Menambahkan stempel di PDF dikerjakan lewat Stempel PDF: pilih salah satu preset (DISETUJUI, LUNAS, ASLI, DITOLAK) atau tulis teks sendiri sampai 60 karakter, geser posisinya di pratinjau, lalu proses. Cap itu menempel pada satu halaman dan satu posisi tertentu. Untuk halaman lain, tool yang sama diulang.
Cap yang dihasilkan adalah lapisan teks yang menyatu ke halaman, bukan anotasi yang bisa digeser penerima. Setelah diproses, stempel tidak bisa dipindahkan lagi oleh orang yang menerima berkas. Sifat itu membuatnya cocok untuk menandai dokumen yang sudah melalui pemeriksaan atau pembayaran, selama dokumennya memang sudah final dan posisinya sudah Anda yakini.
Satu hal yang perlu dipahami sejak awal: yang ditempelkan adalah cap berisi tulisan, bukan gambar. Jadi stempel ini tidak bisa memakai gambar hasil pindai stempel basah atau berkas logo. Bentuknya teks, bukan gambar. Cara menyiapkan teks cap yang rapi dibahas di Cara Membuat Stempel Digital, sementara pemakaiannya untuk bukti pembayaran ada di Cara Menambahkan Stempel Lunas.
Kapan stempel teks dipakai
Stempel dipakai ketika dokumen perlu ditandai statusnya secara visual dan tanda itu harus ikut tercetak atau terlihat di berkas yang dikirim. Contohnya surat yang sudah disetujui pimpinan, berkas pendaftaran yang sudah diverifikasi, atau salinan dokumen yang dinyatakan sesuai aslinya.
Stempel juga berguna untuk dokumen yang berpindah tangan tanpa aplikasi khusus. Penerima cukup membuka PDF-nya dan melihat cap di halaman. Karena cap menyatu ke halaman, tidak ada risiko cap tergeser saat berkas dibuka di perangkat atau aplikasi yang berbeda.
Sebaliknya, jangan pakai stempel kalau yang dibutuhkan adalah bukti keaslian yang bisa diverifikasi sistem lain. Tanda tangan digital bersertifikat belum tersedia di sini. Stempel dan tanda tangan visual menempel sebagai lapisan tampilan, bukan sebagai bukti kriptografis. Untuk keperluan itu, tanda tangan digital dari penyedia resmi tetap diperlukan.
Langkah menambahkan stempel di PDF
- Pastikan isi dokumen sudah final. Perubahan setelah stempel dipasang akan membuat cap itu menutupi bagian yang salah.
- Siapkan teks capnya lebih dulu: pilih preset atau tulis sendiri, maksimal 60 karakter.
- Buka Stempel PDF di peramban.
- Unggah berkasnya. Satu proses menangani satu halaman.
- Pilih preset atau isi teks cap.
- Geser posisi stempel di pratinjau sampai berada di tempat yang diinginkan. Hindari menutupi teks penting, nomor surat, atau tanda tangan.
- Jalankan prosesnya.
- Periksa hasilnya, lalu unduh.
- Untuk halaman lain, buka kembali tool ini, unggah berkas hasilnya, dan ulangi dari langkah kelima.
Langkah kesembilan penting karena satu proses hanya menangani satu halaman. Untuk dokumen berhalaman banyak yang semua halamannya perlu dicap, pekerjaan itu dilakukan berulang.
Menempatkan cap supaya tidak mengganggu isi
Posisi cap menentukan berguna atau tidaknya stempel itu. Letakkan di area yang kosong dan tetap terbaca saat dicetak. Sudut kanan bawah sering menjadi pilihan karena biasanya tidak memuat teks utama, tetapi periksa dulu apakah ada nomor halaman atau catatan kaki di sana.
Hindari menutupi teks yang harus dibaca, terutama angka, tanggal, dan nama. Cap yang menimpa tulisan membuat dokumen sulit dibaca dan bisa memicu pertanyaan dari penerima. Kalau ruang kosongnya sempit, kecilkan teks cap atau pilih kata yang lebih pendek.
Untuk dokumen resmi, cap biasanya diletakkan dekat tanda tangan atau di sudut halaman. Posisi itu bukan aturan tertulis, tetapi kebiasaan yang memudahkan penerima menemukan penanda status. Selama tidak menutupi isi, posisi di mana pun tetap sah.
Memilih antara preset dan teks bebas
Empat preset yang tersedia adalah DISETUJUI, LUNAS, ASLI, dan DITOLAK. Preset dipakai kalau maksudnya memang salah satu dari empat status itu. Karena tulisannya sudah tetap, tidak ada risiko salah ketik dan hasilnya konsisten antar dokumen.
Teks bebas dipakai kalau statusnya bukan salah satu dari empat preset. Misalnya "DIVERIFIKASI", "SALINAN", atau "TERKIRIM". Batasnya 60 karakter, jadi kalimat panjang tidak muat. Untuk cap yang memuat nama instansi, tanggal, dan kode, rangkai teksnya serapi mungkin karena semuanya dihitung ke dalam batas karakter yang sama.
Masalah yang sering terjadi
Cap menutupi teks penting. Penyebabnya posisi yang kurang tepat atau teks cap yang terlalu panjang. Ulangi prosesnya dari berkas sebelum stempel dipasang, lalu geser posisinya.
