Windows tidak menyediakan alat bawaan untuk menyunting isi PDF. Yang ada adalah pembaca di Edge dan Chrome, dan keduanya hanya bisa melihat, menyorot, serta menggambar di atas halaman. Untuk mengubah teks yang sudah tercetak, menggeser gambar, atau memberi anotasi pada dokumen, buka Editor PDF di peramban. Tidak ada aplikasi yang perlu dipasang, dan berkasnya dipilih langsung di jendela editor.
Pembagian tugas di Windows lebih banyak ditentukan oleh jenis perubahannya. Kalau yang dibutuhkan hanya coretan untuk rapat atau tanda tangan visual, peramban sudah cukup. Begitu ada teks yang harus diperbaiki, jalurnya berpindah ke editor. Bagian berikut menjelaskan langkahnya, masalah yang khas muncul di Windows, dan kapan aplikasi desktop lebih tepat.
Tiga jalur yang tersedia di Windows
Jalur pertama adalah pembaca PDF bawaan peramban. Edge dan Chrome bisa membuka PDF, menyorot teks, menambahkan catatan, dan menggambar dengan pena atau mouse. Semua itu lapisan tampilan di atas halaman, bukan perubahan isi. Teks aslinya tidak tersentuh.
Jalur kedua adalah Microsoft Print to PDF, driver printer virtual yang sudah terpasang. Jalur ini sering dipakai untuk menyatukan halaman dari beberapa aplikasi, tetapi hasilnya mengubah halaman menjadi gambar. Teksnya tidak bisa dicari lagi, dan ukuran berkasnya membengkak. Untuk menyunting isi, jalur ini tidak membantu sama sekali.
Jalur ketiga adalah editor PDF di peramban. Editor membaca lapisan teks dokumen, menyusunnya menjadi objek yang bisa disunting, lalu menyimpan kembali hasilnya sebagai PDF sungguhan. Teks yang berubah tetap berupa teks, dan gambar yang digeser tetap pada tempatnya.
Kapan editor peramban jadi pilihan pertama
Pilih editor peramban kalau perubahannya menyentuh isi: salah ketik nama, tanggal yang keliru, nomor surat yang perlu diganti, atau gambar yang posisinya menutupi teks. Editor juga jalur terpendek kalau Anda bekerja di komputer yang bukan milik sendiri, misalnya komputer kantor atau komputer warnet, karena tidak ada yang perlu dipasang dan tidak ada izin administrator yang diminta.
Pertimbangkan jalur lain kalau dokumennya sangat besar atau berisi data yang tidak boleh keluar dari jaringan kantor. Alasannya ada di bagian batas di bawah.
Langkah mengedit PDF di Windows
- Periksa dulu apakah dokumennya punya lapisan teks. Buka berkasnya di Edge, lalu seret kursor di atas satu baris. Kalau teksnya tersorot, isinya bisa disunting.
- Buka Editor PDF di Chrome atau Edge.
- Pilih berkas dari File Explorer di jendela editor. Berkasnya dipilih di sana, bukan diunggah lewat halaman tool.
- Klik teks yang ingin diubah, lalu perbaiki isinya. Teks yang bisa disunting adalah teks yang memang punya lapisan teks di berkas aslinya.
- Geser gambar atau tambahkan anotasi yang diperlukan.
- Simpan hasilnya, lalu unduh berkasnya.
- Buka hasilnya di Edge atau Chrome untuk memeriksa halaman yang berubah.
Langkah pertama menentukan seluruh pekerjaan. Kalau tidak ada teks yang tersorot, dokumennya hasil pindai tanpa lapisan teks. Yang bisa dilakukan hanya menambahkan teks baru di atas halaman, bukan mengubah teks yang sudah tercetak.
Berkas di OneDrive dan folder yang tersinkron
Windows menyimpan banyak dokumen di folder OneDrive, dan berkas di folder itu punya dua keadaan: tersedia di perangkat, atau hanya ada di server dan baru diunduh saat dibuka. Berkas dengan keadaan kedua bisa gagal dibaca pemilih berkas di peramban. Klik kanan foldernya di File Explorer, pilih Always keep on this device, lalu tunggu sinkronisasinya selesai sebelum mulai bekerja.
Folder Desktop, Documents, dan Pictures juga sering ikut tersinkron. Berkas yang baru diunduh dari surel atau aplikasi pesan perlu disimpan dulu ke folder biasa. Selama berkasnya masih berada di dalam aplikasi, pemilih berkas tidak melihatnya.
Satu hal praktis: simpan salinan berkas asli di folder terpisah sebelum mulai menyunting. Versi OneDrive memang menyimpan riwayat, tetapi salinan lokal lebih cepat dibuka kalau ada yang perlu diulang.
Font di Windows dan pengaruhnya ke hasil suntingan
Dokumen yang dibuat di Windows umumnya memakai huruf yang tersedia luas seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman. Untuk dokumen seperti itu, penggantian huruf jarang terjadi, dan hasil suntingannya dekat dengan aslinya.
Dokumen dari instansi atau percetakan kadang memakai huruf khusus yang tidak terpasang di komputer Anda. Dalam kondisi itu, huruf untuk teks baru diganti huruf serupa, dan tampilannya bisa berbeda dari teks di sekitarnya. Periksa jenis huruf dokumen sebelum menyunting, dan periksa hasilnya pada jarak baca normal sesudahnya.
