Hasil konversi PDF bergeser karena mesin render menghitung ulang tata letak dari nol. Dokumen Word, Excel, dan PowerPoint menyimpan isi sekaligus aturan penyusunannya, dan aturan itu diterjemahkan ulang oleh mesin yang berbeda dari aplikasi aslinya. Setiap perbedaan tafsir menghasilkan pergeseran kecil pada posisi teks, gambar, atau batas halaman.
Pergeseran itu normal, bukan tanda berkasnya rusak. Yang bisa dilakukan bukan menghilangkannya sepenuhnya, melainkan menekannya sampai tidak mengganggu. Untuk dokumen satu kolom dengan teks dan tabel sederhana, hasilnya biasanya sudah cukup dekat. Untuk dokumen bertingkat, pergeseran perlu diperkirakan dan diperiksa.
Artikel ini membahas empat penyebab pergeseran, cara memeriksa hasilnya, dan urutan perbaikan yang paling masuk akal sebelum berkasnya dikonversi.
Kenapa pergeseran terjadi
Dokumen kantor bukan halaman jadi. Isinya berupa paragraf, gaya, dan pengaturan halaman yang baru disusun saat dokumennya dibuka. Aplikasi aslinya menghitung posisi setiap baris berdasarkan font yang tersedia, lebar halaman, dan aturan pemenggalan kata.
Mesin render di server melakukan pekerjaan yang sama dengan aturan yang tidak persis sama. Ia mungkin memakai versi mesin tata letak yang berbeda, paket font yang berbeda, atau cara menghitung jarak baris yang berbeda. Selisih satu piksel pada setiap baris menumpuk menjadi pergeseran beberapa milimeter di bagian bawah halaman.
Selain itu, dokumen yang dibuat di aplikasi berbeda menyimpan informasi yang berbeda. Berkas .docx dari satu aplikasi tidak selalu sama strukturnya dengan berkas .docx dari aplikasi lain, meski keduanya berekstensi sama. Perbedaan struktur itu ikut memengaruhi hasil render.
Empat penyebab yang paling sering
Font tidak tersedia di mesin render. Ini penyebab paling besar. Kalau font yang dipakai dokumen tidak ada, mesin menggantinya dengan font serupa. Lebar hurufnya berbeda, sehingga panjang baris berubah, dan jumlah halaman bisa bertambah. Dokumen yang memakai font tidak umum paling sering mengalaminya.
Kolom bertingkat dan gambar mengambang. Elemen yang posisinya bergantung pada elemen lain lebih sulit diterjemahkan. Teks yang mengalir di antara dua kolom bisa berpindah ke kolom berikutnya, dan gambar yang mengambang bisa turun beberapa baris dari posisi aslinya.
Tabel dengan lebar melebihi halaman. Tabel yang lebih lebar daripada area cetak harus diskalakan atau dipecah. Pada konversi Excel ke PDF, lembar kerja diskalakan agar muat lebar A4, sehingga tabel dengan kolom sangat banyak akan tampak lebih kecil. Tabel Word yang lebar bisa terdorong ke halaman berikutnya.
Pengaturan cetak khusus. Bagian, kolom, dan pemisah halaman yang diatur manual di dokumen aslinya diterjemahkan berbeda. Kalau hasilnya ingin seragam, pengaturan cetak khusus sebaiknya dibatalkan lebih dulu sebelum dikonversi.
Cara memeriksa hasilnya
Pemeriksaan dilakukan setelah konversi selesai, sebelum berkasnya dikirim. Empat hal yang perlu dilihat.
Pertama, jumlah halaman. Bandingkan dengan dokumen aslinya. Penambahan satu dua halaman adalah tanda pergeseran yang cukup besar, biasanya karena font berganti atau tabel berpindah.
Kedua, halaman terakhir. Bagian ini yang paling sering berubah, karena pergeseran dari halaman-halaman sebelumnya menumpuk di sana. Kalau halaman terakhir hanya berisi satu baris, kemungkinan ada tabel atau gambar yang terdorong.
Ketiga, posisi tabel dan gambar. Periksa apakah keduanya masih berada di halaman yang sama dengan teks yang merujuknya. Tabel yang terpisah dari penjelasannya membuat dokumen sulit dibaca.
Keempat, halaman dengan teks paling padat. Halaman yang penuh teks paling mudah terlihat berbeda, karena pergeseran baris di sana paling terasa.
Cara menekan pergeseran sebelum konversi
Perbaikan di dokumen sumber jauh lebih efektif daripada memperbaiki hasil PDF-nya. Tiga langkah yang paling berdampak.
Pertama, pakai font yang umum. Font standar yang tersedia luas di berbagai sistem membuat mesin render hampir selalu menemukan padanannya. Ini langkah tunggal yang paling mengurangi pergeseran.
Kedua, sederhanakan elemen bertingkat. Gambar mengambang sebaiknya diubah menjadi gambar yang menempel pada baris teks. Kolom bertingkat sebaiknya dihindari untuk dokumen yang akan dikonversi. Susunan satu kolom jauh lebih stabil.
Ketiga, batalkan pengaturan cetak khusus. Bagian, kolom, dan pemisah halaman manual sebaiknya dihapus lebih dulu kalau hasilnya ingin seragam. Setelah konversi, atur ulang susunan halamannya pada berkas PDF.
Untuk tabel Excel yang lebar, periksa dulu apakah tabelnya muat pada lebar A4. Kalau tidak, orientasi lanskap memberi ruang yang lebih lega sebelum skalanya diperkecil.
