Contoh kwitansi PDF adalah dokumen bukti penerimaan uang yang memuat nomor kwitansi, nama penerima, nama pembayar, nominal dalam angka dan huruf, keperluan pembayaran, tanggal, dan tanda tangan penerima, yang disusun di editor teks lalu disimpan lewat Teks ke PDF. Hasil akhirnya berupa satu file PDF yang rapi, mudah dicetak, dan tampilannya tidak berubah saat dibuka di perangkat lain. Kwitansi dibuat setelah uang benar-benar diterima, bukan sebelum ada pembayaran.

Artikel ini berisi contoh susunan kwitansi dan batasnya. Langkah menyusunnya dari awal, termasuk nomor dan tanda tangan, dibahas di Cara Membuat Kwitansi PDF.

Kwitansi sering dibutuhkan untuk pembayaran tunai antar pribadi, pelunasan jasa tukang, pembayaran sewa, atau uang muka pemesanan. Tanpa kwitansi, kedua pihak hanya mengandalkan ingatan bila suatu hari ada selisih paham. Dengan kwitansi PDF, penerima punya arsip digital dan pembayar punya bukti tertulis yang bisa dicetak rangkap. Kebiasaan kecil ini melindungi kedua belah pihak dengan biaya yang hampir nol.

Syarat dan batas kwitansi yang mengikat

Kwitansi pada dasarnya adalah tanda terima dari pihak yang menerima uang, jadi yang menandatangani adalah penerima, bukan pembayar. Cantumkan identitas penerima dengan jelas dan tulis nominal yang sama antara angka dan huruf. Selisih antara keduanya mudah memicu sengketa, jadi periksa dua-duanya sebelum menandatangani. Jangan menandatangani kwitansi kosong atau kwitansi dengan kolom nominal yang belum diisi.

Soal meterai, DJP menetapkan tarif Bea Meterai Rp10.000 per dokumen, dikenakan satu kali untuk setiap dokumen. Dokumen yang menyatakan jumlah uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000 dan menyebutkan penerimaan uang termasuk objek Bea Meterai, jadi kwitansi dengan nominal di atas batas itu masuk di dalamnya. Tanda terima pembayaran gaji dan pembayaran lain yang berkaitan dengan hubungan kerja, serta kuitansi untuk semua jenis pajak, bukan objek. Pihak yang meminta kwitansi, misalnya instansi, bank, atau perusahaan, bisa mensyaratkan hal sendiri, jadi tanyakan dulu.

Meterai bisa berbentuk tempel atau elektronik. Meterai tempel didistribusikan dan dijual PT Pos Indonesia, sedangkan e-meterai dibuat Peruri dan didistribusikan lewat sistem terintegrasi Peruri bersama mitra badan usaha (PP 86/2021). NgeditPDF tidak menjual maupun menerbitkan meterai. Bila ragu soal kewajiban dan cara pemasangannya, tanyakan ke KPP atau konsultan pajak. Artikel ini contoh umum penyiapan berkas, bukan nasihat hukum atau pajak. Jangan memakai kwitansi untuk merekayasa nilai transaksi, menutupi setoran, atau memalsukan nama penerima.

NgeditPDF tidak berafiliasi dengan Ditjen Pajak, bank, OJK, maupun Peruri. Layanan ini hanya mengubah teks menjadi PDF, bukan mengesahkan pembayaran dan bukan menerbitkan dokumen resmi. Jika format kwitansi yang diminta instansi berbeda dengan contoh di sini, ikuti format instansi tersebut.

Aturan ketenagakerjaan, pajak, dan perbankan berubah dari waktu ke waktu dan berbeda tiap daerah dan instansi. Cek selalu ketentuan resmi terbaru. Artikel ini contoh umum, bukan nasihat hukum atau pajak. NgeditPDF hanya membantu menyiapkan berkas.

