Mengedit PDF untuk administrasi dikerjakan dengan membuka Editor PDF, memilih berkasnya di jendela editor, lalu memperbaiki bagian yang salah. Yang biasanya diperbaiki: salah ketik nama, tanggal yang keliru, nomor surat yang belum berurutan, atau gambar yang posisinya menutupi teks. Editor berjalan di peramban tanpa pemasangan, jadi pekerjaan bisa dikerjakan dari komputer mana pun yang dipakai sehari-hari.
Ada satu batas yang perlu disebut lebih dulu. Penyuntingan hanya untuk dokumen yang Anda atau kantor Anda punya haknya. Surat yang sudah ditandatangani pihak lain, dokumen resmi dari instansi, dan berkas yang sudah disahkan bukan bahan yang boleh diubah isinya, sekalipun secara teknis bisa. Perbedaan antara memperbaiki dokumen sendiri dan mengubah dokumen orang lain bukan soal kemampuan tool, melainkan soal hak.
Jenis berkas administrasi yang sering diperbaiki
Surat keluar. Surat yang baru dibuat di pengolah kata, diekspor ke PDF, lalu ditemukan salah ketik sebelum dikirim. Ini kasus yang paling sering, dan penyelesaiannya paling sederhana karena dokumennya masih punya lapisan teks.
Formulir isian. Berkas PDF dari instansi yang harus diisi, lalu ada bagian yang salah isi. Bagian yang salah ditutup dengan kotak putih lewat Tip-ex PDF, lalu teks yang benar ditulis di atasnya. Perlu diingat bahwa kotak putih hanya menutup tampilan, dan isi di bawahnya tetap ada di dalam berkas. Untuk data rahasia, cara itu tidak dipakai.
Lampiran hasil pindai. Kartu keluarga, akta, atau ijazah yang dipindai lalu perlu dirapikan. Untuk berkas seperti ini, yang dikerjakan bukan mengubah teks, melainkan memangkas tepi yang berlebih dan menegakkan halaman yang miring.
Laporan dan rekap. Laporan yang isinya perlu disesuaikan sebelum dikirim ke atasan atau diarsipkan. Untuk laporan yang panjang, periksa dulu apakah masih ada dokumen sumbernya. Memperbaiki di sumber lalu mengekspor ulang lebih rapi daripada menambal PDF hasilnya.
Kapan dokumen administrasi sebaiknya tidak disunting
Ada tiga situasi yang sebaiknya dihindari. Pertama, dokumen yang sudah ditandatangani dan diberi cap oleh pihak berwenang. Mengubah isinya setelah pengesahan membuat dokumen itu tidak lagi cocok dengan arsip pemiliknya, dan itu masalah serius.
Kedua, dokumen yang akan diserahkan sebagai bukti resmi. Kalau ada yang salah, minta dokumen pengganti dari instansi yang menerbitkannya. Memperbaiki sendiri dokumen seperti itu bisa dianggap pemalsuan, terlepas dari niatnya.
Ketiga, dokumen yang tidak Anda miliki haknya. Aturan ini berlaku sama untuk semua tool di katalog ini, termasuk buka kunci. Menyunting dokumen milik orang lain tanpa izin bukan pekerjaan administrasi, melainkan pelanggaran.
Langkah mengedit PDF administrasi
- Tentukan dulu apakah dokumennya boleh disunting. Kalau ragu, tanyakan ke pihak yang menerbitkannya sebelum menyentuh berkasnya.
- Simpan salinan berkas asli di folder arsip. Salinan itu yang dipakai kalau ada yang perlu diulang.
- Periksa lapisan teksnya. Buka berkasnya, lalu seret kursor di atas satu baris. Kalau teksnya tersorot, isinya bisa disunting.
- Buka Editor PDF di peramban, lalu pilih berkasnya di jendela editor.
- Perbaiki teks yang salah, geser gambar yang posisinya mengganggu, atau tambahkan anotasi yang diperlukan.
- Simpan hasilnya dengan nama baru, lalu unduh berkasnya.
- Periksa hasilnya sebelum diarsipkan atau dikirim.
Langkah ketujuh memeriksa tiga hal: ejaan bagian yang diperbaiki, jumlah halaman yang masih sama dengan aslinya, dan tata letak yang tidak bergeser di sekitar teks yang diubah. Untuk dokumen yang akan dicetak, periksa juga di pratinjau cetak.
Urutan kerja untuk dokumen yang diedit sebagian
Sebagian dokumen administrasi panjang, misalnya bundel laporan atau berkas pendaftaran, hanya perlu perbaikan di beberapa halaman. Untuk kasus seperti itu, urutan yang menghemat waktu adalah mengerjakan seluruh perbaikan dulu, baru merapikan susunan halamannya.
Kalau halaman yang salah perlu diganti dari dokumen lain, pisahkan dulu halaman penggantinya. Buka Pisah PDF untuk memecah dokumen sumber, lalu susun hasilnya bersama dokumen utama. Pilihan lain adalah Atur Halaman PDF, yang menyusun ulang urutan halaman dalam satu berkas.
