Stempel lunas pdf ditempelkan lewat Stempel PDF. Pilih preset LUNAS atau tulis teks sendiri sampai 60 karakter, misalnya dengan tanggal dan nomor invoice, geser posisinya di pratinjau, lalu proses. Cap itu menempel permanen pada satu halaman. Untuk invoice yang berhalaman banyak, tool yang sama diulang untuk setiap halaman yang perlu ditandai.
Stempel lunas bukan pengganti bukti pembayaran. Fungsinya menandai bahwa dokumen yang dipegang penerima sudah selesai urusannya, sehingga tidak ada lagi pertanyaan soal tagihan yang tertunda. Nilai kekuatan tanda itu tergantung pada siapa yang memasangnya dan seberapa jelas keterangannya. Karena itu, isi teks cap dan posisinya perlu dipikirkan sebelum dipasang.
Invoice dan tanda terima adalah dua dokumen yang paling sering distempel lunas. Invoice menagih, tanda terima mengonfirmasi. Keduanya sering dikirim dalam satu berkas PDF, dan di situlah muncul pertanyaan praktis: halaman mana yang perlu dicap, dan apa yang harus ditulis di capnya.
Kapan stempel lunas dipakai
Pakai saat pembayaran sudah benar-benar diterima dan Anda ingin menandainya di dokumen yang sama dengan yang dipegang pelanggan. Cap lunas menutup percakapan soal tagihan tanpa perlu mengirim surat keterangan terpisah.
Pakai juga untuk dokumen internal. Rekap penjualan, daftar tagihan, atau arsip invoice yang sudah dibayar sering diberi cap lunas supaya saat dibuka kembali, statusnya langsung terlihat. Ini berguna ketika file dibuka oleh orang yang tidak terlibat dalam transaksi aslinya.
Jangan pakai stempel lunas sebelum dana benar-benar masuk. Cap yang menyatu permanen tidak bisa ditarik kembali, dan berkas yang sudah dikirim tidak bisa ditarik dari perangkat penerima. Kalau status pembayarannya masih menunggu konfirmasi, tunda dulu.
Jangan juga memakai stempel ini sebagai pengganti kuitansi resmi atau bukti setor bank. Untuk keperluan akuntansi dan pajak, dokumen yang berlaku tetap kuitansi atau bukti transfer dari bank. Stempel di sini adalah penanda visual pada berkas, bukan dokumen keuangan.
Menyiapkan teks cap untuk invoice
Isi cap yang paling berguna memuat tiga hal: kata LUNAS, tanggal pembayaran, dan nomor invoice. Ketiganya muat dalam 60 karakter kalau ditulis ringkas. Nomor invoice berguna karena penerima bisa mencocokkannya dengan catatan mereka sendiri.
Kalau ruangnya tidak cukup, prioritaskan kata LUNAS dan tanggalnya. Tanggal adalah keterangan yang paling sering ditanyakan kemudian, sedangkan nomor invoice biasanya sudah tercetak jelas di badan dokumen. Kalau nomor invoice sangat panjang, potong bagian awal yang sama untuk semua invoice dan sisakan nomor urutnya.
Untuk tanda terima, capnya bisa lebih sederhana. Kata LUNAS dengan tanggal biasanya sudah cukup, karena tanda terima sendiri sudah menyatakan bahwa pembayaran diterima. Menambahkan nama penerima uang juga masuk akal kalau dokumennya dipakai sebagai bukti serah terima.
Hindari menulis nominal pembayaran di cap kalau angkanya panjang. Nominal sudah tercantum di badan invoice, dan mengulanginya di cap hanya menghabiskan ruang serta menambah risiko salah ketik.
Langkah menempelkan stempel lunas
- Pastikan pembayaran sudah diterima dan dicatat.
- Siapkan teks capnya: kata LUNAS, tanggal, dan nomor invoice bila muat.
- Buka Stempel PDF di peramban.
- Unggah berkas invoice atau tanda terimanya. Satu proses menangani satu halaman.
- Pilih preset LUNAS atau isi teks bebas.
- Geser posisi cap di pratinjau. Tempat yang lazim adalah dekat keterangan total atau di sudut kanan bawah, asalkan tidak menutupi angka.
- Jalankan prosesnya, periksa hasilnya, lalu unduh.
- Untuk halaman lain pada invoice yang sama, ulangi dengan berkas hasil dan posisi yang sama supaya capnya konsisten.
- Simpan berkas hasilnya di arsip dan kirim salinannya ke pelanggan.
Langkah kedelapan yang paling sering memakan waktu pada invoice berhalaman banyak. Karena satu proses hanya menangani satu halaman, setiap halaman diulang satu per satu. Kerjakan berurutan dari halaman pertama supaya tidak ada halaman yang terlewat.