Kapan kwitansi dipakai dan kapan tidak

Kwitansi dipakai setiap ada serah terima uang tunai atau transfer yang perlu bukti tertulis dari penerima. Contohnya pelunasan jasa, pembayaran sewa kos, titip uang muka katering, atau penerimaan pembayaran dari pelanggan toko. Cirinya uang sudah berpindah dan penerima perlu menyatakan sudah menerima dengan nominal yang jelas.

Kwitansi tidak dipakai untuk menagih pembayaran yang belum terjadi. Menagih memakai invoice atau nota, bukan kwitansi. Kwitansi juga tidak dipakai sebagai kontrak kerja atau surat perjanjian, karena fungsinya hanya menyatakan penerimaan uang. Jika transaksinya kompleks dengan banyak termin dan syarat, lengkapi kwitansi dengan kesepakatan tertulis terpisah agar tiap pembayaran punya rujukan.

Cara Teks ke PDF ini cocok untuk kwitansi satu halaman yang dibuat cepat dari HP atau laptop. Jika kwitansi kamu sudah diketik di Word dengan kop usaha, pakai Word ke PDF (simpan langsung ke PDF dari menu File di Microsoft Word atau WPS) agar formatnya tidak bergeser. Jika bukti transfer dari bank perlu dilampirkan, gabungkan setelah kwitansi final lewat Gabung PDF.

Cara buat kwitansi PDF langkah demi langkah

  1. Pastikan uang sudah diterima dan catat nominal pastinya, nama pembayar, dan keperluan pembayaran sebelum menulis apa pun.
  2. Tentukan nomor kwitansi dengan pola berurutan, misalnya kode bulan dan nomor urut, lalu catat di buku arsip.
  3. Buka editor teks dan tulis judul kwitansi plus nomor dan tanggal penerimaan di bagian atas.
  4. Tulis blok identitas, yaitu sudah terima dari siapa, jumlah uang berapa, untuk pembayaran apa, dengan kalimat yang lengkap.
  5. Tulis nominal dalam angka dan dalam huruf, pastikan keduanya sama persis tanpa selisih.
  6. Tambahkan nama terang penerima dan siapkan ruang tanda tangan di kanan bawah beserta tanggalnya.
  7. Baca ulang seluruh isi, cocokkan nominal angka dan huruf, nama pembayar, dan keperluan pembayaran.
  8. Buka Teks ke PDF, tempel teks kwitansi yang sudah final, lalu unduh dengan nama jelas seperti kwitansi-nama-pembayar-tanggal.pdf.
  9. Cetak bila perlu rangkap untuk penerima dan pembayar, lalu minta penerima menandatangani di atas kertas hasil cetak.

Batas umum pemrosesan adalah 20 kali per hari tanpa akun, 30 kali per hari paket Gratis, dan tanpa batas jumlah pada paket Berbayar, dengan batas ukuran 10 MB untuk pemakaian tanpa akun, 30 MB untuk paket Gratis, serta 200 MB untuk paket Berbayar. Detail terkini ada di halaman harga. Untuk kwitansi harian toko, kerjakan yang nominalnya perlu segera dibuktikan dulu agar jatah harian tidak habis untuk draf.

Soal kerapian, buat kwitansi muat satu halaman dengan huruf yang jelas dan ruang tanda tangan yang cukup. Uji cetak satu lembar dulu sebelum mencetak banyak, pastikan garis potong dan kolom tanda tangan tidak terpotong. Hindari hiasan berlebihan yang mengecilkan ruang isi.

Soal privasi, berkas dikirim ke server untuk diproses lalu hasilnya dikirim balik ke peramban, tidak masuk penyimpanan permanen, dan salinan sementaranya dihapus otomatis dalam hitungan menit, tetapi kwitansi memuat nama dan nominal transaksi. Gunakan jaringan pribadi, tutup tab setelah selesai, hapus draf yang tidak jadi dipakai, dan baca kebijakan privasi bila perlu kepastian tertulis.

Jika hasil cetak terpotong atau nominal diragukan

Jika hasil cetak terpotong di tepi, penyebabnya biasanya margin teks terlalu mepet. Rapikan teks sumber dengan margin yang lega, buat ulang PDF, lalu uji cetak satu lembar lagi. Jangan memperkecil hasil cetak lewat pengaturan printer sampai tulisan tidak terbaca, perbaiki sumbernya dulu.

