Teks PDF tidak bisa diedit karena beberapa sebab yang berbeda, dan yang paling sering adalah berkasnya hasil pindai. Hasil pindai menyimpan halamannya sebagai gambar, sehingga tidak ada teks yang bisa diklik. Sebab lain: dokumen terkunci kata sandi, teks yang sudah berubah menjadi kurva, dan huruf yang tidak tersedia untuk teks baru.
Menebak penyebabnya bisa berujung pada pekerjaan yang salah. Menutup bagian yang seharusnya disunting, atau menyunting bagian yang memang tidak punya teks, sama-sama membuang waktu. Karena itu, langkah pertamanya selalu sama: cari tahu dulu apa yang sebenarnya tersimpan di dalam berkas.
Cara memeriksanya sederhana dan tidak butuh tool khusus. Buka berkasnya di pembaca PDF, seret kursor di atas satu baris teks, lalu coba cari satu kata yang Anda tahu ada di halaman itu. Dua hasil dari pemeriksaan itu menentukan seluruh langkah berikutnya.
Empat sebab yang paling sering
Berkasnya hasil pindai. Halaman disimpan sebagai gambar, bukan sebagai huruf. Tidak ada teks yang bisa disorot, dan pencarian tidak menemukan apa pun. Ini penyebab paling umum, terutama pada dokumen lama, berkas dari instansi, dan lampiran yang difoto.
Dokumennya terkunci. PDF yang dilindungi kata sandi membatasi penyuntingan. Berkasnya bisa dibuka untuk dibaca, tetapi perintah penyuntingan tidak berjalan sebelum kuncinya dibuka. Sebagian pembaca PDF bahkan menolak membukanya sama sekali.
Teks sudah menjadi kurva. Sebagian dokumen menyimpan huruf sebagai bentuk gambar vektor, bukan sebagai karakter. Tampilannya tetap tajam di semua ukuran, tetapi tidak ada karakter yang bisa diklik atau dicari. Ini sering terjadi pada desain yang dibuat di aplikasi grafis lalu diekspor ke PDF.
Teksnya berupa potongan yang tidak terduga. PDF menyimpan teks per potongan yang sudah diposisikan, bukan sebagai alur paragraf. Satu kalimat bisa terdiri dari beberapa potongan, dan sebagian potongan itu hanya berisi spasi atau bagian dari satu kata. Klik yang meleset bisa mengenai potongan yang salah.
Cara memastikan penyebabnya
- Buka berkasnya di pembaca PDF, lalu perbesar ke ukuran 100 persen.
- Seret kursor dari awal sampai akhir satu baris. Kalau ada yang tersorot, berkas itu punya lapisan teks.
- Tekan pintasan pencarian, lalu cari satu kata yang Anda tahu tercetak di halaman itu.
- Kalau pencarian tidak menemukan apa pun padahal katanya jelas terlihat, berkasnya hasil pindai atau teksnya sudah menjadi kurva.
- Kalau berkasnya meminta kata sandi saat dibuka, penyebabnya proteksi, bukan lapisan teks.
- Kalau teks tersorot dan pencarian berhasil, berkasnya bisa disunting lewat Edit PDF.
Langkah keenam adalah kesimpulan yang paling sering dibutuhkan. Kalau teksnya tersorot, penyuntingan bisa langsung dikerjakan.
Apa yang sebenarnya tersimpan di dalam PDF
PDF menyimpan halaman sebagai kumpulan objek yang sudah diposisikan: teks, gambar, garis, dan bentuk. Setiap objek teks membawa potongan huruf beserta koordinatnya di halaman, bukan paragraf yang mengalir. Itulah sebabnya perubahan kecil tidak menggeser apa pun, sedangkan perubahan besar bisa membuat elemen bertabrakan.
Pada PDF digital, potongan itu menyimpan karakter yang bisa diklik dan dicari. Pada hasil pindai, yang tersimpan hanya gambar halaman, sehingga tidak ada karakter sama sekali. Dua kondisi itu terlihat sama di layar, dan hanya bisa dibedakan dengan menyeret kursor atau mencoba mencari kata.
Kapan pindai ulang atau ketik ulang lebih hemat
Dua keadaan membuat penggantian berkas lebih hemat daripada menambal tampilannya. Pertama, kalau dokumennya akan sering disunting di kemudian hari. Berkas hasil pindai ulang dengan pengenalan huruf menyelesaikan masalah dari akarnya, karena isinya berisi lapisan teks yang bisa dicari dan disunting.
Kedua, kalau perubahan yang dibutuhkan menyentuh banyak kalimat. Menambahkan teks baru di atas halaman hanya cocok untuk keterangan tambahan. Untuk perubahan isi yang menyebar, mengetik ulang dari sumber atau memindai ulang jauh lebih cepat daripada menambal satu per satu.
Sebaliknya, kalau dokumennya hanya perlu satu keterangan atau satu penutupan bagian, menambal langsung lebih hemat. Pindai ulang menuntut waktu dan alat, sedangkan tambalan bisa selesai dalam beberapa menit.
Berkas pindai: yang bisa dan tidak bisa dilakukan
Pada berkas pindai, teks yang sudah tercetak tidak bisa diubah atau dihapus. Yang bisa dikerjakan adalah menambahkan teks baru sebagai lapisan di atas halaman, dan menutup bagian yang salah dengan area putih pada halaman berlatar putih. OCR belum tersedia, jadi huruf di dalam gambar belum bisa dikenali mesin.
