Edit PDF. Kalau tidak ada yang tersorot, berkasnya hasil pindai dan yang bisa dikerjakan hanya menutup bagian yang salah lalu menulis teks pengganti di atasnya.
Kenapa tabel PDF tidak bisa diedit seperti di Excel
Aplikasi spreadsheet menyimpan tabel sebagai struktur: sel A1 punya nilai, punya rumus, dan punya lebar kolom yang berlaku untuk seluruh kolom. PDF tidak menyimpan struktur itu. Yang disimpan adalah instruksi menggambar: sebuah garis di koordinat tertentu, sebuah teks di koordinat tertentu, dan seterusnya.
Akibatnya, "sel" di PDF hanyalah kotak yang dibentuk oleh garis, dan isinya adalah potongan teks yang kebetulan berada di dalam kotak itu. Tidak ada hubungan apa pun antara teks dan kotak selnya. Kalau teksnya digeser, kotaknya tidak ikut bergerak. Kalau kotaknya diperlebar, teksnya tidak ikut menyesuaikan.
Konsekuensi lain: satu sel bisa tersusun dari beberapa potongan teks. Angka dan satuan, misalnya, bisa menjadi dua potongan yang terpisah. Menyunting salah satunya tidak otomatis menyunting yang lain, dan lebar huruf yang berbeda bisa membuat potongan itu bertabrakan.
Kapan cara ini dipakai dan kapan tidak
Menyunting langsung di PDF dipakai saat perubahannya kecil dan tidak mengubah susunan. Memperbaiki salah ketik pada nama, mengganti satu angka yang salah, atau memperbaiki tanggal di satu sel adalah contoh yang cocok. Pekerjaan seperti ini selesai cepat dan tidak mengganggu tata letak.
Jangan pakai cara ini saat tabelnya perlu ditambah atau dikurangi barisnya. Menambah satu baris berarti menggeser semua baris di bawahnya, menggambar garis baru, dan menyesuaikan tinggi sel di sekitarnya. Semua itu dikerjakan manual, satu per satu.
Jangan pakai juga saat lebar kolom perlu diubah, saat ada kolom baru yang harus disisipkan, atau saat isi tabel perlu dihitung ulang. Perubahan seperti ini menyentuh seluruh tabel, dan mengerjakannya di PDF berisiko meninggalkan bekas yang tidak rapi.
Langkah menyunting satu sel di PDF
- Buka Edit PDF, lalu pilih berkas yang memuat tabel itu.
- Perbesar tampilan sampai teks di dalam sel terbaca jelas. Pekerjaan di tabel rawan salah sasaran kalau tampilannya terlalu kecil.
- Klik teks yang akan diubah, lalu perbaiki isinya. Perhatikan lebar ruang yang tersedia di dalam sel.
- Periksa apakah teks baru masih muat di dalam kotak selnya. Teks yang lebih panjang dari ruangnya akan meluber ke sel sebelah.
- Ulangi untuk sel lain yang perlu diperbaiki, satu per satu.
- Simpan berkasnya, lalu buka ulang hasilnya.
- Periksa seluruh tabel, bukan hanya sel yang disunting. Pergeseran kecil sering baru terlihat di ujung tabel.
Poin keempat adalah sumber masalah yang paling sering muncul. Di PDF, teks tidak otomatis mengecil atau membungkus diri saat ruangnya sempit. Kalau teks baru lebih panjang, ia akan menimpa garis kolom atau masuk ke area sel sebelahnya.
Menjaga lebar huruf dan garis tetap seragam
Teks pengganti harus memakai huruf yang sama dengan teks di sekitarnya. Kalau tidak, hasilnya terlihat seperti tambalan. Huruf yang dipakai dokumen menentukan hasil suntingan, dan huruf yang tidak ada di dokumen bisa diganti huruf serupa. Untuk dokumen yang tabelnya memakai huruf khusus, selisihnya bisa terlihat jelas.
Garis tabel juga perlu diperhatikan. Kalau teks baru menutupi garis, garis itu tidak ikut bergeser. Periksa apakah garis vertikal dan horizontal di sekitar sel masih tampak utuh setelah penyuntingan.
Kalau garisnya rusak dan tidak bisa diperbaiki dari editor, dua pilihan tersedia. Pertama, kembali ke dokumen sumber dan ekspor ulang. Kedua, tutup bagian yang rusak dengan area putih lewat Tip-ex PDF lalu gambar ulang bagian itu. Pilihan kedua hanya rapi pada halaman berlatar putih.
Jalur dokumen sumber untuk perubahan besar
Kalau dokumen sumbernya masih tersimpan, ini jalur yang paling aman untuk tabel. Perubahan di aplikasi sumber dikerjakan pada struktur tabel yang sebenarnya, sehingga baris, kolom, dan lebarnya menyesuaikan diri secara otomatis. Setelah selesai, dokumen diekspor ulang ke PDF.
Alurnya sederhana: buka dokumen sumbernya, perbaiki tabelnya di sana, simpan, lalu ekspor ulang ke PDF. Untuk dokumen Word, ekspor bisa dikerjakan lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Untuk dokumen dari aplikasi spreadsheet, gunakan fitur ekspor PDF bawaan aplikasi tersebut, dan periksa pengaturan areanya supaya tabel tidak terpotong ke halaman lain.