Stempel tidak muncul di halaman yang diinginkan. Ingat bahwa satu proses menangani satu halaman. Kalau cap muncul di halaman lain, ulangi dengan berkas yang benar dan pilih halamannya di pratinjau.
Teks cap terpotong. Jumlah karakter melebihi 60. Persingkat teksnya, atau pecah menjadi dua baris dengan memilih kata yang lebih ringkas.
Hasilnya terlihat berbeda saat dicetak. Warna dan ketebalan bisa terlihat berbeda di kertas dibandingkan di layar. Periksa lewat pratinjau cetak sebelum dokumen dicetak banyak.
Berkas tidak bisa diproses. Berkas yang terkunci kata sandi harus dibuka dulu lewat Buka Kunci PDF. Tanpa sandi yang benar, berkasnya tidak bisa dibaca.
Stempel tidak bisa digeser setelah diproses. Ini memang sifatnya. Cap menempel permanen. Kalau masih perlu diubah, kerjakan dari berkas sebelum stempel dipasang.
Urutan pekerjaan sebelum stempel dipasang
Susun urutan pekerjaannya supaya tidak ada cap yang harus dipasang dua kali. Perubahan isi dikerjakan lebih dulu: perbaiki teks lewat Edit PDF, tutup kesalahan ketik lewat Tip-ex PDF, dan hitamkan data sensitif lewat Sensor PDF. Setelah isinya tetap, barulah susunan halaman dirapikan.
Susunan halaman mencakup penggabungan berkas, penghapusan halaman, pemutaran orientasi, dan pengurutan. Keempatnya mengubah posisi halaman, dan stempel yang sudah terpasang ikut berpindah bersama halamannya. Kalau urutannya berubah setelah stempel dipasang, cap bisa berakhir di halaman yang salah. Pekerjaan susunan halaman dijelaskan di Mengatur Halaman PDF.
Setelah susunan final, baru bubuhkan penanda. Stempel dipasang bersama penanda lain seperti nomor halaman, watermark, dan kode QR. Urutan di antara penanda tidak terlalu penting, asalkan semuanya dikerjakan setelah isi dan susunan halaman selesai.
Stempel untuk dokumen berhalaman banyak
Untuk dokumen berhalaman banyak, putuskan lebih dulu halaman mana yang perlu dicap. Cap di setiap halaman cocok untuk dokumen yang akan diarsipkan utuh, karena halaman yang terlepas tetap membawa penanda statusnya. Cap di halaman tertentu saja cocok untuk dokumen yang halaman pertamanya sudah mewakili keseluruhan isi.
Kalau halamannya banyak, kerjakan berurutan dari halaman pertama dan letakkan cap di posisi yang sama setiap kali. Posisi yang konsisten membuat dokumen terlihat rapi saat diperiksa, dan memudahkan Anda melacak halaman mana yang sudah dikerjakan. Buka berkas hasil sebagai masukan untuk halaman berikutnya, supaya cap sebelumnya tetap ada.
Kapan sebaiknya tidak memakai tool online
Dokumen yang akan distempel sering berupa surat resmi, kontrak, atau berkas administrasi yang memuat data pribadi. Kalau dokumen itu tidak boleh meninggalkan jaringan kantor, kerjakan dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Tool online cocok untuk pekerjaan cepat pada berkas yang tidak sensitif.
Selama pemrosesan, berkas berpindah dari perangkat Anda ke pemroses dan hasilnya dikirim balik. Berkas tidak disimpan permanen, tetapi ia tetap melewati jaringan. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Kalau instansi Anda punya aturan sendiri soal bentuk cap, ikuti aturan itu. Stempel digital di sini adalah cap teks, dan bentuknya tidak selalu sesuai dengan cap resmi yang diwajibkan. Dalam situasi seperti itu, cap basah di atas kertas cetak masih menjadi cara yang benar.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah stempel bisa ditempelkan ke beberapa halaman sekaligus? Tidak dalam satu proses. Satu proses menangani satu halaman, jadi halaman lain diulang dengan tool yang sama.
Apakah penerima bisa menggeser atau menghapus stempel? Tidak. Cap menyatu ke halaman dan tidak bisa digeser penerima.
Bisakah stempel memakai gambar logo atau cap hasil pindai? Belum bisa. Tool ini menempelkan cap berisi tulisan. Untuk cap bergambar belum tersedia.
Apakah stempel bisa dipasang setelah dokumen digabung? Bisa, dan itu urutan yang disarankan. Pasang cap setelah semua halaman berada di satu berkas supaya tidak ada halaman yang terlewat.
Apakah urutan halaman boleh diubah setelah stempel dipasang? Boleh, tetapi cap akan ikut pindah bersama halamannya. Kalau urutannya masih akan berubah, selesaikan dulu pengaturan halaman lewat Mengatur Halaman PDF.
Pasang stempel terakhir
Stempel adalah langkah penutup. Selesaikan dulu semua perubahan isi dan susunan halaman, baru bubuhkan cap. Kalau dokumennya juga perlu ditandai sebagai salinan, pertimbangkan Watermark PDF yang menulis teks dengan opasitas halus di tengah halaman. Untuk gambaran seluruh pekerjaan edit, mulai dari Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.