Kalau dokumennya perlu diubah sebagai teks, ada dua jalan. Pertama, pindai ulang dengan pemindai yang punya fitur pengenalan huruf, sehingga hasilnya berisi lapisan teks. Kedua, ketik ulang isinya dari sumber, lalu buat PDF baru dari teks itu. Kedua jalan itu memang lebih panjang, tetapi menghasilkan berkas yang benar-benar bisa disunting dan dicari.
Untuk pekerjaan cepat pada berkas pindai, alur lengkapnya ada di Cara Mengedit PDF Scan.
Dokumen terkunci: membuka sebelum menyunting
PDF yang terkunci tidak bisa disunting sebelum lapisan kuncinya dihapus. Buka dulu proteksinya lewat Buka Kunci PDF. Syaratnya satu: Anda wajib tahu sandi dokumennya. Tanpa sandi yang benar, berkasnya tidak bisa dibuka.
Setelah kuncinya dibuka, isi halaman, huruf, dan gambarnya tidak berubah. Hasilnya salinan tanpa kunci yang siap disunting, digabung, atau dicetak. Proteksi baru dipasang kembali setelah seluruh suntingan selesai, karena berkas terkunci akan meminta sandi setiap kali dibuka untuk diubah.
Huruf yang tidak ada dan teks baru
Kalau teks tersorot tetapi hasil suntingannya terlihat berbeda, penyebabnya huruf. Font yang dipakai dokumen menentukan hasil suntingan, dan huruf yang tidak ada bisa diganti huruf serupa. Penggantian itu mengubah lebar huruf, sehingga panjang baris bisa ikut berubah.
Sebagian dokumen juga menyematkan huruf dengan lisensi yang tidak mengizinkan penyuntingan. Dalam kondisi itu, teks baru memakai huruf pengganti. Periksa hasilnya sebelum berkas dikirim, terutama pada dokumen resmi yang hurufnya harus seragam.
Yang sering disalahartikan
Mengira PDF sama dengan Word. Di Word, teks mengalir dan paragraf menyesuaikan diri saat diubah. Di PDF, teks sudah diposisikan pada tempatnya, sehingga perubahan kecil tidak menggeser apa pun, sedangkan perubahan besar bisa membuat elemen bertabrakan.
Mengira semua PDF bisa disunting. PDF adalah format tampilan akhir. Sebagian berkas memang dibuat untuk tidak disunting lagi, dan sebagian lagi dibuat dari gambar sehingga tidak pernah punya teks.
Mengira kotak hitam menghapus teks. Kotak hitam dan anotasi hanya menutupi tampilan. Teks di bawahnya masih ada di dalam berkas dan bisa disalin. Untuk data yang benar-benar harus hilang, penyensoran permanen adalah cara yang benar.
Mengira dokumen sumbernya sudah tidak ada. Kalau dokumen aslinya masih tersimpan sebagai Word atau naskah lain, memperbaiki di sumbernya lalu mengekspor ulang hampir selalu lebih rapi daripada menambal PDF hasilnya.
Kapan sebaiknya dikerjakan di komputer sendiri
Berkas berisi data pribadi atau dokumen perusahaan yang belum boleh meninggalkan jaringan kantor sebaiknya diperiksa dengan aplikasi di komputer sendiri. Editor ini membuka berkas langsung di peramban tanpa unggahan, dan keterangan perlakuan berkasnya ada di kebijakan privasi.
Kalau yang dibutuhkan hanya membaca, tidak ada yang perlu disunting. Membukanya di pembaca PDF sudah cukup.
Pertanyaan yang sering muncul
Kenapa teks di PDF saya tidak bisa diklik? Berkasnya kemungkinan hasil pindai, sehingga halamannya berupa gambar tanpa lapisan teks. Pindai ulang dengan pengenalan huruf atau ketik ulang isinya bila teksnya memang perlu diubah.
Apakah PDF hasil pindai bisa dibuat bisa dicari? Belum lewat tool di sini, karena OCR belum tersedia. Jalan yang ada adalah memindai ulang dengan fitur pengenalan huruf.
Kenapa pencarian tidak menemukan kata yang jelas terlihat? Kata itu bagian dari gambar halaman atau sudah berubah menjadi bentuk vektor, sehingga tidak tersimpan sebagai karakter.
Kenapa hasil edit saya memakai huruf yang berbeda? Huruf dokumen tidak tersedia di editor, sehingga diganti huruf serupa. Periksa hasilnya, atau perbaiki dari dokumen sumber.
Apakah PDF yang terkunci bisa dibuka paksa? Tidak. Kuncinya hanya bisa dihapus kalau Anda tahu sandi dokumennya. Tanpa sandi yang benar, berkasnya tidak bisa dibuka.
Setelah penyebabnya diketahui
Kalau teksnya tersorot dan pencarian berhasil, buka Edit PDF dan sunting langsung. Kalau berkasnya terkunci, buka dulu lewat Buka Kunci PDF. Kalau yang dibutuhkan menambahkan teks baru pada berkas pindai, langkahnya ada di Cara Menambahkan Teks ke PDF. Gambaran seluruh pekerjaan penyuntingan ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.