Dua hal perlu diperiksa setelah ekspor ulang. Pertama, font yang tidak tersedia di mesin render akan diganti huruf serupa, dan itu bisa mengubah lebar kolom. Cara menghindarinya dibahas di Cara Mengubah Word ke PDF Tanpa Font Berubah. Kedua, tabel yang lebih lebar dari area cetak bisa terdorong ke halaman berikutnya, sehingga jumlah halaman bertambah. Pergeseran akibat konversi dibahas di Kenapa Hasil Konversi PDF Selalu Bergeser.
Tabel pada dokumen hasil pindai
Pada dokumen hasil pindai, tabelnya adalah gambar. Tidak ada teks yang bisa diklik, sehingga tidak ada yang bisa disunting. Yang bisa dilakukan adalah menutup bagian yang salah dengan area putih, lalu menulis teks pengganti di atasnya.
Cara ini punya batas yang jelas. Isi yang tertutup masih ada di dalam berkas, sehingga tidak cocok untuk data rahasia. Untuk data seperti itu, gunakan Sensor PDF yang menghapus isinya dari berkas. Selain itu, menutup sel dengan kotak putih akan menghilangkan garis tabel di area itu, sehingga tampilannya perlu diperbaiki dengan menambahkan garis atau teks baru.
Kalau tabel hasil pindai perlu diubah cukup banyak, jalur yang paling masuk akal adalah mengetik ulang isinya di dokumen baru, lalu mengekspor dokumen itu ke PDF. Membuat dokumen dari teks lebih cepat daripada menambal gambar tabel satu sel demi satu sel.
Masalah yang sering terjadi
Teks baru meluber ke sel sebelah. Teks pengganti lebih panjang daripada ruang yang tersedia. Perpendek teksnya, atau perkecil ukuran hurufnya sedikit. Di PDF, teks tidak membungkus diri sendiri saat ruangnya sempit.
Huruf di sel yang disunting berbeda dari sel lain. Huruf pengganti tidak tersedia di dokumen, sehingga diganti huruf serupa. Pilih huruf yang sama dengan sel di sekitarnya, atau perbaiki di dokumen sumber.
Garis tabel hilang setelah penyuntingan. Teks baru menutupi garis, atau garis itu ikut terhapus saat teks lama dibuang. Periksa tampilan tabel di pembaca PDF lain, dan perbaiki di dokumen sumber bila kerusakannya meluas.
Isi sel berpindah ke baris yang salah. Sel di PDF tidak terhubung dengan barisnya. Saat satu teks digeser, teks lain di baris yang sama tidak ikut bergerak. Periksa seluruh baris setelah setiap penyuntingan.
Tabel terpotong saat dicetak. Lebar tabel melebihi area cetak halaman. Periksa hasilnya di pratinjau cetak, dan sesuaikan ukuran kertas atau skala cetaknya. Pengaturan halaman bisa dibantu lewat Mengatur Halaman PDF.
Kolom bergeser setelah berkas digabung dengan dokumen lain. Berkas dengan ukuran halaman berbeda bisa membuat tampilan bergeser saat disatukan. Penggabungan berkas dengan ukuran kertas berbeda dibahas di Cara Menggabungkan PDF dengan Ukuran Kertas Berbeda.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Untuk tabel yang memuat data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau angka perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor, sunting dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Editor memproses berkas langsung di peramban, jadi isi tabelnya tidak dikirim ke server mana pun. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau dokumennya memuat tabel yang rumit dan saling bergantung, aplikasi desktop memberi kendali yang lebih langsung karena halaman dan hasil suntingan bisa dilihat berdampingan. Penyuntingan per potongan teks mudah membuat elemen bergeser tanpa terlihat di pratinjau kecil.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah tabel di PDF bisa diedit seperti di Excel? Tidak. PDF tidak menyimpan struktur baris dan kolom. Yang ada adalah potongan teks dan garis, sehingga penyuntingan dikerjakan per potongan, bukan per tabel.
Bisakah satu sel ditambahkan ke tabel di PDF? Secara teknis bisa dengan menambahkan teks dan garis baru, tetapi hasilnya sulit rapi karena semua sel di sekitarnya perlu disesuaikan manual. Untuk penambahan sel atau baris, kembali ke dokumen sumber lebih masuk akal.
Apakah angka di dalam tabel bisa dihitung ulang di PDF? Tidak. PDF tidak menyimpan rumus. Kalau angkanya perlu dihitung ulang, kerjakan di aplikasi spreadsheet lalu ekspor ulang ke PDF.
Bagaimana kalau tabelnya hasil pindai? Isi tabelnya tidak bisa disunting karena teksnya bagian dari gambar. Yang bisa dilakukan adalah menutup bagian yang salah dengan area putih lalu menulis teks pengganti di atasnya, atau mengetik ulang tabelnya di dokumen baru.
Apakah tabel bisa diedit setelah dokumen diratakan? Tidak. Perataan menyatukan isian formulir dan anotasi ke halaman, dan tindakan itu permanen. Ubah dulu isinya sebelum meratakan. Keterangan soal perataan ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.
Setelah tabel dirapikan
Buka Edit PDF dan pilih berkasnya di jendela editor untuk menyunting sel satu per satu. Kalau tabelnya perlu berubah susunan, kembali ke dokumen sumber dan ekspor ulang, misalnya lewat Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS). Kalau ukuran berkasnya membengkak setelah beberapa kali ekspor, kecilkan lewat Kompres PDF.
Kumpulan cara menyunting PDF, dari mengubah teks sampai mengganti gambar, ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area. Untuk topik konversi dokumen, lihat Konversi Format Dokumen, dan untuk gambaran umum mulai dari Panduan PDF.