Penomoran dikerjakan paling akhir. Kalau nomor halaman ditambahkan sebelum susunan halamannya final, nomor yang baru terpasang bisa ikut bergeser atau terpotong. Tambahkan nomor setelah seluruh perubahan selesai lewat Nomor Halaman PDF, lalu periksa hasilnya.
Data pribadi di dokumen administrasi
Dokumen administrasi sering memuat data pribadi: nomor induk kependudukan, nomor rekening, alamat lengkap, atau nomor telepon. Kalau dokumennya akan dibagikan ke pihak yang tidak perlu melihat data itu, sensor dulu bagian tersebut lewat Sensor PDF.
Penyensoran di tool itu bersifat permanen dan tidak bisa dibatalkan. Data yang disensor hilang dari berkas, bukan sekadar ditutup, sehingga teksnya tidak bisa disalin atau dicari lagi. Ini berbeda tegas dari tip-ex yang menutup dengan kotak putih. Tip-ex untuk merapikan kesalahan ketik, sensor untuk data rahasia.
Kebiasaan yang baik sebelum berkas administrasi dikirim: buka berkasnya, coba salin bagian yang seharusnya disembunyikan, dan coba cari angkanya lewat fitur pencarian. Kalau tidak ada yang bisa tersalin atau ditemukan, sensornya benar.
Masalah yang sering terjadi
Teks tidak bisa diklik di editor. Dokumennya hasil pindai tanpa lapisan teks. Yang bisa dilakukan adalah menutup bagian yang salah dengan kotak putih, lalu menulis teks penggantinya. Teks yang sudah tercetak di dalam gambar tidak bisa diubah. Keterangannya ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.
Nomor surat berubah setelah disunting. Periksa apakah nomor surat ditulis sebagai teks biasa atau bagian dari kop yang tersimpan sebagai gambar. Nomor di dalam gambar tidak bisa disunting sebagai teks, dan hanya bisa ditimpa dengan teks baru di atasnya.
Berkas meminta sandi. Berkas administrasi dari bank atau instansi sering dikirim dalam keadaan terkunci. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, baru sunting. Tanpa sandi yang benar, berkasnya tidak bisa dibuka.
Hasil suntingan tidak bisa digabung dengan lampiran. Pastikan berkas hasilnya sudah diunduh dan bukan berkas asli yang masih terkunci. Setelah itu, gabungkan lewat Gabung PDF, dan susun urutannya di pratinjau sebelum proses berjalan.
Ukuran berkas melewati batas unggahan portal. Batasnya berbeda per paket, yaitu 30 MB per berkas pada paket Gratis dan 200 MB pada paket Berbayar. Berkas hasil pindai beresolusi tinggi paling sering melewatinya. Kecilkan dulu lewat Kompres PDF sebelum diunggah ke portal instansi.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen administrasi sering memuat data pribadi lengkap: nomor identitas, nomor rekening, dan alamat. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar dari jaringan, kerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Penyuntingan di editor berjalan di peramban, jadi berkasnya tidak diunggah. Penyensoran lewat Sensor PDF berbeda: berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen, tetapi selama proses berlangsung berkas meninggalkan perangkat. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Untuk dokumen yang isinya harus diubah banyak, aplikasi desktop juga memberi kendali lebih langsung karena halaman dan hasil suntingan bisa dilihat berdampingan. Untuk perbaikan satu dua kata, editor peramban lebih cepat.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah dokumen administrasi yang sudah ditandatangani boleh disunting? Sebaiknya tidak. Mengubah isinya setelah pengesahan membuat dokumen itu tidak lagi cocok dengan arsip penerbitnya. Kalau ada yang salah, minta dokumen pengganti.
Apakah hasil suntingan bisa dicetak seperti biasa? Bisa. Editor menyimpan kembali hasilnya sebagai PDF sungguhan, dan berkas itu bisa dicetak dari pembaca PDF mana pun.
Bagaimana cara menambahkan lampiran ke dokumen administrasi? Lampiran yang berupa PDF digabungkan setelah seluruh suntingan selesai, dan urutannya diatur di pratinjau penggabung. Caranya ada di Mengatur Halaman PDF.
Apakah nomor halaman lama di dokumen akan berubah setelah disunting? Tidak otomatis. Nomor yang sudah tercetak di halaman ikut apa pun yang terjadi pada halamannya. Kalau diperlukan nomor baru, tambahkan setelah susunan halaman final.
Apakah dokumen hasil suntingan masih bisa dipakai untuk arsip? Bisa, dan arsipnya sebaiknya menyimpan dua berkas: berkas asli yang utuh dan berkas hasil suntingan yang dipakai sehari-hari. Dengan begitu, riwayat perubahannya tetap bisa ditelusuri.
Mulai dari berkas yang perlu dirapikan
Simpan salinan berkas asli dulu, lalu buka Editor PDF dan pilih berkasnya di jendela editor. Untuk dokumen yang memuat data rahasia, lanjutkan dengan Sensor PDF sebelum berkasnya dikirim. Peta lengkap pekerjaan menyunting ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.