Jika ada coretan atau salah tulis setelah dicetak, jangan menimpa angka dengan tulisan tangan yang berbeda tinta. Buat kwitansi pengganti dengan nomor yang sama plus kode revisi, tulis yang dikoreksi, dan batalkan lembar yang salah dengan mencoret dan menyimpan arsipnya. Cara ini menjaga kepercayaan pembayar.

Jika PDF terlalu besar untuk dikirim lewat chat, masalahnya biasanya gambar latar di kop. Kecilkan gambar sumber lalu buat ulang PDF dari awal. Bila masih kebesaran, pelajari konsep pengecilan di Kompres PDF tanpa mengorbankan keterbacaan nominal. Jangan mengompres sampai angka buram.

Cara lain bila tidak cocok

Jika kwitansi perlu tanda tangan digital sebelum dikirim, buat dulu PDF yang final lalu bubuhkan lewat Tanda Tangan PDF. Hanya penerima uang yang berhak menandatangani, jangan menempel tanda tangan orang lain. Jika kwitansi berisi data sensitif dan dikirim ke banyak pihak, kunci file final lewat Kunci PDF dan simpan kata sandinya dengan aman.

Jika satu transaksi punya beberapa bukti, seperti kwitansi plus bukti transfer dan nota, satukan setelah tiap file final lewat Gabung PDF dengan kwitansi di halaman pertama. Untuk peta berkas yang lebih luas, baca Panduan Dokumen dan Administrasi dan simpan semua bukti terima di Keuangan.

Pertanyaan yang sering muncul

Siapa yang menandatangani kwitansi? Pihak yang menerima uang. Pembayar menyimpan lembar bertanda tangan sebagai bukti, penerima menyimpan salinannya sebagai arsip kas.

Apakah nominal angka dan huruf wajib sama? Sebaiknya sama persis. Selisih angka dan huruf mudah memicu sengketa, jadi periksa ulang sebelum menandatangani.

Bolehkah kwitansi dibuat sebelum uang diterima? Sebaiknya jangan. Kwitansi menyatakan uang sudah diterima, jadi buatlah setelah dana benar-benar berpindah. Untuk pembayaran di muka yang dicicil, buat kwitansi tiap kali ada penerimaan.

Apakah kwitansi perlu meterai? Menurut DJP, dokumen yang menyebutkan penerimaan uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000 termasuk objek Bea Meterai, tarifnya Rp10.000 per dokumen. Pihak yang meminta kwitansi, seperti instansi, bank, atau perusahaan, bisa mensyaratkan hal sendiri, jadi tanyakan ketentuannya.

Apakah kwitansi digital sah tanpa cetak? Pihak yang meminta menentukan apakah PDF diterima atau harus dicetak, jadi tanyakan formatnya lebih dulu. Untuk kwitansi yang termasuk objek Bea Meterai, meterainya bisa berbentuk tempel atau elektronik.

Bagaimana bila kwitansi hilang? Minta salinan ke pihak lawan dari arsipnya, lalu buat berita kehilangan bila diminta instansi. Ke depan simpan setiap kwitansi dalam dua bentuk, yaitu file PDF dan cetakan di map arsip.

Periksa sebelum diserahkan

Buka PDF dan baca nomor, tanggal, nama pembayar, nominal angka dan huruf, keperluan, serta nama terang penerima. Pastikan tidak ada kolom kosong dan tanda tangan dibubuhkan setelah isi final. Serahkan salinan ke pembayar dan simpan salinan arsip dengan penamaan yang konsisten.

Kwitansi yang ditulis teliti membuat kedua pihak tenang bila transaksi ditanya di kemudian hari.

Sumber resmi

Diperiksa terakhir pada 25 Oktober 2026. Syarat dan angka resmi bisa berubah tiap tahun, jadi rujuk halaman di bawah untuk ketentuan yang berlaku.