Kalau dokumen sumbernya masih ada dalam format Word, memperbaiki di dokumen sumber lalu mengekspor ulang ke PDF hampir selalu lebih rapi daripada menambal PDF hasilnya. Simpan dokumen sumber selama urusannya belum selesai.
Masalah yang sering terjadi
Editor tidak bisa memilih berkas di komputer kantor. Sebagian kebijakan kantor membatasi unduhan dan pemilih berkas. Kalau berkasnya ada di drive jaringan, salin dulu ke folder lokal, baru pilih di editor. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar dari jaringan, gunakan aplikasi desktop.
Hasil suntingan tidak bisa disimpan. Periksa ruang penyimpanan dan folder unduhan peramban. Edge dan Chrome menyimpan hasilnya di folder Downloads secara bawaan. Kalau ruangnya hampir penuh, unduhan gagal tanpa pesan yang jelas.
Teks hasil suntingan berubah bentuk. Penyebabnya font pengganti. Periksa jenis huruf dokumen, dan kalau memungkinkan ganti ke huruf yang lebih umum di dokumen sumber sebelum diekspor ulang.
Berkas meminta sandi saat dibuka di editor. Berkasnya dilindungi kata sandi. Buka dulu kuncinya lewat Buka Kunci PDF dengan sandi yang benar, simpan hasilnya, lalu sunting berkas yang sudah terbuka itu.
Berkas hasil pindai tidak bisa diklik. Dokumen hasil pindai tidak menyimpan lapisan teks, jadi tidak ada teks yang bisa dipilih. Teks hanya bisa ditambahkan sebagai lapisan baru di atas halaman. Keterangannya ada di Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.
Menyiapkan hasil sebelum dikirim
Tiga pemeriksaan singkat sebelum berkas dikirim ke pihak lain. Pertama, jumlah halamannya masih sama dengan dokumen aslinya. Kedua, teks yang disunting memakai huruf yang seragam dengan teks di sekitarnya. Ketiga, tidak ada anotasi atau catatan pribadi yang ikut terbawa, terutama komentar yang dibuat saat menandai berkas.
Kalau dokumennya akan dicetak, periksa juga hasilnya di pratinjau cetak. Warna dan posisi elemen di layar bisa terlihat berbeda di kertas, terutama untuk cap dan tanda tangan visual.
Setelah suntingan selesai, pekerjaan lanjutan dikerjakan belakangan. Menggabung dengan dokumen lain, memutar halaman, atau menambahkan nomor halaman sebaiknya dilakukan setelah berkas final, supaya tidak ada yang perlu diulang. Pilihan pekerjaan itu ada di Mengatur Halaman PDF.
Kapan sebaiknya tidak memakai editor peramban
Dokumen berisi data pribadi lengkap, laporan keuangan, atau berkas perusahaan yang belum boleh keluar dari jaringan kantor sebaiknya disunting dengan aplikasi yang berjalan di komputer sendiri. Editor PDF memproses berkas langsung di peramban: berkasnya tidak diunggah ke server, dan hasilnya diunduh dari editor. Kalau kebijakan kantor melarang berkas keluar, aplikasi desktop tetap pilihan yang paling aman. Keterangan lengkapnya ada di kebijakan privasi.
Berkas hasil pindai juga sebaiknya tidak diharapkan bisa disunting seperti dokumen digital. OCR belum tersedia, jadi berkas pindai diperlakukan sebagai gambar dan teksnya tidak bisa dicari.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah Windows punya aplikasi bawaan untuk mengedit PDF? Tidak. Edge dan Chrome hanya bisa membuka, menyorot, dan menggambar di atas halaman. Untuk mengubah isi teks, diperlukan editor PDF, dan editor di katalog ini berjalan di peramban tanpa pemasangan.
Apakah hasil suntingan bisa dibuka di Word? Bisa dibuka, tetapi Word akan memperlakukannya sebagai dokumen yang dikonversi, dan tata letaknya bisa bergeser. Untuk dokumen final, PDF hasil suntingan lebih aman dibagikan apa adanya.
Apakah berkas saya diunggah lewat halaman tool? Tidak. Halaman tool hanya menjelaskan dan membuka editor. Berkasnya dipilih langsung di jendela editor, dan apa yang terjadi setelahnya mengikuti aturan yang berlaku di editor itu sendiri.
Bisakah menyunting beberapa PDF sekaligus? Editor bekerja pada satu dokumen per waktu. Setelah satu berkas selesai, simpan hasilnya, lalu buka berkas berikutnya. Kalau beberapa hasil perlu disatukan, gunakan Gabung PDF.
Apakah Windows Defender atau antivirus bisa menghalangi? Tidak, karena tidak ada yang diunduh atau dipasang. Kalau ada peringatan saat membuka tautan, periksa alamat yang diketik dan pastikan halamannya memang milik ngeditpdf.com.
Mulai dari editor
Kalau yang dibutuhkan hanya coretan atau tanda tangan, Edge dan Chrome sudah cukup. Kalau isinya perlu diubah, buka Editor PDF, pilih berkasnya dari File Explorer, lalu simpan hasilnya. Untuk pekerjaan menyunting yang lebih luas, mulai dari Mengedit PDF: Teks, Cap, dan Area.