Urutan kerja yang aman
- Rapikan dokumen sumbernya: font umum, susunan satu kolom, pengaturan cetak yang sederhana.
- Simpan dokumennya, lalu konversi ke PDF.
- Periksa jumlah halaman, halaman terakhir, tabel, dan gambar.
- Kalau ada yang bergeser, perbaiki di dokumen sumber dan konversi ulang, bukan di berkas PDF-nya.
- Kalau pergeserannya kecil dan tidak mengganggu, rapikan langsung di berkas PDF: putar halaman yang salah arah, hapus halaman kosong, atau susun ulang urutannya.
- Setelah hasilnya layak, periksa ukuran berkasnya sebelum dikirim.
Langkah keempat sering dilewati. Memperbaiki posisi teks di dalam PDF jauh lebih melelahkan daripada memperbaiki satu pengaturan di dokumen sumbernya.
Kapan pergeseran tidak bisa dihindari
Dokumen dengan rumus matematika bertingkat, diagram yang disusun dari banyak objek, dan tata letak majalah dua kolom dengan gambar yang saling mengunci hampir selalu bergeser. Untuk dokumen seperti itu, konversi ke PDF bukan cara yang tepat untuk menjaga tata letaknya.
Pilihan yang lebih masuk akal: cetak dokumennya menjadi PDF dari aplikasi aslinya di komputer sendiri, atau kirim dokumennya dalam format aslinya beserta catatan font yang dipakai. Kalau tampilan yang persis sama memang menjadi syarat, aplikasi desktop yang bisa menampilkan dokumen dan hasilnya berdampingan memberi kendali yang lebih langsung.
Perlu disebut juga bahwa konversi PDF ke format lain mengalami hal serupa. Saat teks ditarik keluar dari PDF, urutan kolom bisa berubah karena teks dibaca berurutan. Pergeseran pada arah ini bukan soal posisi, melainkan soal urutan bagian.
Masalah yang sering terjadi
Jumlah halaman bertambah setelah konversi. Biasanya karena font berganti atau tabel terdorong. Ganti font dokumen dengan font yang umum, lalu konversi ulang.
Tabel terpotong di sisi kanan. Lembar kerja diskalakan agar muat lebar A4, jadi tabel dengan kolom sangat banyak akan tampak lebih kecil. Kalau hasilnya terlalu kecil untuk dibaca, pindahkan sebagian kolom ke lembar lain, atau bagi tabelnya menjadi dua bagian.
Gambar pindah ke halaman berikutnya. Gambar yang mengambang paling sering mengalaminya. Ubah menjadi gambar yang menempel pada baris teks, lalu konversi ulang.
Nomor halaman berubah posisinya. Nomor halaman yang dihitung otomatis ditempatkan ulang oleh mesin render. Periksa halaman terakhir untuk memastikan nomornya masih masuk.
Halaman kosong muncul di tengah dokumen. Biasanya akibat pemisah halaman manual yang diterjemahkan ganda. Hapus halaman kosongnya lewat Hapus Halaman PDF, lalu periksa lagi urutannya.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya dikonversi dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Untuk tool di kelompok konversi, berkas dialirkan ke pemroses dan hasilnya dikirim balik ke peramban tanpa ditulis ke penyimpanan permanen. Meski begitu, berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses berlangsung. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Dokumen percetakan yang presisi juga lebih baik dikerjakan dengan aplikasi desktop, karena pergeseran kecil hanya ketahuan setelah hasilnya diperiksa.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah pergeseran bisa dihilangkan sepenuhnya? Tidak selalu. Mesin render menghitung ulang tata letak, dan hasilnya tidak bisa identik dengan aplikasi aslinya. Yang bisa dilakukan adalah menekan pergeseran sampai tidak mengganggu.
Apakah pergeseran menandakan berkasnya rusak? Tidak. Berkas hasil konversinya normal dan bisa dibuka di pembaca PDF mana pun. Yang berubah hanya posisi beberapa elemen di halaman.
Kenapa font saya diganti? Karena font yang dipakai dokumen tidak tersedia di mesin render. Font yang tidak ada diganti dengan font serupa, dan lebar hurufnya berbeda. Pakai font yang umum tersedia untuk mengurangi kejadian ini.
Apakah konversi Excel selalu mengecilkan tabel? Lembar kerja diskalakan agar muat lebar A4, jadi tabel dengan kolom sangat banyak akan tampak lebih kecil. Orientasi lanskap atau pemisahan kolom mengurangi skalanya.
Apakah hasil konversi bisa dirapikan setelah jadi? Bisa, untuk hal-hal sederhana seperti memutar halaman yang salah arah atau menghapus halaman kosong. Untuk pergeseran tata letak, memperbaiki dokumen sumbernya lebih efektif.
Rapikan sumbernya sebelum dikonversi
Sebelum berkas diubah, rapikan dulu dokumen sumbernya: font umum, susunan satu kolom, dan pengaturan cetak yang sederhana. Setelah hasilnya jadi, periksa jumlah halaman dan posisi tabelnya, lalu rapikan halaman yang bermasalah lewat Mengatur Halaman PDF.
Peta lengkap pekerjaan konversi ada di Konversi Format Dokumen. Untuk memperkecil hasil konversi yang terlalu besar, ukurannya bisa ditekan lewat Kompres PDF.
Untuk topik PDF di luar konversi, dari menyusun halaman sampai mengoptimalkan ukuran berkas, mulailah dari Panduan PDF.