Invoice berhalaman banyak
Invoice dengan banyak halaman biasanya punya satu halaman utama berisi ringkasan tagihan, lalu halaman lampiran berisi rincian barang atau jasa. Pertanyaan yang muncul: apakah semua halaman perlu dicap?
Jawabannya tergantung keperluan. Kalau pelanggan hanya membutuhkan penanda pada halaman ringkasan, cap di halaman pertama sudah cukup. Kalau dokumennya akan diarsipkan sebagai satu berkas utuh dan dibaca orang lain di kemudian hari, menandai setiap halaman lebih aman karena halaman yang terlepas tidak akan terlihat belum lunas.
Kalau memilih menandai semua halaman, letakkan cap di posisi yang sama di setiap halaman. Konsistensi itu membuat dokumen terlihat rapi dan memudahkan pemeriksaan. Untuk halaman lampiran yang penuh tabel, cari area kosong di bagian bawah atau atas supaya tidak ada angka yang tertutup.
Kalau invoice-nya akan dikirim ke beberapa penerima dengan halaman berbeda, pisahkan dulu halamannya lewat Ekstrak Halaman PDF, cap masing-masing, lalu gabungkan kembali dengan Gabung PDF. Urutan pekerjaan itu mencegah cap dipasang di halaman yang salah.
Setelah distempel
Simpan berkas hasilnya di tempat yang mudah ditemukan. Nama berkas sebaiknya memuat nomor invoice dan tanggal pembayaran, supaya pencarian di kemudian hari tidak bergantung pada isi dokumennya.
Kalau pelanggan meminta bukti yang bisa diperiksa dari ponsel, pertimbangkan menambahkan kode QR berisi tautan ke catatan pembayaran. Caranya ada di Cara Menambahkan QR Code ke PDF.
Masalah yang sering terjadi
Cap dipasang di halaman yang salah. Biasanya karena halaman dibuka di posisi yang tidak diperhatikan saat pratinjau. Ulangi dari berkas sebelum stempel dipasang, lalu periksa nomor halamannya.
Halaman kedua tidak ikut tercap. Satu proses memang hanya menangani satu halaman. Ulangi tool untuk halaman berikutnya.
Cap menutupi angka total. Geser posisinya ke area kosong. Kalau tidak ada ruang, kecilkan teks capnya dengan memilih kata yang lebih pendek.
Teks cap terpotong. Jumlah karakter melebihi 60. Persingkat tanggal atau hilangkan nomor invoice dari cap.
Stempel perlu diubah setelah terkirim. Tidak bisa. Cap menempel permanen dan tidak bisa digeser penerima. Pastikan isinya benar sebelum berkas dikirim.
Berkas tidak bisa diproses. Invoice yang dilindungi kata sandi harus dibuka dulu lewat Buka Kunci PDF. Sandi dokumennya harus diketahui.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Invoice memuat data keuangan dan data pelanggan. Kalau kebijakan usaha atau kantor Anda melarang berkas keluar dari jaringan sendiri, kerjakan penstempelan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Invoice yang diproses mengalir ke pemroses dan hasilnya kembali ke peramban. Tidak ada salinan permanen yang disimpan, tetapi berkas tetap meninggalkan perangkat selama proses. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau capnya harus berbentuk gambar resmi usaha, stempel teks di sini tidak bisa menggantikannya. Cetak invoice-nya, bubuhkan cap basah, lalu pindai hasilnya. Cara itu lebih lambat, tetapi bentuk capnya sesuai.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua halaman invoice perlu distempel? Tergantung keperluan. Halaman ringkasan saja sering cukup. Kalau dokumennya diarsipkan utuh, tandai setiap halaman supaya tidak ada bagian yang tampak belum lunas.
Apakah stempel lunas menggantikan kuitansi? Tidak. Stempel ini penanda visual pada berkas. Bukti keuangan yang berlaku tetap kuitansi atau bukti transfer dari bank.
Bisakah stempel memuat nominal pembayaran? Bisa, selama seluruh teksnya tidak melebihi 60 karakter. Namun nominal sudah tercantum di badan invoice, jadi mengulanginya di cap jarang diperlukan.
Apakah cap bisa dihapus kalau pembayarannya dibatalkan? Tidak. Cap permanen. Kalau pembayarannya batal, buat dokumen baru dengan keterangan yang sesuai.
Apakah stempel lunas boleh dipasang oleh staf administrasi? Itu keputusan internal usaha Anda. Yang perlu dipastikan, pembayarannya sudah benar-benar diterima sebelum cap dipasang.
Tandai yang sudah selesai
Stempel lunas adalah langkah terakhir dari urusan penagihan. Pastikan pembayarannya benar-benar diterima, susun teks capnya, lalu kerjakan per halaman sampai selesai. Kalau dokumennya juga perlu ditandai sebagai salinan atau arsip, Watermark PDF bisa dipakai untuk keperluan itu. Untuk gambaran seluruh pekerjaan edit, mulai dari Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.